Thế nhưng cuộc sống vẫn luôn có những thử thách. Hai tuần sau đó, James gặp một chuyện xảy đến với Jessica. Hôm đó là thời hạn hoàn thành các dự án lớn và phức tạp nhất, trong đó bao gồm dự án mà anh đã giao cho Jessica.
James vẫn còn nhớ nét mặt tỏa sáng vì tự hào của Jessica khi cô ấy bước vào văn phòng anh để báo cáo công việc. Đó là một dự án gồm nhiều giai đoạn, và Jessica tin rằng cô đã lưu tâm kỹ lưỡng đến tất cả các công đoạn này.
Khi đọc bản báo cáo của Jessica, anh gần như choáng váng. Anh cũng muốn tỏ ra tế nhị để không làm cô bị thất vọng, nhưng quả thật kết quả hoàn toàn khác với những gì anh mong đợi. Tất cả những gì tốt nhất mà James có thể làm được lúc đó là cảm ơn Jessica và đề nghị sẽ gặp lại cô sau khi có thời gian đọc kỹ bản báo cáo.
Jessica không thể che giấu cảm giác hụt hẫng đang xâm chiếm trong cô. Dù James đã cố không biểu lộ, Jessica vẫn nhìn ra được sự thất vọng của James khi anh đọc bản báo cáo. Đối với Jessica, sau tất cả những nỗ lực mà cô đã đặt vào dự án này, đó là một điều vô cùng tệ hại.
Khi chỉ còn lại một mình, James cảm thấy thật sự bối rối. Vì sao anh vẫn gặp rắc rối sau khi đã rút kinh nghiệm rất nhiều so với những ngày đầu làm quản lý? Anh đã thiếu sót điều gì kia chứ? Tại sao vấn đề ủy thác công việc cho nhân viên lại phức tạp đến thế? Anh phải làm gì mới có thể tiên liệu hết những khó khăn có thể xảy ra? Hàng chục câu hỏi cứ xoay tròn trong đầu James.
Uống cạn tách cà phê, James quyết định đến gặp Jones để tham khảo giải pháp.
– Lại có rắc rối rồi cậu ạ, – James nói ngay khi bước vào phòng của Jones. – Cậu có rảnh không?
– Có. Xảy ra chuyện gì thế hả? – Jones lưu lại công việc đang làm dở dang trên máy tính rồi dời bước sang chiếc ghế bành gần đó.
– Cậu uống gì? Cà phê nhé? – Jones nháy mắt hóm hỉnh.
– Thôi khỏi, tớ mới uống xong. Cậu cho tớ một ly nước mát là được rồi. – James nôn nao.
Jones bước tới chiếc tủ lạnh nhỏ nơi góc phòng và mang ra cho James một chai La Vie ướp lạnh:
– Cậu nói cho tớ nghe xem chuyện là như thế nào?
– Hai tuần trước, tớ giao cho Jessica đảm nhận một công việc quan trọng. Đó là nút thắt khó nhất trong công việc hiện tại của bọn tớ. Tớ tin tưởng cô ấy sẽ làm được. Thế nhưng mọi chuyện hóa ra ngược lại. Giờ thì tớ phải tốn thêm hai tuần nữa để làm lại mọi chuyện.
– Khoan đã, – Jones vừa nói vừa giơ tay ra chặn lại. – Chẳng có lý do gì mà cậu phải làm lại từ đầu cả. Tớ biết cậu có khả năng đánh giá con người rất tốt. Nếu cậu đã nghĩ Jessica có thể làm được thì bây giờ cô ấy vẫn có thể hoàn thành việc này. Có lẽ cô ấy cần được hướng dẫn nhiều hơn mà thôi!
– Hướng dẫn thêm ư?
– Đúng thế. Và chính cậu là người sẽ làm điều đó. Lần đầu tiên khi tớ tăng quy mô dự án, cô nhân viên Jennifer của tớ cũng rơi vào tình huống như Jessica bây giờ vậy!
– Lại là Jennifer nữa ư? – James tỏ vẻ ngạc nhiên.
– Biết làm thế nào được, – Jones phá lên cười. – Tớ cũng không hiểu vì sao cô ấy luôn là người giúp tớ nhận ra những khiếm khuyết trong công việc quản lý của mình. Nếu không xảy ra những rắc rối ấy, chắc tớ cũng chưa học được cách giao việc cho nhân viên sao cho hiệu quả. Huống chi nói đến chuyện cả tập thể và từng cá nhân trong bộ phận của tớ vượt thành tích như thời gian qua! Cậu có thể yên tâm rằng giao việc hiệu quả chính là một nghệ thuật đào tạo và phát triển năng lực con người. Và khi nhân viên đạt được thành công trong công việc, cậu mới có cơ hội nhận ra những nỗ lực của họ, khuyến khích họ phát huy năng lực của mình. Cứ thế, nó sẽ tạo nên một vòng tròn khép kín và tiến triển vô cùng hiệu quả, giúp mang lại cho mọi người niềm vui và động lực trong công việc.
– James này, chính Jennifer đã giúp tớ quản lý tốt hơn. Tớ phải cảm ơn cô ấy vì điều đó! – Jones chia sẻ một cách tự nhiên và nhẹ nhàng.
– Tớ hiểu rồi, – James đồng ý. Bất chợt anh nhớ lý do đã đưa anh đến đây. – Trở lại chuyện của tớ, hẳn tớ đã thiếu sót điều gì đó khi giao việc cho Jessica. Cậu là người có kinh nghiệm trong chuyện này, cậu có thể giúp tớ không?
– Cậu nói đúng, cậu đã bỏ qua một thứ. Cậu đã không tiến hành bước kiểm tra, đối chiếu – vốn là một giai đoạn cực kỳ quan trọng khi thực hiện những dự án lớn và phức tạp. Đây là bước sẽ giúp cậu tin chắc rằng công việc đang được triển khai đúng hướng.
Jones tiếp tục:
– Công việc kiểm tra, đối chiếu cần phải được thực hiện một cách thường xuyên vào giai đoạn đầu của dự án. Sau đó, khi người được ủy quyền đã chứng tỏ được khả năng làm việc của mình và cho thấy họ đang đi đúng hướng thì mức độ thường xuyên của những lần kiểm tra, đối chiếu đó sẽ giảm đi. Bằng cách đó, cậu có thể kiểm soát được kết quả mong muốn và nhất là hạn chế tối đa các khả năng thất bại.
James gật đầu:
– Có lý lắm. Nếu tớ làm thế thì đã tiết kiệm cho Jessica rất nhiều thời gian và công sức.
Nhưng anh vẫn còn thắc mắc:
– Jones à, vì sao ngay từ đầu cậu không nói hết luôn một thể? Nếu thế thì có phải tớ đã tránh được bao rắc rối và không phải làm phiền đến cậu nhiều lần như thế không?
– Thật sao? Nếu tớ làm thế thì liệu sự việc có dễ dàng hơn không? – Jones nhíu mày hỏi. – Cậu có còn nhớ tâm trạng của cậu khi lần đầu đến gặp tớ để than vãn về những nỗi khốn khổ trong việc quản lý không? Theo tớ nghĩ thì khi ấy cậu không đủ kiên nhẫn để nghe hết một mạch những điều này! Nhất là cậu cũng chưa thể ứng dụng tất cả ngay được.
James ngẫm nghĩ và tỏ vẻ đồng tình:
– Có lẽ vậy. Nhưng sau đó cậu vẫn có thể nói hết cho tớ nghe mà. Tớ vẫn không thể hiểu được. – James lắc đầu.
– Đó cũng có thể là một lựa chọn. Tớ hiểu ý cậu chứ, nhưng tớ nghĩ, đôi lúc ta nên khởi đầu từ những bước nhỏ trước khi tiếp tục những bước lớn hơn. Bằng cách đó, ta sẽ cảm thấy tự tin hơn. Đặc tính cơ bản của con người là “Chúng ta luôn sẵn sàng đón nhận những điều mới lạ và khó khăn hơn nếu trước đó ta đã đạt được một số thành công nhất định”.
– Giờ thì tớ hiểu rồi. Đó quả là một câu nói hay. – James gật gù.
– Bản thân tớ cũng thích câu đó lắm! – Jones đồng tình.
Cả hai người đàn ông đều im lặng, mỗi người theo đuổi những ý nghĩ của riêng mình.
Khi nhìn thấy nụ cười bắt đầu nở trên môi James, Jones nói:
– À, còn một điều nữa…
– Điều gì? – James ngẩng lên nhìn Jones.
– Cậu vẫn chưa nắm hết các bí quyết của nghệ thuật ủy quyền đâu. – Jones ngồi thẳng lên, chuẩn bị nói tiếp.
– Cậu không cần nói vội… – James xua tay.
– Cậu đừng lo. Chỉ còn một thông tin quan trọng nữa thôi và tớ biết mình có thể nói luôn lúc này. Đó là, khi nhân viên hoàn tất bất cứ công việc nào mà cậu đã giao, hãy nhớ luôn lập bản tổng kết công việc.
– Bản tổng kết công việc à? Nghe cứ như trong quân đội ấy. Cậu nói cụ thể hơn xem nào? – James thắc mắc.
– Tức là cậu sẽ tổng kết ba vấn đề sau: những điều đã hoàn tất tốt, những điều cần cải thiện và những điều học được từ công việc. Khi tổng kết, tớ thường trao đổi và chia sẻ suy nghĩ, cảm tưởng cũng như quan điểm của mình với các nhân viên về ba vấn đề đó. Tớ muốn xác định những điều cần cải thiện, phát huy những điều tốt đẹp và khen ngợi thành quả của nhân viên.
– Nghe giống như bản đánh giá hiệu quả công việc quá nhỉ. Tớ rất ghét những thứ đó.
– James nhíu mày.
Jones bật cười và lắc đầu:
– Cậu không nên xem thường việc này.
Dù là trước mắt hay về lâu về dài, nó đều giúp cho công việc của cậu trở nên dễ dàng và trôi chảy hơn. Việc tổng kết đó có tác dụng mang lại niềm vui cho mọi người và đặc biệt hữu ích khi cậu cần đánh giá năng lực làm việc của bất kỳ người nào. Vì cậu đã ghi chú lại mọi thứ, nên khi cần cậu có thể tham khảo rất nhanh.
James không biết phải nói gì nữa. Anh chìa tay ra và nói:
– Jones này, quả thật cậu không chỉ là một người anh, một người bạn mà còn là một người thầy của tớ nữa. Những điều cậu nói có ý nghĩa làm thay đổi không chỉ cuộc đời tớ mà còn tạo ra những ảnh hưởng tốt đẹp đến nhân viên và cả gia đình của tớ.
Tớ biết làm gì để cảm ơn cậu đây?
Jones bắt tay và ôm lấy James một cách thân tình:
– Có gì đâu. Cậu chỉ cần mời tôi vài xiên cá nướng ngoài trời hoặc vài cái bánh mì kẹp thịt với hành do cậu làm là tuyệt lắm rồi!
– Chắc chắn rồi. Thứ sáu này nhé? 7 giờ được không? Nhớ dẫn theo bọn nhóc nữa đấy. Cho hai nhà được một bữa liên hoan lớn!
James rảo bước thật nhanh về văn phòng để ghi lại những điều Jones vừa nói lên tấm bảng trắng:
Khi giao việc, nên kiểm tra để xem xét tình hình thực hiện công việc và hướng dẫn nếu cần thiết.
(Cần thực hiện công việc kiểm tra một cách thường xuyên hơn trong giai đoạn đầu. Sau đó, giảm dần đi.)
Ngừng lại một phút, anh cố gắng nhớ lại những điều sau cùng Jones đã nói. “À phải rồi!”, James vừa lẩm bẩm vừa viết thêm một ghi chú khác:
Kết thúc quá trình giao việc bằng cách lập bản tổng kết. Điều này giúp ghi nhận những thành công, phát hiện thiếu sót cần khắc phục và rút ra bài học, nếu có.
Rồi James lùi ra xa vài bước để đọc lại tất cả những gì anh đã viết lên tấm bảng trắng. Anh thầm nghĩ về hiệu quả không gì so sánh được từ những niềm vui và thành quả mà nghệ thuật ủy thác công việc đã mang đến cho anh. Chúng thật diệu kỳ mà cũng thật giản dị!
Thế nhưng cuộc sống vẫn luôn có những thử thách. Hai tuần sau đó, James gặp một chuyện xảy đến với Jessica. Hôm đó là thời hạn hoàn thành các dự án lớn và phức tạp nhất, trong đó bao gồm dự án mà anh đã giao cho Jessica.
James vẫn còn nhớ nét mặt tỏa sáng vì tự hào của Jessica khi cô ấy bước vào văn phòng anh để báo cáo công việc. Đó là một dự án gồm nhiều giai đoạn, và Jessica tin rằng cô đã lưu tâm kỹ lưỡng đến tất cả các công đoạn này.
Khi đọc bản báo cáo của Jessica, anh gần như choáng váng. Anh cũng muốn tỏ ra tế nhị để không làm cô bị thất vọng, nhưng quả thật kết quả hoàn toàn khác với những gì anh mong đợi. Tất cả những gì tốt nhất mà James có thể làm được lúc đó là cảm ơn Jessica và đề nghị sẽ gặp lại cô sau khi có thời gian đọc kỹ bản báo cáo.
Jessica không thể che giấu cảm giác hụt hẫng đang xâm chiếm trong cô. Dù James đã cố không biểu lộ, Jessica vẫn nhìn ra được sự thất vọng của James khi anh đọc bản báo cáo. Đối với Jessica, sau tất cả những nỗ lực mà cô đã đặt vào dự án này, đó là một điều vô cùng tệ hại.
Khi chỉ còn lại một mình, James cảm thấy thật sự bối rối. Vì sao anh vẫn gặp rắc rối sau khi đã rút kinh nghiệm rất nhiều so với những ngày đầu làm quản lý? Anh đã thiếu sót điều gì kia chứ? Tại sao vấn đề ủy thác công việc cho nhân viên lại phức tạp đến thế? Anh phải làm gì mới có thể tiên liệu hết những khó khăn có thể xảy ra? Hàng chục câu hỏi cứ xoay tròn trong đầu James.
Uống cạn tách cà phê, James quyết định đến gặp Jones để tham khảo giải pháp.
– Lại có rắc rối rồi cậu ạ, – James nói ngay khi bước vào phòng của Jones. – Cậu có rảnh không?
– Có. Xảy ra chuyện gì thế hả? – Jones lưu lại công việc đang làm dở dang trên máy tính rồi dời bước sang chiếc ghế bành gần đó.
– Cậu uống gì? Cà phê nhé? – Jones nháy mắt hóm hỉnh.
– Thôi khỏi, tớ mới uống xong. Cậu cho tớ một ly nước mát là được rồi. – James nôn nao.
Jones bước tới chiếc tủ lạnh nhỏ nơi góc phòng và mang ra cho James một chai La Vie ướp lạnh:
– Cậu nói cho tớ nghe xem chuyện là như thế nào?
– Hai tuần trước, tớ giao cho Jessica đảm nhận một công việc quan trọng. Đó là nút thắt khó nhất trong công việc hiện tại của bọn tớ. Tớ tin tưởng cô ấy sẽ làm được. Thế nhưng mọi chuyện hóa ra ngược lại. Giờ thì tớ phải tốn thêm hai tuần nữa để làm lại mọi chuyện.
– Khoan đã, – Jones vừa nói vừa giơ tay ra chặn lại. – Chẳng có lý do gì mà cậu phải làm lại từ đầu cả. Tớ biết cậu có khả năng đánh giá con người rất tốt. Nếu cậu đã nghĩ Jessica có thể làm được thì bây giờ cô ấy vẫn có thể hoàn thành việc này. Có lẽ cô ấy cần được hướng dẫn nhiều hơn mà thôi!
– Hướng dẫn thêm ư?
– Đúng thế. Và chính cậu là người sẽ làm điều đó. Lần đầu tiên khi tớ tăng quy mô dự án, cô nhân viên Jennifer của tớ cũng rơi vào tình huống như Jessica bây giờ vậy!
– Lại là Jennifer nữa ư? – James tỏ vẻ ngạc nhiên.
– Biết làm thế nào được, – Jones phá lên cười. – Tớ cũng không hiểu vì sao cô ấy luôn là người giúp tớ nhận ra những khiếm khuyết trong công việc quản lý của mình. Nếu không xảy ra những rắc rối ấy, chắc tớ cũng chưa học được cách giao việc cho nhân viên sao cho hiệu quả. Huống chi nói đến chuyện cả tập thể và từng cá nhân trong bộ phận của tớ vượt thành tích như thời gian qua! Cậu có thể yên tâm rằng giao việc hiệu quả chính là một nghệ thuật đào tạo và phát triển năng lực con người. Và khi nhân viên đạt được thành công trong công việc, cậu mới có cơ hội nhận ra những nỗ lực của họ, khuyến khích họ phát huy năng lực của mình. Cứ thế, nó sẽ tạo nên một vòng tròn khép kín và tiến triển vô cùng hiệu quả, giúp mang lại cho mọi người niềm vui và động lực trong công việc.
– James này, chính Jennifer đã giúp tớ quản lý tốt hơn. Tớ phải cảm ơn cô ấy vì điều đó! – Jones chia sẻ một cách tự nhiên và nhẹ nhàng.
– Tớ hiểu rồi, – James đồng ý. Bất chợt anh nhớ lý do đã đưa anh đến đây. – Trở lại chuyện của tớ, hẳn tớ đã thiếu sót điều gì đó khi giao việc cho Jessica. Cậu là người có kinh nghiệm trong chuyện này, cậu có thể giúp tớ không?
– Cậu nói đúng, cậu đã bỏ qua một thứ. Cậu đã không tiến hành bước kiểm tra, đối chiếu – vốn là một giai đoạn cực kỳ quan trọng khi thực hiện những dự án lớn và phức tạp. Đây là bước sẽ giúp cậu tin chắc rằng công việc đang được triển khai đúng hướng.
Jones tiếp tục:
– Công việc kiểm tra, đối chiếu cần phải được thực hiện một cách thường xuyên vào giai đoạn đầu của dự án. Sau đó, khi người được ủy quyền đã chứng tỏ được khả năng làm việc của mình và cho thấy họ đang đi đúng hướng thì mức độ thường xuyên của những lần kiểm tra, đối chiếu đó sẽ giảm đi. Bằng cách đó, cậu có thể kiểm soát được kết quả mong muốn và nhất là hạn chế tối đa các khả năng thất bại.
James gật đầu:
– Có lý lắm. Nếu tớ làm thế thì đã tiết kiệm cho Jessica rất nhiều thời gian và công sức.
Nhưng anh vẫn còn thắc mắc:
– Jones à, vì sao ngay từ đầu cậu không nói hết luôn một thể? Nếu thế thì có phải tớ đã tránh được bao rắc rối và không phải làm phiền đến cậu nhiều lần như thế không?
– Thật sao? Nếu tớ làm thế thì liệu sự việc có dễ dàng hơn không? – Jones nhíu mày hỏi. – Cậu có còn nhớ tâm trạng của cậu khi lần đầu đến gặp tớ để than vãn về những nỗi khốn khổ trong việc quản lý không? Theo tớ nghĩ thì khi ấy cậu không đủ kiên nhẫn để nghe hết một mạch những điều này! Nhất là cậu cũng chưa thể ứng dụng tất cả ngay được.
James ngẫm nghĩ và tỏ vẻ đồng tình:
– Có lẽ vậy. Nhưng sau đó cậu vẫn có thể nói hết cho tớ nghe mà. Tớ vẫn không thể hiểu được. – James lắc đầu.
– Đó cũng có thể là một lựa chọn. Tớ hiểu ý cậu chứ, nhưng tớ nghĩ, đôi lúc ta nên khởi đầu từ những bước nhỏ trước khi tiếp tục những bước lớn hơn. Bằng cách đó, ta sẽ cảm thấy tự tin hơn. Đặc tính cơ bản của con người là “Chúng ta luôn sẵn sàng đón nhận những điều mới lạ và khó khăn hơn nếu trước đó ta đã đạt được một số thành công nhất định”.
– Giờ thì tớ hiểu rồi. Đó quả là một câu nói hay. – James gật gù.
– Bản thân tớ cũng thích câu đó lắm! – Jones đồng tình.
Cả hai người đàn ông đều im lặng, mỗi người theo đuổi những ý nghĩ của riêng mình.
Khi nhìn thấy nụ cười bắt đầu nở trên môi James, Jones nói:
– À, còn một điều nữa…
– Điều gì? – James ngẩng lên nhìn Jones.
– Cậu vẫn chưa nắm hết các bí quyết của nghệ thuật ủy quyền đâu. – Jones ngồi thẳng lên, chuẩn bị nói tiếp.
– Cậu không cần nói vội… – James xua tay.
– Cậu đừng lo. Chỉ còn một thông tin quan trọng nữa thôi và tớ biết mình có thể nói luôn lúc này. Đó là, khi nhân viên hoàn tất bất cứ công việc nào mà cậu đã giao, hãy nhớ luôn lập bản tổng kết công việc.
– Bản tổng kết công việc à? Nghe cứ như trong quân đội ấy. Cậu nói cụ thể hơn xem nào? – James thắc mắc.
– Tức là cậu sẽ tổng kết ba vấn đề sau: những điều đã hoàn tất tốt, những điều cần cải thiện và những điều học được từ công việc. Khi tổng kết, tớ thường trao đổi và chia sẻ suy nghĩ, cảm tưởng cũng như quan điểm của mình với các nhân viên về ba vấn đề đó. Tớ muốn xác định những điều cần cải thiện, phát huy những điều tốt đẹp và khen ngợi thành quả của nhân viên.
– Nghe giống như bản đánh giá hiệu quả công việc quá nhỉ. Tớ rất ghét những thứ đó.
– James nhíu mày.
Jones bật cười và lắc đầu:
– Cậu không nên xem thường việc này.
Dù là trước mắt hay về lâu về dài, nó đều giúp cho công việc của cậu trở nên dễ dàng và trôi chảy hơn. Việc tổng kết đó có tác dụng mang lại niềm vui cho mọi người và đặc biệt hữu ích khi cậu cần đánh giá năng lực làm việc của bất kỳ người nào. Vì cậu đã ghi chú lại mọi thứ, nên khi cần cậu có thể tham khảo rất nhanh.
James không biết phải nói gì nữa. Anh chìa tay ra và nói:
– Jones này, quả thật cậu không chỉ là một người anh, một người bạn mà còn là một người thầy của tớ nữa. Những điều cậu nói có ý nghĩa làm thay đổi không chỉ cuộc đời tớ mà còn tạo ra những ảnh hưởng tốt đẹp đến nhân viên và cả gia đình của tớ.
Tớ biết làm gì để cảm ơn cậu đây?
Jones bắt tay và ôm lấy James một cách thân tình:
– Có gì đâu. Cậu chỉ cần mời tôi vài xiên cá nướng ngoài trời hoặc vài cái bánh mì kẹp thịt với hành do cậu làm là tuyệt lắm rồi!
– Chắc chắn rồi. Thứ sáu này nhé? 7 giờ được không? Nhớ dẫn theo bọn nhóc nữa đấy. Cho hai nhà được một bữa liên hoan lớn!
James rảo bước thật nhanh về văn phòng để ghi lại những điều Jones vừa nói lên tấm bảng trắng:
Khi giao việc, nên kiểm tra để xem xét tình hình thực hiện công việc và hướng dẫn nếu cần thiết.
(Cần thực hiện công việc kiểm tra một cách thường xuyên hơn trong giai đoạn đầu. Sau đó, giảm dần đi.)
Ngừng lại một phút, anh cố gắng nhớ lại những điều sau cùng Jones đã nói. “À phải rồi!”, James vừa lẩm bẩm vừa viết thêm một ghi chú khác:
Kết thúc quá trình giao việc bằng cách lập bản tổng kết. Điều này giúp ghi nhận những thành công, phát hiện thiếu sót cần khắc phục và rút ra bài học, nếu có.
Rồi James lùi ra xa vài bước để đọc lại tất cả những gì anh đã viết lên tấm bảng trắng. Anh thầm nghĩ về hiệu quả không gì so sánh được từ những niềm vui và thành quả mà nghệ thuật ủy thác công việc đã mang đến cho anh. Chúng thật diệu kỳ mà cũng thật giản dị!
