Quy tắc 3.1: Biết mục tiêu ngắn hạn
TTO – Mức nào được gọi là ngắn hạn? Điều đó hoàn toàn tuỳ thuộc vào bạn. Tôi đang bận rộn với ba kế hoạch ngắn hạn: kế hoạch tháng, kế hoạch năm và kế hoạch 5 năm. Điều này có vẻ cung cấp cho tôi đủ thông tin để lên kế hoạch cho khối lượng công việc của mình. Kế hoạch ngắn hạn của tôi có ảnh hưởng đến gia đình. Tôi có thể đi nghỉ, chuyển trường học, sửa nhà hay vườn tược, sinh nhật, Giáng sinh và những điều tương tự như vậy.
* Trong kế hoạch ngắn hạn 1 tháng, bạn phải liệt kê danh sách những công việc hiện tại của bạn – hạn hoàn thành, kế hoạch ưu tiên, việc thường làm hàng ngày. Đó là những việc bạn đang tiến hành.
* Trong kế hoạch ngắn hạn 1 năm, bạn nêu lên danh sách những dự án đang được hình thành, đang được thảo luận. Đó là cho những việc đang nằm trong kế hoạch hơn là đang được tiến hành.
* Kế hoạch 5 năm của bạn nên dành cho những ý tưởng, giấc mơ, mục tiêu, ước nguyện, mong muốn. Đó là những điều bạn mong muốn được thực hiện trong một ngày nào đó.
Kế hoạch dài hạn của bạn sẽ bao gồm một con đường dẫn tới mục tiêu. Kế hoạch ngắn hạn trong vòng 5 năm sẽ là những bước tiến để bạn thực hiện kế hoạch dài hạn đó.
Tôi sẽ ghi lại những thành quả đạt được của ba kế hoạch ngắn hạn trên một cách riêng biệt. Kế hoạch tháng được ghi lên một miếng bìa để trên bàn. Trên đó sẽ có một tờ giấy kẻ ô dành cho thời hạn hoàn thành, việc cần gọi điện và những việc phải làm khác. Có lẽ nó sẽ hơi giống một tờ lịch nhưng nó không liệt kê các ngày một cách liên tiếp như tờ lịch.
Tôi sẽ để kế hoạch trong 1 năm của tôi lên tường. Đó không phải là một biểu đồ hay bảng kế hoạch năm mà một lần nữa chỉ là một tờ giấy với 12 ô nhỏ. Mỗi một ô là một tháng với những thông tin liên quan đến việc tôi muốn làm trong thời gian đó. Đó là việc tôi muốn làm hơn là tôi phải làm. Đây là một kế hoạch trong ngắn hạn chứ không phải danh sách những điều phải làm, không phải một quyển lịch hay lịch công tác. Tôi đi làm công ăn lương nên tôi phải làm việc. Công việc đang được thực hiện trong kế hoạch 1 tháng hay 1 năm là “bánh mỳ và bơ” cho tôi. Nó bao gồm những dự án tôi muốn làm và những dự án tôi phải làm. Những điều tôi phải làm là bánh mỳ và những điều tôi muốn làm là bơ, cũng giống cuốn sách này giúp bạn vừa lên kế hoạch vừa viết nó ra vậy. Kế hoạch 5 năm sẽ cho tôi những định hướng chung – tôi muốn làm gì trong 5 năm này. Kế hoạch ngắn hạn của bạn bao gồm cả những việc bạn phải làm nhưng chủ yếu là những việc bạn muốn làm. Thời hạn càng ngắn thì nó sẽ càng giống lịch làm việc của bạn và càng khác danh sách những điều bạn mong ước.
Mọi kế hoạch đều cần các bước tiến hành thực tiễn để thực hiện những điều đã ghi trong kế hoạch. Nếu không chúng sẽ không gọi là kế hoạch mà chỉ là những ý tưởng mơ hồ mà thôi.
Trong mỗi kế hoạch bạn nên dành chỗ cho những việc bất ngờ xảy ra. Nếu tự dưng người nào đó gọi điện cho bạn về một việc gì đó, bạn không thể bỏ máy vì việc đó không nằm trong kế hoạch của bạn được. Bạn cần phải linh hoạt
.
Quy tắc 3.2: Nghiên cứu hệ thống thăng tiến
TTO – Khi khởi nghiệp, bạn sẽ ở vị trí thấp nhất và bạn nhìn lên sếp, người quản lý, giám đốc điều hành với con mắt kính nể pha chút sợ hãi. Đương nhiên một ngày nào đó, bạn sẽ lớn tuổi hơn, gặt hái nhiều kinh nghiệm và đạt được vị trí cao hơn. Bạn sẽ đi theo con đường đã vạch sẵn hoặc tự tìm một con đường cho mình.
Đại đa số mọi người đều nghĩ thăng tiến là như vậy. Họ đi vơ vẩn về phía trước, thỉnh thoảng bị lạc đường và dừng lại ở nơi mà họ cảm thấy thoải mái, vui vẻ và hạnh phúc. Thế là hết. Cuộc chơi kết thúc. Kết cục thật buồn trừ khi bạn cũng muốn như vậy. Tuy nhiên, nếu bạn là một người tuân thủ luật chơi thì tôi nghi ngờ điều đó.
Một người tuân thủ luật chơi không bao giờ đi vơ vẩn hay tự cho phép mình đến nơi nào cũng được. Bạn lên kế hoạch. Bạn hiểu các bước phải làm và sử dụng nó. Bạn hiểu từ vị trí A đến vị trí B cần bao nhiêu bước và hiểu rõ mọi con đường đi đến vị trí Z nào đó.
Bạn phải nghiên cứu hệ thống thăng tiến nếu bạn định gia nhập và hưởng lợi từ hệ thống này. Thật vô ích khi bạn ngồi chờ một điều gì đó tự nhiên xuất hiện, chờ đợi số phận giang tay và đưa bạn lên chức vụ cao hơn. Bạn phải chớp lấy thời cơ và tự tạo ra may mắn cho bản thân mình. Bạn phải biết chính xác cách tránh các lối mòn và tự nâng vị trí của mình lên trong hệ thống.
Vậy hệ thống thăng tiến trong ngành làm việc của bạn là gì và bạn có biết không? Bạn đã nghiên cứu hệ thống đó chưa? Hãy tìm hiểu hồ sơ của những người thành công đi trước bạn. Nếu bạn chưa có cơ hội thì hãy đợi chờ may mắn đến với bạn. Điều này có thể xảy ra và bạn sẽ đạt được điều bạn muốn. Nhưng nó không chắc chắn. Giống như việc bạn chơi xổ số với hy vọng bạn sẽ trở nên giàu có và có thể nghỉ làm để về hưu. Như vậy, điều này có thể xảy ra nhưng khả năng rất thấp!
Bạn hãy lên một biểu đồ về sự thăng tiến:
* Trong ngành của bạn, hãy nhìn lên vị trí cao nhất bạn có thể đạt được (hoặc vị trí cao nhất mà bạn kỳ vọng mình có thể đạt được, hai vị trí đó có thể trùng là một) – hãy đánh dấu vị trí đó.
* Bây giờ hãy nhìn vị trí thấp nhất – đánh dấu vị trí đó.
* Bây giờ hãy vẽ tất cả các điểm thể hiện các vị trí giữa hai vị trí bạn vừa đánh dấu.
* Đánh dấu vị trí bạn đang đứng.
Bạn đã có biểu đồ về sự thăng tiến của riêng bạn và có thể gạch đi các bước một khi bạn đã vượt qua nó.
(Quy tắc lên danh sách các bước trên cũng có thể áp dụng nếu bạn muốn tự lập và trở thành một doanh nhân chứ không chỉ là một cổ đông trong một công ty)
Trong khi làm điều này, bạn cũng có thể lập một danh sách những kỹ năng/kinh nghiệm v.v… cần thiết để thực hiện thành công từng bước đi. Sau đó, hãy ghi ra những điều bạn phải làm để có được những kỹ năng hay kinh nghiệm đó (bạn phải đi đâu, học gì, nghiên cứu gì). Sau cùng, bạn có thể bổ sung thêm những điều trên vào kế hoạch dài hạn hoặc kế hoạch 5 năm của bạn.
Quy tắc 3.3: Phát triển kế hoạch làm việc
TTO – Việc lập kế hoạch làm việc cũng gần giống như một diễn viên đang lựa chọn một vai diễn và học thuộc kịch bản của anh ta vậy. Phương châm của bạn sẽ hướng tới kiểu người mà bạn muốn trở thành. Chẳng mấy người muốn mình trở thành người thua cuộc, song phần lớn họ lại có kết cục như vậy.
Đừng để điều đó xảy ra với bạn. Một khi bạn có sáng kiến và phát triển phương châm làm việc thì điều đó sẽ không xảy ra với bạn.
Phương châm làm việc là một dạng khẩu hiệu cá nhân. Nó khác với việc đặt mục tiêu vốn nêu ra cách thức trở thành con người trong phương châm của bạn.
Bạn sẽ trở thành người như thế nào? Người thành công hay kẻ thất bại? Hay một người thích bỏ dở giữa chừng? Hay một người nhanh chóng đứng dậy khi thất bại, rũ bỏ những buồn đau và làm lại từ đầu? Một nhà chiến lược nghề nghiệp xuất chúng? Một kẻ thua cuộc? Hay bạn chẳng muốn trở thành một trong những người trên?
Đương nhiên bạn có thể quyết định trở thành một người nhẫn tâm, thô lỗ và luôn gây khó chịu. Nhưng chúng tôi cho là bạn không muốn như vậy, bởi một người tuân thủ luật chơi sẽ không trở thành loại người đó. Phương châm làm việc của bạn nên bao gồm cả những đức tính bạn muốn có cũng như loại cuộc chơi bạn muốn chơi, chẳng hạn như “Tôi muốn trở thành một người thành công nhưng vẫn là một con người tốt bụng”.
Chẳng mấy người thực sự ngồi xuống và thực hiện bài tập này một cách có ý thức. Điều này có vẻ đơn giản nhưng đó là một công cụ hữu ích để đưa bạn đến vị trí bạn mong muốn. Nếu nhiều người cùng thực hiện điều này thì họ sẽ không trở thành “cái gai trong mắt người khác”, một kẻ buồn chán công việc, chuyên đi “buôn chuyện” hay ghen tị với đồng nghiệp. Nếu tất cả chúng ta đều ngồi xuống và viết ra phương châm sống của mình (và tuân thủ nó) thì chúng ta sẽ trở nên những người tốt đẹp hơn. Chẳng thiệt thòi gì khi bạn cố gắng hết sức để trở thành một con người dễ chịu, có tinh thần hợp tác, thân thiện, tốt bụng và chân thành khi đối xử với mọi người xung quanh. Ai sẽ ngồi xuống và viết lời tuyên bố sau: “Tôi sẽ trở thành một kẻ đáng ghét, chọc ngoáy càng nhiều người càng tốt, tất cả mọi người đều ghét tôi, tóm lại tôi sẽ làm mình càng bị cô lập càng tốt”. Đương nhiên chẳng ai viết câu đó cả nhưng thực sự tôi biết một vài người sống theo phương châm đó. Có thể họ cũng thành công nhưng tôi băn khoăn không hiểu làm sao họ có thể ngủ yên giấc được nhỉ? Làm sao họ sống được với chính bản thân họ?
Tôi từng làm việc với một người chức vụ khá cao. Hàng ngày khi đến công sở anh ta đi qua văn phòng, mắng mỏ hết người này đến người khác, sau đó đi về phòng làm việc của mình, để chân lên bàn và nhâm nhi ly cà phê. 30 phút sau anh ta lại trở ra thân thiện như một thiên thần. Khi tôi hỏi lý do anh làm như vậy, anh trả lời: “Điều này sẽ làm mọi người rèn luyện khả năng phản ứng nhanh. Họ sẽ chẳng biết lúc này tôi là người thế nào”. Tất cả mọi người đều chẳng ưa anh ta, họ sợ anh ta thì đúng hơn và chẳng kính trọng anh ta tẹo nào cả. Đó là một phương châm sống tốt sao? Chắc chắn là không.
Quy tắc 3.4: Đặt ra các mục tiêu
TTO – Mục tiêu là một câu khẩu hiệu đơn giản giúp bạn thực hiện các công việc hàng ngày của mình. Bạn gần như không thể thành công hay được thăng chức nếu không đặt mục tiêu. Một mục tiêu sẽ phác thảo những thành phần quan trọng và chủ yếu trong công việc của bạn. Giả sử bạn sắp phải đến một cuộc họp.
Giờ đây tất cả chúng ta đều ngán ngẩm các cuộc họp – các cuộc họp luôn tẻ nhạt, tràng giang đại hải, không có tác dụng, thậm chí còn phản tác dụng, đó còn là một nguồn bất tận của các cuộc tranh cãi và bực dọc. Bạn biết trước là Stephen ở phòng kế toán sẽ đến cuộc họp đó và lại nói “đểu” bạn (anh ta thường làm việc này rất giỏi). Bạn cũng biết rằng bạn chẳng biết đến cuộc họp đó bàn về việc gì, cuối cùng lại tranh cãi về chuyện chuyển địa điểm đến một nơi khác trong khi việc đó chẳng liên quan gì đến tổ công tác của bạn cả. Bạn cũng biết rằng cuối cùng mình sẽ tranh luận về kinh phí dành cho quầy trưng bày tại triển lãm trong vòng 6 tháng tới mặc dù công ty bạn thậm chí chưa quyết định có tham gia hội chợ đó hay không. Chính vì vậy, bạn sẽ đặt ra mục tiêu:
“Tôi sẽ chỉ nói những vấn đề tôi hiểu rõ và liên quan tới tôi trong cuộc họp. Cho dù Stephen có nói điều gì thì tôi cũng sẽ kiềm chế, không bị cắn câu”.
Bây giờ thì hãy tuân thủ mục tiêu đó.
Giả sử bạn phải trình bày một bản tường trình trước phòng Tài chính về giá thành xây dựng một vườn hoa trước toà nhà mới xây của công ty. Bạn biết là phòng Tài chính sẽ lan man hàng giờ về những chủ đề không liên quan, chẳng hạn như liệu có nên trồng những bụi cúc hay bụi mao lương hoa vàng không. Tuy nhiên, tất cả những điều bạn phải trình bày chỉ là giá thành của hạt giống, thiết bị dọn cỏ tươi và cỏ khô chứ không phải bị ngắt đoạn giữa chừng bởi cuộc tranh luận hoa nào đẹp nhất vào mùa xuân. Trong trường hợp này, bạn hãy đặt ra mục tiêu:
“Tôi sẽ trình bày bản báo cáo của mình và khi phòng Tài chính đưa ra bình luận, tôi sẽ cáo lỗi để kết thúc. Nếu phòng này kiên quyết bàn luận những vấn đề không liên quan đến bài trình bày của tôi, tôi sẽ nói ra điều này và ra về”.
Hãy làm theo mục tiêu đó.
Bạn hãy đặt ra mục tiêu cho từng lĩnh vực trong công việc của bạn. Làm điều đó chỉ mất vài giây nhưng nó sẽ giúp bạn nhận ra:
* Điều gì sai
* Giải pháp cho vấn đề sai
* Cách thức ngăn chặn vấn đề phát sinh.
Quy tắc 3.5: Biết được vai trò của mình
TTO – Vai trò của bạn là gì? Tôi biết bạn ở đó để làm việc, thực hiện một chức năng nào đó, hoàn thành nhiệm vụ nào đó và tuân theo những qui định nào đó. Tất cả chỉ có vậy. Nhưng vai trò của bạn là gì? Điều này cũng gần giống như việc bạn đặt ra kế hoạch làm việc vậy. Kế hoạch làm việc sẽ phác họa kiểu nhân viên mà bạn muốn trở thành.
Một vai trò chỉ ra các hoạt động bạn muốn thực hiện. Bạn sẽ trở thành chuyên gia về ý tưởng, người trung gian, người truyền tin, nhà ngoại giao, người luôn hoàn thành nhiệm vụ, hay là người đóng vai trò động lực thúc đẩy mọi việc? Về cơ bản, vai trò của bạn là mức độ bạn hòa hợp với nhóm làm việc của bạn. Đương nhiên chúng ta đều là những người tuân thủ luật chơi, chúng ta luôn phải sống trong tập thể.
Tiến sĩ Meredith Belbin đã dành hơn 20 năm nghiên cứu bản chất của cách làm việc theo nhóm với mục đích cải thiện sức mạnh con người. Ông đã tổng kết được 9 vai trò riêng biệt trong một nhóm làm việc:
* Đầu tàu – những nhà tư tưởng độc đáo, họ phát minh ra những ý tưởng mới; họ đưa ra giải pháp cho những vấn đề vướng mắc; họ suy nghĩ khác lạ, toàn diện vấn đề và có trí tưởng tượng phong phú.
* Nhân viên khám phá nguồn lực – có tính sáng tạo cao; họ thích biến ý tưởng thành hành động; họ là những người hướng ngoại và được lòng mọi người.
* Cộng sự họ có tinh thần kỷ luật và kiểm soát tình hình cao, họ có khả năng tập trung vào các mục tiêu; họ là nhân tố thống nhất nhóm làm việc.
* Người thảo kế hoạch – họ là những người luôn hướng tới các thành quả; họ thích được thử thách và đạt được kết quả.
* Người đánh giá kết quả – họ phân tích, cân bằng và đo đạc giá trị kết quả; họ là những người điềm tĩnh và có suy nghĩ khách quan.
* Thành viên nhóm – họ là người có tinh thần ủng hộ và hợp tác; họ có tài ngoại giao bởi họ chỉ mong muốn những điều tốt đẹp nhất cho toàn nhóm.
* Người tiến hành – họ có kỹ năng tổ chức cao; nhạy cảm và thực tế; họ mong muốn hoàn thành công việc.
* Chuyên gia – họ mong muốn đạt được một kỹ năng chuyên biệt nào đó; họ rất chuyên nghiệp, vừa có nghị lực, vừa có niềm khát khao cống hiến.
Bạn thuộc nhóm nào ở trên đây? Bạn đóng vai trò gì trong tập thể làm việc của bạn? Bạn có hạnh phúc với điều đó không? Bạn có muốn thay đổi không?
Quy tắc 3.6: Xác định thời điểm và sự kiện quan trọng
TTO – Một con rắn hổ mang có nhiều sức mạnh và cũng lắm nọc độc. Nhưng bao nhiêu lần bạn chứng kiến chúng sử dụng sức mạnh đó? Rất hiếm khi. Chúng chỉ sử dụng tất cả sức mạnh của mình khi điều đó là:
* Phù hợp
* Có ý nghĩa
* Phát huy được lợi thế
* Có lợi
* Cần thiết
* Quan trọng.
Chúng tấn công khi gặp nguy hiểm hoặc đói bụng. Những lúc khác bạn sẽ chẳng bao giờ biết chúng ở đâu. Chúng sẽ không lộ mình trừ khi tình thế buộc phải làm vậy. Bạn sẽ làm giống con rắn hổ mang. Chẳng có ích gì khi sử dụng hết năng lượng và sức mạnh của mình khi không cần thiết. Điều bạn phải làm là xác định thời điểm và sự kiện quan trọng, sau đó bạn sẽ thể hiện.
Thật đơn giản khi xác định thời điểm và sự kiện quan trọng đối với con rắn hổ mang bởi đó chỉ là cơn đói và mối đe dọa. Còn đối với bạn thì sao? Tôi nghĩ là việc đó khó hơn rất nhiều.
Chẳng có ích gì khi sử dụng hết năng lượng và sức mạnh của mình khi không cần thiết
Đương nhiên có rất nhiều người đang chờ thời điểm quan trọng, đó có thể là một bữa tiệc của công ty, một cuộc triển lãm hay một cuộc gặp gỡ cấp cao, thế mà sau đó họ có thể hoàn toàn phá tan tiền đồ của mình. Họ để mình say mèm hay chẳng biết mình đang nói gì, họ đến muộn, cáo ốm hay xuất hiện trong bộ đồ còn chưa cài hết cúc hay phía trên quần tất lộ ra ngoài.
Còn sự kiện quan trọng thì sao? Bạn cần phải thể hiện. Nếu bạn thể hiện đúng, người ta sẽ nhớ cách thể hiện của bạn. Nếu bạn thể hiện sai, chính bạn sẽ là người bị người khác lãng quên.
Bạn sẽ không được phép thể hiện sai. Hãy xác định những thời điểm và sự kiện quan trọng và làm mình nổi bật trong những dịp đó. Hãy giống một con rắn hổ mang, chỉ tấn công khi điều đó thực sự thích hợp.
Quy tắc 3.7: Biết điểm mạnh và điểm yếu của bản thân
TTO – Nếu bạn định trở thành một người tuân thủ luật chơi thì bạn phải cực kỳ khách quan khi đánh giá bản thân mình. Rất nhiều người không làm được điều này, họ không nhìn được họ như người khác nhìn họ. Điều này cũng không chỉ đơn giản là người khác nhìn mình như thế nào mà còn là bản thân mình nhìn nhận mình như thế nào nữa.
Chúng ta đều mang trong tâm trí hình ảnh về con người mình – chúng ta trông ra sao hay có vẻ ra sao, chúng ta sống nhờ cái gì? và ta làm việc như thế nào – vấn đề ở chỗ độ xác thực của hình ảnh đó đến mức nào? Có thể tôi nghĩ rằng tôi là một người làm việc sáng tạo và hơi khác người trong khi người khác lại cho tôi là một kẻ bừa bộn và vô tổ chức. Đâu là nhận xét đúng? Đâu là sự thực?
Để nhận ra được điểm mạnh và điểm yếu, trước tiên bạn phải hiểu được vai trò của bạn (tức là hiểu cách bạn làm việc). Tôi có thể cho rằng sáng tạo là một điểm mạnh, biểu hiện của sự sáng tạo đó là hàng loạt ý tưởng thú vị, không chú ý đến tiểu tiết, đề ra những dự án mới chứ không phải nghiên cứu và thực hành nó. Những đặc điểm này có phải là thế mạnh hay không? Nếu tôi chỉ là người thực hiện và thi hành thì đó lại là điểm yếu. Hay chẳng hạn thế mạnh của tôi là sự kiên trì, cần cù, có khả năng dự đoán, kiên định, tuân thủ trật tự và nội quy thì liệu đó có phải điểm yếu không? Bạn phải biết được vai trò của mình đã, rồi bạn mới có thể đưa ra những nhận xét khách quan về điểm mạnh hay điểm yếu của bản thân bạn được.
Nếu bạn còn nghi ngờ thì hãy lên một danh sách, tôi luôn nghĩ việc đó là cần thiết. Bạn hãy viết những điều bạn cho là điểm mạnh và điểm yếu của bạn. Sau đó hãy đưa danh sách đó cho người bạn thân không cùng làm việc với bạn và đề nghị người đó đưa ra đánh giá khách quan. Tiếp theo bạn hãy đưa danh sách đó cho một người đáng tin cậy cùng làm việc với bạn. Sự đánh giá của họ có gì khác biệt không? Tôi dám chắc là có. Lý do cho sự khác biệt đó là những kỹ năng bạn thể hiện trong tình bạn khác với khi bạn thể hiện trong tình bằng hữu nơi công sở.
Quy tắc này khuyên bạn nên nhận biết được điểm mạnh và điểm yếu của bản thân bạn chứ không bắt bạn cải thiện chúng, loại bỏ chúng, xem xét và thay đổi chúng. Chúng ta là bản thân chúng ta, đó mới chính là điều ta phải xem xét. Bạn có thể là một người không có đầu óc tổ chức, được chăng hay chớ và tính tình thất thường. Đây là điểm mạnh hay điểm yếu? Điều đó phụ thuộc vào vai trò của bạn. Có lẽ bạn nên chuyển vai trò của mình để nó thích hợp hơn với điểm mạnh và điểm yếu của bạn.
Đại đa số mọi người nghĩ rằng xác định sức mạnh và điểm yếu để loại bỏ những điểm yếu đi và chỉ dùng đến những thế mạnh của mình. Điều đó không đúng. Đó chẳng phải là cách giải quyết hợp lý. Đây là một thế giới thực và tất cả chúng ta đều có điểm yếu. Thủ thuật ở đây là phải học cách tận dụng nó, chứ không phải nỗ lực để trở thành con người hoàn thiện bởi điều đó phi thực tế và không thể làm được.
Bạn còn có thể tận dụng và biết cách sử dụng điểm yếu của mình nhưng khi chúng trở thành điểm mạnh, liệu bạn có biết cách sử dụng chúng nữa không? Hãy suy nghĩ về điều đó.
Quy tắc 3.8: Lường trước nguy cơ
TTO – Nguy cơ có thể đến với ta từng ngày, từng giờ – đó có thể là quyết định sa thải nhân công, tinh giản biên chế, công ty bị sáp nhập, đồng nghiệp nhỏ nhen, cấp trên cáu kỉnh, công nghệ mới, hệ thống mới, quy chế mới…
Trên thực tế, hầu hết các cuốn sách đều viết về nguy cơ, chủ yếu là các nguy cơ từ sự thay đổi, chẳng hạn như cuốn Ai lấy miếng phomát của tôi (Who moved my cheese) hay Làm thế nào để đối phó với tình huống phức tạp nơi làm việc (How to handle tough situations at work).
Nếu ta có chính kiến, đứng bên ngoài các lối mòn, linh hoạt và chuyển động nhanh, bỏ qua những lời đàm tiếu và tiến về phía trước thì ta không chỉ sống sót sau sự thay đổi mà còn trở thành vận động viên đạt thứ hạng cao nhất. Đương nhiên là chúng ta không thể làm tất cả những việc đó được. Sẽ có những thời điểm khi mối hiểm họa chế ngự chúng ta khiến ta trở thành người thất bại. Điều này có thể xảy ra với tất cả mọi người. Chẳng thể trốn tránh được sự thật là cuộc sống có thể giáng cho ta một cú vào một thời điểm nào đó và ta chẳng thể nào né tránh.
Nhưng có thế người ta mới gọi là nguy cơ. Chỉ khi nguy cơ trở thành hiện hữu, ta mới có thể đối phó với nó được. Khi vẫn ở dạng nguy cơ, nó chỉ làm người ta lo sợ chứ chưa làm hại ai. Chính vì vậy, phát hiện ra nguy cơ nào có thể trở thành hiện thực là một nghệ thuật. Đó là biểu hiện của tài năng. Cuộc sống có vô vàn nguy cơ và ta không thể đối phó với tất cả chúng. Nhưng chúng ta phải xử lý được những nguy cơ đã trở thành hiện hữu.
Sẽ có ích hơn nếu ta không nhìn nhận nguy cơ là mối đe dọa, mà hãy coi đó là cơ hội của chúng ta. Mỗi khi nguy cơ trở thành hiện thực thì đó là cơ hội cho chúng ta trưởng thành và thay đổi, thích ứng và tìm ra phương pháp cũng như phong cách làm việc mới. Nếu ta có thái độ lạc quan, ta sẽ có xu hướng nhìn nhận nguy cơ như là một điều tích cực hơn tiêu cực vì chúng sẽ đem lại cho ta cơ hội tự hoàn thiện bản thân mình. Chưa bao giờ bị thử thách cũng có nghĩa là chúng ta chưa bao giờ tiến bộ.
Tôi đã từng làm quản lý của một công ty bị sáp nhập vào một công ty lớn khác. Những ông chủ mới đã mang theo những nhà quản lý của họ. Thế là tôi và hai người nữa bị “giáng chức”, hay nói một cách khác là xuống thấp hơn một bậc. Chúng tôi không còn sự lựa chọn nào khác nếu không muốn ra khỏi công ty. Vào thời điểm đó, tôi đã là một người vô cùng tuân thủ luật chơi nên tôi nhìn nhận đây là cơ hội để chứng minh với những người chủ mới rằng tôi đủ năng lực để trở thành một trong những nhà quản lý. Ba tháng sau, tôi đã được trở lại vị trí đó.
Trong khi đó, hai người kia, một người bỏ đi và một người chịu đứng yên ở vị trí “thấp hơn” đó. Cả hai đều không ngừng kêu ca, phàn nàn và cảm thấy việc giáng chức đó đã làm ảnh hưởng đến uy tín và xúc phạm đến họ. Cũng có thể như vậy thật nhưng tôi không phải quá thất vọng về điều đó đến như vậy. Tôi cần phải quay lại chức vụ lúc trước – tức là bước về phía trước.
Quy tắc 3.9: Tìm kiếm cơ hội
TTO – Tôi từng nói tôi có kế hoạch dài hạn và ngắn hạn nhưng cũng có những thời điểm các kế hoạch đó bị tống vào sọt rác. Nhưng đó là những cơ hội. Tôi có một anh bạn vốn đang không “thuận buồm xuôi gió” lắm với kế hoạch thăng tiến của mình.
Một lần vô tình anh ngồi cùng toa tàu với sếp của anh. Đó là cơ hội của anh. Anh có thể lắp bắp chẳng nói nên lời, làm cho mình giống như một thằng ngốc hay quá bối rối hoặc sợ hãi đến nỗi không tận dụng được cơ hội.
May thay anh ta không bị rơi vào một trong những trường hợp trên. Anh đã tận dụng cơ hội đó một cách hoàn hảo.
Tất cả những điều anh đã làm là trò chuyện thân mật nhưng không suồng sã với sếp, anh thể hiện sự hiểu biết của mình về quá trình hình thành, phương châm cũng như mục đích của công ty. Anh thể hiện mình là người có khả năng truyền đạt, thông minh, diễn đạt chính xác những điều cần trình bày.
Quan trọng nhất anh không nhấn mạnh quá nhiều về những thế mạnh của mình – anh biết cách dừng lại đúng chỗ để tránh làm người nghe mệt mỏi. Chiêu này đã thực sự hiệu quả. Vị giám đốc này đã nói với trưởng phòng của anh rằng bà “có một thanh niên đầy triển vọng, liệu trưởng phòng có thể nâng đỡ anh ta một chút không?”. Lúc này trưởng phòng còn lựa chọn nào khác ngoài việc thăng chức cho anh ta?
Đó chính là biết nắm lấy thời cơ. Bạn không thể viết những điều đó vào kế hoạch của bạn bởi những thời điểm thích hợp sẽ tự xuất hiện. Khi chúng xuất hiện, bạn phải:
* Nhận ra cơ hội
* Tận dụng được cơ hội
* Điềm tĩnh và tinh tế
* Không nhận ra được thời điểm đó – cơ hội sẽ vụt qua tay bạn
* Hoảng loạn
* Quá liều lĩnh
* Quá hưng phấn đến nỗi biến mình trở thành một kẻ ngốc.
Hãy coi cơ hội là những trái bóng, một khi chúng xuất hiện trước mắt bạn thì bạn chỉ có một tích tắc để bắt trúng. Không có thời gian để đặt ra câu hỏi, để nhìn trước ngó sau, để so bì thiệt hơn hay tận hưởng niềm sung sướng. Hoặc bạn sẽ bắt trúng quả bóng, hoặc bạn sẽ bị trượt.
Bạn nên dành chút thời gian để nhìn lại những cơ hội mình đã bỏ lỡ và tự hỏi mình sẽ làm gì nếu gặp lại cơ hội đó. Liệu bạn có lại làm như vậy không? Bạn đã làm sai ở đâu?
Quy tắc 3.1: Biết mục tiêu ngắn hạn
TTO – Mức nào được gọi là ngắn hạn? Điều đó hoàn toàn tuỳ thuộc vào bạn. Tôi đang bận rộn với ba kế hoạch ngắn hạn: kế hoạch tháng, kế hoạch năm và kế hoạch 5 năm. Điều này có vẻ cung cấp cho tôi đủ thông tin để lên kế hoạch cho khối lượng công việc của mình. Kế hoạch ngắn hạn của tôi có ảnh hưởng đến gia đình. Tôi có thể đi nghỉ, chuyển trường học, sửa nhà hay vườn tược, sinh nhật, Giáng sinh và những điều tương tự như vậy.
* Trong kế hoạch ngắn hạn 1 tháng, bạn phải liệt kê danh sách những công việc hiện tại của bạn – hạn hoàn thành, kế hoạch ưu tiên, việc thường làm hàng ngày. Đó là những việc bạn đang tiến hành.
* Trong kế hoạch ngắn hạn 1 năm, bạn nêu lên danh sách những dự án đang được hình thành, đang được thảo luận. Đó là cho những việc đang nằm trong kế hoạch hơn là đang được tiến hành.
* Kế hoạch 5 năm của bạn nên dành cho những ý tưởng, giấc mơ, mục tiêu, ước nguyện, mong muốn. Đó là những điều bạn mong muốn được thực hiện trong một ngày nào đó.
Kế hoạch dài hạn của bạn sẽ bao gồm một con đường dẫn tới mục tiêu. Kế hoạch ngắn hạn trong vòng 5 năm sẽ là những bước tiến để bạn thực hiện kế hoạch dài hạn đó.
Tôi sẽ ghi lại những thành quả đạt được của ba kế hoạch ngắn hạn trên một cách riêng biệt. Kế hoạch tháng được ghi lên một miếng bìa để trên bàn. Trên đó sẽ có một tờ giấy kẻ ô dành cho thời hạn hoàn thành, việc cần gọi điện và những việc phải làm khác. Có lẽ nó sẽ hơi giống một tờ lịch nhưng nó không liệt kê các ngày một cách liên tiếp như tờ lịch.
Tôi sẽ để kế hoạch trong 1 năm của tôi lên tường. Đó không phải là một biểu đồ hay bảng kế hoạch năm mà một lần nữa chỉ là một tờ giấy với 12 ô nhỏ. Mỗi một ô là một tháng với những thông tin liên quan đến việc tôi muốn làm trong thời gian đó. Đó là việc tôi muốn làm hơn là tôi phải làm. Đây là một kế hoạch trong ngắn hạn chứ không phải danh sách những điều phải làm, không phải một quyển lịch hay lịch công tác. Tôi đi làm công ăn lương nên tôi phải làm việc. Công việc đang được thực hiện trong kế hoạch 1 tháng hay 1 năm là “bánh mỳ và bơ” cho tôi. Nó bao gồm những dự án tôi muốn làm và những dự án tôi phải làm. Những điều tôi phải làm là bánh mỳ và những điều tôi muốn làm là bơ, cũng giống cuốn sách này giúp bạn vừa lên kế hoạch vừa viết nó ra vậy. Kế hoạch 5 năm sẽ cho tôi những định hướng chung – tôi muốn làm gì trong 5 năm này. Kế hoạch ngắn hạn của bạn bao gồm cả những việc bạn phải làm nhưng chủ yếu là những việc bạn muốn làm. Thời hạn càng ngắn thì nó sẽ càng giống lịch làm việc của bạn và càng khác danh sách những điều bạn mong ước.
Mọi kế hoạch đều cần các bước tiến hành thực tiễn để thực hiện những điều đã ghi trong kế hoạch. Nếu không chúng sẽ không gọi là kế hoạch mà chỉ là những ý tưởng mơ hồ mà thôi.
Trong mỗi kế hoạch bạn nên dành chỗ cho những việc bất ngờ xảy ra. Nếu tự dưng người nào đó gọi điện cho bạn về một việc gì đó, bạn không thể bỏ máy vì việc đó không nằm trong kế hoạch của bạn được. Bạn cần phải linh hoạt
.
Quy tắc 3.2: Nghiên cứu hệ thống thăng tiến
TTO – Khi khởi nghiệp, bạn sẽ ở vị trí thấp nhất và bạn nhìn lên sếp, người quản lý, giám đốc điều hành với con mắt kính nể pha chút sợ hãi. Đương nhiên một ngày nào đó, bạn sẽ lớn tuổi hơn, gặt hái nhiều kinh nghiệm và đạt được vị trí cao hơn. Bạn sẽ đi theo con đường đã vạch sẵn hoặc tự tìm một con đường cho mình.
Đại đa số mọi người đều nghĩ thăng tiến là như vậy. Họ đi vơ vẩn về phía trước, thỉnh thoảng bị lạc đường và dừng lại ở nơi mà họ cảm thấy thoải mái, vui vẻ và hạnh phúc. Thế là hết. Cuộc chơi kết thúc. Kết cục thật buồn trừ khi bạn cũng muốn như vậy. Tuy nhiên, nếu bạn là một người tuân thủ luật chơi thì tôi nghi ngờ điều đó.
Một người tuân thủ luật chơi không bao giờ đi vơ vẩn hay tự cho phép mình đến nơi nào cũng được. Bạn lên kế hoạch. Bạn hiểu các bước phải làm và sử dụng nó. Bạn hiểu từ vị trí A đến vị trí B cần bao nhiêu bước và hiểu rõ mọi con đường đi đến vị trí Z nào đó.
Bạn phải nghiên cứu hệ thống thăng tiến nếu bạn định gia nhập và hưởng lợi từ hệ thống này. Thật vô ích khi bạn ngồi chờ một điều gì đó tự nhiên xuất hiện, chờ đợi số phận giang tay và đưa bạn lên chức vụ cao hơn. Bạn phải chớp lấy thời cơ và tự tạo ra may mắn cho bản thân mình. Bạn phải biết chính xác cách tránh các lối mòn và tự nâng vị trí của mình lên trong hệ thống.
Vậy hệ thống thăng tiến trong ngành làm việc của bạn là gì và bạn có biết không? Bạn đã nghiên cứu hệ thống đó chưa? Hãy tìm hiểu hồ sơ của những người thành công đi trước bạn. Nếu bạn chưa có cơ hội thì hãy đợi chờ may mắn đến với bạn. Điều này có thể xảy ra và bạn sẽ đạt được điều bạn muốn. Nhưng nó không chắc chắn. Giống như việc bạn chơi xổ số với hy vọng bạn sẽ trở nên giàu có và có thể nghỉ làm để về hưu. Như vậy, điều này có thể xảy ra nhưng khả năng rất thấp!
Bạn hãy lên một biểu đồ về sự thăng tiến:
* Trong ngành của bạn, hãy nhìn lên vị trí cao nhất bạn có thể đạt được (hoặc vị trí cao nhất mà bạn kỳ vọng mình có thể đạt được, hai vị trí đó có thể trùng là một) – hãy đánh dấu vị trí đó.
* Bây giờ hãy nhìn vị trí thấp nhất – đánh dấu vị trí đó.
* Bây giờ hãy vẽ tất cả các điểm thể hiện các vị trí giữa hai vị trí bạn vừa đánh dấu.
* Đánh dấu vị trí bạn đang đứng.
Bạn đã có biểu đồ về sự thăng tiến của riêng bạn và có thể gạch đi các bước một khi bạn đã vượt qua nó.
(Quy tắc lên danh sách các bước trên cũng có thể áp dụng nếu bạn muốn tự lập và trở thành một doanh nhân chứ không chỉ là một cổ đông trong một công ty)
Trong khi làm điều này, bạn cũng có thể lập một danh sách những kỹ năng/kinh nghiệm v.v… cần thiết để thực hiện thành công từng bước đi. Sau đó, hãy ghi ra những điều bạn phải làm để có được những kỹ năng hay kinh nghiệm đó (bạn phải đi đâu, học gì, nghiên cứu gì). Sau cùng, bạn có thể bổ sung thêm những điều trên vào kế hoạch dài hạn hoặc kế hoạch 5 năm của bạn.
Quy tắc 3.3: Phát triển kế hoạch làm việc
TTO – Việc lập kế hoạch làm việc cũng gần giống như một diễn viên đang lựa chọn một vai diễn và học thuộc kịch bản của anh ta vậy. Phương châm của bạn sẽ hướng tới kiểu người mà bạn muốn trở thành. Chẳng mấy người muốn mình trở thành người thua cuộc, song phần lớn họ lại có kết cục như vậy.
Đừng để điều đó xảy ra với bạn. Một khi bạn có sáng kiến và phát triển phương châm làm việc thì điều đó sẽ không xảy ra với bạn.
Phương châm làm việc là một dạng khẩu hiệu cá nhân. Nó khác với việc đặt mục tiêu vốn nêu ra cách thức trở thành con người trong phương châm của bạn.
Bạn sẽ trở thành người như thế nào? Người thành công hay kẻ thất bại? Hay một người thích bỏ dở giữa chừng? Hay một người nhanh chóng đứng dậy khi thất bại, rũ bỏ những buồn đau và làm lại từ đầu? Một nhà chiến lược nghề nghiệp xuất chúng? Một kẻ thua cuộc? Hay bạn chẳng muốn trở thành một trong những người trên?
Đương nhiên bạn có thể quyết định trở thành một người nhẫn tâm, thô lỗ và luôn gây khó chịu. Nhưng chúng tôi cho là bạn không muốn như vậy, bởi một người tuân thủ luật chơi sẽ không trở thành loại người đó. Phương châm làm việc của bạn nên bao gồm cả những đức tính bạn muốn có cũng như loại cuộc chơi bạn muốn chơi, chẳng hạn như “Tôi muốn trở thành một người thành công nhưng vẫn là một con người tốt bụng”.
Chẳng mấy người thực sự ngồi xuống và thực hiện bài tập này một cách có ý thức. Điều này có vẻ đơn giản nhưng đó là một công cụ hữu ích để đưa bạn đến vị trí bạn mong muốn. Nếu nhiều người cùng thực hiện điều này thì họ sẽ không trở thành “cái gai trong mắt người khác”, một kẻ buồn chán công việc, chuyên đi “buôn chuyện” hay ghen tị với đồng nghiệp. Nếu tất cả chúng ta đều ngồi xuống và viết ra phương châm sống của mình (và tuân thủ nó) thì chúng ta sẽ trở nên những người tốt đẹp hơn. Chẳng thiệt thòi gì khi bạn cố gắng hết sức để trở thành một con người dễ chịu, có tinh thần hợp tác, thân thiện, tốt bụng và chân thành khi đối xử với mọi người xung quanh. Ai sẽ ngồi xuống và viết lời tuyên bố sau: “Tôi sẽ trở thành một kẻ đáng ghét, chọc ngoáy càng nhiều người càng tốt, tất cả mọi người đều ghét tôi, tóm lại tôi sẽ làm mình càng bị cô lập càng tốt”. Đương nhiên chẳng ai viết câu đó cả nhưng thực sự tôi biết một vài người sống theo phương châm đó. Có thể họ cũng thành công nhưng tôi băn khoăn không hiểu làm sao họ có thể ngủ yên giấc được nhỉ? Làm sao họ sống được với chính bản thân họ?
Tôi từng làm việc với một người chức vụ khá cao. Hàng ngày khi đến công sở anh ta đi qua văn phòng, mắng mỏ hết người này đến người khác, sau đó đi về phòng làm việc của mình, để chân lên bàn và nhâm nhi ly cà phê. 30 phút sau anh ta lại trở ra thân thiện như một thiên thần. Khi tôi hỏi lý do anh làm như vậy, anh trả lời: “Điều này sẽ làm mọi người rèn luyện khả năng phản ứng nhanh. Họ sẽ chẳng biết lúc này tôi là người thế nào”. Tất cả mọi người đều chẳng ưa anh ta, họ sợ anh ta thì đúng hơn và chẳng kính trọng anh ta tẹo nào cả. Đó là một phương châm sống tốt sao? Chắc chắn là không.
Quy tắc 3.4: Đặt ra các mục tiêu
TTO – Mục tiêu là một câu khẩu hiệu đơn giản giúp bạn thực hiện các công việc hàng ngày của mình. Bạn gần như không thể thành công hay được thăng chức nếu không đặt mục tiêu. Một mục tiêu sẽ phác thảo những thành phần quan trọng và chủ yếu trong công việc của bạn. Giả sử bạn sắp phải đến một cuộc họp.
Giờ đây tất cả chúng ta đều ngán ngẩm các cuộc họp – các cuộc họp luôn tẻ nhạt, tràng giang đại hải, không có tác dụng, thậm chí còn phản tác dụng, đó còn là một nguồn bất tận của các cuộc tranh cãi và bực dọc. Bạn biết trước là Stephen ở phòng kế toán sẽ đến cuộc họp đó và lại nói “đểu” bạn (anh ta thường làm việc này rất giỏi). Bạn cũng biết rằng bạn chẳng biết đến cuộc họp đó bàn về việc gì, cuối cùng lại tranh cãi về chuyện chuyển địa điểm đến một nơi khác trong khi việc đó chẳng liên quan gì đến tổ công tác của bạn cả. Bạn cũng biết rằng cuối cùng mình sẽ tranh luận về kinh phí dành cho quầy trưng bày tại triển lãm trong vòng 6 tháng tới mặc dù công ty bạn thậm chí chưa quyết định có tham gia hội chợ đó hay không. Chính vì vậy, bạn sẽ đặt ra mục tiêu:
“Tôi sẽ chỉ nói những vấn đề tôi hiểu rõ và liên quan tới tôi trong cuộc họp. Cho dù Stephen có nói điều gì thì tôi cũng sẽ kiềm chế, không bị cắn câu”.
Bây giờ thì hãy tuân thủ mục tiêu đó.
Giả sử bạn phải trình bày một bản tường trình trước phòng Tài chính về giá thành xây dựng một vườn hoa trước toà nhà mới xây của công ty. Bạn biết là phòng Tài chính sẽ lan man hàng giờ về những chủ đề không liên quan, chẳng hạn như liệu có nên trồng những bụi cúc hay bụi mao lương hoa vàng không. Tuy nhiên, tất cả những điều bạn phải trình bày chỉ là giá thành của hạt giống, thiết bị dọn cỏ tươi và cỏ khô chứ không phải bị ngắt đoạn giữa chừng bởi cuộc tranh luận hoa nào đẹp nhất vào mùa xuân. Trong trường hợp này, bạn hãy đặt ra mục tiêu:
“Tôi sẽ trình bày bản báo cáo của mình và khi phòng Tài chính đưa ra bình luận, tôi sẽ cáo lỗi để kết thúc. Nếu phòng này kiên quyết bàn luận những vấn đề không liên quan đến bài trình bày của tôi, tôi sẽ nói ra điều này và ra về”.
Hãy làm theo mục tiêu đó.
Bạn hãy đặt ra mục tiêu cho từng lĩnh vực trong công việc của bạn. Làm điều đó chỉ mất vài giây nhưng nó sẽ giúp bạn nhận ra:
* Điều gì sai
* Giải pháp cho vấn đề sai
* Cách thức ngăn chặn vấn đề phát sinh.
Quy tắc 3.5: Biết được vai trò của mình
TTO – Vai trò của bạn là gì? Tôi biết bạn ở đó để làm việc, thực hiện một chức năng nào đó, hoàn thành nhiệm vụ nào đó và tuân theo những qui định nào đó. Tất cả chỉ có vậy. Nhưng vai trò của bạn là gì? Điều này cũng gần giống như việc bạn đặt ra kế hoạch làm việc vậy. Kế hoạch làm việc sẽ phác họa kiểu nhân viên mà bạn muốn trở thành.
Một vai trò chỉ ra các hoạt động bạn muốn thực hiện. Bạn sẽ trở thành chuyên gia về ý tưởng, người trung gian, người truyền tin, nhà ngoại giao, người luôn hoàn thành nhiệm vụ, hay là người đóng vai trò động lực thúc đẩy mọi việc? Về cơ bản, vai trò của bạn là mức độ bạn hòa hợp với nhóm làm việc của bạn. Đương nhiên chúng ta đều là những người tuân thủ luật chơi, chúng ta luôn phải sống trong tập thể.
Tiến sĩ Meredith Belbin đã dành hơn 20 năm nghiên cứu bản chất của cách làm việc theo nhóm với mục đích cải thiện sức mạnh con người. Ông đã tổng kết được 9 vai trò riêng biệt trong một nhóm làm việc:
* Đầu tàu – những nhà tư tưởng độc đáo, họ phát minh ra những ý tưởng mới; họ đưa ra giải pháp cho những vấn đề vướng mắc; họ suy nghĩ khác lạ, toàn diện vấn đề và có trí tưởng tượng phong phú.
* Nhân viên khám phá nguồn lực – có tính sáng tạo cao; họ thích biến ý tưởng thành hành động; họ là những người hướng ngoại và được lòng mọi người.
* Cộng sự họ có tinh thần kỷ luật và kiểm soát tình hình cao, họ có khả năng tập trung vào các mục tiêu; họ là nhân tố thống nhất nhóm làm việc.
* Người thảo kế hoạch – họ là những người luôn hướng tới các thành quả; họ thích được thử thách và đạt được kết quả.
* Người đánh giá kết quả – họ phân tích, cân bằng và đo đạc giá trị kết quả; họ là những người điềm tĩnh và có suy nghĩ khách quan.
* Thành viên nhóm – họ là người có tinh thần ủng hộ và hợp tác; họ có tài ngoại giao bởi họ chỉ mong muốn những điều tốt đẹp nhất cho toàn nhóm.
* Người tiến hành – họ có kỹ năng tổ chức cao; nhạy cảm và thực tế; họ mong muốn hoàn thành công việc.
* Chuyên gia – họ mong muốn đạt được một kỹ năng chuyên biệt nào đó; họ rất chuyên nghiệp, vừa có nghị lực, vừa có niềm khát khao cống hiến.
Bạn thuộc nhóm nào ở trên đây? Bạn đóng vai trò gì trong tập thể làm việc của bạn? Bạn có hạnh phúc với điều đó không? Bạn có muốn thay đổi không?
Quy tắc 3.6: Xác định thời điểm và sự kiện quan trọng
TTO – Một con rắn hổ mang có nhiều sức mạnh và cũng lắm nọc độc. Nhưng bao nhiêu lần bạn chứng kiến chúng sử dụng sức mạnh đó? Rất hiếm khi. Chúng chỉ sử dụng tất cả sức mạnh của mình khi điều đó là:
* Phù hợp
* Có ý nghĩa
* Phát huy được lợi thế
* Có lợi
* Cần thiết
* Quan trọng.
Chúng tấn công khi gặp nguy hiểm hoặc đói bụng. Những lúc khác bạn sẽ chẳng bao giờ biết chúng ở đâu. Chúng sẽ không lộ mình trừ khi tình thế buộc phải làm vậy. Bạn sẽ làm giống con rắn hổ mang. Chẳng có ích gì khi sử dụng hết năng lượng và sức mạnh của mình khi không cần thiết. Điều bạn phải làm là xác định thời điểm và sự kiện quan trọng, sau đó bạn sẽ thể hiện.
Thật đơn giản khi xác định thời điểm và sự kiện quan trọng đối với con rắn hổ mang bởi đó chỉ là cơn đói và mối đe dọa. Còn đối với bạn thì sao? Tôi nghĩ là việc đó khó hơn rất nhiều.
Chẳng có ích gì khi sử dụng hết năng lượng và sức mạnh của mình khi không cần thiết
Đương nhiên có rất nhiều người đang chờ thời điểm quan trọng, đó có thể là một bữa tiệc của công ty, một cuộc triển lãm hay một cuộc gặp gỡ cấp cao, thế mà sau đó họ có thể hoàn toàn phá tan tiền đồ của mình. Họ để mình say mèm hay chẳng biết mình đang nói gì, họ đến muộn, cáo ốm hay xuất hiện trong bộ đồ còn chưa cài hết cúc hay phía trên quần tất lộ ra ngoài.
Còn sự kiện quan trọng thì sao? Bạn cần phải thể hiện. Nếu bạn thể hiện đúng, người ta sẽ nhớ cách thể hiện của bạn. Nếu bạn thể hiện sai, chính bạn sẽ là người bị người khác lãng quên.
Bạn sẽ không được phép thể hiện sai. Hãy xác định những thời điểm và sự kiện quan trọng và làm mình nổi bật trong những dịp đó. Hãy giống một con rắn hổ mang, chỉ tấn công khi điều đó thực sự thích hợp.
Quy tắc 3.7: Biết điểm mạnh và điểm yếu của bản thân
TTO – Nếu bạn định trở thành một người tuân thủ luật chơi thì bạn phải cực kỳ khách quan khi đánh giá bản thân mình. Rất nhiều người không làm được điều này, họ không nhìn được họ như người khác nhìn họ. Điều này cũng không chỉ đơn giản là người khác nhìn mình như thế nào mà còn là bản thân mình nhìn nhận mình như thế nào nữa.
Chúng ta đều mang trong tâm trí hình ảnh về con người mình – chúng ta trông ra sao hay có vẻ ra sao, chúng ta sống nhờ cái gì? và ta làm việc như thế nào – vấn đề ở chỗ độ xác thực của hình ảnh đó đến mức nào? Có thể tôi nghĩ rằng tôi là một người làm việc sáng tạo và hơi khác người trong khi người khác lại cho tôi là một kẻ bừa bộn và vô tổ chức. Đâu là nhận xét đúng? Đâu là sự thực?
Để nhận ra được điểm mạnh và điểm yếu, trước tiên bạn phải hiểu được vai trò của bạn (tức là hiểu cách bạn làm việc). Tôi có thể cho rằng sáng tạo là một điểm mạnh, biểu hiện của sự sáng tạo đó là hàng loạt ý tưởng thú vị, không chú ý đến tiểu tiết, đề ra những dự án mới chứ không phải nghiên cứu và thực hành nó. Những đặc điểm này có phải là thế mạnh hay không? Nếu tôi chỉ là người thực hiện và thi hành thì đó lại là điểm yếu. Hay chẳng hạn thế mạnh của tôi là sự kiên trì, cần cù, có khả năng dự đoán, kiên định, tuân thủ trật tự và nội quy thì liệu đó có phải điểm yếu không? Bạn phải biết được vai trò của mình đã, rồi bạn mới có thể đưa ra những nhận xét khách quan về điểm mạnh hay điểm yếu của bản thân bạn được.
Nếu bạn còn nghi ngờ thì hãy lên một danh sách, tôi luôn nghĩ việc đó là cần thiết. Bạn hãy viết những điều bạn cho là điểm mạnh và điểm yếu của bạn. Sau đó hãy đưa danh sách đó cho người bạn thân không cùng làm việc với bạn và đề nghị người đó đưa ra đánh giá khách quan. Tiếp theo bạn hãy đưa danh sách đó cho một người đáng tin cậy cùng làm việc với bạn. Sự đánh giá của họ có gì khác biệt không? Tôi dám chắc là có. Lý do cho sự khác biệt đó là những kỹ năng bạn thể hiện trong tình bạn khác với khi bạn thể hiện trong tình bằng hữu nơi công sở.
Quy tắc này khuyên bạn nên nhận biết được điểm mạnh và điểm yếu của bản thân bạn chứ không bắt bạn cải thiện chúng, loại bỏ chúng, xem xét và thay đổi chúng. Chúng ta là bản thân chúng ta, đó mới chính là điều ta phải xem xét. Bạn có thể là một người không có đầu óc tổ chức, được chăng hay chớ và tính tình thất thường. Đây là điểm mạnh hay điểm yếu? Điều đó phụ thuộc vào vai trò của bạn. Có lẽ bạn nên chuyển vai trò của mình để nó thích hợp hơn với điểm mạnh và điểm yếu của bạn.
Đại đa số mọi người nghĩ rằng xác định sức mạnh và điểm yếu để loại bỏ những điểm yếu đi và chỉ dùng đến những thế mạnh của mình. Điều đó không đúng. Đó chẳng phải là cách giải quyết hợp lý. Đây là một thế giới thực và tất cả chúng ta đều có điểm yếu. Thủ thuật ở đây là phải học cách tận dụng nó, chứ không phải nỗ lực để trở thành con người hoàn thiện bởi điều đó phi thực tế và không thể làm được.
Bạn còn có thể tận dụng và biết cách sử dụng điểm yếu của mình nhưng khi chúng trở thành điểm mạnh, liệu bạn có biết cách sử dụng chúng nữa không? Hãy suy nghĩ về điều đó.
Quy tắc 3.8: Lường trước nguy cơ
TTO – Nguy cơ có thể đến với ta từng ngày, từng giờ – đó có thể là quyết định sa thải nhân công, tinh giản biên chế, công ty bị sáp nhập, đồng nghiệp nhỏ nhen, cấp trên cáu kỉnh, công nghệ mới, hệ thống mới, quy chế mới…
Trên thực tế, hầu hết các cuốn sách đều viết về nguy cơ, chủ yếu là các nguy cơ từ sự thay đổi, chẳng hạn như cuốn Ai lấy miếng phomát của tôi (Who moved my cheese) hay Làm thế nào để đối phó với tình huống phức tạp nơi làm việc (How to handle tough situations at work).
Nếu ta có chính kiến, đứng bên ngoài các lối mòn, linh hoạt và chuyển động nhanh, bỏ qua những lời đàm tiếu và tiến về phía trước thì ta không chỉ sống sót sau sự thay đổi mà còn trở thành vận động viên đạt thứ hạng cao nhất. Đương nhiên là chúng ta không thể làm tất cả những việc đó được. Sẽ có những thời điểm khi mối hiểm họa chế ngự chúng ta khiến ta trở thành người thất bại. Điều này có thể xảy ra với tất cả mọi người. Chẳng thể trốn tránh được sự thật là cuộc sống có thể giáng cho ta một cú vào một thời điểm nào đó và ta chẳng thể nào né tránh.
Nhưng có thế người ta mới gọi là nguy cơ. Chỉ khi nguy cơ trở thành hiện hữu, ta mới có thể đối phó với nó được. Khi vẫn ở dạng nguy cơ, nó chỉ làm người ta lo sợ chứ chưa làm hại ai. Chính vì vậy, phát hiện ra nguy cơ nào có thể trở thành hiện thực là một nghệ thuật. Đó là biểu hiện của tài năng. Cuộc sống có vô vàn nguy cơ và ta không thể đối phó với tất cả chúng. Nhưng chúng ta phải xử lý được những nguy cơ đã trở thành hiện hữu.
Sẽ có ích hơn nếu ta không nhìn nhận nguy cơ là mối đe dọa, mà hãy coi đó là cơ hội của chúng ta. Mỗi khi nguy cơ trở thành hiện thực thì đó là cơ hội cho chúng ta trưởng thành và thay đổi, thích ứng và tìm ra phương pháp cũng như phong cách làm việc mới. Nếu ta có thái độ lạc quan, ta sẽ có xu hướng nhìn nhận nguy cơ như là một điều tích cực hơn tiêu cực vì chúng sẽ đem lại cho ta cơ hội tự hoàn thiện bản thân mình. Chưa bao giờ bị thử thách cũng có nghĩa là chúng ta chưa bao giờ tiến bộ.
Tôi đã từng làm quản lý của một công ty bị sáp nhập vào một công ty lớn khác. Những ông chủ mới đã mang theo những nhà quản lý của họ. Thế là tôi và hai người nữa bị “giáng chức”, hay nói một cách khác là xuống thấp hơn một bậc. Chúng tôi không còn sự lựa chọn nào khác nếu không muốn ra khỏi công ty. Vào thời điểm đó, tôi đã là một người vô cùng tuân thủ luật chơi nên tôi nhìn nhận đây là cơ hội để chứng minh với những người chủ mới rằng tôi đủ năng lực để trở thành một trong những nhà quản lý. Ba tháng sau, tôi đã được trở lại vị trí đó.
Trong khi đó, hai người kia, một người bỏ đi và một người chịu đứng yên ở vị trí “thấp hơn” đó. Cả hai đều không ngừng kêu ca, phàn nàn và cảm thấy việc giáng chức đó đã làm ảnh hưởng đến uy tín và xúc phạm đến họ. Cũng có thể như vậy thật nhưng tôi không phải quá thất vọng về điều đó đến như vậy. Tôi cần phải quay lại chức vụ lúc trước – tức là bước về phía trước.
Quy tắc 3.9: Tìm kiếm cơ hội
TTO – Tôi từng nói tôi có kế hoạch dài hạn và ngắn hạn nhưng cũng có những thời điểm các kế hoạch đó bị tống vào sọt rác. Nhưng đó là những cơ hội. Tôi có một anh bạn vốn đang không “thuận buồm xuôi gió” lắm với kế hoạch thăng tiến của mình.
Một lần vô tình anh ngồi cùng toa tàu với sếp của anh. Đó là cơ hội của anh. Anh có thể lắp bắp chẳng nói nên lời, làm cho mình giống như một thằng ngốc hay quá bối rối hoặc sợ hãi đến nỗi không tận dụng được cơ hội.
May thay anh ta không bị rơi vào một trong những trường hợp trên. Anh đã tận dụng cơ hội đó một cách hoàn hảo.
Tất cả những điều anh đã làm là trò chuyện thân mật nhưng không suồng sã với sếp, anh thể hiện sự hiểu biết của mình về quá trình hình thành, phương châm cũng như mục đích của công ty. Anh thể hiện mình là người có khả năng truyền đạt, thông minh, diễn đạt chính xác những điều cần trình bày.
Quan trọng nhất anh không nhấn mạnh quá nhiều về những thế mạnh của mình – anh biết cách dừng lại đúng chỗ để tránh làm người nghe mệt mỏi. Chiêu này đã thực sự hiệu quả. Vị giám đốc này đã nói với trưởng phòng của anh rằng bà “có một thanh niên đầy triển vọng, liệu trưởng phòng có thể nâng đỡ anh ta một chút không?”. Lúc này trưởng phòng còn lựa chọn nào khác ngoài việc thăng chức cho anh ta?
Đó chính là biết nắm lấy thời cơ. Bạn không thể viết những điều đó vào kế hoạch của bạn bởi những thời điểm thích hợp sẽ tự xuất hiện. Khi chúng xuất hiện, bạn phải:
* Nhận ra cơ hội
* Tận dụng được cơ hội
* Điềm tĩnh và tinh tế
* Không nhận ra được thời điểm đó – cơ hội sẽ vụt qua tay bạn
* Hoảng loạn
* Quá liều lĩnh
* Quá hưng phấn đến nỗi biến mình trở thành một kẻ ngốc.
Hãy coi cơ hội là những trái bóng, một khi chúng xuất hiện trước mắt bạn thì bạn chỉ có một tích tắc để bắt trúng. Không có thời gian để đặt ra câu hỏi, để nhìn trước ngó sau, để so bì thiệt hơn hay tận hưởng niềm sung sướng. Hoặc bạn sẽ bắt trúng quả bóng, hoặc bạn sẽ bị trượt.
Bạn nên dành chút thời gian để nhìn lại những cơ hội mình đã bỏ lỡ và tự hỏi mình sẽ làm gì nếu gặp lại cơ hội đó. Liệu bạn có lại làm như vậy không? Bạn đã làm sai ở đâu?
