LÀM CHỦ THỜI GIAN, LÀM CHỦ CUỘC SỐNG
Tôi luôn ngưỡng mộ những học sinh không chỉ học xuất sắc mà còn dành được nhiều thời gian tham gia vào các hoạt động ngoại khóa. Họ thường nắm giữ những vị trí quan trọng ở các câu lạc bộ trong trường và ngoài xã hội. Họ đạt điểm cao trong học tập, đi thi đấu thể thao cho trường, giữ chức chủ nhiệm trong các câu lạc bộ khoa học, và trên hết, họ là những thành viên tích cực trong Đoàn, Đội. Tôi luôn tự hỏi “Làm thế nào mà họ có nhiều thời gian đến thế?”.
Mặt khác, những học sinh kém than phiền rằng lý do họ nhận kết quả thi kém là do họ không có thời gian. Tuy nhiên, những học sinh này thường không tích cực tham gia hoạt động ngoại khóa như những học sinh giỏi.
Tại sao lại như vậy? Tất cả mọi người đều có 24 giờ một ngày. Thời gian là thứ tài sản mà ai cũng được chia đều. Cho dù bạn là một học sinh giỏi, một học sinh kém, Tổng thống nước Mỹ hay một người gác cổng, bạn cũng chỉ có cùng một lượng thời gian như nhau. Thời gian là thứ duy nhất mà chúng ta không thể mua được. Tuy nhiên, tại sao một người như Tổng thống Mỹ lại có thời gian quản lý cả một quốc gia trong khi đó người gác cổng lại than phiền rằng ông ta không thể kiếm ra thời gian để học? Sự khác biệt là do những người thành công trong cuộc sống biết cách quản lý thời gian. Chúng ta không thể thay đổi được thời gian nhưng có thể kiểm soát được cách sử dụng thời gian của chúng ta. Nếu bạn làm chủ được thời gian, bạn sẽ làm chủ được cuộc sống.
BẠN SỬ DỤNG THỜI GIAN NHƯ THẾ NÀO?
Những người thành công có vẻ như có rất nhiều thời gian để đạt được mục tiêu vì họ biết cách sử dụng thời gian. Mặt khác, những người bình thường mỗi ngày lãng phí nhiều thời gian quý báu mà không hay biết.
Thời gian là tiền bạc. Mỗi phút trôi qua là mỗi phút bạn tiêu pha. Nếu bạn không biết cách sử dụng thời gian khôn ngoan, bạn sẽ không nhận được gì cả. Nếu bạn dành thời gian đọc sách, bạn đang mua kiến thức bằng thời gian. Nếu bạn để mặc thời gian trôi qua vô ích, bạn đang vứt hàng đống tiền qua cửa sổ. Cho nên, bạn hãy cẩn thận trong cách sử dụng thời gian.
Bạn sử dụng thời gian như thế nào? Bạn sử dụng thời gian để đạt mục tiêu hay đang lãng phí nó? Thực hành bài tập dưới đây để tìm câu trả lời.
Trong thời gian biểu bên dưới, bạn hãy điền vào những hoạt động thường ngày của bạn trong khoảng thời gian tương ứng. Ví dụ, bạn có thể viết ra “chạy xe từ trường về nhà” trong khoảng từ 5-6 giờ chiều. Trong cột “Lãng Phí”, viết ra lượng thời gian bạn lãng phí trong từng hoạt động kể trên.
THỜI GIAN BỊ LÃNG PHÍ KHI NÀO?
Một việc được coi là lãng phí thời gian khi nó không hướng đến mục tiêu đã xác định. Nói cách khác, những việc này không giúp bạn đạt mục tiêu về học tập, mục tiêu về tài chính, mục tiêu về sức khỏe, thể thao, v.v… Ví dụ, nếu mục tiêu của bạn là đạt tất cả điểm 10 trong kỳ thi sắp tới, nhưng bạn dành bốn tiếng mỗi ngày chơi đá bóng với bạn bè. Việc chơi đá bóng được coi là lãng phí thời gian. Tuy nhiên, nếu bạn quyết tâm trở thành cầu thủ bóng đá cấp quốc gia, việc rèn luyện bốn tiếng một ngày có thể không phải là lãng phí thời gian.
Nếu bạn viết ra “học ở trường” từ 9-10 giờ sáng, có phải là khoảng thời gian này không bị lãng phí không? Câu trả lời còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Nếu bạn thường xuyên nói chuyện trong giờ học, không tập trung nghe giảng, kết quả là bạn không học được gì cả, bạn cũng lãng phí một giờ đồng hồ cho dù bạn “học ở trường”. Các hoạt động như ngủ, đi tắm có thể làm lãng phí thời gian nếu bạn tốn quá nhiều thời gian cho chúng. Ví dụ, nếu bạn ngủ 12 tiếng một ngày, tôi sẽ nói là bạn đang lãng phí thời gian vì chúng ta thường chỉ cần ngủ bảy tiếng một ngày là đủ.
Bạn đã hiểu rõ hơn chưa? Tốt lắm. Hãy điền vào thời gian biểu dưới đây trước khi đọc tiếp.
THỜI GIAN BIỂU
MỘT BÀI TOÁN GÂY SỬNG SỐT
Bây giờ, bạn hãy cộng tất cả thời gian (tính theo giờ) mà bạn thường lãng phí trong một ngày. Lấy số này, giả sử là 6 giờ, nhân lên 365 ngày. Bạn sẽ có số giờ bị lãng phí trong một năm.
Kế tiếp, nhân số này lên 80 năm (giả sử bạn thọ 80 tuổi), bạn sẽ có tổng số giờ bạn lãng phí trong suốt cuộc đời.
Thời gian lãng phí trong một ngày = 6 giờThời gian lãng phí trong một năm = Thời gian lãng phí trong một ngày x 365 ngày= 6 giờ x 365 ngày
= 2.190 giờ
Thời gian lãng phí cả cuộc đời bạn = Thời gian lãng phí trong một năm x 80 năm
= 2.190 giờ x 80 năm
= 175.200 giờ
Kế tiếp, chuyển số giờ này (175.200 giờ) thành số năm bằng cách chia cho 24 rồi lấy kết quả chia lần nữa cho 365.
Thời gian lãng phí cả cuộc đời bạn = 175.200 / 24 = 7.300 ngày
= 7.300 / 365 = 20 năm
Như vậy, nếu trung bình bạn lãng phí 6 giờ một ngày (rất phổ biến đối với học sinh trung bình khá), bạn sẽ lãng phí 20 năm trong cuộc đời bạn. Hãy suy nghĩ về những thành công vĩ đại có thể có nếu bạn tận dụng được thêm 20 năm đó.
HIỆU QUẢ CỦA VIỆC ƯU TIÊN CÔNG VIỆC
Những người thành đạt làm chủ thời gian bằng cách sắp xếp ưu tiên công việc. Vì chúng ta ai cũng có 24 giờ một ngày, bạn phải ưu tiên những việc giúp ta tiến gần đến mục tiêu. Những việc này sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu và thành công hơn trong mọi lĩnh vực cuộc sống.
Những người bình thường không biết được điều này, do đó họ thường ưu tiên làm những việc không đưa họ đến đâu cả. Họ tốn 24 giờ cho những công việc không hợp lý. Họ tập trung làm những việc nhỏ nhặt như đi chơi, đi xem ca nhạc hoặc không làm việc gì cả.
Để hiểu được sự khác nhau trong việc sử dụng thời gian mỗi ngày của chúng ta, bạn hãy xem xét bảng thông tin dưới đây.
CHÚNG TA SỬ DỤNG THỜI GIAN NHƯ THẾ NÀO?
U1
U2
U3
U4
Trong bảng thông tin trên, theo hàng ngang là những hoạt động hướng đến mục tiêu (giúp chúng ta thành công) và không hướng đến mục tiêu (không giúp chúng ta thành công). Một số hoạt động không hướng mục tiêu cũng cần thiết vì chúng ta sẽ kiệt sức nếu chỉ tập trung vào những hoạt động hướng đến mục tiêu. Đôi khi chúng ta cần thư giãn, xem tivi để giảm bớt căng thẳng trong công việc. Tuy nhiên, quá nhiều thời gian dành cho những hoạt động không hướng đến mục tiêu là sự lãng phí rất lớn.
Bên cạnh đó, theo hàng dọc, chúng ta phân loại những việc khẩn cấp cần hành động ngay và những việc không khẩn cấp có thể trì hoãn. Kết hợp hàng dọc và hàng ngang, chúng ta thấy rằng có bốn cách chúng ta sử dụng thời gian: (U1) Hành động khẩn cấp hướng đến mục tiêu, (U2) Hành động không khẩn cấp hướng đến mục tiêu, (U3) Hành động khẩn cấp không hướng đến mục tiêu, (U4) Hành động không khẩn cấp không hướng đến mục tiêu. Chúng ta hãy cùng thảo luận về từng cách.
(U1) HÀNH ĐỘNG KHẨN CẤP HƯỚNG ĐẾN MỤC TIÊU
Tất cả chúng ta đều dành thời gian làm những việc khẩn cấp hướng đến mục tiêu. Những việc này rất quan trọng cần chúng ta hành động ngay tức khắc. Chúng bao gồm làm bài tập về nhà cho ngày hôm sau, gấp rút hoàn thành một bài thuyết trình trên lớp, chuẩn bị cho bài kiểm tra hoặc dạy em làm bài tập về nhà. Dạng việc này được xếp loại Ưu tiên 1 (U1) do tính chất quan trọng khẩn cấp của nó. Đây là những việc đầu tiên trong ngày chiếm thời gian của chúng ta.
Một số công việc dạng này cực kỳ khẩn cấp như chăm sóc cha mẹ ốm hoặc chuẩn bị cho bài kiểm tra đột xuất ngày mai. Tuy nhiên, rất nhiều công việc khẩn cấp hướng đến mục tiêu lại được tạo ra do sự lười biếng của chúng ta. Khi chúng ta liên tục trì hoãn việc làm bài tập, không chuẩn bị bài thuyết trình, lười biếng không ôn bài đến khi cận ngày thi, chúng ta buộc phải hành động khẩn cấp khi không còn thời gian. Nếu chúng ta làm những việc đó sớm hơn thì đâu phải làm gấp rút vào phút cuối.
Những việc khẩn cấp hướng đến mục tiêu này khiến chúng ta cực kỳ căng thẳng dẫn đến kết quả không như ý. Ôn bài gấp rút cho bài kiểm tra khiến điểm số tệ hơn nhiều so với khi bạn chuẩn bị bài từ sớm.
Nếu bạn nhận thấy bạn dành nhiều thời gian cho những việc như thế này, rất có thể bạn là loại người lười biếng hoặc “nước đến chân mới nhảy”. Chúng ta nên cố gắng giảm thời gian cho những việc U1 bằng cách lên kế hoạch và sắp xếp công việc hợp lý. Chúng ta nên dành nhiều thời gian hơn làm những việc hướng đến mục tiêu khi chúng vẫn chưa khẩn cấp (U2).
(U2) HÀNH ĐỘNG KHÔNG KHẨN CẤP HƯỚNG ĐẾN MỤC TIÊU
Mặc dù đây là cách sử dụng hầu hết thời gian của những người thành công, nhiều người trong chúng ta lại không sử dụng thời gian theo cách này. Những việc không khẩn cấp hướng đến mục tiêu là những việc quan trọng để đạt đến mục tiêu nhưng chúng ta không cần phải hành động tức thì. Những việc này bao gồm ôn bài thi sớm, bắt tay vào làm những đề án được giao ngay lập tức, lập Sơ Đồ Tư Duy trước khi nghe thầy giảng, lên thời gian biểu, tập thể dục buổi sáng, v.v…
Dạng việc này được xếp loại Ưu tiên 2 (U2). Một khi bạn đã hoàn tất các việc U1, bạn phải dành thời gian làm những việc U2. Mặc dù những việc này không khẩn cấp, bạn vẫn phải làm ngay để đạt hiệu quả cao và thành công. Đáng tiếc, đa số học sinh bỏ qua những việc này vì chúng có vẻ không khẩn cấp. Thay vào đó, họ lại dành thời gian làm những việc U3. Bạn sẽ thấy rằng những việc U3 tuy có vẻ khẩn cấp nhưng thật ra chỉ làm lãng phí thời gian của bạn.
Những học sinh dành hầu hết thời gian làm những việc U2 là những học sinh biết cách đầu tư thời gian và lên kế hoạch trước. Tương tự như những nhà đầu tư nhạy bén, những học sinh này đầu tư thời gian vào những việc rất quan trọng đối với họ về lâu dài. Kết quả là họ sẽ gặt hái được những thành quả tốt đẹp trong tương lai. Bạn phải lên kế hoạch dành nhiều thời gian cho những việc này.
(U3) HÀNH ĐỘNG KHẨN CẤP KHÔNG HƯỚNG ĐẾN MỤC TIÊU
Những việc khẩn cấp không hướng đến mục tiêu là những việc có vẻ quan trọng cần hoàn tất ngay tức khắc. Tuy nhiên, những việc này thật ra không quan trọng gì cả vì chúng không giúp bạn thành công. Chúng bao gồm trả lời tin nhắn, nói chuyện điện thoại, đi xem phim mới, xem chương trình tivi ưa thích, v.v… Những việc U3 này chỉ nên làm khi bạn đã hoàn tất tất cả các việc U1 và U2 của bạn.
Nhiều học sinh nhận thấy rằng mình làm rất nhiều việc U3. Bởi thế, họ cảm thấy rất bận rộn mà không bao giờ đạt kết quả tốt. Những người dành nhiều thời gian cho việc U3 là những người dễ bị phân tâm bởi mọi thứ xung quanh.
Bạn phải hướng tới việc giảm thiểu thời gian vào những việc này bằng cách học cách né tránh áp lực từ bạn bè và từ chối những hoạt động không giúp bạn đạt được mục tiêu. Mặc dù một số bạn bè có thể sẽ cảm thấy bạn không hòa đồng, họ sẽ nể phục bạn trong tương lai sau này.
(U4) HÀNH ĐỘNG KHÔNG KHẨN CẤP KHÔNG HƯỚNG ĐẾN MỤC TIÊU
Loại việc cuối cùng này chỉ dành cho những người lười biếng. Những việc này bao gồm ngủ quá nhiều, xem tivi quá mức, lướt mạng vô tội vạ, ăn không ngồi rồi.
Mặc dù đôi khi làm một số việc U4 rất thú vị, những việc này phải được xếp cuối cùng trong bảng ưu tiên công việc của chúng ta. Bạn chỉ nên nghĩ đến chúng sau khi đã hoàn tất mọi việc U1, U2 và U3. Nếu không, chúng sẽ giết chết tương lai của bạn.
Nếu bạn thấy rằng bạn dành nhiều thời gian cho những việc U4, bạn phải bắt đầu thay đổi cách sống ngay bây giờ hoặc là cuộc sống của bạn sẽ rất bất hạnh.
LÀM THẾ NÀO ĐỂ ƯU TIÊN THỜI GIAN?
Nếu chúng ta có thể sử dụng thời gian theo bốn cách, chúng ta cần phải phân chia thời gian như thế nào cho từng loại việc?
Đối với hầu hết các học sinh trung bình, họ có khuynh hướng tập trung vào những việc khẩn cấp rất nhiều vì họ có quá nhiều việc loại này do tính lười biếng và thích trì hoãn. Họ sẽ làm những việc U1 và U3. Thời gian còn lại, thường là rất ít, sẽ được dành cho những việc ít khẩn cấp như U2 và U4.
Học sinh trung bình làm việc theo thứ tự dưới đây.
U1:U3:
U4:
U2:
50%30%
15%
5%
Làm bài tập nộp gấp ngày mai, việc khẩn cấpKiểm tra thư điện tử, trả lời điện thoại, nhắn tin, v.v….
Ăn không ngồi rồi, xem tivi, lướt mạng, v.v…
Chuẩn bị ôn thi sớm, lập Sơ Đồ Tư Duy, v.v…
Kết quả là họ luôn cảm thấy quá bận rộn, đầu óc luôn căng thẳng, làm việc kém hiệu quả và nhận những kết quả tệ hại.
Thay vào đó, bạn nên ưu tiên thời gian theo cách sau. Đầu tiên, lên kế hoạch thực hiện tất cả những việc U1 của bạn. Sau khi có kế hoạch hợp lý, bạn có thể giảm thiểu tối đa thời gian vào những việc này. Kế tiếp, lên kế hoạch dành thật nhiều thời gian vào những việc U2. Mặc dù những việc này không khẩn cấp, bạn phải tự động viên bản thân làm những việc này mỗi ngày. Thời gian còn lại có thể dành cho những việc không hướng đến mục tiêu như U3 và U4.
Những học sinh giỏi làm việc theo thứ tự dưới đây.
U1:U2:
U3:
U4:
20%60%
15%
5%
Làm bài tập nộp gấp ngày mai, việc khẩn cấp
Chuẩn bị ôn thi sớm, lập Sơ Đồ Tư Duy, v.v…
Kiểm tra thư điện tử, trả lời điện thoại, nhắn tin, v.v….
Ăn không ngồi rồi, xem tivi, lướt mạng, v.v…
LÀM THẾ NÀO ĐỂ SẮP XẾP THỜI GIAN
Bây giờ bạn đã biết được những việc cần làm theo thứ tự ưu tiên (U1, U2, U3 và U4), chúng ta phải học cách lên kế hoạch thực hiện những công việc hàng ngày của chúng ta.
Bản chất con người là nếu không lên kế hoạch cho những việc quan trọng (U2), chúng ta sẽ luôn trì hoãn và không bao giờ bắt đầu làm. Nguyên do là chúng ta hay bị lôi kéo dành thời gian cho những việc khác thay vì những việc mà chúng ta nên làm. Đã bao nhiêu lần bạn nói rằng “Khi nào tôi có thời gian, tôi sẽ…”, nhưng cuối cùng lại không bao giờ làm việc đó?
KHI XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU, CHÚNG TA SẼ CÓ NHỮNG GIẤC MƠ
KHI BẮT ĐẦU LÊN KẾ HOẠCH, GIẤC MƠ SẼ TRỞ NÊN KHẢ THI
KHI BẮT ĐẦU HÀNH ĐỘNG, GIẤC MƠ SẼ TRỞ THÀNH HIỆN THỰC
Bạn đã sẵn sàng bắt đầu việc quản lý thời gian của bạn chưa? Tuyệt lắm. Việc đầu tiên là bạn cần có một quyển sổ tay có phần sắp xếp công việc theo tháng và theo tuần. Phần sắp xếp công việc theo tháng là để bạn lên kế hoạch từng tháng cho cả năm. Phần sắp xếp công việc theo tuần là để bạn lên kế hoạch theo tuần và theo ngày.
KẾ HOẠCH HÀNG THÁNG CHO CẢ NĂM
Vào đầu năm học, bạn luôn nên dành một ngày lên kế hoạch cho cả năm. Để làm điều này, bạn hãy dùng phần sắp xếp công việc theo tháng trong sổ tay của bạn. Phần này chứa đựng tất cả các ngày trong mỗi tháng vào một hoặc hai trang.
BƯỚC 1: ĐÁNH DẤU NHỮNG SỰ KIỆN QUAN TRỌNG
Việc đầu tiên bạn nên làm là đánh dấu tất cả những sự kiện quan trọng trong năm. Những sự kiện này bao gồm lịch thi, lịch kiểm tra, thời hạn nộp đề án, v.v…
BƯỚC 2: XÁC ĐỊNH THỜI GIAN BIỂU
Việc kế tiếp là tìm hiểu bao nhiêu chương sách cần học cho mỗi môn học trong năm. Ví dụ, bạn phải học 24 chương toán học, 30 chương địa lý, v.v… Cộng tất cả lại để biết được tổng số chương bạn sẽ cần học trong năm đó. Ví dụ, nếu trung bình bạn có 20 chương cho mỗi môn học và có bảy môn học, vậy bạn sẽ có tổng cộng 140 chương để học.
BƯỚC 3: ĐẶT THỜI HẠN HỌC TẤT CẢ CÁC CHƯƠNG TRONG NĂM
Bây giờ, hãy phác thảo kế hoạch khi nào bạn cần học từng chương trong suốt cả năm. Lý tưởng nhất là bạn nên lên kế hoạch hoàn tất tất cả các chương khoảng hai tháng trước kỳ thi cuối năm. Ví dụ, nếu bạn có 24 chương lịch sử và 10 tháng trước kỳ thi cuối năm, bạn phải học ba chương lịch sử mỗi tháng. Bạn có thể lên kế hoạch học một chương lịch sử vào mỗi thứ ba của tuần thứ nhất, tuần thứ hai và tuần thứ ba trong tháng. Tuần thứ tư thì dùng để ôn lại những chương lịch sử đã học. Mỗi lần học, bạn nên tận dụng cách đọc hiệu quả, Sơ Đồ Tư Duy và các kỹ thuật học siêu đẳng khác để đạt hiệu quả cao nhất.
Xác định kế hoạch cả năm tức là bạn đang lên kế hoạch cho các việc U2 mà thôi. Đây là những việc không khẩn cấp hướng đến mục tiêu của bạn. Một khi bạn đã hoàn tất kế hoạch cả năm, bạn nên có những kế hoạch hàng tuần chi tiết hơn như sau.
KẾ HOẠCH HÀNG TUẦN
Mỗi chủ nhật hàng tuần, bạn nên dành một ít thời gian lên kế hoạch cho tuần tới (bảy ngày) ở phần sắp xếp công việc theo tuần trong sổ tay của bạn. Phần này hiển thị một tuần trong một đến hai trang. Kế hoạch hàng tuần sẽ cụ thể hơn nhiều so với kế hoạch hàng tháng cho cả năm.
Kế hoạch hàng tuần của bạn nên bao gồm tất cả các việc bạn cần làm mỗi ngày trong bảy ngày trong tuần. Kế hoạch hàng tháng của bạn chỉ đưa ra những việc U2 (đọc sách trước giờ học, Sơ Đồ Tư Duy, v.v…), do đó bạn phải thêm các việc U1 (làm bài tập về nhà, chuẩn bị dự án, v.v…) vào kế hoạch hàng tuần. Cuối cùng, thêm các việc U3 và U4. Xin nhớ rằng hầu hết thời gian của bạn nên dành cho những việc U1 (20%) và U2 (60%). Thời gian còn lại sẽ được dành cho những việc U3 và U4 không quan trọng.
KIỂM TRA KẾ HOẠCH NGÀY MAI VÀO MỖI BUỔI TỐI
1. ĐỊNH THỜI GIAN CỤ THỂ CHO TỪNG VIỆC
Mỗi tối, xem xét các việc cần làm cho ngày mai và phân phối thời gian cụ thể cho từng việc. Xác định một hệ thống thời gian chi tiết nhằm giúp bạn tránh việc lười biếng và nói rằng “Tôi sẽ làm việc này sau”.
2. BÁM SÁT THỜI GIAN BIỂU CỦA BẠN
Cho dù chuyện gì xảy ra đi nữa, bạn phải hết sức kỷ luật với bản thân để hoàn tất những việc đã lên kế hoạch trước khi đi ngủ. Thậm chí cho dù bạn có phải bỏ lỡ chương trình tivi yêu thích của bạn hoặc ngủ ít đi một chút. Sự tự trừng phạt bản thân sẽ giúp bạn nhận ra cái giá phải trả cho việc lãng phí thời gian và trì hoãn công việc.
3. ĐIỀU CHỈNH LẠI KẾ HOẠCH LÀM VIỆC
Rõ ràng là cho dù bạn cố gắng tuân thủ kế hoạch đến mức nào, cũng sẽ có những việc U1 bất ngờ xảy ra khiến bạn không thể hoàn tất kế hoạch dự định. Chỉ khi nào bạn không còn lựa chọn nào khác, bạn mới nên điều chỉnh lại kế hoạch làm việc cho ngày mai hoặc ngày hôm sau nữa. Tuy nhiên, hãy cẩn thận không nên điều chỉnh kế hoạch thường xuyên. Nếu không, bạn sẽ lần lữa mãi và chẳng bao giờ hoàn thành bất cứ việc gì.
Lưu ý:
4. GẠCH BỎ NHỮNG VIỆC ĐÃ HOÀN TẤT
Khi bạn làm xong một việc nào đó, hãy gạch bỏ chúng khỏi danh sách. Việc này sẽ mang lại cảm giác thõa mãn cho bạn khi hoàn tất công việc dự định.
