Có lẽ công cụ quản lý thời gian hữu hiệu nhất chính là danh sách công việc mà bạn lập ra để thực hiện các kế hoạch chi tiết trong ngày.
Tất cả những người quản lý thời gian thành công thể hiện suy nghĩ trên giấy và làm việc theo danh sách các công việc hàng ngày. Giống như người phi công sử dụng một danh sách kiểm tra trước mỗi lần cất cánh, các lãnh đạo hiệu quả dành một vài phút để lập danh sách các việc cần làm trước khi bắt đầu ngày mới.
Thời điểm tốt nhất để lập danh sách là tối hôm trước, vì khi đó tiềm thức của bạn có thể xử lý danh sách này trong khi bạn ngủ. Đến khi thức dậy vào buổi sáng, bạn sẽ thường có được những ý tưởng và sự thấu hiểu nhằm đạt được những mục tiêu quan trọng nhất trong danh sách của mình.
Vào cuối mỗi ngày, việc cuối cùng bạn cần làm là lên kế hoạch cho ngày hôm sau. Trong một nghiên cứu được thực hiện với 50 lãnh đạo doanh nghiệp có hiệu suất cao, 49/50 người cho hay rằng hệ thống quản lý thời gian tốt nhất đối với họ là một mảnh giấy đơn giản với nội dung bao gồm những việc phải làm trước khi bắt đầu hành động.
Ngủ ngon hơn
Nhiều người trằn trọc vào buổi tối để cố gắng để không quên việc mình cần làm ngày hôm sau. Nếu bạn tạo ra một danh sách những việc cần làm trước khi đi ngủ, bạn sẽ ngủ ngon hơn rất nhiều và thức dậy sảng khoái hơn.
Theo các chuyên gia về quản lý thời gian, cần khoảng 12 phút mỗi ngày để tạo ra danh sách các nhiệm vụ cho ngày hôm đó. Tuy nhiên danh sách này sẽ giúp bạn tiết kiệm gấp mười lần thời gian đó với năng suất được tăng lên. 12 phút dành để chuẩn bị danh sách hàng ngày sẽ mang lại cho bạn 120 phút hay 2 tiếng với năng suất cao khi bạn bắt tay vào làm việc. Đó là một phần thưởng tuyệt vời cho một nhiệm vụ đơn giản đến vậy.
Phương pháp ABCDE
Khi đã viết xong danh sách những việc cần làm vào ngày hôm sau, hãy sắp xếp danh sách này bằng cách áp dụng phương pháp ABCDE với các hoạt động của bạn. Từ quan trọng nhất trong quản lý thời gian là hậu quả. Một nhiệm vụ quan trọng hay không phụ thuộc vào kết quả có thể xảy ra do việc thực hiện hay không thực hiện nó. Khi thiết lập các ưu tiên, hãy áp dụng nguyên tắc này với mọi nhiệm vụ và luôn luôn bắt đầu với nhiệm vụ có hậu quả lớn nhất. Đó là khi phương pháp ABCDE đặc biệt hữu ích. Hãy bắt đầu bằng việc lập danh sách tất cả những việc bạn phải làm ngày hôm sau. Sau đó hãy viết A, B, C, D, E ở bên cạnh mỗi đề mục trong danh sách trước khi bắt đầu làm việc.
Một mục được đánh dấu A là việc bạn phải làm. Đó là việc quan trọng và sẽ có những hệ quả nghiêm trọng từ việc thực hiện hay không thực hiện nó. Hãy viết A vào bên cạnh những nhiệm vụ và hoạt động mà bạn phải thực hiện trong ngày để có thể hoàn thành chúng.
Các mục được đánh dấu B là những việc bạn nên làm. Có những hậu quả nhẹ từ việc làm (hay không làm) các nhiệm vụ nhóm B, nhưng chúng không quan trọng bằng các hoạt động thuộc nhóm A. Quy tắc ở đây là hãy đừng bao giờ làm một hoạt động nhóm B khi còn một hoạt động nhóm A chưa được hoàn thành.
Những hoạt động nhóm C là những việc làm thì tốt, nhưng chúng không có hậu quả nào dù là tích cực hay tiêu cực. Việc tán gẫu với đồng nghiệp, uống thêm một ly cà phê hay kiểm tra email là những việc làm thì tốt, và thường mang lại cảm giác vui vẻ và thú vị, nhưng việc bạn có làm hay không không để lại hậu quả gì đối với hiệu quả làm việc của bạn.
Sự lãng phí thời gian làm phá hoại sự nghiệp
Công ty Robert Half International ước tính rằng có khoảng 50% thời gian làm việc được dùng trong những hoạt động nhóm C, những thứ không có đóng góp gì đối với công việc. Mọi người đều là nô lệ của các thói quen. Những người hiệu quả xây dựng những thói quen tốt và luôn tuân theo chúng. Những người không hiệu quả vô tình xây dựng những thói quen xấu và để những thói quen đó chi phối cuộc sống của mình. Nhiều người có thói quen bắt đầu làm việc là ngay lập tức sa vào những hoạt động giá trị thấp hay vô giá trị làm lãng phí thời gian. Ngay khi vừa đến văn phòng, họ lập tức tìm một ai đó để buôn chuyện, đọc báo, kiểm tra email, uống cà phê và dần dần buông xuôi mọi thứ trong khi làm việc.
Tuy nhiên bất cứ việc gì bạn làm lặp đi lặp lại sẽ nhanh chóng trở thành thói quen. Thật không may là đại đa số các nhân viên hiện nay đã hình thành thói quen lãng phí hầu hết thời gian của mình vào những hoạt động không mang lại lợi ích gì với công việc hay sự nghiệp của họ. Đừng để điều này xảy ra với bạn.
Ủy quyền mọi thứ có thể
Quay lại với phương pháp ABCDE, một hoạt động nhóm D là một việc bạn có thể ủy quyền cho người khác làm. Nguyên tắc ở đây là bạn nên ủy quyền tất cả mọi việc có thể cho người khác để có thêm thời gian làm các hoạt động nhóm A. Các hoạt động nhóm A của bạn và việc thực hiện chúng thành công là yếu tố quyết định chủ yếu tới toàn bộ sự nghiệp của bạn. Một hoạt động nhóm E là một việc bạn nên loại bỏ hoàn toàn. Xét cho cùng, bạn chỉ có thể kiểm soát thời gian của mình khi chấm dứt những việc không cần thiết. Việc mọi người để mình rơi vào vùng an toàn trong công việc và sự nghiệp là một điều bình thường và tự nhiên. Họ dần dần trở nên thoải mái với việc thực hiện các hoạt động theo một cách nhất định. Thậm chí sau khi được thăng chức và đảm nhận những trọng trách cao hơn, họ vẫn tiếp tục làm những việc không còn thực sự cần thiết hoặc những việc mà người khác có thể làm với hiệu quả tương tự hay thậm chí tốt hơn. Hãy tự hỏi: “Điều gì sẽ xảy ra nếu mình bỏ qua không làm việc này?” Nếu điều đó chỉ tạo nên khác biệt không đáng kể đến công việc hay sự nghiệp của bạn thì đây là một lựa chọn hàng đầu cần phải loại bỏ.
Lên kế hoạch công việc và hành động theo kế hoạch
Đừng bao giờ làm việc gì không có trong danh sách của bạn. Khi có một nhiệm vụ hay dự án mới phát sinh, hãy thêm nó vào danh sách và đặt mức độ ưu tiên cho nó trước khi bắt đầu thực hiện. Nếu không viết ra các ý tưởng và hoạt động mới mà chỉ phản hồi lại những đòi hỏi không ngừng về thời gian, bạn sẽ nhanh chóng bị mất kiểm soát và rốt cuộc dành hầu hết thời gian cho những hoạt động giá trị thấp hoặc vô giá trị. Bất kỳ hệ thống quản lý thời gian nào cũng tốt hơn là không có một hệ thống quản lý thời gian. Có nhiều ứng dụng trên điện thoại giúp bạn quản lý thời gian của mình hay các hệ thống quản lý thời gian mà bạn có thể cài đặt trên máy tính. Bạn cũng có thể sử dụng một hệ thống quản lý thời gian viết tay mà bạn mang theo và cập nhật thường xuyên. Hãy nhớ rằng trong công việc, thứ duy nhất mà bạn có để đánh đổi chính là thời gian của mình. Hãy đảm bảo rằng bạn đang tập trung thời gian vào những việc có giá trị và quan trọng nhất mình có thể làm để đóng góp nhiều nhất cho công việc.
Danh sách những việc không được làm
Ngoài một danh sách công việc hoạt động như một chỉ dẫn cho bản thân trong một ngày bận rộn, bạn cũng cần một danh sách những việc không được làm để giữ mình luôn đi đúng hướng. Đây là những việc mà bạn đã quyết định là sẽ không làm dù chúng có cám dỗ như thế nào đi chăng nữa. Như Nancy Reagan từng nói “Hãy nói không!”, hãy từ chối bất cứ hoạt động nào không giúp bạn đạt được giá trị cao nhất với lượng thời gian bỏ ra. “Không” chính là từ giúp tiết kiệm thời gian tuyệt vời nhất trong lĩnh vực quản lý thời gian. Và khi bạn đã bắt đầu sử dụng từ này, việc nói nó sẽ ngày càng trở nên dễ dàng hơn. Hãy nhớ rằng con người là yếu tố gây lãng phí thời gian lớn nhất. Khi được đề nghị làm việc gì đó hoặc giúp đỡ họ, hãy tự hỏi “Liệu đây có phải cách hữu hiệu nhất để sử dụng thời gian của mình vào lúc này không?” Nếu câu trả lời là không, bạn có thể trả lời một cách nhã nhặn: “Cảm ơn anh vì đã hỏi. Để tôi suy nghĩ về điều này và xem lại lịch của mình. Tôi sẽ liên lạc lại và báo với anh liệu mình có thể giúp hay không.” Bạn có thể chờ 24 giờ rồi liên lạc với người đó và nói rằng thật không may là bạn đang có rất nhiều việc và thời hạn phải hoàn thành nên không thể giúp đỡ. Hãy cảm ơn họ vì đã đề nghị bạn hỗ trợ, và gợi ý rằng “có thể lần sau” bạn sẽ sắp xếp được thời gian của mình.
Hãy nhớ rằng bạn chỉ có thể quản lý thời gian của mình nếu như dừng làm những việc có giá trị thấp. Bạn sẽ không thể toàn tâm toàn ý với những công việc và trách nhiệm hiện tại chứ chưa nói những công việc và trách nhiệm mới phát sinh mỗi ngày. Vì thế, hãy nói không sớm hơn và thường xuyên hơn. Chẳng mấy mà bạn có thể hoàn toàn kiểm soát được thời gian của mình.
Có lẽ công cụ quản lý thời gian hữu hiệu nhất chính là danh sách công việc mà bạn lập ra để thực hiện các kế hoạch chi tiết trong ngày.
Tất cả những người quản lý thời gian thành công thể hiện suy nghĩ trên giấy và làm việc theo danh sách các công việc hàng ngày. Giống như người phi công sử dụng một danh sách kiểm tra trước mỗi lần cất cánh, các lãnh đạo hiệu quả dành một vài phút để lập danh sách các việc cần làm trước khi bắt đầu ngày mới.
Thời điểm tốt nhất để lập danh sách là tối hôm trước, vì khi đó tiềm thức của bạn có thể xử lý danh sách này trong khi bạn ngủ. Đến khi thức dậy vào buổi sáng, bạn sẽ thường có được những ý tưởng và sự thấu hiểu nhằm đạt được những mục tiêu quan trọng nhất trong danh sách của mình.
Vào cuối mỗi ngày, việc cuối cùng bạn cần làm là lên kế hoạch cho ngày hôm sau. Trong một nghiên cứu được thực hiện với 50 lãnh đạo doanh nghiệp có hiệu suất cao, 49/50 người cho hay rằng hệ thống quản lý thời gian tốt nhất đối với họ là một mảnh giấy đơn giản với nội dung bao gồm những việc phải làm trước khi bắt đầu hành động.
Ngủ ngon hơn
Nhiều người trằn trọc vào buổi tối để cố gắng để không quên việc mình cần làm ngày hôm sau. Nếu bạn tạo ra một danh sách những việc cần làm trước khi đi ngủ, bạn sẽ ngủ ngon hơn rất nhiều và thức dậy sảng khoái hơn.
Theo các chuyên gia về quản lý thời gian, cần khoảng 12 phút mỗi ngày để tạo ra danh sách các nhiệm vụ cho ngày hôm đó. Tuy nhiên danh sách này sẽ giúp bạn tiết kiệm gấp mười lần thời gian đó với năng suất được tăng lên. 12 phút dành để chuẩn bị danh sách hàng ngày sẽ mang lại cho bạn 120 phút hay 2 tiếng với năng suất cao khi bạn bắt tay vào làm việc. Đó là một phần thưởng tuyệt vời cho một nhiệm vụ đơn giản đến vậy.
Phương pháp ABCDE
Khi đã viết xong danh sách những việc cần làm vào ngày hôm sau, hãy sắp xếp danh sách này bằng cách áp dụng phương pháp ABCDE với các hoạt động của bạn. Từ quan trọng nhất trong quản lý thời gian là hậu quả. Một nhiệm vụ quan trọng hay không phụ thuộc vào kết quả có thể xảy ra do việc thực hiện hay không thực hiện nó. Khi thiết lập các ưu tiên, hãy áp dụng nguyên tắc này với mọi nhiệm vụ và luôn luôn bắt đầu với nhiệm vụ có hậu quả lớn nhất. Đó là khi phương pháp ABCDE đặc biệt hữu ích. Hãy bắt đầu bằng việc lập danh sách tất cả những việc bạn phải làm ngày hôm sau. Sau đó hãy viết A, B, C, D, E ở bên cạnh mỗi đề mục trong danh sách trước khi bắt đầu làm việc.
Một mục được đánh dấu A là việc bạn phải làm. Đó là việc quan trọng và sẽ có những hệ quả nghiêm trọng từ việc thực hiện hay không thực hiện nó. Hãy viết A vào bên cạnh những nhiệm vụ và hoạt động mà bạn phải thực hiện trong ngày để có thể hoàn thành chúng.
Các mục được đánh dấu B là những việc bạn nên làm. Có những hậu quả nhẹ từ việc làm (hay không làm) các nhiệm vụ nhóm B, nhưng chúng không quan trọng bằng các hoạt động thuộc nhóm A. Quy tắc ở đây là hãy đừng bao giờ làm một hoạt động nhóm B khi còn một hoạt động nhóm A chưa được hoàn thành.
Những hoạt động nhóm C là những việc làm thì tốt, nhưng chúng không có hậu quả nào dù là tích cực hay tiêu cực. Việc tán gẫu với đồng nghiệp, uống thêm một ly cà phê hay kiểm tra email là những việc làm thì tốt, và thường mang lại cảm giác vui vẻ và thú vị, nhưng việc bạn có làm hay không không để lại hậu quả gì đối với hiệu quả làm việc của bạn.
Sự lãng phí thời gian làm phá hoại sự nghiệp
Công ty Robert Half International ước tính rằng có khoảng 50% thời gian làm việc được dùng trong những hoạt động nhóm C, những thứ không có đóng góp gì đối với công việc. Mọi người đều là nô lệ của các thói quen. Những người hiệu quả xây dựng những thói quen tốt và luôn tuân theo chúng. Những người không hiệu quả vô tình xây dựng những thói quen xấu và để những thói quen đó chi phối cuộc sống của mình. Nhiều người có thói quen bắt đầu làm việc là ngay lập tức sa vào những hoạt động giá trị thấp hay vô giá trị làm lãng phí thời gian. Ngay khi vừa đến văn phòng, họ lập tức tìm một ai đó để buôn chuyện, đọc báo, kiểm tra email, uống cà phê và dần dần buông xuôi mọi thứ trong khi làm việc.
Tuy nhiên bất cứ việc gì bạn làm lặp đi lặp lại sẽ nhanh chóng trở thành thói quen. Thật không may là đại đa số các nhân viên hiện nay đã hình thành thói quen lãng phí hầu hết thời gian của mình vào những hoạt động không mang lại lợi ích gì với công việc hay sự nghiệp của họ. Đừng để điều này xảy ra với bạn.
Ủy quyền mọi thứ có thể
Quay lại với phương pháp ABCDE, một hoạt động nhóm D là một việc bạn có thể ủy quyền cho người khác làm. Nguyên tắc ở đây là bạn nên ủy quyền tất cả mọi việc có thể cho người khác để có thêm thời gian làm các hoạt động nhóm A. Các hoạt động nhóm A của bạn và việc thực hiện chúng thành công là yếu tố quyết định chủ yếu tới toàn bộ sự nghiệp của bạn. Một hoạt động nhóm E là một việc bạn nên loại bỏ hoàn toàn. Xét cho cùng, bạn chỉ có thể kiểm soát thời gian của mình khi chấm dứt những việc không cần thiết. Việc mọi người để mình rơi vào vùng an toàn trong công việc và sự nghiệp là một điều bình thường và tự nhiên. Họ dần dần trở nên thoải mái với việc thực hiện các hoạt động theo một cách nhất định. Thậm chí sau khi được thăng chức và đảm nhận những trọng trách cao hơn, họ vẫn tiếp tục làm những việc không còn thực sự cần thiết hoặc những việc mà người khác có thể làm với hiệu quả tương tự hay thậm chí tốt hơn. Hãy tự hỏi: “Điều gì sẽ xảy ra nếu mình bỏ qua không làm việc này?” Nếu điều đó chỉ tạo nên khác biệt không đáng kể đến công việc hay sự nghiệp của bạn thì đây là một lựa chọn hàng đầu cần phải loại bỏ.
Lên kế hoạch công việc và hành động theo kế hoạch
Đừng bao giờ làm việc gì không có trong danh sách của bạn. Khi có một nhiệm vụ hay dự án mới phát sinh, hãy thêm nó vào danh sách và đặt mức độ ưu tiên cho nó trước khi bắt đầu thực hiện. Nếu không viết ra các ý tưởng và hoạt động mới mà chỉ phản hồi lại những đòi hỏi không ngừng về thời gian, bạn sẽ nhanh chóng bị mất kiểm soát và rốt cuộc dành hầu hết thời gian cho những hoạt động giá trị thấp hoặc vô giá trị. Bất kỳ hệ thống quản lý thời gian nào cũng tốt hơn là không có một hệ thống quản lý thời gian. Có nhiều ứng dụng trên điện thoại giúp bạn quản lý thời gian của mình hay các hệ thống quản lý thời gian mà bạn có thể cài đặt trên máy tính. Bạn cũng có thể sử dụng một hệ thống quản lý thời gian viết tay mà bạn mang theo và cập nhật thường xuyên. Hãy nhớ rằng trong công việc, thứ duy nhất mà bạn có để đánh đổi chính là thời gian của mình. Hãy đảm bảo rằng bạn đang tập trung thời gian vào những việc có giá trị và quan trọng nhất mình có thể làm để đóng góp nhiều nhất cho công việc.
Danh sách những việc không được làm
Ngoài một danh sách công việc hoạt động như một chỉ dẫn cho bản thân trong một ngày bận rộn, bạn cũng cần một danh sách những việc không được làm để giữ mình luôn đi đúng hướng. Đây là những việc mà bạn đã quyết định là sẽ không làm dù chúng có cám dỗ như thế nào đi chăng nữa. Như Nancy Reagan từng nói “Hãy nói không!”, hãy từ chối bất cứ hoạt động nào không giúp bạn đạt được giá trị cao nhất với lượng thời gian bỏ ra. “Không” chính là từ giúp tiết kiệm thời gian tuyệt vời nhất trong lĩnh vực quản lý thời gian. Và khi bạn đã bắt đầu sử dụng từ này, việc nói nó sẽ ngày càng trở nên dễ dàng hơn. Hãy nhớ rằng con người là yếu tố gây lãng phí thời gian lớn nhất. Khi được đề nghị làm việc gì đó hoặc giúp đỡ họ, hãy tự hỏi “Liệu đây có phải cách hữu hiệu nhất để sử dụng thời gian của mình vào lúc này không?” Nếu câu trả lời là không, bạn có thể trả lời một cách nhã nhặn: “Cảm ơn anh vì đã hỏi. Để tôi suy nghĩ về điều này và xem lại lịch của mình. Tôi sẽ liên lạc lại và báo với anh liệu mình có thể giúp hay không.” Bạn có thể chờ 24 giờ rồi liên lạc với người đó và nói rằng thật không may là bạn đang có rất nhiều việc và thời hạn phải hoàn thành nên không thể giúp đỡ. Hãy cảm ơn họ vì đã đề nghị bạn hỗ trợ, và gợi ý rằng “có thể lần sau” bạn sẽ sắp xếp được thời gian của mình.
Hãy nhớ rằng bạn chỉ có thể quản lý thời gian của mình nếu như dừng làm những việc có giá trị thấp. Bạn sẽ không thể toàn tâm toàn ý với những công việc và trách nhiệm hiện tại chứ chưa nói những công việc và trách nhiệm mới phát sinh mỗi ngày. Vì thế, hãy nói không sớm hơn và thường xuyên hơn. Chẳng mấy mà bạn có thể hoàn toàn kiểm soát được thời gian của mình.
