Người Việt chúng ta khi nói chuyện cưới hỏi thường hay kiếm người làm mai mối. Ngày xưa, người làm mai thường là một ông chú, bà cô hay một người thân thiết với gia đình. Họ đã bồng bế chú rể tương lai khi còn là đứa sơ sinh nằm trong nôi, biết cô dâu hồi còn là đứa học sinh tiểu học. Xã hội thời đó còn là một xã hội đóng, thế giới vỏn vẹn chỉ có gia đình thân thuộc và bằng hữu. Ngày nay người mai mối đôi khi là người bạn trong lớp đã giới thiệu đôi uyên ương tương lai với nhau, hoặc hiện đại hơn nữa là một cuộc gặp gỡ trên Facebook hoặc mạng xã hội nào khác. Tại các nước Tây Âu, rất đông người muốn cưới hỏi đi tới hẳn một công ty chuyên nghiệp có sẵn lý lịch của hàng trăm, thậm chí hàng ngàn ứng cử viên cho hôn nhân. Không giới hạn trong lý lịch, đôi khi những công ty này đã phân tích cả tính tình, gu cá nhân, thậm chí cả tử vi tướng số của các khách hàng trước khi giới thiệu họ với nhau. Và cứ như vậy, các ứng viên lướt rất nhanh chóng đến việc cưới hỏi. Tôi đã nghe được rằng những phương pháp hiện đại không kém hiệu quả, thậm chí còn ít dẫn tới cảnh ly dị hơn những trường hợp các cô cậu lấy nhau vì tình yêu, kể cả tình yêu sét đánh. Thế giới đã ở giai đoạn toàn cầu hóa. Từ một xã hội mà người ta chỉ nhờ vả người quen hoặc người thân, thế giới đã chuyển sang một xã hội mở, nơi mà những giao dịch đều đi qua những người không quen từ trước. Và càng không quen thì càng thấy có nhu cầu phải thông qua những người trung gian đáng tin cậy, làm việc nghiêm chỉnh và chuyên nghiệp. Từ một ông chú, bà bác thân tình giúp cháu lấy vợ hỏi chồng, xã hội chuyển sang một cơ quan chuyên nghiệp có phương pháp hiện đại, có dụng cụ đáp ứng để mỗi “thí sinh” cho hôn nhân tìm được hạnh phúc qua những kỳ tuyển chọn nhẹ nhàng, thoải mái với xác suất thành công cao. Chỉ nói đến đó cũng đủ để minh họa vai trò của trung gian trong thời mới.
* * *
Việc sáp nhập công ty, trên nguyên tắc, cũng không khác gì mấy chuyện đám cưới. Hai doanh nghiệp dù giống nhau và muốn củng cố vị trí trên thị trường, hoặc khác nhau và muốn mở rộng lãnh vực hoạt động sang thị trường mới, đều giống cặp uyên ương nói trên trước khi cưới. Ý định tìm nhau rồi đề cập vấn đề trực tiếp là một việc rất tế nhị, nếu không muốn nói phải tránh, trừ những trường hợp quen biết nhau từ lâu và giao lưu thường trực. Thực vậy, thử tưởng tượng ông Chủ tịch một công ty nọ mời ông Tổng Giám đốc một công ty kia đi dùng cơm, đến đúng lúc cơm nước xong mạo muội ngỏ ý: “Tôi thấy nếu hai công ty chúng ta sáp nhập thì việc làm đó thật là ý nghĩa!”. Còn nói thế nào tế nhị hơn nữa? Tuy nhiên câu trả lời sẽ không kém sắc bén: “Có ý nghĩa thật, anh ạ. Tôi vẫn tin là các anh muốn nuốt chúng tôi từ lâu, nhưng cũng từ lâu chúng tôi chờ đợi một công ty hùng hậu và lành mạnh hơn tới ngỏ ý với chúng tôi!”. Thế là cuộc tình chấm dứt, vì bên này nghi ngờ bên kia có ý xâm chiếm. Trong những tình huống đó, mối giao hảo dễ chuyển biến thành một lý do để bức xúc lâu dài.
Thay vì vậy, chỉ cần một trung gian có uy tín với đôi lời vàng ngọc cho mỗi bên: “Cháu thấy hai bên mà sáp nhập thì chắc tương lai của công ty mới sẽ xán lạn lắm”. Thế cũng đủ làm cho lãnh đạo hai bên suy nghĩ và nhìn nhận xu thế thuận lợi. Ai mà chẳng thích nghe trung gian tán vào: “Hai công ty nhập một sẽ đưa tập đoàn mới thành lập vượt lên đẳng cấp quốc tế! Sân chơi của các bác sẽ là cả thế giới đại đồng! Ôi, viễn tượng hoành tráng làm sao!”.
Và ngay khi một doanh nghiệp muốn lấy một dự án, sự có mặt của một trung gian giỏi và tận tình là một loại vũ khí vô cùng lợi hại: “Giao dự án cho công ty cháu giới thiệu sẽ là một đảm bảo vững chắc về chất lượng cũng như về tốc độ thực hiện dự án. Cháu làm việc với họ nhiều lần, lần nào cũng thành công rực rỡ! Họ chuyên nghiệp, dùng toàn những phương pháp khoa học hiện đại, nhân viên nhanh nhẹn…”. Nếu người trung gian thực sự có uy tín thì chỉ cần một câu như vậy cũng có khả năng thay đổi kết quả của cuộc chơi.
Thú thật, trong suốt quá trình hoạt động của tôi, hầu hết các dự án đi tới nơi tới chốn đều là kết quả của một đội xuất sắc phía chúng tôi và sự giúp đỡ của một hay nhiều trung gian giỏi từ phía ngoài.
Trên phương diện tâm lý, người ta giải thích sự cần thiết có trung gian một cách thật giản dị. Muốn khoe mình tốt, đẹp, giỏi, việc đó không thể tự làm được. Tự khoe sẽ không ai nghe! Trái lại, từ một nhân vật thứ ba thì cùng câu khen đó trở thành một nhận xét khách quan rất đáng trân trọng. Cũng như khi cưới hỏi, hỏi thẳng thì rất dễ thành trơ trẽn. Để người thứ ba gợi ý lại có tác dụng vô cùng tích cực. Và từ một chuyện chướng tai gai mắt có thể biến thành một tình huống duyên dáng. Tác dụng của trung gian là thế. Lúc nào ta dùng trung gian cũng thấy phải trả giá quá cao. Nhưng ngược lại nếu thiếu trung gian có uy tín thì việc khó lòng đạt hiệu quả.
* * *
Có rất nhiều bạn thường cho rằng hễ có trung gian là có tham nhũng. Điều này dễ hiểu, vì quả thực tham nhũng thực sự có giúp cho một số dự án trên thế giới được triển khai. Tuy nhiên, luật pháp của nhiều quốc gia nổi tiếng là trong sạch và minh bạch như Đan Mạch, Singapore, Thụy Sĩ đều công nhận vai trò của trung gian trong kinh doanh. Khi một trung gian giới thiệu công ty của bạn cho khách hàng thì việc làm của họ có giá của nó. Nếu người trung gian đó là một nhân vật có uy tín, đã thành công nhiều lần trong dịch vụ trung gian thì không có lý do gì lại không trả công cho họ thích đáng. Còn chuyện tham nhũng thì tôi xin nói ngay như thế này: không thể đổ lỗi cho trung gian! Họ vẫn chỉ là trung gian. Khách hàng liêm khiết thì trung gian có muốn tham nhũng cũng chẳng làm được gì. Còn khi chính khách hàng tham nhũng, có những đòi hỏi, thì trung gian cũng chỉ có thể chuyển những đòi hỏi cho thân chủ của họ. Trung gian không thể mang trách nhiệm khi xã hội tham nhũng và tất nhiên không thể nào gánh chịu một mình tội đó.
Ngoài ra, đừng tưởng cứ có trung gian là việc sẽ thành. Trung gian cũng phải có chất lượng: đó là uy tín, sự quen biết rộng, tài thuyết phục, hiểu tâm lý khách hàng cũng như thân chủ. Kinh nghiệm cho thấy trong những dự án quốc tế đồ sộ, chúng tôi thường dùng nhiều trung gian vì số nhân sự trong dự án quá đông, muôn màu, từ nhiều cơ quan, bộ, ngành. Đôi khi ngay cả hai công ty tư nhân làm việc với nhau cũng cần có sự giới thiệu ân cần và tích cực của một trung gian có uy tín. Có loại trung gian nhanh nhẹn, tế nhị, cũng như có những trung gian “đơn giản hơn” vì khách hàng cũng đơn giản không kém. Quan trọng là làm được việc, lấy được hợp đồng, và khi kết quả được gặt hái thì không thể nào phủ nhận vai trò quan trọng của trung gian.
Trong suốt chương này tôi sẽ không đi sâu thêm vào góc cạnh tham nhũng vì đây không phải là mục đích chính của sách. Khi cần tôi sẽ chỉ lướt qua để giúp cho độc giả không quên toàn cảnh.
* * *
Trong một cuộc thương thuyết rộng, dù liên quan đến thương mại, tình cảm hay chính trị, không có gì cần mà lại khó sử dụng bằng trung gian. Theo kinh nghiệm nghề nghiệp, tôi phải nhìn nhận rằng tất cả những “chiến công” lớn nhất đều do sự cộng tác với một hay nhiều trung gian giỏi, nếu không muốn nói là có biệt tài và uy tín cao. Nhưng sau mỗi chiến công, tôi cũng hiểu rằng việc lèo lái trung gian, chỉ đạo cho họ biết phải đánh đâu, tìm thông tin nào, lấy lý lẽ nào để thuyết phục ai là một việc thực sự rất khó và nhọc lòng.
Vậy cái gì làm cho việc chọn và dùng trung gian khó?
Họ làm việc thất thường, sự có mặt của họ cần thiết hay không tùy theo bản đồ kịch sĩ cả về phía chủ đầu tư, cả về phía công ty dự thầu. Trung gian là một loại chất keo nối dính khách hàng với nhà thầu, cũng là một loại dầu mỡ có khả năng làm cho guồng máy thương thuyết chạy trơn tru. Nhưng vì họ không phải nhân viên của ai cả mà chỉ của chính họ, nên khó có ai dám cả quyết nắm được họ, kiểm soát được họ. Nghịch lý chính ở chỗ đó: làm sao kiểm soát được trung gian mình đã thuê và trả công hậu. Biết bao nhiêu lần công ty của tôi quát lên rằng tặng nó mấy triệu đôla để giúp lấy dự án, mà lúc cần đến nó thì nó biệt tích…
Trung gian không phải chỉ làm thuê cho công ty của bạn đâu. Thậm chí có nhiều trung gian rất thân với chủ đầu tư và cũng là tai mắt của chủ đầu tư vào trong chính hàng ngũ của bạn. Nếu công ty của bạn để lộ cho trung gian thấy cách làm việc bê bối, chính trung gian sẽ mách lại với chủ đầu tư. Trong trường hợp này, hy vọng thắng thầu của công ty bạn rất mong manh. Vốn dĩ tất cả các trung gian rất sợ rằng công ty họ giới thiệu không làm được việc. Không khác gì chuyện cưới hỏi, những người mai mối rất thoái chí nếu cặp uyên ương họ giới thiệu cho nhau ly dị chỉ sau một thời gian ngắn trăng mật!
Bình thường, công ty nhỏ không đủ cường lực để “nuôi” trung gian riêng cho mình. Do đó, mỗi khi có dự án thì công ty cuống lên tìm trung gian. Trung gian tốt thì đã bị công ty lớn động viên mất rồi. Thế là chỉ còn nước chọn đại trong số những người “còn lại”. Nếu xui thì vớ phải một ông đang làm việc với công ty địch! Tôi xin nói ngay: chọn đại là hạ sách. Khả năng thắng thầu sẽ rất thấp. Khi bạn chọn đại một trung gian trong khi chưa có ý niệm gì về trận chiến sắp diễn ra thì bạn đã vô tình hay cố ý gửi gắm tương lai cho may rủi.
Trình độ chuyên môn của họ cho phép họ theo dõi cuộc thương thuyết chi tiết trên cả mặt kỹ thuật lẫn pháp lý và tài chính, đó là phần nổi trông thấy. Còn phần chìm là thông thường họ quen biết rất rộng, giao lưu lâu đời với những lãnh đạo đảng phái hay chính phủ, thậm chí cả nghiệp đoàn, báo chí… Trình độ cao của họ là cả một vấn đề, vì công ty của bạn dù cố gắng lắm cũng chỉ gửi đại biểu với cấp bậc giám đốc là cao lắm rồi. Sự chênh lệch đó dễ gây khó chịu cho trung gian, cũng như gây mặc cảm cho đại biểu công ty. Một bên là một ông đại gia thứ thiệt, quen biết đến chóp bu của một nước; còn bên kia là một nhân viên cần cù, dù cấp bậc có cao thế nào của một công ty nhỏ bé!
Suốt cuộc đời của mình, tôi may mắn gặp toàn trung gian sắc sảo nhưng dễ mến, chấp nhận làm việc đắc lực với tôi. Thú thật khi họ giới thiệu tôi với vua xứ này, tổng thống xứ kia, dùng cơm tại nhà riêng của thủ tướng nọ thì lúc đó tôi mới hiểu họ không chỉ là trung gian. Họ hẳn là cả một nhân vật của triều đình, có gốc gác, tên tuổi, uy tín và được sự kính nể tột độ.
Trung gian cũng có thể là một người có sức ảnh hưởng phi thường. Đã có lần tôi chỉ gặp một anh trung gian người Tây Ban Nha gốc Do Thái có hai phút. Trông anh ấy rất bình thường, có ai ngờ được mỗi lời nói của anh là một mệnh lệnh nặng trĩu. Anh ấy mỉm cười hỏi tôi: “Công ty vĩ đại của anh có muốn lấy dự án đó thật không?”. Tôi chỉ kịp trả lời “Tất nhiên có”, và anh ấy đã cầm điện thoại lên, cho đúng một chỉ thị rồi quay lại nói với tôi: “Anh nhớ phải bán giá đó nhé, tôi bảo đảm công ty anh sẽ thắng. Anh đừng tìm gặp lại tôi. Tôi sẽ làm xong việc anh nhờ, và đến lúc anh trúng thầu xong, sẽ có người thay mặt tôi xin anh trả công dịch vụ”. Chỉ có thế thôi, 2 phút, 3 câu. Chúng tôi đã thắng. Và chúng tôi đã vui vẻ trả công dịch vụ, không tiếc một đồng xu. Quả là tuyệt vời. Đôi khi tôi thầm mơ… giá trung gian nào cũng hiệu quả thần tình như vậy thì cuộc đời bôn ba của mình sướng biết bao!
Tất nhiên, trong trường hợp nói trên, công ty chúng tôi cũng phải hùng hậu như thế nào, có uy tín như thế nào thì sức mạnh của trung gian mới có hiệu quả. Nhưng nếu không có sự giúp đỡ tận tình của họ thì thực sự khó lòng tiến thêm.
Hồi ức của tôi thực sự chứa nhiều trường hợp oái oăm. Có công ty nọ huênh hoang khoe đã “bắt” được trung gian “số một” để đeo theo một dự án quan trọng. Rốt cuộc họ thua thầu, không những thế còn đau đớn nhìn nhận là trung gian chẳng làm được tích sự gì! Trường hợp này rất thông thường.
Để tôi kể lại cho các bạn một chuyện vui vào thời kỳ phát triển cực thịnh của Nam Dương (Indonesia), những năm 1970-1980. Vào thời kỳ đó, con cháu của các lãnh đạo cao trong nước đều làm trung gian! Đã có lúc công ty chúng tôi muốn xây một khách sạn tại đường Sudirman, trong thành phố Jakarta. Tôi tìm trung gian mới biết là mấy đứa con của Cụ Tổng, cả trai lẫn gái, đều là trung gian cả. Kể cả phu nhân của Cụ nữa. Họ đều làm việc riêng rẽ, tranh giành nhau dự án. Tôi thực sự không biết chọn nhờ vả đứa con nào. Thế là có anh bạn lão thành giải thích cho tôi: “Ở xứ này chỉ có Cụ Tổng ở trên mới biết đứa con nào sẽ thắng dự án. Mà Cụ chỉ quyết định vào phút chót thôi. Cụ khéo léo lắm, chia lượt cho các con đồng đều. Nhưng chúng ta ở dưới, không làm sao đoán được ý của Cụ, đoán hụt thì mất dự án. Tôi không có phép thần nào để giúp anh chọn cho đúng người con nào hoặc chính bà vợ để làm trung gian cho công ty của anh. Chỉ có điều chắc chắn là cuối cùng, người thắng giải bao giờ cũng là Cụ!”.
Ông bạn còn nói thêm: “Làm việc với con cháu của Cụ khó lắm! Từ ngày đấu thầu đến ngày giao thầu, không công ty nào được may mắn giao lưu với các con của Cụ cả. Họ chẳng buồn thăm hỏi, và cũng không quan tâm. Anh sẽ mù tịt, và tất nhiên trong công ty của anh, đồng nghiệp sẽ phân vân và phản ứng với anh, vì anh không có được một mảy may thông tin nào cả để đem về công ty!”. Thật vậy, trung gian mà không cho bạn thông tin thì lấy đâu bạn đem về. Đã nhiều lần, tôi bị đứng trong tình huống tương tự, lo âu khôn xiết. Gọi cho trung gian, không nhấc máy! Tới thăm văn phòng, vắng như chùa bà đanh! Thế nhưng cái may là cũng có lúc chúng tôi vẫn thắng thầu. Chẳng qua là loại trung gian cao cấp quá sẽ không cần lộ diện, và họ cũng chẳng cần ý kiến của bạn nốt, dù bạn có là thân chủ của họ chăng nữa.
Trường hợp nói trên thì rõ ràng các trung gian đều là bạn của Thượng đế (con ruột). Tuy nhiên, có rất nhiều trường hợp khác trung gian cũng tự cho mình là bạn của Thượng đế. Đúng hay sai, chủ quan hay khách quan, bạn không kiểm tra được. Trên thị trường mọi nước, mọi nơi, có đầy rẫy trung gian vỗ ngực khoe là quen với “Thượng đế” rồi bắt đầu tống tiền dưới mọi hình thức. Loại trung gian này càng đông hơn nữa tại những quốc gia thiếu hẳn tính cách pháp quyền. Ngộ nghĩnh hơn nữa là trường hợp ở nước nào đó có nhiều “Thượng đế”. Thế là công ty của bạn sẽ khó lòng biết rõ “mô tê”.
Vậy bạn phải làm sao trước những người này? Biết đâu họ là bạn thực sự?
Trước nhất tôi khuyên bạn cứ nhấn mạnh trên chính sách bất di bất dịch của công ty. Bạn không đủ tư cách để nói lên ý nghĩ cá nhân của bạn, cho nên việc núp sau chính sách và nguyên tắc làm việc của công ty là một thái độ thích hợp.
Công ty chúng tôi chỉ tin vào Thượng đế khi nào được vào gặp mặt chính ngài, với trung gian mở đường. Không gặp là không có Thượng đế, chấm hết! Đừng nói với chúng tôi là Thượng đế quá cao, mình không có quyền gặp. Công ty chúng tôi là khách hàng của Thượng đế trong trường hợp Thượng đế muốn làm trung gian cho chúng tôi. Mà khách hàng là vua. Chấm hết.
Thượng đế phải xác nhận là người trung gian đang ngồi cạnh thực sự làm việc với ngài trên dự án và sẽ bênh vực quyền lợi độc quyền của chúng tôi. Nếu Thượng đế không xác nhận thì biết đâu trung gian chỉ quen qua loa thì sao? Hoặc Thượng đế đi hai hàng thì sao? (Nói cho rõ thì Thượng đế nào cũng đi hai hàng!)
Trung gian phải thông cảm với chính sách của công ty, vì công ty trả công dịch vụ cho họ. Bạn cứ nói với trung gian: “Chúng tôi đầu tư rất nhiều công sức và chi phí vào cuộc đấu thầu, đâu có thể nào làm việc không nghiêm chỉnh và thiếu chuyên nghiệp?”. Nếu bạn nói đến đó mà trung gian vẫn không đồng tình thì bạn nên nghi ngờ khả năng của họ, vì trái lại, họ phải vui khi may mắn làm việc với công ty đứng đắn và hùng mạnh chứ!
Công ty chúng tôi không trả tiền dịch vụ trung gian trước. Bao giờ cũng trả sau khi dự án được giao cho công ty và chính thức vào thời kỳ thi công.
Phải nhìn nhận một số đông trung gian có tiếng đều làm việc vô cùng hiệu quả. Họ âm thầm, ít nói, hiểu thấu đáo những vấn đề được đặt ra trong cuộc thương thảo. Họ giúp cho việc tìm giải pháp mỗi khi đàm phán giậm chân tại chỗ. Họ giải thích cho đôi bên tại sao phía bên kia lại ra những quyết định khó hiểu đối với bên này; họ đoán trước được những hạn chế; họ giải tỏa một số vấn đề trước khi nó hiện ra; đôi khi họ còn hỗ trợ luôn cho thông dịch viên đang vấp váp kiếm chữ. Khi một ngày đàm phán không diễn ra tốt đẹp, mọi người không vui, thì trung gian tiếp tục làm việc ban đêm, gặp gỡ toàn cảnh các nhân vật chủ chốt để giải bày, và y như rằng ngay ngày hôm sau không khí nhẹ nhàng ấm áp sẽ trở lại bàn hội nghị.
Công việc của một trung gian giỏi thì thực sự vô giá. Một mình họ có khả năng làm xoay chuyển một thế cờ – điều không phải ai cũng làm được. Do đó, tiền lương trả cho họ rất cao nếu so sánh với số giờ làm việc.
Kinh nghiệm cho thấy những trung gian thật giỏi không bao giờ đòi tiền thù lao trước khi hợp đồng được ký hoặc vào thời kỳ hoạt động. Họ quá chắc chắn với tiềm năng và sức mạnh của mình. Họ không sợ bị thân chủ quịt, và nếu chuyện này có xẩy ra chăng nữa, phản ứng tự vệ của họ sẽ mạnh vô cùng. Ngược lại, bạn phải nhớ kỹ rằng hễ bạn trả tiền trước thì ngay từ lúc đó trung gian sẽ không làm việc như bạn chờ đợi nữa. Thử hỏi rằng có ai trên đời này tiếp tục làm việc đắc lực khi đã nhận tiền công? Thà mất cơ hội làm việc với trung gian tham lam, chứ đừng bao giờ trả tiền trước, dù chỉ một phần. Một kỹ sư lão thành thậm chí còn dặn dò tôi bằng những lời lẽ quyết liệt: “Nói cho cùng, trung gian chỉ là những con chó tìm xương để gặm. Chó chỉ chạy khi bị bỏ đói. Con chó no sẽ ngủ kỹ”. Tôi chưa bao giờ thấy nhận xét này sai.
Khi làm việc với trung gian, điều đáng nhớ là phải kín đáo. Sự thiếu kín đáo sẽ cho phép các công ty đối phương biết ai là trung gian của công ty dự thầu. Thậm chí họ sẽ còn tìm cách trung lập hóa cả trung gian luôn. Bình thường các trung gian giỏi làm việc rất âm thầm và kín đáo. Bạn mà lỡ chọn trung gian huênh hoang thì bạn cầm chắc chuyện thua thầu. Bản chất việc làm của họ là đi đêm, là thổi nhẹ vào tai, là gợi ý! Nếu họ khoe siêu xe, đi chơi với các giới to tiếng, ăn nói không biết trước biết sau thì họ thuộc loại sâu. Cành nào cũng có sâu. Cành trung gian cũng chẳng khác chi.
* * *
Sau đây là những câu hỏi bạn nên tự đặt khi phải lựa chọn trung gian.
Trung gian có đáng tin cậy không?
Trung gian có được chủ đầu tư tin cậy không? Thậm chí có được “bổ nhiệm” cho việc không?
Trung gian có hiểu rằng họ phải cẩn trọng trong thông tin dự án: thông tin ngay (thời gian tính), thông tin được kiểm trước khi được chuyển một cách trung thực (thông tin đích xác).
Trung gian có hiểu chiến lược của cả chủ đầu tư lẫn bổn công ty không?
Trung gian có sẵn sàng làm việc 24 giờ/7 ngày khi cần thiết không? Có thể liên lạc ngày đêm không? Có phương tiện làm việc không (smartphone, vi tính, fax, máy in…)?
Trung gian có làm việc cẩn mật không? Phô trương lòe loẹt là loại trung gian còn non.
Trung gian có nắm vững bản đồ nhân sự/kịch sĩ không?
Trung gian có uy quyền tự nhiên không? Nếu chỉ là một con vẹt nhỏ thì không nên dùng. Sẽ có lúc trong thương thuyết, cuộc trao đổi vào thế kẹt, chính người trung gian sẽ là nhân vật ở đúng trọng điểm để gỡ rối.
Trung gian có nói được nhiều ngoại ngữ không? Điểm chính là khi công ty đàm luận với nước ngoài, trung gian phải hiểu thấu đáo trực tiếp cả hai thứ tiếng của hai phái đoàn. Cuộc đàm thoại giữa hai bên có thể cần thông dịch viên, nhưng riêng trung gian phải nắm vững ngôn ngữ trực tiếp, không được đi qua dịch vụ thông dịch. Trung gian phải kiểm soát thông dịch viên để cuộc đàm phán không trật đường ray.
Trung gian có khả năng làm một hướng dẫn viên để nối vòng tay hai bên không? Muốn làm việc đó, người trung gian phải hiểu rõ tâm lý của các kịch sĩ đôi bên.
Trung gian có đủ cảnh giác để tránh cho một đối thủ thứ ba nhảy vào cuộc chơi? Trường hợp này rất thường xảy ra, vì chủ đầu tư đâu có ngại ngùng nới rộng cuộc đua.
Trung gian có nghiêm chỉnh trong dịch vụ và không tham lam? Thông thường, vào cuối cuộc thương thảo, lúc mỗi công ty tham dự phải hy sinh xuống giá, thì trung gian cũng tự bớt một phần thù lao gọi là “tham gia vào cố gắng chung”.
Cuối cùng, trung gian có đủ khả năng hiểu biết tối thiểu về những góc cạnh khoa học và kỹ thuật của dự án?
Danh sách những ưu điểm của trung gian có lẽ còn nhiều thứ nữa, không giới hạn… nhưng cũng đủ cho thấy trung gian hẳn là người phi thường. Cũng vì vậy, phần thù lao cho trung gian rất cao. Trong một dự án khoảng 100 triệu USD, tiền thù lao riêng cho trung gian không ít hơn 1 hay 2 triệu USD, cho một công việc chỉ kéo dài vài tháng. Quả là hậu hĩnh, nhưng có lẽ hoàn toàn xứng đáng. Cũng cần nói thêm rằng trung gian tham lam có thể làm hỏng cả dự án, vì trong giá thành tất nhiên có thù lao của trung gian, và thù lao cao quá sẽ làm cho việc báo giá mất thăng bằng.
Thường thường một cuộc thương thuyết bắt đầu với chính trung gian chứ không ai khác. Trung gian đem dự án tới công ty, đưa ra những đòi hỏi tạm gọi là của Thượng đế, giới thiệu các kịch sĩ của cuộc thương thuyết với nhau, và giúp cho cuộc thương thuyết đi tới đích. Kết quả là một hợp đồng cân bằng giữa chủ đầu tư và công ty nhận thực hiện hợp đồng. Thế rồi đến ngày ký, trung gian giúp cho đôi bên dàn xếp lễ ký cho thật long trọng và vui vẻ.
Tất nhiên, nếu trung gian không chịu ký hợp đồng với công ty thì hy vọng thành công rất nhỏ.
Khi thương thuyết với trung gian, các bạn nên nhớ những nguyên tắc làm việc sau đây:
Hợp đồng với trung gian phải nằm trong khuôn khổ luật pháp của những nước công nhận vai trò của trung gian. Thụy Sĩ là một ví dụ. Có nhiều quốc gia không công nhận việc này, do đó thêm phần phức tạp cho người quản lý. Sau này nếu có sự việc bất đồng, e khó giải quyết nếu không định trước luật nào áp dụng, phân giải trước tòa tại nước nào.
Cũng xin nhấn mạnh là khi có bất đồng với trung gian, tốt nhất là tìm hòa giải giữa đôi bên một cách kín đáo. Không có lợi gì nếu ra tòa, và tòa lại có thể đặt những câu hỏi khó trả lời. Thế rồi khi trung gian không vui, họ có thể gây ảnh hưởng mạnh để công ty của bạn bị “bế quan tỏa cảng” luôn trong nước của họ.
Vai trò của trung gian phải được định nghĩa rõ. Chính họ cũng phải thực sự nói rõ ai quen, ai không quen trong phía chủ đầu tư. Một dự án có hàng chục nhân vật tham gia từ nhiều phía (bộ, ngành, ngân hàng, luật sư, các công ty thầu chính, thầu phụ). Nếu trung gian chỉ quen có Thượng đế thôi thì cũng tốt lắm rồi, vì đó là điều kiện tối cần thiết. Tuy nhiên nó vẫn không đủ để thắng thầu. Phải nắm được cả các ban tư vấn, hội đồng duyệt… Do đó, nếu một mình trung gian không nắm hết nghĩa là công ty sẽ cần dựa vào thêm một số trung gian khác nữa. Ở phía khách hàng, chủ đầu tư, rất nhiều khi có cả chính khách ngầm, không thể bỏ quên. Việc chi phối mảng ngầm cũng thuộc vào trách nhiệm của trung gian.
Trung gian phải nhìn nhận một cách trung thực rằng họ làm việc độc quyền với thân chủ. Nếu để cho trung gian đi “hai hàng” sẽ gây hậu họa. Nặng hơn nữa là trung gian có vai trò nội gián cho phe địch. Chuyện này hiếm nhưng có. Trong hợp đồng, phải nói rõ là khi công ty có bằng chứng trung gian không trung thực hay không làm việc độc quyền thì hợp đồng hủy tự động.
Trung gian phải tôn trọng hợp đồng trung gian đến khi hợp đồng chính của dự án được ký, bất chấp hợp đồng dự án cho ai, cho địch thủ hay thân chủ. Đến lúc đó, trung gian mãn nhiệm nhưng phải cam đoan không làm việc với phe địch cho đến sau khi dự án kết thúc. Lý do là rất nhiều trường hợp sau khi đã ký xong hợp đồng, phe thắng lại muốn dùng luôn cả trung gian của phe thua để thực hiện nhiều phần tuy phụ thuộc nhưng quan trọng, như xin tài trợ thêm, hay trung lập hóa các nhân vật chống đối họ trước đây khi còn đứng cùng phe thua.
Hợp đồng với trung gian phải nằm trong khuôn khổ tiêu chuẩn (standard). Có nghĩa việc làm của tất cả các trung gian cộng lại không được lên quá mức 4 hay 5% tổng giá trị dự án. Tất nhiên, rất nhiều nơi trên thế giới có những đòi hỏi cao hơn.
Hợp đồng với trung gian phải nói rõ không bao giờ trả tiền trước cho trung gian. Kinh nghiệm cho thấy nhiều cuộc thương thuyết kéo dài nhiều năm. Các dự án lớn, nhất là dự án metro đôi khi kéo dài cả 20 năm, từ lúc nghiên cứu khả thi đến khi thực sự thi công (metro Bangkok hay Jakarta chẳng hạn). Do đó, việc trả tiền trước cho trung gian vừa có lý, vừa vô lý. Có lý là vì nếu trung gian phải làm việc 20 năm trên một dự án thì thật sự họ xứng đáng nhận thù lao, bất chấp kết quả. Tuy nhiên nếu nhìn kỹ hơn, trong suốt thời gian 20 năm, bao nhiêu nội các đã thay thế nhau, bao nhiêu Bộ trưởng giao thông hay Thị trưởng đã đi qua dự án. Nếu công ty trả tiền trước thì có nghĩa là phải xuất chi rất nhiều trước khi dự án trở thành hiện thực. Thật vô lý! Có chăng là trường hợp trung gian không có nhiều phương tiện truyền thông chẳng hạn, và công ty có thể chấp nhận ứng trước một số chi phí như điện thoại, fax… trong một thời gian nhất định.
Hợp đồng phải có cả điều khoản chấm dứt nhiệm vụ của trung gian. Trong nhiều trường hợp công ty của bạn làm việc không hợp với trung gian và cũng không tín nhiệm họ 100%. Vào chính những lúc đó, trung gian sẽ nguy hiểm như “rắn hổ mang”! Thà giải nhiệm họ còn hơn chứa họ trong túi của bạn!
* * *
Khi đi tìm dự án bên nước ngoài, bạn thường sẽ gặp đủ loại trung gian.
Có loại trung gian cứ nhất quyết khoe là ai họ cũng quen biết, ai cũng là bạn thân từ hồi đi học. Rồi đến cả “Thượng đế” cũng là anh em con chú con bác với họ. Tôi khuyên các bạn nên lạnh lùng với những kiểu nói ngoa đó. Có thể họ nói đúng sự thật, nhưng tốt hơn hết, bạn cứ đưa ra nguyên tắc làm việc bất di bất dịch của công ty: cái gì cũng phải chứng minh thì mới tin!
Có loại trung gian hôm nói trắng, hôm nói đen, thiếu mạch lạc. Những người này không nắm rõ vấn đề, nên tránh.
Trung gian báo cáo chậm, cho thấy rõ không có vị trí “tiền đồn” trong việc thu thập thông tin. Họ có quen biết nhiều phía chủ đầu tư thật, nhưng thông tin chậm thì ít giá trị, giống như đọc nhật báo hai ba ngày sau. Tôi đã gặp trường hợp một trung gian cái gì cũng biết, nhưng chỉ biết chậm và không biết rõ nguyên nhân của sự việc. Sau này tôi mới có thông tin hắn ta chỉ là tình nhân của cô thư ký bên chủ đầu tư!
Thông tin quan trọng nhất là giá thành của phe địch. Nếu trung gian mà không nắm được yếu tố này thì rất khó dự thầu.
Ngược lại, tôi đã được làm việc với nhiều trung gian đại tài. Họ giống nhau ở nhiều điểm. Họ chỉ dẫn công ty tôi nội dung của mọi việc một cách rành rọt. Họ khuyên làm gì cũng đúng thời, họ nói cái gì cũng đúng tình huống. Tất nhiên có được sự cộng tác của họ là một bảo đảm vững chắc để tiến tới kết quả.
Đã có lần, tôi được làm việc với một ông trung gian nổi tiếng bên Trung Đông (Syria). Khi mời chúng tôi sang nước mình đấu thầu, ông giới thiệu chúng tôi cho các nhà chức trách của dự án, rồi đưa ngay vào gặp “Thượng đế” tại tư thất. Sau đó ông tổ chức cho du ngoạn, rồi lấy cớ mời luôn anh bạn phe chủ đầu tư để thành lập chiến lược đi tới hợp đồng cho công ty của chúng tôi. Chúng tôi được biết luôn giá thành phải báo lúc đấu thầu, điều kiện gì phải chấp nhận. Đúng là ông thần vẽ đường cho hươu chạy, mà đường tuyệt vời làm sao! Hợp đồng của chúng tôi vừa ký xong, với tiền thù lao trung gian, ông ấy mua luôn cả một khách sạn 5 sao tại Paris. Và thật xứng đáng cho ông ấy!
Sự hiện diện của trung gian giỏi và sự hiểu biết sâu sắc của bản đồ kịch sĩ (cũng nhờ trung gian) là hai trong những điều kiện tiên quyết để thành công trong thương trường. Nắm được trung gian tốt sẽ giúp cho công ty của bạn mở hết mọi cửa. Không có trung gian tốt thì sẽ thiếu kẻ dẫn đường. Tuy nhiên, dù có người dẫn đường rồi, công ty vẫn phải chứng minh khả năng kỹ thuật, thành tích xuất sắc, đưa ra được một giá thành hấp dẫn, để rồi dần dần lấy được lòng tin của khách hàng và cuối cùng thắng thầu. Trung gian giỏi chỉ có thể giúp chứ không thể thay thế công ty của bạn trong cuộc đấu thầu và trong cuộc thương thảo tiếp theo đó. Trung gian xuất sắc là điều kiện thật cần để thành công, nhưng không phải vì thế mà đủ.
