Chương 6 CÁCH BẠN NÓI
Người Trung Quốc có một câu nói có thể làm rất nhiều phụ nữ buồn lòng: Chúc bạn có một ý tưởng tuyệt vời và không có đủ khả năng để thuyết phục người khác thấy được sự tuyệt vời của ý tưởng đó. Những ý tưởng tuyệt vời nhất có thể bị làm ngơ nếu ý tưởng đó không được truyền tải bằng thái độ tự tin và sự tín nhiệm. Cách bạn nói không đề cập đến nội dung trong thông điệp bạn gửi đi mà đề cập đến việc bạn lựa chọn từ ngữ, cách thể hiện giọng nói, tốc độ nói và cách bạn tổ chức suy nghĩ như thế nào. Những yếu tố này sẽ giúp người khác đánh giá bạn có phải là người có kiến thức, có tự tin và có năng lực hay không.
Chương 6 tập trung vào tất cả các yếu tố trên và giúp bạn thực hành kĩ năng truyền tải thông tin một cách tốt nhất. Bạn nên thực hành nói thật to, rõ ràng một trong những câu gợi ý bên dưới mỗi sai lầm để cảm nhận được âm thanh của những câu nói đó. Không nên bỏ qua một gợi ý chỉ vì gợi ý đó tạo sự khó chịu hoặc kì quặc, bởi rất có thể đó là gợi ý tốt nhất cho bạn. Hãy nhớ, cùng với cách bạn “tạo dựng hình ảnh” thì cách bạn “nói” thể hiện tới 90% uy tín của bạn.
Sai lầm thứ 56 Đưa ra lời tuyên bố dưới hình thức một câu hỏi
Đây là sai lầm phổ biến nhất của nữ giới: mỗi khi muốn thể hiện quan điểm cá nhân, họ thường thể hiện dưới dạng câu hỏi vì cách thể hiện này không quá trực tiếp và không tạo ấn tượng họ là người kiêu căng, tự phụ. Ví dụ như, “Chị nghĩ thế nào nếu chúng ta…?” hay “Anh đã cân nhắc việc…?” Bằng việc đặt câu hỏi thay vì đưa ra một lời tuyên bố, chúng ta không thừa nhận tính sở hữu cá nhân của ý tưởng do chính mình đề ra và những thành quả mà ý tưởng đó có thể mang lại. Chúng ta hãy cùng theo dõi cuộc hội thoại dưới đây:
Ann: Anh có nghĩ là năm nay chúng ta nên dành thêm ngân sách cho phòng Phát triển để đáp ứng tối đa nhu cầu mới của khách hàng không?
Pete: Không nên Ann ạ. Tôi nghĩ chúng ta nên dành thêm tiền cho phòng Marketing. Trước hết, chúng ta cần tạo tiếng vang và sau đó hãy lo đến việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Ann: Anh nói cũng có lí nhưng chúng ta cũng phải chuẩn bị sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, và chúng ta phải có ngân sách để chuẩn bị.
Pete: Vậy thì sao chị còn phải hỏi tôi?
Việc đặt ra một câu hỏi để nguỵ trang cho một tuyên bố nào đó rất giống với việc cố gắng dạy một chú lợn con học hát bởi việc này gây cho bạn cảm giác khó chịu và đồng cảm khiến chú lợn con tức giận. Nếu bạn lo sợ quan điểm cá nhân có thể tạo ấn tượng bạn là người quá kiêu căng, bạn nên lựa chọn từ ngữ chuẩn xác để câu nói dễ chịu hơn nhưng, bằng mọi giá, hãy tránh biến câu nói đó thành một câu hỏi.
Gợi ý
Bắt đầu học cách đưa ra tuyên bố. Mỗi khi bạn đưa ra quan điểm bằng một câu hỏi, hãy dừng lại và chuyển câu hỏi đó thành một câu khẳng định.
Hãy để dành câu hỏi cho những lúc bạn thực sự cần thêm thông tin hoặc khi bạn muốn biết suy nghĩ của người khác.
Thể hiện ý tưởng bằng câu khẳng định: “Tôi cho rằng chúng ta cần chuẩn bị kĩ càng trước nhu cầu ngày càng gia tăng của khách hàng bằng cách dành thêm nguồn vốn hoạt động cho phòng phát triển khách hàng.” Có thể sẽ có đồng nghiệp bất đồng với quan điểm của bạn nhưng khi đó, bạn sẽ ở vào vị thế mạnh mẽ hơn để bảo vệ ý tưởng của mình.
Sau khi khẳng định quan điểm cá nhân, bạn nên nói thêm “Tôi rất muốn biết quan điểm của anh/chị” để cho thấy bạn rất thoải mái và chắc chắn khi thẳng thắn trình bày ý tưởng.
Sai lầm thứ 57 Sử dụng quá nhiều lời mở đầu không cần thiết
Lời mở đầu là sự kết hợp của nhiều từ và các yếu tố không – phải – là – từ đề cập đến vấn đề chính. Bạn càng dùng nhiều từ thì nội dung được gửi đi càng rối rắm và người nghe càng khó nắm được nội dung chính.
Phụ nữ thường sử dụng lời mở đầu như một công cụ làm dịu thông điệp được gửi đi vì họ lo sợ sẽ tạo ấn tượng quá thẳng thắn hoặc hiếu chiến. Bạn sẽ phản ứng thế nào trước lời mở đầu dưới đây?
“Như anh biết, tôi đã nghĩ rất nhiều về rắc rối liên quan đến hiệu quả công việc. Thực tế là tôi cũng đã nói về vấn đề này với một số đồng nghiệp và hầu hết chúng tôi đều có cùng băn khoăn về năng suất ngày càng giảm của công ty trong suốt ba quý vừa rồi, vì vậy tôi không phải là người duy nhất lo lắng về vấn đề này. Nếu nghĩ sâu hơn một chút thì rõ ràng là sự giảm sút này không chỉ mới xuất hiện trong ba quý vừa qua. Chúng ta đều biết nó đã có từ lâu, nhưng chưa hề được tính toán. Dù thế nào thì chúng ta cũng phải cố gắng tìm ra một giải pháp và tôi nghĩ là tôi đã có một ý tưởng. Tôi không cho rằng đó là ý tưởng tốt nhất hay ý tưởng duy nhất. Tôi chỉ muốn nói đó là một ý tưởng cá nhân. Tôi biết các đồng nghiệp khác cũng có ý tưởng riêng và họ sẽ chia sẻ với anh. Ý tưởng của tôi là…”
Chắc hẳn khẩu hiệu của nữ nhân viên này là Tại sao phải nói ít từ hơn trong khi tôi có thể dùng nhiều từ hơn thế? Một thông điệp tương tự có thể được gửi đi một cách mạch lạc, rõ ràng mà chỉ cần đến 25% từ ngữ trong đoạn văn trên:
“Năng suất là một vấn đề mà chúng ta phải đối mặt trong thời gian qua và tôi có một giải pháp cho vấn đề này.”
Gợi ý
Trước hết, hãy nói điều quan trọng nhất. Hãy sắp xếp suy nghĩ trước khi bạn nói bằng cách tự đặt cho mình hai câu hỏi đơn giản: Vấn đề chính mình muốn đề cập là gì? và Mình muốn người nghe quan tâm đến những điểm cốt yếu nào?
Hãy luôn ghi nhớ: Sự ngắn gọn nghe tự tin hơn. Nếu thông điệp bạn muốn gửi đi là một thông điệp quan trọng, hãy thực hành nói cho thuần thục. Sử dụng từ ít nhất ở mức có thể.
Thử kết hợp câu khẳng định với thông điệp ngắn gọn: “Tôi cho rằng chúng ta nên tiến hành một cuộc phân tích chéo để thấy được nguyên nhân và giải pháp cho tình trạng giảm hiệu quả lao động trong suốt ba quý vừa qua.”
Sai lầm thứ 58 Giải thích
Ngược lại với lời mở đầu là những lời giải thích lê thê. Cuối cùng, bạn cũng đưa ra được nội dung chính nhưng chính bạn lại tự đánh giá thấp nội dung đó với phần giải thích thậm chí còn dài dòng hơn và tạo cảm giác khó chịu cho người nghe. Sự kết hợp giữa lời mở đầu và lời giải thích dài dòng có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng. Tại sao phụ nữ – mà không phải nam giới – luôn kết hợp hai yếu tố tiêu cực này với nhau? Có một số nguyên nhân cho vấn đề này. Thứ nhất, nhiều từ ngữ có thể làm dịu bớt sự căng thẳng của câu nói và người khác sẽ không cho rằng chúng ta quá mạnh mẽ. Nguyên nhân khác là chúng ta lo lắng chưa nói hết những điều cần nói và cố gắng làm nó trở nên “hoàn hảo” bằng cách nói thật nhiều. Nguyên nhân thứ ba là người khác thường ít khi thừa nhận tuyên bố của chúng ta, vì vậy chúng ta tiếp tục nói để mong nhận được phản hồi của họ. Và nguyên nhân cuối cùng là chúng ta phải nói thật nhiều để bù đắp cảm giác không chắc chắn đó. Chúng ta nghĩ rằng nói càng nhiều thì tình hình sẽ càng tốt hơn … trong khi trên thực tế thì điều ngược lại mới đúng.
Hãy lấy lời mở đầu trong sai lầm thứ 57 và ghép nó với phần giải thích dài dòng sau:
…Tôi không cho rằng đó là ý tưởng tốt nhất hay ý tưởng duy nhất. Tôi chỉ muốn nói đó là một ý tưởng của cá nhân tôi. Tôi biết các đồng nghiệp khác cũng có ý tưởng riêng và họ sẽ chia sẻ với anh. Ý tưởng của tôi là tiến hành một cuộc điều tra về môi trường làm việc. Như anh biết, chúng ta có thể hỏi công nhân về quá trình làm việc của họ, họ có hài lòng với công việc không, mối quan hệ giữa họ và các chuyên viên giám sát… Hiện nay, có rất nhiều công ty đang tiến hành cách điều tra này. Chúng ta cũng có thể thuê chuyên viên tư vấn hoặc chỉ định nhân viên trong công ty thực hiện việc này. Nếu anh đồng ý với ý tưởng của tôi, tôi rất sẵn sàng tìm hiểu thêm về phương pháp tốt nhất để hoàn thành việc này. Hoặc nếu anh muốn, anh có thể chỉ định một nhân viên khác. Dù sao thì nếu anh muốn tôi vẫn rất sẵn sàng đón nhận nhiệm vụ và sớm báo cáo kết quả với anh.
Và như tôi đã nói… đúng là nguy hiểm chết người!
Gợi ý
1. Giảm bớt phần giải thích xuống còn 25% đến 50%.
2. Sau khi trình bày điểm quan trọng nhất, chỉ cần bổ sung thêm hai hoặc ba thông tin bổ trợ cần thiết. Nếu bạn muốn đồng nghiệp đồng tình, thái độ im lặng sẽ là gợi ý cho người khác thể hiện sự đồng thuận hoặc không đồng thuận của họ.
3. Nếu vận dụng các gợi ý, bạn sẽ có thông điệp sau:
Tôi cho rằng chúng ta nên tiến hành một cuộc phân tích chéo để tìm ra nguyên nhân và giải pháp cho tình trạng giảm hiệu quả lao động trong suốt ba quý vừa qua. Kết quả thu được sẽ cho chúng ta thấy ưu điểm của công ty, sai lầm mà công ty đang mắc phải và chúng ta nên tiếp tục như thế nào. Tôi sẽ chỉ đạo việc này. Anh có muốn bổ sung thêm điều gì không?
4. Hãy phản kháng trước thông điệp bên trong con người bạn cho rằng: chưa đủ. Bạn không nhất thiết phải nói tất cả những gì bạn biết và có liên quan đến chủ đề chính. Có thể điều đó chưa đầy đủ – phụ thuộc vào chuyên môn của bạn – nhưng có thể như vậy là đủ cho nhiều người khác nắm bắt vấn đề. Đây chính là trường hợp ít hơn đồng nghĩa với nhiều hơn.
Sai lầm thứ 59 Xin phép
Đã khi nào bạn nhận thấy nam giới có xin phép hay không chưa? Họ thường chỉ đề nghị được tha thứ. Phụ nữ thường đề nghị được chấp thuận không chỉ vì đó là thói quen mà họ còn muốn người khác bật đèn xanh cho họ. Đây là cách đặt câu hỏi an toàn nhưng lại mang tính tự huỷ hoại sự nghiệp cho người đặt câu hỏi. Chúng ta thường yêu cầu trẻ em, thay vì người trưởng thành, xin phép người khác. Khi một người phụ nữ đề nghị được cho phép làm hay nói một điều gì đó, chị tự làm giảm vị thế cá nhân và đặt mình vào vị trí của một đứa trẻ nhỏ. Khi đó, chị cũng chuẩn bị sẵn sàng tinh thần trước lời từ chối “Không.”
Dù làm ở vị trí nào, bạn cũng có quyền độc lập đưa ra quyết định thuộc phạm vi quyền hạn của bạn. Nhiệm vụ của bạn là xác định được giới hạn đó, làm rõ giới hạn với Giám đốc và hành xử theo đúng giới hạn. Tôi đã quan sát rất nhiều phụ nữ không dám hành động trước khi có được sự cho phép của cấp trên, cho dù họ là trợ lí hành chính hay quản lí bộ phận. Hãy tin tôi, Giám đốc luôn mong muốn bạn tự đón nhận trái bóng và tự lăn trái bóng đi. Bạn được trả lương để làm việc đó và việc này sẽ giúp công việc của Giám đốc bạn hiệu quả hơn.
Gợi ý
1. Thông báo cho người khác biết ý định của bạn thay vì việc xin phép họ. Việc thông báo thể hiện sự tôn trọng của bạn và giúp họ nhận thấy hành động của bạn không phụ thuộc vào sự cho phép của họ.
2. Thừa nhận sự bình đẳng.
3. Biến câu nói dưới đây:
Liệu có phiền gì không nếu ngày mai tôi làm việc tại nhà? Tôi đang đợi một cuộc giao hàng vào buổi trưa.
sang câu nói:
Tôi muốn Giám đốc biết là ngày mai tôi sẽ làm việc tại nhà. Tôi đang đợi người ta giao hàng.
4. Bạn nên biết rằng, nếu người khác có khúc mắc trước lời nói của bạn, chắc chắn họ sẽ thông báo cho bạn biết. Cách suy nghĩ tích cực này giúp bạn có thể thương lượng ở một vị thế mạnh mẽ hơn.
5. Nếu bạn cảm thấy khó khăn trong việc đưa ra một lời khẳng định, bạn có thể sử dụng các cụm từ giảm nhẹ để làm dịu thông điệp. Thay vì tìm kiếm sự cho phép, bạn nên nói: “Tôi dự định lên kế hoạch giải quyết phản hồi của khách hàng. Sau khi hoàn thành kế hoạch, tôi sẽ lấy ý kiến của anh trước khi chia sẻ với khách hàng.”
6. Tương tự như vậy, đừng rơi vào cái bẫy trả lời các thông báo bằng các câu hỏi. Cuối cùng bạn sẽ thấy mình rơi vào một mớ bòng bong.
Sai lầm thứ 60 Xin lỗi khi không cần thiết
Tôi có xem giải gôn British Open ngay sau khi Tiger Woods thua cuộc. Bình luận viên thể thao phỏng vấn anh thể hiện rõ sự thông cảm một ngày thi đấu không may mắn – anh đã bỏ lỡ một vài cú đánh đơn giản và không chơi đúng phong độ. Khi đó, anh đối đáp như sau: “Tôi đã chơi không tồi. Chỉ tại hôm nay hướng gió và điều kiện sân bãi không ủng hộ tôi.” Câu trả lời của anh nhắc tôi nhớ rằng, nam giới – cho dù họ không làm tốt công việc và mắc phải sai lầm rõ như ban ngày – nhưng họ vẫn phủ nhận hoặc giảm thiểu sai lầm đó thay vì nhận trách nhiệm hoặc xin lỗi vì sự yếu kém của bản thân.
Chúng ta cần rút ra bài học kinh nghiệm từ câu chuyện trên. Việc xin lỗi người khác vì những lỗi vô ý, không đáng kể làm giảm sự tự tin không chỉ ở chúng ta mà ở cả người khác nữa . So với nam giới, nữ giới thường có xu hướng xin lỗi nhiều hơn, cho dù họ vô tình va phải ai đó trên đường hoặc mắc phải một lỗi nho nhỏ ở văn phòng. Xin lỗi có thể giảm bớt mâu thuẫn nhưng nó sẽ khiến bạn trở thành người có lỗi trong khi bạn hoàn toàn vô tội.
Tôi xin đưa ra một ví dụ. Một người phụ nữ có tâm sự với tôi rằng, Giám đốc quở mắng chị vì chị không thông báo cho ông ta biết những buổi họp mà chị tham gia bởi ông ta cũng muốn tham gia những buổi họp đó. Thực tế là chị đã gửi thư điện tử cho Giám đốc với đầy đủ thông tin về cuộc họp nhưng có lẽ ông ta không đọc hoặc quên không ghi nhớ vào lịch. Khi được hỏi cách chị xử lí tình huống, chị tỏ ra rất tự hào với cách ứng xử của mình: “Tôi đã gửi thư điện tử cho Giám đốc vào đúng ngày tôi nhận được thông báo. Nếu từ giờ trở đi Giám đốc muốn tôi kiểm tra cùng Giám đốc để biết chắc chắn Giám đốc đã nhận được thông tin chưa, tôi rất sẵn lòng làm vậy.”
Câu trả lời của chị rất khôn ngoan vì nhiều lí do. Trước hết, người phụ nữ này đã không vướng vào chiếc bẫy phải nói lời xin lỗi. Câu trả lời khiến chị mạnh mẽ hơn và không tạo cảm giác chị là một đứa trẻ nhỏ đang bị mắng mỏ. Sau nữa là liệu có Giám đốc nào muốn nhân viên liên tục chạy vào phòng làm việc của mình để nhắc nhở và biết chắc chắn ông ta đã nhận được tất cả thư điện tử? Kết quả là, chị đã buộc Giám đốc phải có bổn phận đọc tất cả thư được gửi đến.
Gợi ý
Bắt đầu đếm số lần bạn xin lỗi không cần thiết. Hãy biết tự ý thức giảm bớt con số này bằng cách tiết kiệm lời xin lỗi cho những lỗi lầm lớn (và sẽ không có nhiều lỗi lầm như vậy.)
Nếu bạn mắc một sai lầm cần xin lỗi, bạn chỉ nên xin lỗi một lần và tìm cách giải quyết vấn đề.
Chuyển xu hướng nói xin lỗi sang xu hướng nhận xét khách quan về những việc chưa được làm đúng và tìm cách giải quyết vấn đề.
Kết hợp những gợi ý trên với câu nói không mang tính xin lỗi như: “Dựa trên những thông tin được cung cấp, tôi không cho rằng, anh/chị đã kì vọng vào điều đó. Hãy nói cho tôi biết suy nghĩ của anh/chị và tôi sẽ xem xét lại mọi việc.”
Tránh sử dụng lời xin lỗi để làm giảm vị thế của bạn. Luôn bắt đầu từ một vị trí bình đẳng – cho dù người ngồi đối diện bạn giữ chức vụ gì đi nữa. Có thể người đó có chức vụ cao hơn bạn nhưng điều đó không thể khiến họ giỏi hơn bạn được.
Sai lầm thứ 61 Sử dụng từ ngữ giảm nhẹ
Phần lớn phụ nữ thường dùng nhiều từ nói giảm hơn nam giới. Từ nói giảm làm giảm bớt tầm quan trọng hay quy mô của một sự thành công. Cô con gái 17 tuổi của chị họ tôi mới mắc phải sai lầm này và tôi chợt nhận ra đó là sai lầm mà chúng ta được học từ khi còn thơ ấu trước lời khuyên dạy: Không được huênh hoang khoác lác.
Trong một sự kiện gia đình, ông nội tự hào thông báo cô bé mới đạt được vài học bổng ở trường. Khi tôi chúc mừng và hỏi về giải thưởng cô bé đạt được, cô bé khiêm tốn trả lời: “Dạ, chỉ là giải thưởng Golden State thôi ạ.” Đến bây giờ tôi vẫn không biết giải thưởng đó là gì nhưng tôi biết là cô bé đã phải rất nỗ lực mới giành được giải thưởng đó. Bằng việc dùng từ chỉ là, cô bé đã làm giảm tầm quan trọng của giải thưởng này.
Ở công sở cũng vậy, từ ngữ giảm nhẹ làm giảm tầm quan trọng của thành công hoặc cho là do một thứ gì khác ngoài tài năng, làm việc chăm chỉ hay có bí quyết làm việc hiệu quả. Khi được khen thưởng hoặc chúc mừng, phụ nữ thường trả lời: “Cũng không có gì lớn lắm,” hay “Có lẽ là tôi đã may mắn.” Cứ nói những cụm từ này đi, rồi có ngày bạn sẽ bắt đầu tin chúng.
Gợi ý
Tập nói: “Cám ơn. Tôi rất hài lòng về thành quả đó.” Bạn nên thực hành nói như vậy cho đến khi có thể nói tự nhiên mỗi khi được khen ngợi.
Miêu tả thành tích bạn đạt được theo chiều hướng khách quan và không sử dụng kèm từ hạn định. Tránh những từ như, “Đó chỉ là…,” “Tôi chỉ…,” hay “Tôi cũng thấy rất ngạc nhiên…”
Nếu muốn tỏ ra khiêm tốn, bạn có thể nói, “Cám ơn. Tôi cũng tự hào về thành công tôi đạt được và tôi phải cảm ơn những người đã ủng hộ tôi.”
Sai lầm thứ 62 Sử dụng từ hạn định
Để giảm bớt nỗi lo sợ về việc mình tỏ ra quá thẳng thắn, khăng khăng giữ nguyên quan điểm cá nhân hay quá tận tuỵ, phụ nữ thường sử dụng rất nhiều từ hạn định trong khi nói. Từ hạn định được sử dụng với mục đích làm giảm tầm quan trọng và tính mạnh mẽ trong thông điệp bạn gửi đi. Từ hạn định bao gồm:
“Có vẻ như điều đó…”
“Chúng tôi cũng chỉ…”
“Có lẽ chúng ta nên…”
“Có thể sẽ tốt hơn nếu…”
“Chúng ta có thể…”
Đúng là những từ ngữ gây cảm giác khó chịu! Lời nhận xét nước đôi khiến người khác phải hỏi:
“Trông nó như thế nào?”
“Các anh đã làm gì?”
“Chúng ta nên hay không nên làm điều đó?”
“Như vậy có tốt hơn không?”
“Chúng ta có thể hay không thể làm việc đó?”
Gợi ý
Sử dụng từ ngữ mạch lạc, chắc chắn để thể hiện quan điểm. Nó không mang tính giáo điều mà chỉ có nghĩa bạn thẳng thắn và không sử dụng từ hạn định.
Nếu cần sử dụng từ hạn định, bạn nên sử dụng câu nói phụ bổ sung để làm dịu một quan điểm mạnh mẽ mà không làm mất hiệu lực của nó. Ví dụ: “Vì những lí do tôi đã trình bày, tôi cho rằng chúng ta nên hành động ngay lúc này. Tôi rất muốn biết ý kiến của các anh chị.”
Nếu không chắc chắn, bạn nên mở đầu bằng cách đề cập nguyên nhân khiến bạn không tận tuỵ hoặc nguyên nhân khiến bạn tận tuỵ hơn và đưa ra giải pháp tạm thời. Nếu bạn nói: “Dựa trên số liệu thực tế đã được trình bày, tôi không biết chắc liệu chúng ta có nên hành động vội vã như vậy không. Tôi cần thu thập thêm dữ liệu trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.” Sẽ rõ ràng hơn rất nhiều.
Sai lầm thứ 63 Không trực tiếp trả lời câu hỏi
Không trực tiếp trả lời câu hỏi cũng là một phương thức nói nước đôi và ẩn chứa nhiều rủi ro. Chúng ta hãy cùng đọc đoạn hội thoại ngắn dưới đây giữa một vị Phó Giám đốc công ty và một Giám đốc bộ phận của ông:
Phó Giám đốc: Chị có nghĩ là chúng ta nên thông báo cho các cổ đông biết con số tổn thất ước đoán về tài chính trong quý bốn này không? Hay là chúng ta sẽ thông báo sau khi biết chắc chắn một con số cụ thể?
Giám đốc bộ phận: Chúng ta có thể thông báo cho các cổ đông vì công ty cũng chuẩn bị làm báo cáo tài chính quý bốn rồi. Tuy nhiên, nếu đợi cho đến khi làm báo cáo xong thì chúng ta sẽ tạo được sự tin tưởng hơn vì lúc đó chúng ta có thể cung cấp con số cụ thể. Nếu thông báo cho các cổ đông vào thời điểm này chúng ta sẽ phải đối mặt với rất nhiều câu hỏi mà chắc chắn chúng ta không trả lời được. Nhưng nếu đợi đến khi có được kết quả cuối cùng thì họ sẽ cho rằng chúng ta giấu giếm thông tin. Cách nào cũng có cái lợi và cái hại của nó.
Phụ nữ thường mắc phải sai lầm này vì họ cho rằng cách ứng phó tốt nhất trước câu hỏi khó là trình bày tất cả suy nghĩ của họ. Họ tin rằng đó là phương pháp hữu ích và công bằng nhất. Tuy nhiên, lúc đó người đặt câu hỏi vẫn không nhận được câu trả lời thích đáng. Cách trả lời mập mờ cũng cho thấy phụ nữ đang lảng tránh và tạo sự an toàn cho mình – họ lẩn trốn nhưng lại “trốn không kĩ”. Thẳng thắn đưa ra một câu trả lời cho một câu hỏi là cơ hội tốt nhất để đưa ra một lời tuyên bố vững chắc.
Gợi ý
Trực tiếp trả lời câu hỏi dành cho bạn. Trước câu hỏi: Chúng ta nên chia sẻ thông tin ngay thời điểm này hay nên chờ đợi? Vì vậy, những từ đầu tiên bạn phải nói là bạn sẽ nghiêng về phương án nào hoặc bạn phải đưa ra một phương án thay thế. Khi đó, câu trả lời có thể là: “Cả hai cách này đều không hợp lí. Tôi nghĩ chúng ta nên để kết quả tự nói lên tất cả sau khi chúng ta hoàn thành báo cáo tài chính quý.”
Mong muốn có một câu trả lời “hoàn hảo” hoặc “đúng” có thể là nguyên nhân khiến bạn không thể đưa ra câu trả lời ngắn gọn hoặc thẳng thắn. Với câu hỏi đúng – sai, nhiều người trả lời: “Nhưng tôi không thể trả lời là đúng hay sai được.” Tất nhiên bạn có thể. Chỉ cần một chút mạo hiểm và đi thẳng vào vấn đề. Thà bắt đầu gây ra một cuộc tranh cãi còn hơn là đưa ra một câu trả lời không rõ ràng.
Tổ chức lại suy nghĩ bằng cách vận dụng cách đi thẳng vào trọng tâm vấn đề. Với cách trả lời này, một câu trả lời hợp lí cho câu hỏi trên có thể là: “Tôi cho rằng chúng ta nên chia sẻ thông tin với cổ đông ngay lúc này. Có hai nguyên nhân cơ bản cho lựa chọn này của tôi. Trước hết, tôi tin rằng thà chúng tiết lộ toàn bộ thông tin còn hơn là bị buộc tội che giấu thông tin. Thứ hai, chúng ta đều chắc chắn công ty phải đối mặt với tổn thất nhưng nếu chúng ta phán đoán sai lầm có thể, các cổ đông sẽ cảm thấy nhẹ nhõm và chúng ta không mất mát gì cả.”
Khi trả lời một câu hỏi mang tính luận văn, bạn nên cụ thể hóa và sắp xếp hợp lí những ý có trong câu trả lời: “Tôi có ba ý thế này…,” hay “Chúng ta có hai con đường…”
Tham gia khóa học ứng khẩu. Khả năng trực tiếp trả lời câu hỏi bao gồm cách ứng biến của bạn tại thời điểm được hỏi. Khóa học này sẽ rất hữu ích.
Sai lầm thứ 64 Nói quá nhanh
Phụ nữ thường nói rất nhiều và rất nhanh (tham khảo thêm Sai lầm thứ 76 để biết thêm chi tiết.) Được nhận xét là nói quá nhiều, chúng ta thường sợ làm mất nhiều thời gian của người khác và cố gắng tăng tốc độ nói để truyền tải toàn bộ thông tin đi trước khi bị người khác chen ngang hoặc trước khi nhận được dấu hiệu là chúng ta đang nói quá nhiều. Chúng ta “lên dây cót” để nói, giống hệt tốc độ của người nói trên chương trình quảng cáo Fedex1 cũ – tốc độ nói của anh ta nhanh ngang bằng tốc độ ánh sáng. Tạo khoảng thời gian trống hợp lí để trình bày quan điểm là dấu hiệu cho thấy: Tôi có quyền được nhìn thấy và nghe thấy.
Sự tín nhiệm phụ thuộc vào cách bạn nói, cho dù bạn nói về vấn đề gì đi chăng nữa, vì vậy điều quan trọng là bạn phải biết cách truyền đạt sự tự tin, chính xác và chiều sâu trong từng câu nói. Nói quá nhanh chỉ đem đến điều ngược lại. Khi đó, người nghe có thể cho rằng những lời bạn nói không xứng đáng với thời gian họ dành để lắng nghe hoặc thông điệp bạn gửi đi không đủ quan trọng.
Gợi ý
Thực hành nói với tốc độ hợp lí.
Thường xuyên gặp gỡ những người cùng ngành nghề để thực hành kĩ năng thuyết trình. Các thành viên sẽ đưa ra nhận xét sau khi một thành viên hoàn thành buổi thuyết trình. Phương pháp luyện tập này giúp bạn thoải mái khi nói và phát biểu trước sự hiện diện của nhiều người.
Đề nghị bạn bè hoặc đồng nghiệp bí mật ra dấu hiệu mỗi khi bạn nói quá nhanh.
Luôn nhớ rằng bạn có quyền truyền tải thông điệp trong khoảng thời gian hợp lí (và bạn phải thực hiện theo đúng những gợi ý bên trên.)
Sai lầm thứ 65 Không nói từ ngữ đúng chuyên ngành
Mỗi ngành nghề và chuyên ngành đều có ngôn ngữ và biệt ngữ riêng. Nếu chúng ta thất bại trong việc sử dụng đúng từ ngữ chuyên ngành, người khác sẽ có ấn tượng chúng ta không có kiến thức chuyên sâu. Sự tác động đối với người nghe bắt nguồn từ kiến thức chuyên môn của người nói và cách tác động tốt nhất là sử dụng từ ngữ chuyên ngành. Phụ nữ thường cho rằng họ có thể tạo ảnh hưởng đến người nghe nếu họ giỏi một phần trong chuyên ngành của họ. Đó là một sai lầm.
Một khách hàng rất băn khoăn lo lắng vì ban Giám đốc không chú ý đến chị mỗi khi đến kì đề bạt thăng chức cho nhân viên. Bảng đánh giá thành tích của chị rất tốt, ban Giám đốc thường khen ngợi chuyên môn và sự đóng góp của chị cho công ty. Để xác định rõ tiềm năng của nhân viên, công ty thường áp dụng hình thức đánh giá cá nhân. Bảng đánh giá gồm một số bài kiểm tra và một cuộc phỏng vấn với chuyên gia tâm lí. Kết quả dành cho chị: một người khá thông minh, biết giải quyết vấn đề và là một quản lí giỏi trong tương lai nhưng thiếu khả năng nói về chuyên môn.
Bạn có biết ROI2 – lợi tức đầu tư và thành tích của công ty bạn? Nếu bạn không biết, đã đến lúc bạn tìm hiểu về những thông tin này.
Gợi ý
Đọc tạp chí Phố Wall. Tạp chí cung cấp nhiều thông tin hữu ích trong chuyên môn và nhiều từ ngữ thông dụng trong kinh doanh.
Đề nghị nhân viên trong phòng tài chính giải thích cho bạn thông tin cơ bản liên quan đến tài chính.
Đặt mua tạp chí công nghiệp hoặc báo quý.
Tham gia khóa học kế toán của các tổ chức phi tài chính.
Tự thiết lập ngân sách và tài chính cá nhân.
Tham dự các cuộc họp của hiệp hội nghề nghiệp.
Tìm kiếm điểm chuẩn và thành tích tốt nhất trong lĩnh vực của bạn.
Sai lầm thứ 66 Sử dụng từ không có trong từ điển
Sử dụng quá nhiều từ không có trong từ điển trong câu nói thể hiện sự không chắc chắn hoặc lưỡng lự của người nói. Từ không có trong từ điển có thể là à, ờ, ừm hay ngay cả các cụm từ có nghĩa như anh/chị biết ý tôi là gì rồi hay anh/chị thấy rồi đấy.
Nếu câu nói của bạn chỉ gồm “ừm, chà, bạn không nên…” câu nói đó chỉ có nghĩa là “ừm, tôi không biết tôi đang nói gì, bạn có biết tôi nói gì không?” Để thay đổi thói quen, việc khó khăn nhất là nhận ra và loại bỏ chúng trong câu nói. Sau khi loại bỏ chúng rồi, chỉ còn 1/10 câu là những từ bạn nên nói.
Gợi ý
Đề nghị đồng nghiệp nhận xét về cách bạn dùng từ không có trong từ điển.
Đề ra một số dấu hiệu báo hiệu với bạn bè hoặc đồng nghiệp. Ví dụ, khi cùng uống cà phê, bạn có thể yêu cầu họ gõ gõ ngón tay vào tách cà phê mỗi khi bạn dùng từ không có trong từ điển.
Có thể đề nghị thêm bạn bè hay người thân cùng tham gia tạo dấu hiệu phản hồi. Càng nhận được nhiều phản hồi, bạn sẽ càng sớm từ bỏ được thói quen dùng các từ đó.
Ghi hình quá trình bạn thuyết trình và tự đánh giá cách bạn nói.
Đặt máy ghi âm cạnh bàn làm việc và nhấn nút GHI ÂM trước khi bạn trả lời câu hỏi hoặc gọi điện thoại. Nghe lại ghi âm và đếm những từ không có trong từ điển bạn đã dùng.
Tập có cảm giác thoải mái trước sự im lặng – biết giữ im lặng đúng lúc là công cụ hữu ích trong kĩ năng giao tiếp.
Sai lầm thứ 67 Sử dụng từ ngữ không tự tin
Sử dụng từ ngữ mang tính cảm nhận cho thấy thái độ không chắc chắn của người nói. Dưới đây là hai cột từ ngữ: một cột từ ngữ không tự tin và một cột từ ngữ thay thế.
| Từ ngữ không tự tin | Cụm từ thể hiện sự tự tin |
|---|
| “Có vẻ như là chúng ta nên…” | “Tôi tin rằng tốt nhất là …” |
| “Tôi có thể…” | “Tôi dự định…” |
| “Anh nên cân nhắc…” | “Tôi khuyên anh nên…” |
| “Anh cảm thấy thế nào nếu chúng ta…” | “Anh nghĩ sao nếu chúng ta…” |
| “Người khác có thể lập luận rằng…” | “Những người phản đối sẽ nói rằng…” |
| “Tôi nghĩ rằng chúng ta …” | “Đề xuất của tôi là chúng ta…” |
Bạn đã hình dung ra rồi chứ. Cả hai cách nói trên đều thể hiện một thông điệp nhưng cách nói trong cột bên phải mang tính quyết đoán hơn. Cách nói này tạo sự mạnh mẽ hơn và thể hiện rõ mong muốn “hữu hình” của người nói. Có thể bạn cho rằng tôi đang bới lông tìm vết nhưng ngôn từ có thể thể hiện giá trị và mục đích của người nói.
Gợi ý
Thực hành vận dụng các cụm từ mang tính chất tuyên bố có từ Tôi như, Tôi nghĩ, Tôi tin, Tôi đề xuất, Tôi dự định, Tôi muốn hay Tôi cảm thấy.
Mạo hiểm nói rõ suy nghĩ với sức thuyết phục cao.
Phát triển vốn từ vựng trong kinh doanh bằng cách đọc sách, báo dành cho người làm kinh doanh.
Khi viết thư điện tử hoặc thư tay, nên đọc lại và sửa từ ngữ với mục đích nhấn mạnh những gì bạn viết.
Không nên từ bỏ hoàn toàn từ ngữ “cảm nhận” – bạn chỉ cần sáng suốt trong cách sử dụng. Loại từ ngữ này rất hiệu quả khi tư vấn hoặc hướng dẫn đồng nghiệp.
Sai lầm thứ 68 Nhận xét không rõ ràng
Nhận xét không rõ ràng là đưa ra một nhận xét tiêu cực sau khi đưa ra hai nhận xét tích cực. Cách nhận xét này không đề cập vấn đề một cách thẳng thắn của người nói. Tôi đưa ra một ví dụ để các bạn thấy việc nhận xét không rõ ràng nghĩa là như thế nào:
Greg, tôi muốn nhận xét đôi lời về công việc gần đây của anh trong dự án Jackson. Tôi rất hài lòng với cách anh dành thời gian tạo dựng mối quan hệ với khách hàng. Có vẻ như khách hàng cũng đánh giá cao hành động của anh. Tuy nhiên, tôi cũng muốn anh dành thêm thời gian vào việc nghiên cứu để đưa ra đề xuất hiệu quả cho khách hàng. Nhìn chung, tôi thấy anh đã làm tốt công tác quản lí khách hàng.
Vậy thì Greg phải rút ra được điều gì? Có lẽ Greg cũng tự hỏi liệu anh có được đánh giá là làm tốt công việc hay không. Câu nhận xét cuối cùng rất tích cực nhưng Greg phải hướng trọng tâm vào câu ở giữa – một thông điệp rất quan trọng. Tách biệt nhận xét tích cực và tiêu cực là phương pháp hiệu quả hơn và có thể củng cố thành tích của người nghe. Đây cũng nguyên nhân tôi vận dụng quy tắc 7 – (Xem phần gợi ý)
Phụ nữ không muốn đón nhận tin xấu. Thực tế là hầu hết tất cả chúng ta luôn cố gắng tránh tin xấu. Để mang lại hiệu quả cao nhất, lời nhận xét phải cụ thể, khéo léo và tập trung vào kết quả tích cực. Dưới đây là lời nhận xét tốt hơn dành cho Greg:
Greg, tôi muốn nhận xét đôi lời về anh trong dự án Jackson. Bảng nghiên cứu anh gửi cho tôi chưa rõ ràng lắm và khách hàng vẫn còn rất nhiều nghi vấn (cụ thể.) Trong thời gian tới, tôi hi vọng anh sẽ dành nhiều thời gian hơn để nghiên cứu về phương án hành động của đối thủ cạnh tranh và đối chiếu lợi ích của việc sử dụng cách thức sản xuất và con người của chúng ta (biết ứng xử.) Việc này sẽ giúp khách hàng quyết định nhanh chóng hơn (kết quả tích cực.)
Gợi ý
1. Việc đưa ra nhận xét sẽ dễ dàng hơn nếu bạn tuân theo quy tắc 7-Bạn cần học cách đưa ra bảy nhận xét tích cực cho một nhận xét tiêu cực. Phương pháp này giúp người nghe tiếp nhận thông điệp tốt hơn và không tạo ấn tượng bạn là người quá nghiêm khắc.
2. Mỗi khi đưa ra nhận xét tích cực, phải đảm bảo lời nhận xét đó không ám chỉ sự chỉ trích. Giống như một lời khen vụng về, cách nhận xét này tương tự lời khen của mẹ chồng dành cho nàng dâu: “Bữa tối hôm nay ngon thật. Ngon hơn nhiều so với ba bữa ăn trước con nấu.”
3. Luôn ghi nhớ có cả nhận xét tích cực và tiêu cực.
4. Việc thẳng thắn nhận xét sẽ dễ dàng hơn nếu bạn vận dụng phương pháp Diễn giải (Descript):
D = Describe (Diễn giải) tại sao bạn có buổi trò chuyện đó.
Frank, tôi muốn thảo luận với anh về những việc xảy ra hồi tuần trước khi chúng ta cùng hợp tác trong dự án Acme.
E = Explain (Giải thích) khéo léo cách bạn nhìn nhận vấn đề và suy luận từ cách hiểu của người khác.
Tôi nhận thấy tôi phải làm quá nhiều việc vì anh đi làm muộn và về sớm đến bốn giờ đồng hồ trong năm ngày vừa qua. Tôi không biết anh nhìn nhận vấn đề này như thế nào.
S = Show (Nói rõ) những gì bạn nghe được và Nói cụ thể (Specify) mong muốn của bạn trong thời gian tới.
Tôi biết anh phải giải quyết việc gia đình nhưng nếu anh thông báo trước cho tôi thì tôi có thể sắp xếp hoặc đề nghị người khác cùng làm với tôi. Từ giờ trở đi, tôi rất lấy làm cảm kích nếu anh thông báo trước cho tôi mỗi khi anh không thể dành toàn bộ tâm huyết cho dự án mà chúng ta cùng hợp tác.
C = Gắn kết hành động bạn mong muốn với Kết quả (Consequences) (mang tính tích cực hoặc tiêu cực, phụ thuộc vào mức độ nghiêm trọng của vấn đề hoặc khoảng thời gian được dành cho buổi thảo luận.)
Cám ơn anh đã lắng nghe tôi. Chúng ta có thể mang đến nhiều giá trị hơn cho khách hàng nếu chúng ta tìm được phương thức liên lạc tốt hơn.
Sai lầm thứ 69 Nói năng nhỏ nhẹ
Hồi 14 tuổi, tôi có làm thêm trong tiệm giặt và bà chủ cửa hàng có vẻ bị mắc chứng đau nửa đầu. Nếu bạn từng đến một tiệm giặt vào một buổi trưa trong tuần, bạn sẽ thấy có rất nhiều máy móc và thiết bị cùng hoạt động. Tôi phải nói rất to với người đứng cách tôi có vài bước, và khi đó, bà chủ bước vào, thì thầm với tôi: “Con không biết là các cô gái trẻ không được nói to à?” Sau lần đó, tôi luôn thận trọng trong từng lời nói để không nói quá to vì tôi sợ người khác nghĩ tôi không nữ tính! Mãi 30 năm sau tôi mới nhận thấy bà chủ tiệm giặt bị đau nửa đầu và bà chỉ muốn tôi giữ im lặng khi làm việc. Tôi tự hỏi liệu có bao nhiêu cô gái trẻ khác cũng nhận được thông điệp như vậy – và có thể vì cùng một lí do đó.
Âm lượng giọng nói cũng được coi là công cụ tạo ấn tượng cho người nghe. Phụ nữ thường bắt đầu câu chuyện với giọng nói nhỏ nhẹ. Nhưng giọng nói nhỏ nhẹ cho thấy thông điệp được gửi đi thể hiện thái độ không chắc chắn hoặc thiếu tự tin. Âm lượng cũng ảnh hưởng đến ngôn ngữ hình thể. Giọng nói càng to thì người nói càng có chiều hướng sử dụng nhiều ngôn ngữ hình thể hơn. Bạn có thể gửi thông điệp như mong muốn nếu biết cách kết hợp âm lượng thích hợp với ngôn ngữ hình thể.
Gợi ý
Khi phát biểu trước nhiều người, bạn nên hình dung người ngồi xa nhất rất khó để nghe thấy bạn nói và cố gắng nói đủ to để họ nghe được.
Tham gia lớp học lên giọng, xuống giọng hoặc học hát để học cách lên xuống giọng hợp lí.
Nếu người nghe yêu cầu bạn nhắc lại hoặc nói to hơn, bạn phải thực sự chú tâm vào thông điệp mà bạn phải nói.
Tự ghi lại hình ảnh bạn thuyết trình hoặc thảo luận trong một buổi họp. Nếu bạn không nghe rõ những gì bạn nói trong khi vẫn nghe rõ lời phát biểu của đồng nghiệp, bạn cần phải chú ý hơn nữa đến âm lượng giọng nói.
Hãy hình dung người nghe là các khách hàng. Dù họ có thoải mái ngả người vào ghế ngồi thì họ vẫn lắng nghe giọng nói của bạn. Nếu họ phải vươn người về phía trước để nghe bạn nói hay tỏ ra căng thẳng khi nghe, như vậy là bạn chưa làm tốt công việc chăm sóc khách hàng.
Sai lầm thứ 70 Giọng nói có cường độ quá cao
Người nghe phản ứng với cả nội dung và âm thanh của người nói. Câu nói có cường độ cao hơn bình thường – một đặc trưng của phái nữ khó có thể thu hút được nhiều sự chú ý. Tại sao trong giai đoạn mới phát triển của ngành truyền thông, các phát thanh viên chủ yếu là nam giới? Walter Cronkite3 được nhiều người tín nhiệm mặc dù rất ít người biết được tính cách của anh ta. Ngày nay, phát thanh viên nam vẫn chiếm đa số trên chương trình bản tin thời sự buổi tối. Từ Tom Brokaw4 đến Peter Jennings5 và Dan Rather6, họ đều được coi là những người có giọng nói đầy uy lực.
Mặc dù không thể nói rõ nguyên nhân tại sao nam giới chiếm ưu thế trong ngành truyền thông nhưng tôi tin rằng giọng nói có cường độ thấp hơn có thể thu hút được nhiều sự chú ý và sự tôn trọng hơn. Giọng nói có cường độ càng cao thì sự tín nhiệm càng giảm xuống. Có thể quan niệm cho rằng chỉ nam giới mới có giọng nói cường độ thấp đã ăn sâu vào trí óc nhiều người và “quyền lực” vẫn có chiều hướng gắn liền với nam giới. Ngay cả những người đàn ông có giọng nói với cường độ cao hơn bình thường cũng phải đối mặt với vấn đề liên quan đến sự tín nhiệm giống như nữ giới. Với vóc người hơi khiêm tốn và giọng nói cao hơn mức bình thường, ông Ross Perot7 đã không thực sự thành công trên chính trường.
Gợi ý
Khi tỉnh giấc, bạn hãy tạo ra một tiếng ồn bất kì. Có thể là bất kì tiếng ồn nào, như Ummmmmmmmm hay La la la la la. Đó là âm thanh được phát ra với cường độ tự nhiên và không bị hạn chế – bạn cần phải duy trì giọng nói có cường độ như vậy suốt cả ngày.
Tham gia học nhạc trong dàn hợp xướng để biết cao độ giọng hát của bạn. Bạn sẽ không thể hát nhỏ mãi được.
Hình dung cổ và lồng ngực bạn là một không gian rộng lớn. Hãy tưởng tượng giọng nói quay tròn bên trong cơ thể; sau đó điều chỉnh lại giọng nói.
Sai lầm thứ 71 Để lại lời nhắn dài dòng và không cần thiết
Mọi người trong gia đình tôi vẫn thường nói đùa rằng, mẹ chồng tôi là người không biết nói lời tạm biệt. Mỗi khi trò chuyện hết một vấn đề, mẹ không thể kết thúc câu chuyện. Nhiều phụ nữ cũng phải đối mặt với hiện tượng tương tự khi để lại lời nhắn trên hộp thư thoại. Mặc dù lời mở đầu thông điệp rất chính xác và rõ ràng nhưng họ kết thúc thông điệp không hợp lí chút nào: “Được rồi, tôi nghĩ chỉ có vậy thôi. Chà, hãy gọi lại cho tôi nếu chị có thắc mắc. Tôi nghĩ chỉ có chừng đó thông tin thôi. Tạm biệt nhé.” Lời nhắn dài dòng có thể làm giảm tầm quan trọng của lời nhắn đầu tiên (cũng là lời nhắn quan trọng nhất) và cho thấy bạn là người không quyết đoán.
Một khách hàng của tôi cho rằng người khác thường để lại lời nhắn cộc lốc, khiếm nhã cho chị và chị không biết phải trả lời thế nào. Tôi đề nghị chị lưu lại một vài tin nhắn thoại của người khác gửi cho chị và tin nhắn thoại của chính chị (bằng cách nhờ đồng nghiệp gửi lại lời nhắn đó). Sau khi nghe lời nhắn của khách hàng này
và của bạn bè chị, tôi nhận thấy chị đang gặp rắc rối với lời nhắn của người khác giới. Họ không khiếm nhã hay nói cộc lốc; họ chỉ nói ngắn gọn. Trong khi đó, chị dùng quá nhiều từ ngữ hơn mức cần thiết khi để lại lời nhắn. Nếu so sánh, lời nhắn của chị vì quá nhiều từ nên ít quan trọng hơn – vì thực tế là chúng ít quan trọng hơn. Nhiều từ ngữ làm giảm tầm quan trọng của thông điệp. Càng ít từ càng dễ nhớ hơn.
Gợi ý
Hệ thống để lại lời nhắn hiện đại giúp bạn dễ dàng nghe lại lời nhắn của mình. Bạn nên nghe lại lời nói của bản thân để biết liệu bạn có gửi đi quá nhiều từ ngữ không cần thiết không.
Trước khi gọi điện, hãy sắp xếp lại thông tin trong đầu xem bạn muốn đề cập đến vấn đề gì để biết khi nào nên dừng lại và đến lúc bạn phải dừng lại. (Đáng ra, mẹ chồng tôi nên vận dụng gợi ý này.)
Nếu bạn mắc phải sai lầm này, hãy tự biết cách ngừng nói sau khi nói xong ý chính.
Chuẩn bị câu kết thúc nhanh gọn (cả khi nói chuyện điện thoại và để lại lời nhắn.) Hãy nói: “Hãy gọi lại cho tôi nếu anh có thắc mắc” và cúp máy ngay lập tức sẽ mang lại hiệu quả cao.
Sai lầm thứ 72 Không biết cách tạo khoảng lặng trước khi nói
Chắc hẳn bạn đã nghe đến cụm từ khoảng lặng ý nghĩa. Đó là khoảng thời gian ngắn giúp người nghe phỏng đoán và chú ý đến những lời bạn chuẩn bị nói. Với mong muốn mang đến sự hài lòng và không lấy quá nhiều thời gian của người nghe, phụ nữ thường có xu hướng trả lời câu hỏi nhanh đến nỗi không có đủ thời gian để ngẫm nghĩ lại câu trả lời đó. Bạn nên bổ sung vào kĩ năng giao tiếp phương pháp vận dụng khoảng lặng ý nghĩa trước khi phát biểu.
Tạo một khoảng yên lặng trước khi nói có ý nghĩa rất quan trọng. Thứ nhất, khoảng yên lặng cho thấy bạn đã suy nghĩ vấn đề rất thấu đáo. Thứ hai, tạo sự thích thú cho người nghe. Thứ ba, tạo ấn tượng bạn là người tự tin và cuối cùng, bạn có đủ thời gian để sắp xếp lại suy nghĩ theo trật tự.
Gợi ý
Tập đếm từ một đến ba trước khi trả lời câu hỏi – ngay cả khi bạn dễ dàng tìm ra câu trả lời.
Trong khoảng thời gian yên lặng, bạn cần phải biết rõ bạn muốn người nghe nắm bắt được thông điệp nào và mở đầu bằng thông điệp đó.
Người Trung Quốc có một câu nói có thể làm rất nhiều phụ nữ buồn lòng: Chúc bạn có một ý tưởng tuyệt vời và không có đủ khả năng để thuyết phục người khác thấy được sự tuyệt vời của ý tưởng đó. Những ý tưởng tuyệt vời nhất có thể bị làm ngơ nếu ý tưởng đó không được truyền tải bằng thái độ tự tin và sự tín nhiệm. Cách bạn nói không đề cập đến nội dung trong thông điệp bạn gửi đi mà đề cập đến việc bạn lựa chọn từ ngữ, cách thể hiện giọng nói, tốc độ nói và cách bạn tổ chức suy nghĩ như thế nào. Những yếu tố này sẽ giúp người khác đánh giá bạn có phải là người có kiến thức, có tự tin và có năng lực hay không.
Chương 6 tập trung vào tất cả các yếu tố trên và giúp bạn thực hành kĩ năng truyền tải thông tin một cách tốt nhất. Bạn nên thực hành nói thật to, rõ ràng một trong những câu gợi ý bên dưới mỗi sai lầm để cảm nhận được âm thanh của những câu nói đó. Không nên bỏ qua một gợi ý chỉ vì gợi ý đó tạo sự khó chịu hoặc kì quặc, bởi rất có thể đó là gợi ý tốt nhất cho bạn. Hãy nhớ, cùng với cách bạn “tạo dựng hình ảnh” thì cách bạn “nói” thể hiện tới 90% uy tín của bạn.
Đây là sai lầm phổ biến nhất của nữ giới: mỗi khi muốn thể hiện quan điểm cá nhân, họ thường thể hiện dưới dạng câu hỏi vì cách thể hiện này không quá trực tiếp và không tạo ấn tượng họ là người kiêu căng, tự phụ. Ví dụ như, “Chị nghĩ thế nào nếu chúng ta…?” hay “Anh đã cân nhắc việc…?” Bằng việc đặt câu hỏi thay vì đưa ra một lời tuyên bố, chúng ta không thừa nhận tính sở hữu cá nhân của ý tưởng do chính mình đề ra và những thành quả mà ý tưởng đó có thể mang lại. Chúng ta hãy cùng theo dõi cuộc hội thoại dưới đây:
Ann: Anh có nghĩ là năm nay chúng ta nên dành thêm ngân sách cho phòng Phát triển để đáp ứng tối đa nhu cầu mới của khách hàng không?
Pete: Không nên Ann ạ. Tôi nghĩ chúng ta nên dành thêm tiền cho phòng Marketing. Trước hết, chúng ta cần tạo tiếng vang và sau đó hãy lo đến việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Ann: Anh nói cũng có lí nhưng chúng ta cũng phải chuẩn bị sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, và chúng ta phải có ngân sách để chuẩn bị.
Pete: Vậy thì sao chị còn phải hỏi tôi?
Việc đặt ra một câu hỏi để nguỵ trang cho một tuyên bố nào đó rất giống với việc cố gắng dạy một chú lợn con học hát bởi việc này gây cho bạn cảm giác khó chịu và đồng cảm khiến chú lợn con tức giận. Nếu bạn lo sợ quan điểm cá nhân có thể tạo ấn tượng bạn là người quá kiêu căng, bạn nên lựa chọn từ ngữ chuẩn xác để câu nói dễ chịu hơn nhưng, bằng mọi giá, hãy tránh biến câu nói đó thành một câu hỏi.
Gợi ý
Bắt đầu học cách đưa ra tuyên bố. Mỗi khi bạn đưa ra quan điểm bằng một câu hỏi, hãy dừng lại và chuyển câu hỏi đó thành một câu khẳng định.
Hãy để dành câu hỏi cho những lúc bạn thực sự cần thêm thông tin hoặc khi bạn muốn biết suy nghĩ của người khác.
Thể hiện ý tưởng bằng câu khẳng định: “Tôi cho rằng chúng ta cần chuẩn bị kĩ càng trước nhu cầu ngày càng gia tăng của khách hàng bằng cách dành thêm nguồn vốn hoạt động cho phòng phát triển khách hàng.” Có thể sẽ có đồng nghiệp bất đồng với quan điểm của bạn nhưng khi đó, bạn sẽ ở vào vị thế mạnh mẽ hơn để bảo vệ ý tưởng của mình.
Sau khi khẳng định quan điểm cá nhân, bạn nên nói thêm “Tôi rất muốn biết quan điểm của anh/chị” để cho thấy bạn rất thoải mái và chắc chắn khi thẳng thắn trình bày ý tưởng.
Lời mở đầu là sự kết hợp của nhiều từ và các yếu tố không – phải – là – từ đề cập đến vấn đề chính. Bạn càng dùng nhiều từ thì nội dung được gửi đi càng rối rắm và người nghe càng khó nắm được nội dung chính.
Phụ nữ thường sử dụng lời mở đầu như một công cụ làm dịu thông điệp được gửi đi vì họ lo sợ sẽ tạo ấn tượng quá thẳng thắn hoặc hiếu chiến. Bạn sẽ phản ứng thế nào trước lời mở đầu dưới đây?
“Như anh biết, tôi đã nghĩ rất nhiều về rắc rối liên quan đến hiệu quả công việc. Thực tế là tôi cũng đã nói về vấn đề này với một số đồng nghiệp và hầu hết chúng tôi đều có cùng băn khoăn về năng suất ngày càng giảm của công ty trong suốt ba quý vừa rồi, vì vậy tôi không phải là người duy nhất lo lắng về vấn đề này. Nếu nghĩ sâu hơn một chút thì rõ ràng là sự giảm sút này không chỉ mới xuất hiện trong ba quý vừa qua. Chúng ta đều biết nó đã có từ lâu, nhưng chưa hề được tính toán. Dù thế nào thì chúng ta cũng phải cố gắng tìm ra một giải pháp và tôi nghĩ là tôi đã có một ý tưởng. Tôi không cho rằng đó là ý tưởng tốt nhất hay ý tưởng duy nhất. Tôi chỉ muốn nói đó là một ý tưởng cá nhân. Tôi biết các đồng nghiệp khác cũng có ý tưởng riêng và họ sẽ chia sẻ với anh. Ý tưởng của tôi là…”
Chắc hẳn khẩu hiệu của nữ nhân viên này là Tại sao phải nói ít từ hơn trong khi tôi có thể dùng nhiều từ hơn thế? Một thông điệp tương tự có thể được gửi đi một cách mạch lạc, rõ ràng mà chỉ cần đến 25% từ ngữ trong đoạn văn trên:
“Năng suất là một vấn đề mà chúng ta phải đối mặt trong thời gian qua và tôi có một giải pháp cho vấn đề này.”
Gợi ý
Trước hết, hãy nói điều quan trọng nhất. Hãy sắp xếp suy nghĩ trước khi bạn nói bằng cách tự đặt cho mình hai câu hỏi đơn giản: Vấn đề chính mình muốn đề cập là gì? và Mình muốn người nghe quan tâm đến những điểm cốt yếu nào?
Hãy luôn ghi nhớ: Sự ngắn gọn nghe tự tin hơn. Nếu thông điệp bạn muốn gửi đi là một thông điệp quan trọng, hãy thực hành nói cho thuần thục. Sử dụng từ ít nhất ở mức có thể.
Thử kết hợp câu khẳng định với thông điệp ngắn gọn: “Tôi cho rằng chúng ta nên tiến hành một cuộc phân tích chéo để thấy được nguyên nhân và giải pháp cho tình trạng giảm hiệu quả lao động trong suốt ba quý vừa qua.”
Ngược lại với lời mở đầu là những lời giải thích lê thê. Cuối cùng, bạn cũng đưa ra được nội dung chính nhưng chính bạn lại tự đánh giá thấp nội dung đó với phần giải thích thậm chí còn dài dòng hơn và tạo cảm giác khó chịu cho người nghe. Sự kết hợp giữa lời mở đầu và lời giải thích dài dòng có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng. Tại sao phụ nữ – mà không phải nam giới – luôn kết hợp hai yếu tố tiêu cực này với nhau? Có một số nguyên nhân cho vấn đề này. Thứ nhất, nhiều từ ngữ có thể làm dịu bớt sự căng thẳng của câu nói và người khác sẽ không cho rằng chúng ta quá mạnh mẽ. Nguyên nhân khác là chúng ta lo lắng chưa nói hết những điều cần nói và cố gắng làm nó trở nên “hoàn hảo” bằng cách nói thật nhiều. Nguyên nhân thứ ba là người khác thường ít khi thừa nhận tuyên bố của chúng ta, vì vậy chúng ta tiếp tục nói để mong nhận được phản hồi của họ. Và nguyên nhân cuối cùng là chúng ta phải nói thật nhiều để bù đắp cảm giác không chắc chắn đó. Chúng ta nghĩ rằng nói càng nhiều thì tình hình sẽ càng tốt hơn … trong khi trên thực tế thì điều ngược lại mới đúng.
Hãy lấy lời mở đầu trong sai lầm thứ 57 và ghép nó với phần giải thích dài dòng sau:
…Tôi không cho rằng đó là ý tưởng tốt nhất hay ý tưởng duy nhất. Tôi chỉ muốn nói đó là một ý tưởng của cá nhân tôi. Tôi biết các đồng nghiệp khác cũng có ý tưởng riêng và họ sẽ chia sẻ với anh. Ý tưởng của tôi là tiến hành một cuộc điều tra về môi trường làm việc. Như anh biết, chúng ta có thể hỏi công nhân về quá trình làm việc của họ, họ có hài lòng với công việc không, mối quan hệ giữa họ và các chuyên viên giám sát… Hiện nay, có rất nhiều công ty đang tiến hành cách điều tra này. Chúng ta cũng có thể thuê chuyên viên tư vấn hoặc chỉ định nhân viên trong công ty thực hiện việc này. Nếu anh đồng ý với ý tưởng của tôi, tôi rất sẵn sàng tìm hiểu thêm về phương pháp tốt nhất để hoàn thành việc này. Hoặc nếu anh muốn, anh có thể chỉ định một nhân viên khác. Dù sao thì nếu anh muốn tôi vẫn rất sẵn sàng đón nhận nhiệm vụ và sớm báo cáo kết quả với anh.
Và như tôi đã nói… đúng là nguy hiểm chết người!
Gợi ý
1. Giảm bớt phần giải thích xuống còn 25% đến 50%.
2. Sau khi trình bày điểm quan trọng nhất, chỉ cần bổ sung thêm hai hoặc ba thông tin bổ trợ cần thiết. Nếu bạn muốn đồng nghiệp đồng tình, thái độ im lặng sẽ là gợi ý cho người khác thể hiện sự đồng thuận hoặc không đồng thuận của họ.
3. Nếu vận dụng các gợi ý, bạn sẽ có thông điệp sau:
Tôi cho rằng chúng ta nên tiến hành một cuộc phân tích chéo để tìm ra nguyên nhân và giải pháp cho tình trạng giảm hiệu quả lao động trong suốt ba quý vừa qua. Kết quả thu được sẽ cho chúng ta thấy ưu điểm của công ty, sai lầm mà công ty đang mắc phải và chúng ta nên tiếp tục như thế nào. Tôi sẽ chỉ đạo việc này. Anh có muốn bổ sung thêm điều gì không?
4. Hãy phản kháng trước thông điệp bên trong con người bạn cho rằng: chưa đủ. Bạn không nhất thiết phải nói tất cả những gì bạn biết và có liên quan đến chủ đề chính. Có thể điều đó chưa đầy đủ – phụ thuộc vào chuyên môn của bạn – nhưng có thể như vậy là đủ cho nhiều người khác nắm bắt vấn đề. Đây chính là trường hợp ít hơn đồng nghĩa với nhiều hơn.
Đã khi nào bạn nhận thấy nam giới có xin phép hay không chưa? Họ thường chỉ đề nghị được tha thứ. Phụ nữ thường đề nghị được chấp thuận không chỉ vì đó là thói quen mà họ còn muốn người khác bật đèn xanh cho họ. Đây là cách đặt câu hỏi an toàn nhưng lại mang tính tự huỷ hoại sự nghiệp cho người đặt câu hỏi. Chúng ta thường yêu cầu trẻ em, thay vì người trưởng thành, xin phép người khác. Khi một người phụ nữ đề nghị được cho phép làm hay nói một điều gì đó, chị tự làm giảm vị thế cá nhân và đặt mình vào vị trí của một đứa trẻ nhỏ. Khi đó, chị cũng chuẩn bị sẵn sàng tinh thần trước lời từ chối “Không.”
Dù làm ở vị trí nào, bạn cũng có quyền độc lập đưa ra quyết định thuộc phạm vi quyền hạn của bạn. Nhiệm vụ của bạn là xác định được giới hạn đó, làm rõ giới hạn với Giám đốc và hành xử theo đúng giới hạn. Tôi đã quan sát rất nhiều phụ nữ không dám hành động trước khi có được sự cho phép của cấp trên, cho dù họ là trợ lí hành chính hay quản lí bộ phận. Hãy tin tôi, Giám đốc luôn mong muốn bạn tự đón nhận trái bóng và tự lăn trái bóng đi. Bạn được trả lương để làm việc đó và việc này sẽ giúp công việc của Giám đốc bạn hiệu quả hơn.
Gợi ý
1. Thông báo cho người khác biết ý định của bạn thay vì việc xin phép họ. Việc thông báo thể hiện sự tôn trọng của bạn và giúp họ nhận thấy hành động của bạn không phụ thuộc vào sự cho phép của họ.
2. Thừa nhận sự bình đẳng.
3. Biến câu nói dưới đây:
Liệu có phiền gì không nếu ngày mai tôi làm việc tại nhà? Tôi đang đợi một cuộc giao hàng vào buổi trưa.
sang câu nói:
Tôi muốn Giám đốc biết là ngày mai tôi sẽ làm việc tại nhà. Tôi đang đợi người ta giao hàng.
4. Bạn nên biết rằng, nếu người khác có khúc mắc trước lời nói của bạn, chắc chắn họ sẽ thông báo cho bạn biết. Cách suy nghĩ tích cực này giúp bạn có thể thương lượng ở một vị thế mạnh mẽ hơn.
5. Nếu bạn cảm thấy khó khăn trong việc đưa ra một lời khẳng định, bạn có thể sử dụng các cụm từ giảm nhẹ để làm dịu thông điệp. Thay vì tìm kiếm sự cho phép, bạn nên nói: “Tôi dự định lên kế hoạch giải quyết phản hồi của khách hàng. Sau khi hoàn thành kế hoạch, tôi sẽ lấy ý kiến của anh trước khi chia sẻ với khách hàng.”
6. Tương tự như vậy, đừng rơi vào cái bẫy trả lời các thông báo bằng các câu hỏi. Cuối cùng bạn sẽ thấy mình rơi vào một mớ bòng bong.
Tôi có xem giải gôn British Open ngay sau khi Tiger Woods thua cuộc. Bình luận viên thể thao phỏng vấn anh thể hiện rõ sự thông cảm một ngày thi đấu không may mắn – anh đã bỏ lỡ một vài cú đánh đơn giản và không chơi đúng phong độ. Khi đó, anh đối đáp như sau: “Tôi đã chơi không tồi. Chỉ tại hôm nay hướng gió và điều kiện sân bãi không ủng hộ tôi.” Câu trả lời của anh nhắc tôi nhớ rằng, nam giới – cho dù họ không làm tốt công việc và mắc phải sai lầm rõ như ban ngày – nhưng họ vẫn phủ nhận hoặc giảm thiểu sai lầm đó thay vì nhận trách nhiệm hoặc xin lỗi vì sự yếu kém của bản thân.
Chúng ta cần rút ra bài học kinh nghiệm từ câu chuyện trên. Việc xin lỗi người khác vì những lỗi vô ý, không đáng kể làm giảm sự tự tin không chỉ ở chúng ta mà ở cả người khác nữa . So với nam giới, nữ giới thường có xu hướng xin lỗi nhiều hơn, cho dù họ vô tình va phải ai đó trên đường hoặc mắc phải một lỗi nho nhỏ ở văn phòng. Xin lỗi có thể giảm bớt mâu thuẫn nhưng nó sẽ khiến bạn trở thành người có lỗi trong khi bạn hoàn toàn vô tội.
Tôi xin đưa ra một ví dụ. Một người phụ nữ có tâm sự với tôi rằng, Giám đốc quở mắng chị vì chị không thông báo cho ông ta biết những buổi họp mà chị tham gia bởi ông ta cũng muốn tham gia những buổi họp đó. Thực tế là chị đã gửi thư điện tử cho Giám đốc với đầy đủ thông tin về cuộc họp nhưng có lẽ ông ta không đọc hoặc quên không ghi nhớ vào lịch. Khi được hỏi cách chị xử lí tình huống, chị tỏ ra rất tự hào với cách ứng xử của mình: “Tôi đã gửi thư điện tử cho Giám đốc vào đúng ngày tôi nhận được thông báo. Nếu từ giờ trở đi Giám đốc muốn tôi kiểm tra cùng Giám đốc để biết chắc chắn Giám đốc đã nhận được thông tin chưa, tôi rất sẵn lòng làm vậy.”
Câu trả lời của chị rất khôn ngoan vì nhiều lí do. Trước hết, người phụ nữ này đã không vướng vào chiếc bẫy phải nói lời xin lỗi. Câu trả lời khiến chị mạnh mẽ hơn và không tạo cảm giác chị là một đứa trẻ nhỏ đang bị mắng mỏ. Sau nữa là liệu có Giám đốc nào muốn nhân viên liên tục chạy vào phòng làm việc của mình để nhắc nhở và biết chắc chắn ông ta đã nhận được tất cả thư điện tử? Kết quả là, chị đã buộc Giám đốc phải có bổn phận đọc tất cả thư được gửi đến.
Gợi ý
Bắt đầu đếm số lần bạn xin lỗi không cần thiết. Hãy biết tự ý thức giảm bớt con số này bằng cách tiết kiệm lời xin lỗi cho những lỗi lầm lớn (và sẽ không có nhiều lỗi lầm như vậy.)
Nếu bạn mắc một sai lầm cần xin lỗi, bạn chỉ nên xin lỗi một lần và tìm cách giải quyết vấn đề.
Chuyển xu hướng nói xin lỗi sang xu hướng nhận xét khách quan về những việc chưa được làm đúng và tìm cách giải quyết vấn đề.
Kết hợp những gợi ý trên với câu nói không mang tính xin lỗi như: “Dựa trên những thông tin được cung cấp, tôi không cho rằng, anh/chị đã kì vọng vào điều đó. Hãy nói cho tôi biết suy nghĩ của anh/chị và tôi sẽ xem xét lại mọi việc.”
Tránh sử dụng lời xin lỗi để làm giảm vị thế của bạn. Luôn bắt đầu từ một vị trí bình đẳng – cho dù người ngồi đối diện bạn giữ chức vụ gì đi nữa. Có thể người đó có chức vụ cao hơn bạn nhưng điều đó không thể khiến họ giỏi hơn bạn được.
Phần lớn phụ nữ thường dùng nhiều từ nói giảm hơn nam giới. Từ nói giảm làm giảm bớt tầm quan trọng hay quy mô của một sự thành công. Cô con gái 17 tuổi của chị họ tôi mới mắc phải sai lầm này và tôi chợt nhận ra đó là sai lầm mà chúng ta được học từ khi còn thơ ấu trước lời khuyên dạy: Không được huênh hoang khoác lác.
Trong một sự kiện gia đình, ông nội tự hào thông báo cô bé mới đạt được vài học bổng ở trường. Khi tôi chúc mừng và hỏi về giải thưởng cô bé đạt được, cô bé khiêm tốn trả lời: “Dạ, chỉ là giải thưởng Golden State thôi ạ.” Đến bây giờ tôi vẫn không biết giải thưởng đó là gì nhưng tôi biết là cô bé đã phải rất nỗ lực mới giành được giải thưởng đó. Bằng việc dùng từ chỉ là, cô bé đã làm giảm tầm quan trọng của giải thưởng này.
Ở công sở cũng vậy, từ ngữ giảm nhẹ làm giảm tầm quan trọng của thành công hoặc cho là do một thứ gì khác ngoài tài năng, làm việc chăm chỉ hay có bí quyết làm việc hiệu quả. Khi được khen thưởng hoặc chúc mừng, phụ nữ thường trả lời: “Cũng không có gì lớn lắm,” hay “Có lẽ là tôi đã may mắn.” Cứ nói những cụm từ này đi, rồi có ngày bạn sẽ bắt đầu tin chúng.
Gợi ý
Tập nói: “Cám ơn. Tôi rất hài lòng về thành quả đó.” Bạn nên thực hành nói như vậy cho đến khi có thể nói tự nhiên mỗi khi được khen ngợi.
Miêu tả thành tích bạn đạt được theo chiều hướng khách quan và không sử dụng kèm từ hạn định. Tránh những từ như, “Đó chỉ là…,” “Tôi chỉ…,” hay “Tôi cũng thấy rất ngạc nhiên…”
Nếu muốn tỏ ra khiêm tốn, bạn có thể nói, “Cám ơn. Tôi cũng tự hào về thành công tôi đạt được và tôi phải cảm ơn những người đã ủng hộ tôi.”
Để giảm bớt nỗi lo sợ về việc mình tỏ ra quá thẳng thắn, khăng khăng giữ nguyên quan điểm cá nhân hay quá tận tuỵ, phụ nữ thường sử dụng rất nhiều từ hạn định trong khi nói. Từ hạn định được sử dụng với mục đích làm giảm tầm quan trọng và tính mạnh mẽ trong thông điệp bạn gửi đi. Từ hạn định bao gồm:
“Có vẻ như điều đó…”
“Chúng tôi cũng chỉ…”
“Có lẽ chúng ta nên…”
“Có thể sẽ tốt hơn nếu…”
“Chúng ta có thể…”
Đúng là những từ ngữ gây cảm giác khó chịu! Lời nhận xét nước đôi khiến người khác phải hỏi:
“Trông nó như thế nào?”
“Các anh đã làm gì?”
“Chúng ta nên hay không nên làm điều đó?”
“Như vậy có tốt hơn không?”
“Chúng ta có thể hay không thể làm việc đó?”
Gợi ý
Sử dụng từ ngữ mạch lạc, chắc chắn để thể hiện quan điểm. Nó không mang tính giáo điều mà chỉ có nghĩa bạn thẳng thắn và không sử dụng từ hạn định.
Nếu cần sử dụng từ hạn định, bạn nên sử dụng câu nói phụ bổ sung để làm dịu một quan điểm mạnh mẽ mà không làm mất hiệu lực của nó. Ví dụ: “Vì những lí do tôi đã trình bày, tôi cho rằng chúng ta nên hành động ngay lúc này. Tôi rất muốn biết ý kiến của các anh chị.”
Nếu không chắc chắn, bạn nên mở đầu bằng cách đề cập nguyên nhân khiến bạn không tận tuỵ hoặc nguyên nhân khiến bạn tận tuỵ hơn và đưa ra giải pháp tạm thời. Nếu bạn nói: “Dựa trên số liệu thực tế đã được trình bày, tôi không biết chắc liệu chúng ta có nên hành động vội vã như vậy không. Tôi cần thu thập thêm dữ liệu trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.” Sẽ rõ ràng hơn rất nhiều.
Không trực tiếp trả lời câu hỏi cũng là một phương thức nói nước đôi và ẩn chứa nhiều rủi ro. Chúng ta hãy cùng đọc đoạn hội thoại ngắn dưới đây giữa một vị Phó Giám đốc công ty và một Giám đốc bộ phận của ông:
Phó Giám đốc: Chị có nghĩ là chúng ta nên thông báo cho các cổ đông biết con số tổn thất ước đoán về tài chính trong quý bốn này không? Hay là chúng ta sẽ thông báo sau khi biết chắc chắn một con số cụ thể?
Giám đốc bộ phận: Chúng ta có thể thông báo cho các cổ đông vì công ty cũng chuẩn bị làm báo cáo tài chính quý bốn rồi. Tuy nhiên, nếu đợi cho đến khi làm báo cáo xong thì chúng ta sẽ tạo được sự tin tưởng hơn vì lúc đó chúng ta có thể cung cấp con số cụ thể. Nếu thông báo cho các cổ đông vào thời điểm này chúng ta sẽ phải đối mặt với rất nhiều câu hỏi mà chắc chắn chúng ta không trả lời được. Nhưng nếu đợi đến khi có được kết quả cuối cùng thì họ sẽ cho rằng chúng ta giấu giếm thông tin. Cách nào cũng có cái lợi và cái hại của nó.
Phụ nữ thường mắc phải sai lầm này vì họ cho rằng cách ứng phó tốt nhất trước câu hỏi khó là trình bày tất cả suy nghĩ của họ. Họ tin rằng đó là phương pháp hữu ích và công bằng nhất. Tuy nhiên, lúc đó người đặt câu hỏi vẫn không nhận được câu trả lời thích đáng. Cách trả lời mập mờ cũng cho thấy phụ nữ đang lảng tránh và tạo sự an toàn cho mình – họ lẩn trốn nhưng lại “trốn không kĩ”. Thẳng thắn đưa ra một câu trả lời cho một câu hỏi là cơ hội tốt nhất để đưa ra một lời tuyên bố vững chắc.
Gợi ý
Trực tiếp trả lời câu hỏi dành cho bạn. Trước câu hỏi: Chúng ta nên chia sẻ thông tin ngay thời điểm này hay nên chờ đợi? Vì vậy, những từ đầu tiên bạn phải nói là bạn sẽ nghiêng về phương án nào hoặc bạn phải đưa ra một phương án thay thế. Khi đó, câu trả lời có thể là: “Cả hai cách này đều không hợp lí. Tôi nghĩ chúng ta nên để kết quả tự nói lên tất cả sau khi chúng ta hoàn thành báo cáo tài chính quý.”
Mong muốn có một câu trả lời “hoàn hảo” hoặc “đúng” có thể là nguyên nhân khiến bạn không thể đưa ra câu trả lời ngắn gọn hoặc thẳng thắn. Với câu hỏi đúng – sai, nhiều người trả lời: “Nhưng tôi không thể trả lời là đúng hay sai được.” Tất nhiên bạn có thể. Chỉ cần một chút mạo hiểm và đi thẳng vào vấn đề. Thà bắt đầu gây ra một cuộc tranh cãi còn hơn là đưa ra một câu trả lời không rõ ràng.
Tổ chức lại suy nghĩ bằng cách vận dụng cách đi thẳng vào trọng tâm vấn đề. Với cách trả lời này, một câu trả lời hợp lí cho câu hỏi trên có thể là: “Tôi cho rằng chúng ta nên chia sẻ thông tin với cổ đông ngay lúc này. Có hai nguyên nhân cơ bản cho lựa chọn này của tôi. Trước hết, tôi tin rằng thà chúng tiết lộ toàn bộ thông tin còn hơn là bị buộc tội che giấu thông tin. Thứ hai, chúng ta đều chắc chắn công ty phải đối mặt với tổn thất nhưng nếu chúng ta phán đoán sai lầm có thể, các cổ đông sẽ cảm thấy nhẹ nhõm và chúng ta không mất mát gì cả.”
Khi trả lời một câu hỏi mang tính luận văn, bạn nên cụ thể hóa và sắp xếp hợp lí những ý có trong câu trả lời: “Tôi có ba ý thế này…,” hay “Chúng ta có hai con đường…”
Tham gia khóa học ứng khẩu. Khả năng trực tiếp trả lời câu hỏi bao gồm cách ứng biến của bạn tại thời điểm được hỏi. Khóa học này sẽ rất hữu ích.
Phụ nữ thường nói rất nhiều và rất nhanh (tham khảo thêm Sai lầm thứ 76 để biết thêm chi tiết.) Được nhận xét là nói quá nhiều, chúng ta thường sợ làm mất nhiều thời gian của người khác và cố gắng tăng tốc độ nói để truyền tải toàn bộ thông tin đi trước khi bị người khác chen ngang hoặc trước khi nhận được dấu hiệu là chúng ta đang nói quá nhiều. Chúng ta “lên dây cót” để nói, giống hệt tốc độ của người nói trên chương trình quảng cáo Fedex1 cũ – tốc độ nói của anh ta nhanh ngang bằng tốc độ ánh sáng. Tạo khoảng thời gian trống hợp lí để trình bày quan điểm là dấu hiệu cho thấy: Tôi có quyền được nhìn thấy và nghe thấy.
Sự tín nhiệm phụ thuộc vào cách bạn nói, cho dù bạn nói về vấn đề gì đi chăng nữa, vì vậy điều quan trọng là bạn phải biết cách truyền đạt sự tự tin, chính xác và chiều sâu trong từng câu nói. Nói quá nhanh chỉ đem đến điều ngược lại. Khi đó, người nghe có thể cho rằng những lời bạn nói không xứng đáng với thời gian họ dành để lắng nghe hoặc thông điệp bạn gửi đi không đủ quan trọng.
Gợi ý
Thực hành nói với tốc độ hợp lí.
Thường xuyên gặp gỡ những người cùng ngành nghề để thực hành kĩ năng thuyết trình. Các thành viên sẽ đưa ra nhận xét sau khi một thành viên hoàn thành buổi thuyết trình. Phương pháp luyện tập này giúp bạn thoải mái khi nói và phát biểu trước sự hiện diện của nhiều người.
Đề nghị bạn bè hoặc đồng nghiệp bí mật ra dấu hiệu mỗi khi bạn nói quá nhanh.
Luôn nhớ rằng bạn có quyền truyền tải thông điệp trong khoảng thời gian hợp lí (và bạn phải thực hiện theo đúng những gợi ý bên trên.)
Mỗi ngành nghề và chuyên ngành đều có ngôn ngữ và biệt ngữ riêng. Nếu chúng ta thất bại trong việc sử dụng đúng từ ngữ chuyên ngành, người khác sẽ có ấn tượng chúng ta không có kiến thức chuyên sâu. Sự tác động đối với người nghe bắt nguồn từ kiến thức chuyên môn của người nói và cách tác động tốt nhất là sử dụng từ ngữ chuyên ngành. Phụ nữ thường cho rằng họ có thể tạo ảnh hưởng đến người nghe nếu họ giỏi một phần trong chuyên ngành của họ. Đó là một sai lầm.
Một khách hàng rất băn khoăn lo lắng vì ban Giám đốc không chú ý đến chị mỗi khi đến kì đề bạt thăng chức cho nhân viên. Bảng đánh giá thành tích của chị rất tốt, ban Giám đốc thường khen ngợi chuyên môn và sự đóng góp của chị cho công ty. Để xác định rõ tiềm năng của nhân viên, công ty thường áp dụng hình thức đánh giá cá nhân. Bảng đánh giá gồm một số bài kiểm tra và một cuộc phỏng vấn với chuyên gia tâm lí. Kết quả dành cho chị: một người khá thông minh, biết giải quyết vấn đề và là một quản lí giỏi trong tương lai nhưng thiếu khả năng nói về chuyên môn.
Bạn có biết ROI2 – lợi tức đầu tư và thành tích của công ty bạn? Nếu bạn không biết, đã đến lúc bạn tìm hiểu về những thông tin này.
Gợi ý
Đọc tạp chí Phố Wall. Tạp chí cung cấp nhiều thông tin hữu ích trong chuyên môn và nhiều từ ngữ thông dụng trong kinh doanh.
Đề nghị nhân viên trong phòng tài chính giải thích cho bạn thông tin cơ bản liên quan đến tài chính.
Đặt mua tạp chí công nghiệp hoặc báo quý.
Tham gia khóa học kế toán của các tổ chức phi tài chính.
Tự thiết lập ngân sách và tài chính cá nhân.
Tham dự các cuộc họp của hiệp hội nghề nghiệp.
Tìm kiếm điểm chuẩn và thành tích tốt nhất trong lĩnh vực của bạn.
Sử dụng quá nhiều từ không có trong từ điển trong câu nói thể hiện sự không chắc chắn hoặc lưỡng lự của người nói. Từ không có trong từ điển có thể là à, ờ, ừm hay ngay cả các cụm từ có nghĩa như anh/chị biết ý tôi là gì rồi hay anh/chị thấy rồi đấy.
Nếu câu nói của bạn chỉ gồm “ừm, chà, bạn không nên…” câu nói đó chỉ có nghĩa là “ừm, tôi không biết tôi đang nói gì, bạn có biết tôi nói gì không?” Để thay đổi thói quen, việc khó khăn nhất là nhận ra và loại bỏ chúng trong câu nói. Sau khi loại bỏ chúng rồi, chỉ còn 1/10 câu là những từ bạn nên nói.
Gợi ý
Đề nghị đồng nghiệp nhận xét về cách bạn dùng từ không có trong từ điển.
Đề ra một số dấu hiệu báo hiệu với bạn bè hoặc đồng nghiệp. Ví dụ, khi cùng uống cà phê, bạn có thể yêu cầu họ gõ gõ ngón tay vào tách cà phê mỗi khi bạn dùng từ không có trong từ điển.
Có thể đề nghị thêm bạn bè hay người thân cùng tham gia tạo dấu hiệu phản hồi. Càng nhận được nhiều phản hồi, bạn sẽ càng sớm từ bỏ được thói quen dùng các từ đó.
Ghi hình quá trình bạn thuyết trình và tự đánh giá cách bạn nói.
Đặt máy ghi âm cạnh bàn làm việc và nhấn nút GHI ÂM trước khi bạn trả lời câu hỏi hoặc gọi điện thoại. Nghe lại ghi âm và đếm những từ không có trong từ điển bạn đã dùng.
Tập có cảm giác thoải mái trước sự im lặng – biết giữ im lặng đúng lúc là công cụ hữu ích trong kĩ năng giao tiếp.
Sử dụng từ ngữ mang tính cảm nhận cho thấy thái độ không chắc chắn của người nói. Dưới đây là hai cột từ ngữ: một cột từ ngữ không tự tin và một cột từ ngữ thay thế.
Bạn đã hình dung ra rồi chứ. Cả hai cách nói trên đều thể hiện một thông điệp nhưng cách nói trong cột bên phải mang tính quyết đoán hơn. Cách nói này tạo sự mạnh mẽ hơn và thể hiện rõ mong muốn “hữu hình” của người nói. Có thể bạn cho rằng tôi đang bới lông tìm vết nhưng ngôn từ có thể thể hiện giá trị và mục đích của người nói.
Gợi ý
Thực hành vận dụng các cụm từ mang tính chất tuyên bố có từ Tôi như, Tôi nghĩ, Tôi tin, Tôi đề xuất, Tôi dự định, Tôi muốn hay Tôi cảm thấy.
Mạo hiểm nói rõ suy nghĩ với sức thuyết phục cao.
Phát triển vốn từ vựng trong kinh doanh bằng cách đọc sách, báo dành cho người làm kinh doanh.
Khi viết thư điện tử hoặc thư tay, nên đọc lại và sửa từ ngữ với mục đích nhấn mạnh những gì bạn viết.
Không nên từ bỏ hoàn toàn từ ngữ “cảm nhận” – bạn chỉ cần sáng suốt trong cách sử dụng. Loại từ ngữ này rất hiệu quả khi tư vấn hoặc hướng dẫn đồng nghiệp.
Nhận xét không rõ ràng là đưa ra một nhận xét tiêu cực sau khi đưa ra hai nhận xét tích cực. Cách nhận xét này không đề cập vấn đề một cách thẳng thắn của người nói. Tôi đưa ra một ví dụ để các bạn thấy việc nhận xét không rõ ràng nghĩa là như thế nào:
Greg, tôi muốn nhận xét đôi lời về công việc gần đây của anh trong dự án Jackson. Tôi rất hài lòng với cách anh dành thời gian tạo dựng mối quan hệ với khách hàng. Có vẻ như khách hàng cũng đánh giá cao hành động của anh. Tuy nhiên, tôi cũng muốn anh dành thêm thời gian vào việc nghiên cứu để đưa ra đề xuất hiệu quả cho khách hàng. Nhìn chung, tôi thấy anh đã làm tốt công tác quản lí khách hàng.
Vậy thì Greg phải rút ra được điều gì? Có lẽ Greg cũng tự hỏi liệu anh có được đánh giá là làm tốt công việc hay không. Câu nhận xét cuối cùng rất tích cực nhưng Greg phải hướng trọng tâm vào câu ở giữa – một thông điệp rất quan trọng. Tách biệt nhận xét tích cực và tiêu cực là phương pháp hiệu quả hơn và có thể củng cố thành tích của người nghe. Đây cũng nguyên nhân tôi vận dụng quy tắc 7 – (Xem phần gợi ý)
Phụ nữ không muốn đón nhận tin xấu. Thực tế là hầu hết tất cả chúng ta luôn cố gắng tránh tin xấu. Để mang lại hiệu quả cao nhất, lời nhận xét phải cụ thể, khéo léo và tập trung vào kết quả tích cực. Dưới đây là lời nhận xét tốt hơn dành cho Greg:
Greg, tôi muốn nhận xét đôi lời về anh trong dự án Jackson. Bảng nghiên cứu anh gửi cho tôi chưa rõ ràng lắm và khách hàng vẫn còn rất nhiều nghi vấn (cụ thể.) Trong thời gian tới, tôi hi vọng anh sẽ dành nhiều thời gian hơn để nghiên cứu về phương án hành động của đối thủ cạnh tranh và đối chiếu lợi ích của việc sử dụng cách thức sản xuất và con người của chúng ta (biết ứng xử.) Việc này sẽ giúp khách hàng quyết định nhanh chóng hơn (kết quả tích cực.)
Gợi ý
1. Việc đưa ra nhận xét sẽ dễ dàng hơn nếu bạn tuân theo quy tắc 7-Bạn cần học cách đưa ra bảy nhận xét tích cực cho một nhận xét tiêu cực. Phương pháp này giúp người nghe tiếp nhận thông điệp tốt hơn và không tạo ấn tượng bạn là người quá nghiêm khắc.
2. Mỗi khi đưa ra nhận xét tích cực, phải đảm bảo lời nhận xét đó không ám chỉ sự chỉ trích. Giống như một lời khen vụng về, cách nhận xét này tương tự lời khen của mẹ chồng dành cho nàng dâu: “Bữa tối hôm nay ngon thật. Ngon hơn nhiều so với ba bữa ăn trước con nấu.”
3. Luôn ghi nhớ có cả nhận xét tích cực và tiêu cực.
4. Việc thẳng thắn nhận xét sẽ dễ dàng hơn nếu bạn vận dụng phương pháp Diễn giải (Descript):
D = Describe (Diễn giải) tại sao bạn có buổi trò chuyện đó.
Frank, tôi muốn thảo luận với anh về những việc xảy ra hồi tuần trước khi chúng ta cùng hợp tác trong dự án Acme.
E = Explain (Giải thích) khéo léo cách bạn nhìn nhận vấn đề và suy luận từ cách hiểu của người khác.
Tôi nhận thấy tôi phải làm quá nhiều việc vì anh đi làm muộn và về sớm đến bốn giờ đồng hồ trong năm ngày vừa qua. Tôi không biết anh nhìn nhận vấn đề này như thế nào.
S = Show (Nói rõ) những gì bạn nghe được và Nói cụ thể (Specify) mong muốn của bạn trong thời gian tới.
Tôi biết anh phải giải quyết việc gia đình nhưng nếu anh thông báo trước cho tôi thì tôi có thể sắp xếp hoặc đề nghị người khác cùng làm với tôi. Từ giờ trở đi, tôi rất lấy làm cảm kích nếu anh thông báo trước cho tôi mỗi khi anh không thể dành toàn bộ tâm huyết cho dự án mà chúng ta cùng hợp tác.
C = Gắn kết hành động bạn mong muốn với Kết quả (Consequences) (mang tính tích cực hoặc tiêu cực, phụ thuộc vào mức độ nghiêm trọng của vấn đề hoặc khoảng thời gian được dành cho buổi thảo luận.)
Cám ơn anh đã lắng nghe tôi. Chúng ta có thể mang đến nhiều giá trị hơn cho khách hàng nếu chúng ta tìm được phương thức liên lạc tốt hơn.
Hồi 14 tuổi, tôi có làm thêm trong tiệm giặt và bà chủ cửa hàng có vẻ bị mắc chứng đau nửa đầu. Nếu bạn từng đến một tiệm giặt vào một buổi trưa trong tuần, bạn sẽ thấy có rất nhiều máy móc và thiết bị cùng hoạt động. Tôi phải nói rất to với người đứng cách tôi có vài bước, và khi đó, bà chủ bước vào, thì thầm với tôi: “Con không biết là các cô gái trẻ không được nói to à?” Sau lần đó, tôi luôn thận trọng trong từng lời nói để không nói quá to vì tôi sợ người khác nghĩ tôi không nữ tính! Mãi 30 năm sau tôi mới nhận thấy bà chủ tiệm giặt bị đau nửa đầu và bà chỉ muốn tôi giữ im lặng khi làm việc. Tôi tự hỏi liệu có bao nhiêu cô gái trẻ khác cũng nhận được thông điệp như vậy – và có thể vì cùng một lí do đó.
Âm lượng giọng nói cũng được coi là công cụ tạo ấn tượng cho người nghe. Phụ nữ thường bắt đầu câu chuyện với giọng nói nhỏ nhẹ. Nhưng giọng nói nhỏ nhẹ cho thấy thông điệp được gửi đi thể hiện thái độ không chắc chắn hoặc thiếu tự tin. Âm lượng cũng ảnh hưởng đến ngôn ngữ hình thể. Giọng nói càng to thì người nói càng có chiều hướng sử dụng nhiều ngôn ngữ hình thể hơn. Bạn có thể gửi thông điệp như mong muốn nếu biết cách kết hợp âm lượng thích hợp với ngôn ngữ hình thể.
Gợi ý
Khi phát biểu trước nhiều người, bạn nên hình dung người ngồi xa nhất rất khó để nghe thấy bạn nói và cố gắng nói đủ to để họ nghe được.
Tham gia lớp học lên giọng, xuống giọng hoặc học hát để học cách lên xuống giọng hợp lí.
Nếu người nghe yêu cầu bạn nhắc lại hoặc nói to hơn, bạn phải thực sự chú tâm vào thông điệp mà bạn phải nói.
Tự ghi lại hình ảnh bạn thuyết trình hoặc thảo luận trong một buổi họp. Nếu bạn không nghe rõ những gì bạn nói trong khi vẫn nghe rõ lời phát biểu của đồng nghiệp, bạn cần phải chú ý hơn nữa đến âm lượng giọng nói.
Hãy hình dung người nghe là các khách hàng. Dù họ có thoải mái ngả người vào ghế ngồi thì họ vẫn lắng nghe giọng nói của bạn. Nếu họ phải vươn người về phía trước để nghe bạn nói hay tỏ ra căng thẳng khi nghe, như vậy là bạn chưa làm tốt công việc chăm sóc khách hàng.
Người nghe phản ứng với cả nội dung và âm thanh của người nói. Câu nói có cường độ cao hơn bình thường – một đặc trưng của phái nữ khó có thể thu hút được nhiều sự chú ý. Tại sao trong giai đoạn mới phát triển của ngành truyền thông, các phát thanh viên chủ yếu là nam giới? Walter Cronkite3 được nhiều người tín nhiệm mặc dù rất ít người biết được tính cách của anh ta. Ngày nay, phát thanh viên nam vẫn chiếm đa số trên chương trình bản tin thời sự buổi tối. Từ Tom Brokaw4 đến Peter Jennings5 và Dan Rather6, họ đều được coi là những người có giọng nói đầy uy lực.
Mặc dù không thể nói rõ nguyên nhân tại sao nam giới chiếm ưu thế trong ngành truyền thông nhưng tôi tin rằng giọng nói có cường độ thấp hơn có thể thu hút được nhiều sự chú ý và sự tôn trọng hơn. Giọng nói có cường độ càng cao thì sự tín nhiệm càng giảm xuống. Có thể quan niệm cho rằng chỉ nam giới mới có giọng nói cường độ thấp đã ăn sâu vào trí óc nhiều người và “quyền lực” vẫn có chiều hướng gắn liền với nam giới. Ngay cả những người đàn ông có giọng nói với cường độ cao hơn bình thường cũng phải đối mặt với vấn đề liên quan đến sự tín nhiệm giống như nữ giới. Với vóc người hơi khiêm tốn và giọng nói cao hơn mức bình thường, ông Ross Perot7 đã không thực sự thành công trên chính trường.
Gợi ý
Khi tỉnh giấc, bạn hãy tạo ra một tiếng ồn bất kì. Có thể là bất kì tiếng ồn nào, như Ummmmmmmmm hay La la la la la. Đó là âm thanh được phát ra với cường độ tự nhiên và không bị hạn chế – bạn cần phải duy trì giọng nói có cường độ như vậy suốt cả ngày.
Tham gia học nhạc trong dàn hợp xướng để biết cao độ giọng hát của bạn. Bạn sẽ không thể hát nhỏ mãi được.
Hình dung cổ và lồng ngực bạn là một không gian rộng lớn. Hãy tưởng tượng giọng nói quay tròn bên trong cơ thể; sau đó điều chỉnh lại giọng nói.
Mọi người trong gia đình tôi vẫn thường nói đùa rằng, mẹ chồng tôi là người không biết nói lời tạm biệt. Mỗi khi trò chuyện hết một vấn đề, mẹ không thể kết thúc câu chuyện. Nhiều phụ nữ cũng phải đối mặt với hiện tượng tương tự khi để lại lời nhắn trên hộp thư thoại. Mặc dù lời mở đầu thông điệp rất chính xác và rõ ràng nhưng họ kết thúc thông điệp không hợp lí chút nào: “Được rồi, tôi nghĩ chỉ có vậy thôi. Chà, hãy gọi lại cho tôi nếu chị có thắc mắc. Tôi nghĩ chỉ có chừng đó thông tin thôi. Tạm biệt nhé.” Lời nhắn dài dòng có thể làm giảm tầm quan trọng của lời nhắn đầu tiên (cũng là lời nhắn quan trọng nhất) và cho thấy bạn là người không quyết đoán.
Một khách hàng của tôi cho rằng người khác thường để lại lời nhắn cộc lốc, khiếm nhã cho chị và chị không biết phải trả lời thế nào. Tôi đề nghị chị lưu lại một vài tin nhắn thoại của người khác gửi cho chị và tin nhắn thoại của chính chị (bằng cách nhờ đồng nghiệp gửi lại lời nhắn đó). Sau khi nghe lời nhắn của khách hàng này
và của bạn bè chị, tôi nhận thấy chị đang gặp rắc rối với lời nhắn của người khác giới. Họ không khiếm nhã hay nói cộc lốc; họ chỉ nói ngắn gọn. Trong khi đó, chị dùng quá nhiều từ ngữ hơn mức cần thiết khi để lại lời nhắn. Nếu so sánh, lời nhắn của chị vì quá nhiều từ nên ít quan trọng hơn – vì thực tế là chúng ít quan trọng hơn. Nhiều từ ngữ làm giảm tầm quan trọng của thông điệp. Càng ít từ càng dễ nhớ hơn.
Gợi ý
Hệ thống để lại lời nhắn hiện đại giúp bạn dễ dàng nghe lại lời nhắn của mình. Bạn nên nghe lại lời nói của bản thân để biết liệu bạn có gửi đi quá nhiều từ ngữ không cần thiết không.
Trước khi gọi điện, hãy sắp xếp lại thông tin trong đầu xem bạn muốn đề cập đến vấn đề gì để biết khi nào nên dừng lại và đến lúc bạn phải dừng lại. (Đáng ra, mẹ chồng tôi nên vận dụng gợi ý này.)
Nếu bạn mắc phải sai lầm này, hãy tự biết cách ngừng nói sau khi nói xong ý chính.
Chuẩn bị câu kết thúc nhanh gọn (cả khi nói chuyện điện thoại và để lại lời nhắn.) Hãy nói: “Hãy gọi lại cho tôi nếu anh có thắc mắc” và cúp máy ngay lập tức sẽ mang lại hiệu quả cao.
Chắc hẳn bạn đã nghe đến cụm từ khoảng lặng ý nghĩa. Đó là khoảng thời gian ngắn giúp người nghe phỏng đoán và chú ý đến những lời bạn chuẩn bị nói. Với mong muốn mang đến sự hài lòng và không lấy quá nhiều thời gian của người nghe, phụ nữ thường có xu hướng trả lời câu hỏi nhanh đến nỗi không có đủ thời gian để ngẫm nghĩ lại câu trả lời đó. Bạn nên bổ sung vào kĩ năng giao tiếp phương pháp vận dụng khoảng lặng ý nghĩa trước khi phát biểu.
Tạo một khoảng yên lặng trước khi nói có ý nghĩa rất quan trọng. Thứ nhất, khoảng yên lặng cho thấy bạn đã suy nghĩ vấn đề rất thấu đáo. Thứ hai, tạo sự thích thú cho người nghe. Thứ ba, tạo ấn tượng bạn là người tự tin và cuối cùng, bạn có đủ thời gian để sắp xếp lại suy nghĩ theo trật tự.
Gợi ý
Tập đếm từ một đến ba trước khi trả lời câu hỏi – ngay cả khi bạn dễ dàng tìm ra câu trả lời.
Trong khoảng thời gian yên lặng, bạn cần phải biết rõ bạn muốn người nghe nắm bắt được thông điệp nào và mở đầu bằng thông điệp đó.
