Chàng trai rời văn phòng của Trenell nhưng trong đầu anh vẫn nghĩ mãi về những điều anh vừa học. “ Thật là dễ hiểu làm sao! Một người có thể trở thành Giám đốc một phút khi anh ta và nhân viên của mình đều hiểu rõ những việc họ phải làm, và làm cách nào là hiệu quả nhất”.
Anh đi dọc theo toà nhà và bấm thang máy lên tầng hai là nơi Levy đang làm việc.
Bước chân vào văn phòng của Levy, anh ngạc nhiên khi thấy Levy còn quá trẻ, chỉ độ khoảng hai mươi bốn tuổi. Levy chào anh bằng một câu hỏi:
– Anh đã gặp Sếp của tôi rồi phải không? Ông ấy thật tuyệt vời đúng không?
Do đã từng nghe Trenell gọi Giám đốc một phút là “nhân vật đầy cá tính”, lần này Levy lại dùng từ “ tuyệt vời”, anh vui vẻ trả lời:
– Vâng, đúng là như vậy . Anh có thường gặp ông ấy không?
Levy tươi cười đáp:
– Ồ, không! Tôi ít khi gặp ông ấy lắm.
– Nậy anh không bao giờ nhờ ông ấy giúp đỡ sao?
– Ít lắm. Chỉ có lúc mới nhận nhiệm vụ, ông ấy có dành cho tôi một ít thời gian mà thôi.
Anh mau mắn:
– À, tôi biết rồi! Để lập “ Mục tiêu một phút” đúng không?
– Không chỉ thế! Điều tôi muốn nói đến ở đây là “Một phút khen ngợi”
– “Một phút khen ngợi” à? – Anh lặp lại lời Levy. – Có phải đó là bí mật thứ hai để trở thành một “Giám đốc một phút”?
– Đúng vậy! Hồi tôi mới bắt đầu làm việc ở đây, “Giám đốc một phút” có nói rõ cho tôi biết về những gì ông sẽ làm.
Chàng trai hỏi tiếp:
– Tôi có thể biết đó là những việc gì không?
– À, ông ấy nói rằng tôi sẽ dễ dàng làm việc hết khả năng của mình, nếu tôi biết ông có thái độ thế nào về những đóng góp của tôi. Ông nói: “ Tôi muốn chú thành công, muốn chú luôn sát cánh bên tôi trong sự thành công của công ty, và quan trọng là chú hài lòng với công việc của mình.”
Ngừng một lát, Levy nói tiếp:
– Mỗi khi tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ hoặc lúc hành xử còn thiếu sót, ông cũng đều lên tiếng để giúp tôi cố gắng, lúc ban đầu cả hai sẽ không cảm thấy thoải mái lắm về việc này đâu.
– Tại sao vậy? – Anh thắc mắc.
– Bởi vì các giám đốc khác không quản lý theo kiểu ấy, và thường thì người nhân viên cũng chẳng ai quen với cách ấy. Tuy nhiên, ông khẳng định với tôi rằng cách phản hồi của ông sẽ giúp tôi rất nhiều.
Anh chưa hiểu lắm nên hỏi tiếp:
– Anh có thể nêu một vài ví dụ được không?
Levy nhiệt tình đáp:
– Được chứ. Ngay khi tôi bắt đầu làm việc ở công ty này, Sếp đã cùng tôi lập “ Mục tiêu một phút” và sau đó ông thường xuyên để mắt đến tôi.
Anh hỏi ngay:
– “Để mắt” nghĩa là sao? Anh nói anh ít khi gặp Giám đốc của mình mà?
Levy sôi nổi giải thích:
– Ông thể hiện qua hai cách. Trước tiên, Sếp luôn dõi theo những hoạt động của tôi, như thể ông đang ở đâu đó cạnh tôi. Đồng thời, ông yêu cầu tôi gởi báo cáo công việc hàng ngày.
– Thú vị thật. nhưng tại sao ông phải làm vậy?
– Ban đầu tôi cứ nghĩ Sếp “dọ thám” mình và không tin tưởng mình. Nhưng rồi sau khi nói chuyện với những người khác trong cùng công ty, tôi mới hiểu được chủ ý của ông.
– Sếp anh muốn gì vậy?
– Sếp muốn xuất hiện đúng lúc tôi làm tốt việc gì đó.
– Để làm gì? – Anh ngạc nhiên.
– À. Ở đây chúng tôi có một tiêu chí:
Levy nâng tách trà, uống một hớp rồi nói tiếp:
– Anh có biết là ở nhiều công ty, nguời ta chỉ để ý và chộp lấy nhân viên khi họ mắc lỗi?
– Hầu như tất cả đều làm thế!
– Nhưng ở công ty này không như vậy. Chúng tôi luôn quan tâm đến khía cạnh tích cực. Chúng tôi để ý và khen ngợi ngay khi nhân viên làm đuợc một việc đúng.
Chàng trai trẻ ghi nhanh vào sổ tay một vài điều anh mới khám phá. Anh hỏi tiếp :
– Levy này, vậy “ Giám đốc một phút”, sẽ làm gì ngay khi thấy anh làm đuợc một việc đáng khích lệ?
Levy mỉm cười đáp :
– Ông sẽ dành “ Một phút khen ngợi” đối với tôi.
– Nhưng cụ thể là ông làm gì?
– À, chẳng hạn như ông sẽ đến gần tôi, vỗ vai hoặc bắt tay tôi một cách thân thiện.
– Vậy anh cảm thấy thế nào khi ông ấy cư xử như thế?
Levy đáp ngay không chần chừ:
– Sự thân thiện đó mang lại cho tôi rất nhiều ý nghĩa; tôi cảm thấy đuợc Sếp quan tâm và hiểu ông muốn tôi tiến bộ thật sự. Ông vẫn hay nói: “Mỗi người trong các bạn càng thành công bao nhiêu thì càng nhanh vươn lên những chức vụ cao trong công ty bấy nhiêu”.
Levy ngưng một chút như để anh hiểu rõ rồi nói tiếp:
– Khi Sếp vỗ vai tôi, tuy đó chỉ là một khoảnh khắc, nhưng đủ để tôi cảm thấy chúng tôi là những người đứng cùng một đội ngũ. Sau đó, ông nhìn thẳng vào mắt tôi và nói tôi đã làm rất đúng. Ông nói ông rất vui vì tôi làm tốt như thế.
– Tôi chưa từng nghe một giám đốc nào đối xử với nhân viên kiểu đó – Anh cảm thấy thật sự thú vị – Vậy anh vui lắm khi Sếp có thái độ như vậy?
– Chắc chắn rồi. Mà trước hết, là vì tôi đã đuợc khen ngay khi tôi làm một việc đúng.
Levy mỉm cười và nghiêng người về phía vị khách của mình, hạ giọng nói nhỏ:
– Ai mà chẳng thích được khen, đúng không?
Rồi Levy cười lớn, nói tiếp:
– Tôi chẳng cần phải đợi đến cuộc họp bình chọn cá nhân xuất sắc hàng năm mới biết được kết quả. Anh hiểu ý tôi chứ?
Cả hai cùng cười vui vẻ.
– Điều thứ hai làm cho tôi thích, đó là vì ông còn chỉ ra việc nào tôi làm đúng. Ông lúc nào cũng rất chân tình. Và thứ ba, ông luôn tỏ ra nhất quán.
Anh thắc mắc hỏi:
– Nhất quán à?
– Đúng – Levy đáp – Vì ông hứa sẽ khen ngợi tôi nếu tôi xứng đáng và đã làm đúng như vậy vào đúng lúc, cho dù ông đang có chuyện bực mình đi nữa. Nhiều lúc tôi biết ông đang có chuyện bực mình ở nơi khác, nhưng ông vẫn dành “ Một phút khen ngợi” cho tôi. Chứng tỏ ông luôn quan tâm đến nhân viên của mình. Điều đó càng làm tôi thêm quý ông.
Chàng trai hỏi tiếp:
– Như vậy, việc khen ngợi nhân viên có làm mất nhiều thời gian của giám đốc một phút không?
– Không đâu. – Levy trả lời – Người ta cần phải được khen nhiều mới hiểu là họ đang được chú ý và quan tâm. Chỉ cần không tới một phút.
– À, vì vậy mà anh gọi là “ Một phút khen ngợi” – Chàng trai vỡ lẽ.
Chàng trai lại hỏi tiếp:
– Vậy lúc nào ông cũng quan tâm đến anh để kịp thời khen ngợi ư?
– Ồ, tất nhiên là không! Chỉ khi tôi mới bắt đầu làm việc ở đây hoặc khi bắt đầu làm một dự án mới mà thôi. Từ lúc tôi quen với các nguyên tắc làm việc của ông thì ông ít ghé chỗ tôi hơn.
– Tại sao vậy?
– Vì cả tôi và ông ấy đã có nhiều cách khác để theo dõi xem công việc của chúng tôi có đáng được khen ngợi hay không. Chúng tôi có thể theo dõi dữ liệu từ hệ thống thông tin của cả công ty, như là doanh số bán hàng thế nào, phân bổ ngân sách ra sao, lịch sản xuất có đúng tiến độ không…Bay giờ, khi thấy mình làm một việc đáng khích lệ, tôi bắt đầu tự khen mình và thầm hỏi chẳng biết khi nào Sếp lại khen ngợi tôi nữa. Vì vậy, mà lúc nào tôi cũng cố gắng làm việc thật tốt, cho dù ông không hề ở cạnh tôi. Kỳ lạ quá phải không? Nói thật chứ, trong đời tôi chưa từng làm việc chăm chỉ như vậy ở bất cứ nơi nào, trừ nơi đây.
– Hay quá. Như vậy “ Một phút khen ngợi” chính là bí quyết thứ hai của “ Phương thức quản lý hiệu quả”!
– Đúng – Levy trả lời, mắt ánh lên niềm tin tưởng . Anh rất vui khi thấy có thêm một người muốn học hỏi những bí mất để trở thành một Giám đốc một phút.
Chàng trai trẻ ngồi ghi lại những gì anh vừa được biết về “ Một phút khen ngợi”.
Việc dành “ Một phút khen ngợi” nhân viên sẽ luôn có hiệu quả nếu người giám đốc theo đúng trình tự sau:
1. Ngay từ lúc ban đầu, hãy cho nhân viên biết bạn sẽ để ý đến việc làm của họ.
2. Khen tặng họ ngay khi họ làm đúng.
3. Nói cho họ biết họ đã làm đúng việc gì, nêu chính xác lý do vì sao bạn ngợi khen họ.
4. Cho họ biết bạn cảm thấy vui thế nào khi họ làm đúng, và việc làm đó có tác động như thế nào đối với công ty và những đồng nghiệp khác.
5. Dừng một lát để họ cảm nhận được cảm giác vui vẻ của bạn.
6. Khích lệ họ tiếp tục làm tốt như vậy.
7. Bắt tay hoặc vỗ vai để cho nhân viên của bạn thấy rằng bạn luôn ủng hộ họ thành công.
Một lần nữa, anh cản thấy bất ngờ về một phương pháp đơn giản và dễ hiểu trong “phương thức quản lý hiệu quả”. Nhưng rồi anh lại phân vân, liệu cách dành cho “ Một phút khen ngợi” có thật sự hiệu quả hay không? Có mang lại kết quả công việc tốt đẹp cho công ty hay không? Anh tò mò muốn biết hiệu quả thực tế của bí quyết này. Anh quay lại phòng cô thư ký để nhờ cô dời cuộc hẹn với cô Brown lại sáng hôm sau.
– Được thôi anh à – Cô thư ký trả lời sau khi đặt ống nghe xuống – Cô Brown nói rằng anh đến lúc nào cũng được, ngoại trừ sáng thứ tư.
Anh ngập ngừng hỏi :
– Cô có thể giúp tôi tìm hiểu thêm về hoạt động của công ty không?
Cô thư ký nhiệt tình trả lời:
– Sẵn sàng thôi. Đợi em một chút. Em hẹn cho anh gặp một người.
Cô thư ký gọi một số nội bộ, rồi nói:
– Anh đến gặp chị Jones ở Tổng công ty nhé. Chị ấy có đầy đủ những thông tin mà anh đang muốn tìm hiểu.
