Sáng hôm sau, anh đến văn phòng của cô Brown đúng chín giờ. Một phụ nữ ngoài năm mươi, ăn mặc rất chỉn chu đón anh. Và anh cũng vẫn nghe cô Brown hỏi một câu hỏi tương tự:
– Chắc cháu gặp Giám đốc của cô rồi. Đúng là một người có cá tính phải không?
Lần này anh nhiệt tình đồng ý:
– Dạ đúng. Và chắc là cô có nhiều dịp tiếp xúc với ông ấy?
– Không đâu, chỉ trừ những lúc cô làm sai điều gì thôi.
Chàng trai sửng sốt, hỏi lại:
– Cô chỉ gặp Sếp những lúc cô làm điều gì sai hay sao?
– Thường là vậy – Cô Brown trả lời.
– Nhưng theo cháu biết thì ông chỉ để tâm đến những việc nhân viên làm đúng để kịp thời khen ngợi thôi mà?
– Không sai – Cô Brown trả lời – Nhưng có nhiều chuyện về cô mà cháu còn chưa biết.
Chàng trai háo hức :
– Cô kể cho cháu nghe với.
– Cô làm việc ở đây cũng nhiều năm rồi. Cô đã quá quen thuộc với mọi hoạt động của nơi đây. Cho nên, Sếp cũng chẳng cần phải mất nhiều thời gian cho cô, có chăng thì chỉ là lúc “Lập ra mục tiêu” mà thôi. Thật ra, cô cũng tự lập ra mục tiêu của mình rồi gửi sang cho Sếp duyệt.
– Có phải mỗi mục tiêu được ghi ra trên một trang giấy không cô?
– Đúng rồi. Không quá 250 từ. Vì vậy, cô và Sếp cũng chỉ mất không quá một phút để đọc mục tiêu đó
Ngừng một chút, cô Brown nói tiếp:
– Cháu biết đó, cô rất yêu công việc của mình thật giỏi giang trong công việc nên cô cũng thường tự tán thưởng mình. Nhưng cháu thử nghĩ xem, ai mà chẳng tự thấy mình giỏi. Ông từng nói thế này: “Những người không biết tự khen mình thì sẽ bị người khác coi thường”. CÔ thấy điều đó thật đúng.
Chàng trai mỉm cười thích thú. Cô Brown quả là có khiếu khôi hài. Anh hỏi tiếp:
– Vậy Giám đốc một phút có bao giờ khen gợi cô không?
– Thỉnh thoảng. Nhưng tại cô thường hay đi trước ông ấy một bước. Chẳng hạn khi cô cảm thấy mình vừa lập được một công trạng, cô liền yêu cầu Sếp khen ngợi cô.
– Làm sao cô có đủ can đảm để làm như vậy?
– Đâu có gì đâu, nếu Sếp không khen thì coi như cô cũng chẳng mất gì.
Chàng trai mỉm cười, ghi lại triết lý sống của cô Brown, rồi hỏi tiếp:
– Hồi nãy cô có nói là Giám đốc một phút gặp cô mỗi khi cô phạm sai lầm. Cô nói rõ hơn được không?
– Nếu cô mắc sai lầm, chắc chắn là Sếp sẽ dành cho cô “ Một phút Khiển trách”.
– Xin lỗi, cô vừa nói gì ạ? – Anh ngạc nhiên hỏi lại.
– “Một phút Khiển trách” – Cô Brown lặp lại – Đây là bí quyết thứ ba trong “ Phương thức Quản lý hiệu quả”.
– Bí quyết này được áp dụng thế nào hả cô?
Cô Brown cũng vui vẻ cười theo rồi giải thích:
– Chẳng hạn, cháu đã làm việc ở đây lâu rồi, quen việc rồi, biết hết mọi cách để xử lý công việc mà vẫn phạm sai lầm, Giám đốc Một phút sẽ có phản ứng ngay lập tức.
– Ông ấy sẽ làm gì?
– À, vừa bíêt cô phạm lỗi, Sếp đến gặp cô ngay. Trước tiên, Sếp nhắc lại lỗi mà cô vừa gây ra. Kế đến, ông nói với cô là ông cảm thấy tức giận , khó chịu, bực mình ra sao.
– Có phải Sếp sẽ phàn nàn rất lâu không?
– Ồ không đâu. Chỉ khoảng 30 giây thôi. Vậy mà nhiều khi, cô thấy dài hơn cả thế kỷ đó chứ – Cô Brown thổ lộ.
Chàng trai bất giác nhớ lại khoảnh khắc anh bị Giám đốc một phút nói thẳng vào mặt anh là ông ấy khó chịu thế nào khi anh không thể tự quyết định được một việc hết sức đơn giản. Anh hỏi tiếp:
– Rồi sao nữa hả cô?
– Sau đó, ông im lặng vài giây để cho cô thấm thía những lời ông vừa nói. Mà đúng là thấm thật!
– Sau đó thì sao hả cô? – Chàng trai tò mò hỏi tiếp.
– Rồi ông nhìn xoáy vào mắt cô, ông nói ông đã luôn cho rằng cô giỏi như thế nào. Ông cũng cho cô hiểu rằng, lý do duy nhất mà ông nổi giận với cô là vì ông rất nể trọng cô, vì cô chẳng phải là người hay tắc trách như vậy. Ông mong lần sau cô sẽ không tái phạm nữa.
Chàng trai góp lời:
– Như vậy chắc là cô càng suy nghĩ nhiều hơn.
– Đúng vậy – Cô Brown gật đầu tán thành.
Chàng trai cắm cúi viết thật nhanh những điểm anh vừa biết vì anh cảm thấy cô sắp tiết lộ những thông tin quan trọng. Cô Brown chậm rãi nói tiếp:
– Trước hết, Sếp khiển trách cô ngay khi cô vừa làm sai. Kế tiếp, ông nói rõ là cô đã phạm lỗi gì, để cho cô biết rằng ông luôn theo sát mọi diễn biến trong công ty và cô đừng mong thoát khỏi bị khiển trách vì sự cẩu thả của mình. Thứ ba, ông chỉ phê phán hành vi của cô chứ không phải chính bản thân cô, nên cô không phải thủ thế. Cô cũng không phải cố biện minh bằng cách đổ lỗi cho ai khác. Ông ấy rất công bằng và luôn nhất quán.
– Nghĩa là dù lúc ông ấy đang vui đi nữa ông ấy cũng không quên khiển trách cô nếu cô có lỗi?
– Đúng vậy.
– Thường ông ấy khiển trách cô có lâu không? Chắc nhiều lắm cũng khoảng một phút thôi phải không cô? – Chàng trai suy đoán.
– Thường là vậy. Và một khi đã khiển trách xong, ông ấy không bao giờ nhắc lại nữa. Dù rằng “Một phút khiển trách” chỉ kéo dài trong vòng một phút, nhưng cô đảm bảo với cháu, cháu sẽ chẳng bao giờ quên phút ấy. Cháu sẽ chẳng bao giờ lặp lại lỗi ấy thêm một lần nào nữa.
Chàng trai trẻ nói:
– Cháu hiểu. Cháu đã từng một lần lỡ yêu cầu ông…
Cô Brown cắt ngang:
– Hy vọng là cháu không bắt ông ấy phải lặp lại lời nói của ông đến hai lần đó chứ?
Anh xấu hổ thú nhận:
– Rất tiếc là cháu đã làm vậy.
– À, vậy cháu hẳn đã hiểu cái cảm giác khi phải trải qua “ Một phút khiển trách” là như thế nào. Nhưng hy vọng là có nhẹ nhàng hơn nhân viên các cô một chút, vì dù sao cháu cũng là khách.
Chàng trai trả lời:
– Cháu cũng chẳng biết như vậy là có nhẹ nhàng hay không. Nhưng cháu sẽ chẳng dám phạm lại sai lầm đó nữa.
Anh nhấp một ngụm nước, rồi hỏi tiếp:
– Cô à, vậy Giám đốc một phút có khuyết điểm không cô? Chắc ông hoàn hảo lắm.
Cô Brown cười lớn:
– Cũng đôi khi. Nhưng ông là người có óc khôi hài. Nên có những khi ông mắc lỗi, chẳng hạn như là quên thực hiện phần cuối của “Một phút khiển trách”, cô sẽ nhắc ông và trêu ông về chuyện đó. Thường là sau phút bị khiển trách, cô lấy lại bình tĩnh và gọi điện cho Sếp để nói rằng cô biết mình đã sai. Và rồi, cô cười và hỏi ông có thể làm tiếp phần còn lại của “ Một phút Khiển trách” hay không, vì cô đang cảm thấy không vui cho lắm sau khi bị Sếp la mắng.
– Khi đó ông ấy sẽ làm gì hả cô?
– Ông cười và ông xin lỗi vì ông quên nói cho cô biết rằng cô cũng là người không tệ chút nào.
Chàng trai tỏ vẻ ngạc nhiên, hỏi lại:
– Làm sao cô có thể cười khi bị khiển trách được?
– Có gì khó đâu – Cô Brown trả lời – Cháu thấy đó, Giám đốc một phút đã làm cho cô hiểu giá trị của việc tự cười chế giễu mình khi bản thân mắc phải khuyết điểm là như thế nào. Nhờ vậy mà cô có thể tiếp tục công việc của mình.
– Hay thật! Học được cách đó có khó không cô?
– Đơn giản thôi – cô Brown trả lời – Chỉ cần chứng kiến Sếp tự cuời nhạo bản thân mỗi khi ông ấy phạm lỗi.
– Thật sao cô? Ông ấy có thể tự cười nhạo khi ông phạm sai lầm à?
Cô Brown nói một cách chân tình:
– Xem nào, dĩ nhiên không phải lúc nào cũng vậy. Sếp cũng giống như chúng ta thôi. Nhưng thừơng thì ông ấy làm được. Khi ông ấy tự cười nhạo bản thân, ngay lập tức mọi người xung quanh cũng thấy vui lây.
Chàng trai hỏi tiếp:
– Chắc ông ấy đáng tin cậy lắm hả cô?
– Đúng vậy.
Chàng trai thật sự khâm phục. Một nhà quản lý hiệu quả như ông thật quý giá đối với một công ty! Anh hỏi cô Brown thêm một câu nữa:
– Tại sao cô lại cho rằng cách khiển trách của Sếp có hiệu quả?
– Thôi, tốt hơn cháu hãy hỏi trực tiếp ông ấy. Rồi cháu sẽ hiểu hơn – Cô Brown nói và đứng lên tiễn khách.
Ra đên cửa, anh cám ơn cô Brown đã dành thời giờ tiếp anh, cô nhoẻn miệng cười và đáp:
– Cô không đến nỗi bận rộn lắm đâu. Dù sao cô cũng đã làm việc ở đây hơn muời năm rồi còn gì! – Vừa nói, cô Brown vừa nháy mắt đầy ý nghĩa với chàng trai, như muốn bảo với anh rằng, cô cũng đã là một “ Giám đốc một phút” từ lâu.
Cả hai cùng cười vang. Anh bắt đầu cảm thấy mình như một người thân thuộc với nơi này, chứ không phải là khách lạ. Điều đó làm anh vui vẻ.
Đi dọc theo hành lang, anh chợt nhận ra rằng thời gian anh gặp cô Brown tuy chẳng là bao, nhưng những thông tin mà anh có được thì thật đầy đủ và quý giá.
Anh nhớ lại những gì cô đã nói. Tất cả tưởng chừng thật đơn giản. Nhũng điều mà một Giám đốc một phút cần làm khi nhân viên của mình phạm lỗi.
Để “Một phút khiển trách” có tác dụng:
1. Nói trước với nhân viên rằng dứt khoát bạn sẽ khiển trách họ khi họ phạm lỗi.
2. Khi nhân viên phạm lỗi, bạn thực hiện “ Một phút khiển trách”
Phần một của Một phút khiển trách:
• Khiển trách họ ngay tức khắc.
• Nói rõ họ đã làm sai điều gì.
• Nói cho họ biết cảm giác của bạn bằng thái độ dứt khoát.
• Ngừng một vài giây, giữ im lặng cho họ cảm nhận được những gì bạn nói.
Phần hai của Một phút khiển trách:
• Bắt tay hoặc vỗ vai để người nhân viên hiểu rằng bạn thật sự đứng về phía họ.
• Nhắc cho họ biết bạn đánh giá bản thân họ rất cao.
• Nhưng riêng trong truờng hợp vừa rồi, bạn không tán thành hành vi của họ.
3.Hãy nhớ rằng, một khi khiển trách xong thì ta sẽ không nhắc lại lỗi cũ của nhân viên nữa.
Chàng trai ngẫm nghĩ: Nếu như chính anh chưa trải qua nhũng giây phút thật khó xử, khi lần đầu anh bị Giám đốc một phút khiển trách có lẽ anh không tin “ Một phút khiển trách” có hiệu quả như thế nào. Thâm tâm anh không muốn rơi vào tình huống như vậy nữa. Ai mà chẳng có lúc phạm lỗi, bị khiển trách cũng là điều cần thiết. May mắn cho những ai được Giám đốc một phút khiển trách, bởi ông chỉ phê bình hành vi của họ, chứ không phê phán bản thân họ.
Chàng trai cứ nghĩ mãi về sự giản đơn của Phương pháp Quản lý hiệu quả. Cả ba bí quyết điều thật dễ hiểu: Mục tiêu một phút, Một phút khen ngợi, và Một phút khiển trách. “ Nhưng tại sao những bí quyết này lại có tác dụng đến vậy?” – Anh tự hỏi – “ Và tại sao Giám đốc một phút lại là giám đốc mang lại lợi nhuận cao nhất cho công ty?” . Anh quyết định đến gặp ông Giám đốc một phút để hiểu rõ nguyên nhân.
