Chương 1 đã giải thích khái niệm 80/20, chương này sẽ bàn về phương thức vận hành của Nguyên lý 80/20 và những gì nó có thể đem lại cho bạn. Hai ứng dụng của Nguyên lý này, Phân tích 80/20 và Tư duy 80/20, sẽ cung cấp một quan niệm thực tiễn, giúp bạn hiểu biết và cải tiến cuộc sống của mình.
Định nghĩa Nguyên lý 80/20
Theo Nguyên lý 80/20, luôn sẵn có một sự chênh lệch nội tại giữa nhân và quả, gieo và gặt cũng như nỗ lực và thành quả. Thông thường nhất, những nguyên nhân và nỗ lực này có thể chia thành hai loại:
Cũng có thể nói thành quả hay thu hoạch xuất phát từ một tỷ lệ nhỏ những nguyên nhân, tác động hay nỗ lực nhắm vào những kết quả hay thu hoạch ấy.
Mối quan hệ giữa nguyên nhân, tác động và nỗ lực ở một vế và kết quả thu hoạch hay thành quả ở vế kia được xem là không cân bằng.
Khi sự chênh lệch này có thể đo lường bằng số học thì một tỷ lệ phổ quát cho tình trạng mất quân bình là tỷ lệ 80/20. 80% kết quả thu hoạch hay thành quả xuất phát chỉ từ 20% nguyên nhân tác động, hay nỗ lực. Chẳng hạn chừng 15% dân số thế giới lại tiêu thụ khoảng 80% năng lượng của thế giới1 80% tài sản của thế giới là do 25% dân số thế giới nắm giữ.2 Ở lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, 20% dân số thế giới và/hoặc 20% các yếu tố bệnh tật sẽ ngốn tới 80% nguồn lực của chúng ta.3
Hình 2 và 3 cho thấy dạng thức 80/20 này. Thử tưởng tượng một công ty có 100 sản phẩm và họ khám phá ra là 20 sản phẩm sinh lợi nhiều nhất chiếm tới 80% tổng lợi nhuận của họ. Ở Hình 2 hình trụ phía bên trái chứa 100 sản phẩm, mỗi sản phẩm chiếm một khoảng không gian bằng nhau là 1%.
Ở hình trụ bên phải là tổng lợi nhuận của công ty thu được từ 100 sản phẩm. Thử tưởng tượng lợi nhuận từ một sản phẩm thu lợi nhiều nhất được thể hiện (tô mờ) từ đỉnh của hình trụ bên phải trở xuống. Sản phẩm sinh lợi nhiều nhất tạo ra 20% tổng lợi nhuận. Do đó Hình 2 cho thấy một sản phẩm, hay 1% của sản phẩm, chiếm 1% không gian của hình trụ bên trái, tạo ra 20% lợi nhuận. Khoảng không gian được tô mờ thể hiện mối quan hệ này.
Nếu chúng ta tiếp tục tính đến sản phẩm sinh lợi kế tiếp và tuần tự như thế từ trên xuống dưới hình trụ cho đến khi có được số lợi nhuận từ 20 sản phẩm sinh lợi nhiều nhất, ta có thể tô mờ hình trụ bên phải dựa vào tổng lợi nhuận mà 20 sản phẩm này tạo ra. Hình 3 sẽ thể hiện điều này, qua đó chúng ta sẽ thấy (trong ví dụ tưởng tượng của chúng ta) là 20 sản phẩm này, tức 20% số sản phẩm, tạo ra 80% tổng lợi nhuận (trong vùng được tô mờ). Ngược lại trong vùng để trắng ta cũng thấy được mặt trái của mối quan hệ này: 80% số sản phẩm còn lại tính chung chỉ tạo ra được 20% lợi nhuận.
Con số 80/20 chỉ là một tỷ lệ khái quát, và tỷ lệ chênh lệch này có thể nhiều hơn hoặc ít hơn 80/20. Tuy nhiên Nguyên lý 80/20 khẳng định rằng trong hầu hết các trường hợp mối quan hệ này có chiều hướng gần với 80/20 hơn là 50/50. Nếu tất cả các sản phẩm trong ví dụ nói trên đều tạo ra cùng mức lợi nhuận như nhau thì mối quan hệ này sẽ được thể hiện như trong Hình 4.
Một điểm kỳ lạ nhưng quan yếu là khi những khảo sát này được tiến hành thì Hình 3 lại là hình mẫu phổ biến hơn Hình 4 nhiều. Một tỷ lệ nhỏ của tổng sản phẩm gần như luôn luôn tạo ra một tỷ lệ lớn hơn lợi nhuận.
Tất nhiên con số chính xác có thể không phải là 80/20. 80/ 20 là một lối ví von phù hợp và là một giả thiết hữu ích nhưng không phải là dạng thức duy nhất. Đôi khi 80% lợi nhuận lại xuất phát từ 30% sản phẩm, có khi 80% lợi nhuận lại do 15% hay thậm chí 10% sản phẩm tạo ra. Những con số đối sánh này không nhất thiết cộng lại phải bằng 100, nhưng dạng thức này thường rất chênh lệch, nghiêng về Hình 3 hơn là Hình 4.
Có lẽ không hay ho gì nếu những con số 80 và 20 cộng lại thành 100. Điều này tạo ra kết quả trông quá đẹp (chẳng hạn kết quả là 50/50, 70/30, 99/1 hay nhiều kết quả khác như thế) và hẳn nhiên rất dễ nhớ, nhưng điều này khiến nhiều người cho rằng chúng ta chỉ xử lý một nhóm dữ liệu, đó là nhóm dữ liệu được qui sang dạng phần trăm. Sự thật không phải như thế. Nếu 80% con người thuận tay phải và 20% thuận tay trái thì đây không phải là một quan sát kiểu 80/20. Để áp dụng Nguyên lý 80/20 bạn phải có hai nhóm dữ liệu, cả hai qui thành 100 phần trăm, và trong đó một nhóm đo lường một biến lượng được sở hữu, được nêu ra hay gây ra bởi số người hay vật tác động cấu thành nhóm 10% kia.
Nguyên lý 80/20 hữu ích ra sao?
Mọi người mà tôi biết có áp dụng Nguyên lý 80/20 một cách nghiêm túc thì đã có được những nhận thức hữu ích và, trong một vài trường hợp, đã thay đổi cuộc sống của họ. Bạn phải tìm ra cách sử dụng nguyên lý này của riêng bạn. Nếu nhìn vấn đề một cách sáng tạo bạn sẽ phát hiện ra chúng. Phần 3 (Chương 9 đến Chương 15) sẽ hướng dẫn bạn tìm kiếm như thế nào, nhưng tôi cũng có thể minh họa vấn đề này bằng một vài ví dụ từ chính cuộc đời mình.
Nguyên lý 80/20 đã giúp tôi ra sao?
Khi tôi còn là một sinh viên non choẹt tại Đại học Oxford, giáo sư hướng dẫn bảo tôi đừng bao giờ đến giảng đường làm gì. Ông giải thích “Đọc sách giúp lĩnh hội kiến thức nhanh hơn nhiều. Nhưng đừng bao giờ đọc một cuốn sách từ đầu chí cuối, trừ trường hợp thấy vui thích. Khi anh học, hãy tìm ra những gì cuốn sách đề cập thì nhanh hơn cách anh đọc toàn bộ cuốn sách. Hãy đọc kết luận, rồi nhập đề, rồi kết luận một lần nữa và rồi để mắt đến những đoạn thú vị”. Điều giáo sư này thực sự muốn nói là 80% giá trị của cuốn sách có thể được tìm thấy ở 20% số trang sách hay thậm chí còn ít hơn, và tiếp thu nội dung của sách chỉ trong 20% tổng thời gian mà hầu hết mọi người phải bỏ ra để đọc trọn cuốn sách.
Tôi làm theo và mở rộng phương pháp học tập này ra. Tại Đại học Oxford không có hệ thống đánh giá liên tục và kết quả được bằng cấp loại gì là tùy thuộc vào kỳ thi cuối học phần. Tôi khám phá từ những đề thi cũ, tức là bằng cách phân tích các bài thi trước đây, ít nhất 80% (đôi khi 100%) các bài thi có thể làm tốt bằng cách nắm vững 20% hoặc ít hơn khối lượng kiến thức của các môn học nằm trong nội dung của bài thi. Quý vị giám khảo vì thế có thể có ấn tượng tốt về một sinh viên hiểu biết nhiều về một số ít vấn đề hơn là một người chỉ nắm cơ bản về nhiều lĩnh vực. Nhận thức này khiến tôi học tập rất hiệu quả. Kể cũng lạ, tôi nhận được tấm bằng danh dự của lớp đầu tiên mà không phải học hành vất vả gì lắm. Tôi từng cho rằng điều này chứng tỏ quý vị giảng viên Đại học Oxford thật là cả tin. Nhưng giờ đây tôi lại suy nghĩ, chưa chắc đã đúng, là quý vị giáo sư lúc ấy đang muốn dạy cho tôi biết thế giới này vận hành theo nguyên lý nào rồi.
Rồi tôi đi làm việc cho hãng Shell, phục vụ tại một xưởng lọc dầu quá ư tồi tệ. Điều này có thể rèn luyện chí khí cho tôi, nhưng tôi nhanh chóng nhận ra rằng những công việc được trả lương cao nhất cho những người trẻ non nớt kinh nghiệm như tôi đều nằm ở lĩnh vực tư vấn. Vì thế tôi đến bang Philadelphia và ung dung lấy được mảnh bằng MBA tại Đại học Wharton mà không phải nhọc nhằn gì (coi thường phương thức dùi mài kinh sử mệnh danh là kinh nghiệm học tập tại Đại học Harvard). Tôi gia nhập một công ty tư vấn hàng đầu của Mỹ mà ngay ngày đầu tiên trả lương tôi gấp bốn lần hãng Shell đã trả khi tôi chia tay họ. Rõ ràng 80% số tiền do những người ở độ tuổi còn non như tôi kiếm được thì xuất phát từ 20% số việc làm mà thôi.
Vì có quá nhiều đồng nghiệp thông minh hơn tôi trong công ty này, tôi chuyển qua một công ty chiến lược khác của Mỹ. Tôi “chấm” được nó vì công ty này phát triển nhanh hơn công ty cũ của tôi mà lại có tỷ lệ số người thật sự thông minh ít hơn nhiều.
Bạn làm cho ai quan trọng hơn bạn làm gì
Tại đây tôi tình cờ khám phá ra nhiều nghịch lý của Nguyên lý 80/20. 80% tăng trưởng trong công nghệ tư vấn chiến lược – lúc bấy giờ, cũng như hiện tại phát triển rất hiệu quả – diễn ra tại những công ty vào lúc ấy tính tổng cộng chiếm chưa đầy 20% chuyên viên trong ngành này. 80% sự tăng trưởng nhanh chóng cũng chỉ diễn ra trong một nhóm công ty nhỏ. Hãy tin tôi đi, tài năng chẳng liên quan gì đến vấn đề này. Khi rời công ty thứ nhất và gia nhập công ty thứ hai là tôi đã nâng cao mức độ thông minh trung bình ở cả hai nơi này.
Tuy nhiên, có điều lạ là tại sao những đồng nghiệp mới lại tỏ ra hiệu quả hơn những người cũ? Họ cũng chẳng làm việc vất vả gì hơn nhưng họ đã theo đuổi Nguyên lý 80/20 theo hai cách chủ yếu. Trước tiên họ nhận ra rằng đối với hầu hết các công ty, 80% lợi nhuận xuất phát từ 20% khách hàng. Trong ngành công nghiệp tư vấn đây có nghĩa là hai loại khách hàng. Khách hàng lớn và khách hàng lâu dài. Nhóm khách hàng lớn thường có một khối lượng công việc lớn và như thế bạn có thể sử dụng một tỷ lệ rất cao các nhân viên tư vấn trẻ tuổi hơn, lương thấp hơn. Các mối quan hệ với khách hàng lâu dài thường tạo ra sự tin tưởng và nếu khách hàng chuyển sang một công ty tư vấn khác thì chi phí sẽ cao hơn nhiều, khách hàng lâu dài thường không quan tâm gì đến giá cả.
Tại hầu hết các công ty tư vấn, cái mang lại niềm phấn khích thực sự là việc giành thêm được những khách hàng mới. Trong công ty mới của tôi thì những người hùng thật sự là những người làm việc với những khách hàng lớn nhất hiện có và trong thời gian dài nhất có thể được. Họ làm được như vậy bằng cách củng cố mối quan hệ với những lãnh đạo chóp bu của những công ty khách hàng này.
Vấn đề cốt lõi thứ hai mà công ty nhận thức được là ở bất kỳ khách hàng nào, 80% kết quả sẽ xuất phát từ việc tập trung vào 20% những vấn đề quan trọng nhất. Không nhất thiết đây là những vấn đề thú vị nhất theo quan điểm của những nhà tư vấn hiếu kỳ. Nhưng trong khi đối thủ cạnh tranh của chúng ta nhìn toàn bộ các vấn đề một cách cưỡi ngựa xem hoa và rồi phó mặc cho người khách hàng quyết định hành động (hay không hành động) dựa vào lời khuyên của họ thì chúng tôi tiếp tục đương đầu với những vấn đề quan trọng nhất cho đến khi đẩy được khách hàng vào thế phải hành động sao cho thành công mới được. Lợi nhuận của khách hàng và ngân sách của công ty tư vấn của chúng tôi do đó mà tăng cao đột biến.
Bạn đang làm giàu cho người khác hay cho chính mình?
Chẳng bao lâu tôi đâm ra xác tín rằng đối với những nhà tư vấn và với cả khách hàng thì nỗ lực và thành quả có chăng thì cũng chỉ là một mối liên hệ lỏng lẻo. Làm việc đúng nơi, đúng chỗ của mình thì tốt hơn là thông minh và làm việc cật lực. Tốt nhất là cần tinh tường và tập trung vào thành quả hơn là tác nhân. Hành động theo những hiểu biết cơ bản sẽ dẫn đến kết quả tốt, còn thông minh và cần cù làm việc thì lại không. Đáng buồn thay trong nhiều năm nỗi áy náy cũng như áp lực làm việc chung quanh đã cản ngăn tôi áp dụng bài học này: tôi đã làm việc quá cần cù.
Bấy giờ công ty tư vấn đã có ban nhân viên chuyên nghiệp đến vài trăm người và chừng ba mươi người kể cả tôi gọi là đối tác, nhưng 80% lợi nhuận rơi vào tay một người, đó là nhà sáng lập, mặc dù qui ra số ông ta chỉ chiếm chưa đầy 4% nhóm người đối tác và chỉ 1% lực lượng tư vấn.
Thay vì tiếp tục làm giàu cho nhà sáng lập, tôi và hai đối tác trẻ tuổi tách ra để lập công ty riêng hoạt động trong cùng lĩnh vực. Lần lượt công ty chúng tôi phát triển lên đến hàng trăm nhà tư vấn. Chẳng bao lâu mặc dù ba người chúng tôi xét cho cùng chỉ thực hiện chưa đầy 20% khối lượng công việc có giá trị của công ty, chúng tôi lại hưởng hơn 80% lợi nhuận. Điều này cũng khiến tôi áy náy. Sau sáu năm tôi từ giã công việc này và bán cổ phần lại cho những đối tác khác. Vào lúc ấy chúng tôi đã tăng gấp đôi thu nhập và lợi nhuận hàng năm, và ổn định mức giá cao cho cổ phần của mình. Không lâu sau đó cuộc suy thoái kinh tế năm 1990 cũng ảnh hưởng đến ngành này. Mặc dầu sẽ khuyên bạn sau này nếu có làm hãy gạt qua nỗi áy náy ấy nhưng tôi lại may mắn nhờ mình đã ray rứt áy náy như thế. Ngay cả những người theo Nguyên lý 80/20 cũng cần một chút may mắn mà tôi thì khi nào cũng được số đỏ.
Tiền kiếm được từ sức lao động có thể chẳng là gì nếu so với lợi nhuận từ đầu tư
Với 20% số tiền nhận được tôi đầu tư rất “mạnh tay” vào cổ phần của một tổng công ty, đó là Filofax. Các nhà tư vấn đầu tư đều lấy làm sửng sốt. Vào lúc ấy tôi sở hữu chừng 20 cổ phần trong những công ty đại chúng có niêm yết, nhưng có một loại cổ phiếu, 5% số cổ phần mà tôi sở hữu, lại chiếm tới 80% danh mục đầu tư của tôi. Thật may mắn tỷ lệ này tiếp tục phát triển vì ba năm sau cổ phần Filofax đã tăng giá trị lên nhiều lần. Khi tôi bán một số cổ phần vào năm 1995 thì chúng trị giá gần 18 lần trị giá ban đầu.
Tôi cũng thực hiện hai vụ đầu tư lớn khác vào một nhà hàng mới thành lập tên là Belgo và MSI, một công ty kinh doanh khách sạn lúc ấy chưa sở hữu khách sạn nào cả. Ba vụ đầu tư này cộng lại chiếm hết 20% giá trị ròng của tài sản của tôi. Nhưng chúng lại chiếm hơn 80% lợi tức đầu tư sau đó của tôi và hiện nay chiếm hơn 80% giá trị ròng lớn hơn nhiều.
Như sẽ trình bày trong chương 14, 80% khoản tiền gia tăng trong tài sản từ những gói đầu tư dài hạn nhất lại xuất phát từ chưa đầy 20% tiền đầu tư. Điều quan trọng là cần sử dụng 20% này hiệu quả và tập trung đầu tư vào đó càng nhiều càng tốt. Theo cách nói dân gian thông thường thì không nên bỏ tất cả những quả trứng của mình vào một giỏ (phân tán rủi ro), nhưng Nguyên lý 80/20 thì lại chủ trương rằng hãy chọn một cái giỏ cẩn thận, cho tất cả các quả trứng vào đó, rồi chăm bẳm toàn tâm toàn ý với giỏ trứng ấy.
Cách sử dụng Nguyên lý 80/20
Có hai cách sử dụng Nguyên lý 80/20,như ở hình 5
Theo thông lệ Nguyên lý 80/20 cần đến cách phân tích 80/20, đó là phương pháp định lượng để thiết lập mối quan hệ chính xác giữa một bên là nguyên nhân/tác động/nỗ lực và một bên là hệ quả/thu hoạch/thành quả. Phương pháp này chấp nhận mối quan hệ 80/20 như là giả thiết và rồi thu thập dữ liệu để chứng minh mối quan hệ thực. Đây là một phương pháp duy nghiệm có thể dẫn đến bất kỳ kết quả nào từ 50/50 cho đến 99,9/0,1. Nếu kết quả thể hiện một sự chênh lệch thấy rõ giữa tác nhân và thu hoạch (chẳng hạn 65/35 hay một con số còn chênh lệch hơn nữa), thì, thông thường, sau đó phải có hành động can thiệp (xem dưới đây).
Một phương thức mới bổ sung để sử dụng Nguyên lý 80/20 là cách thức mà tôi gọi là lối Tư duy 80/20. Điều này đòi hỏi suy nghĩ kỹ về bất kỳ vấn đề nào quan trọng đối với bạn và đưa ra nhận định xem là Nguyên lý 80/20 có áp dụng được trong lĩnh vực ấy không. Rồi bạn có thể hành động theo nhận thức ấy. Cách suy nghĩ 80/20 không đòi hỏi bạn phải thu thập dữ liệu hay kiểm định giả thiết. Do đó lối tư duy 80/20 thi thoảng có thể làm bạn ngộ nhận – chẳng hạn thật nguy hiểm khi cho rằng bạn đã biết được 20% là gì khi xác định một mối quan hệ – nhưng tôi khẳng định lối tư duy 80/20 ít gây cho bạn ngộ nhận hơn nhiều so với lối suy nghĩ thông thường. Lối tư duy 80/20 dễ sử dụng và nhanh chóng hơn cách phân tích 80/20, dù cách phân tích này có thể được ưa chuộng hơn khi vấn đề là vô cùng quan trọng và bạn không thấy tự tin lắm về những ước đoán, phỏng chừng của mình.
Chúng ta sẽ xem xét phương pháp Phân tích 80/20 trước rồi đến lối Tư duy 80/20.
Phương pháp Phân tích 80/20
Cách phân tích 80/20 khảo sát mối quan hệ giữa hai nhóm dữ liệu có thể so sánh được. Một nhóm dữ liệu luôn là một tập hợp người hay sự vật, thường lên đến 100 hay hơn nữa vốn có thể chuyển thành tỷ lệ bách phân. Nhóm dữ liệu kia liên hệ đến một đặc tính lý thú nào đó của nhóm người hay sự vật đó có thể đo lường được và chuyển thành tỷ lệ bách phân.
Chẳng hạn chúng ta thử quan sát nhóm bạn gồm 100 người, tất cả họ đều uống bia, ít nhất một đôi lần và rồi so sánh lượng bia họ uống tuần qua.
Cho tới nay phương pháp phân tích này là phương pháp chung của nhiều kỹ thuật thống kê. Nét độc đáo của phương pháp 80/20 là việc xếp đặt nhóm dữ liệu thứ hai theo thứ tự quan trọng từ cao xuống thấp và thực hiện những so sánh về tỷ lệ phần trăm giữa hai nhóm dữ liệu.
Trong ví dụ của mình chúng tôi đã đặt câu hỏi với 100 người bạn về số lượng ly bia họ uống tuần qua và liệt kê các câu trả lời theo số lượng bia từ cao xuống thấp. Hình 6 cho thấy số 20 người uống nhiều nhất ở đầu và 20 người uống ít nhất ở cuối bảng.
Phương pháp phân tích 80/20 có thể phân tích các tỷ lệ phần trăm từ hai loại dữ liệu (những người bạn và lượng bia uống). Ở đây có thể thấy rằng chỉ có 20% người bạn là tiêu thụ tới 70% lượng bia. Kết quả này cho chúng ta một mối quan hệ 70/20. Hình 7 cho thấy biểu đồ phân bố mức độ uống bia là 80/20 (hay nói gọn là biểu đồ 80/20) để trình bày chung các dữ liệu.
Tại sao gọi là phương pháp Phân tích 80/20?
Khi so sánh các mối quan hệ này, cách đây khá lâu (có lẽ là vào thập niên 1950) người ta nhận thấy trường hợp thường xảy ra nhất là 80% số lượng được đo lường xuất phát từ tác động của 20% số người hay sự vật. 80/20 đã trở thành cách nói ngắn gọn cho mối quan hệ chênh lệch này, cho dù kết quả có chính xác là 80/20 hay không (về mặt thống kê khó có thể có con số chính xác 80/20). Theo Nguyên lý 80/20 này thì 20 nguyên nhân đứng đầu mới được liệt kê chứ không phải các nguyên nhân ở cuối. Phương pháp phân tích 80/20 là tên gọi tôi đặt cho cách sử dụng phổ biến Nguyên lý 80/20 từ trước đến nay, tức là theo hướng định lượng và duy nghiệm, để đo lường mối quan hệ có thể có giữa tác nhân và hệ quả.
Chúng ta cũng có thể nhận thấy từ những dữ liệu về những người bạn uống bia là nhóm 20% người uống bia ở cuối bảng chỉ tiêu thụ 30 ly bia hay 3% tổng số bia được uống. Lẽ dĩ nhiên hoàn toàn có thể gọi đây là mối quan hệ 3/20 dù điều này ít khi được thực hiện. Gần như lúc nào cũng thế, chỉ có số người sử dụng nhiều hay những tác nhân chính mới được nhấn mạnh. Nếu một hãng bia đang tiến hành chiến dịch kích cầu hoặc muốn tìm hiểu những người uống bia nhiều nghĩ gì về các loại bia của họ thì cách hay nhất là tiến hành khảo sát 20 người uống bia hàng đầu.
Chúng ta có lẽ cũng muốn biết bao nhiêu phần trăm bạn bè của chúng ta gộp lại để uống 80% tổng lượng bia tiêu thụ. Ở đây, khảo sát phần không được trình bày trên bảng (phần giữa) cho thấy Mike G., người uống bia đứng hạng 28 với lượng bia 10 ly, có tần số tích lũy là 800 ly. Do đó chúng ta có thể biểu diễn mối quan hệ này là 80/28: 80% tổng lượng bia được 28% số người bạn của chúng ta tiêu thụ.
Hình 7 – Biểu đồ phân bố tần số 80/20 của những người uống bia
Từ ví dụ này cũng cần nói rõ phương pháp phân tích 80/20 có thể dẫn đến bất kỳ thông số nào. Rõ ràng là những kết quả tìm được sẽ thú vị và hữu ích hơn nhiều khi có sự chênh lệch. Chẳng hạn nếu chúng ta khám phá là tất cả bạn bè của chúng ta mỗi người uống đúng 8 ly mỗi ngày, thì có lẽ hảng bia sẽ không hào hứng gì khi sử dụng nhóm này để làm đối tượng khảo sát hay kích cầu. Trong trường hợp này chúng ta đã có một mối quan hệ 20/20 (20% lượng bia được 20% bạn bè uống bia hàng đầu của chúng ta tiêu thụ) hoặc là mối quan hệ 80/80 (80% lượng bia được 80% bạn bè tiêu thụ).
Phương thức phân tích 80/20 được mô tả tốt nhất qua hình ảnh bằng cách nhìn vào hai hình trụ rất thích hợp cho ví dụ của chúng ta (các Hình 2, 3, và 4 ở phần trước là những biểu đồ hình trụ). Hình trụ đầu tiên ở Hình 8 cho thấy 100 người bạn uống bia của chúng ta, mỗi người chiếm 1% không gian hình trụ, người đứng đầu là người uống nhiều bia nhất và người uống ít bia nhất đứng ở cuối. Hình trụ thứ hai mô tả tổng lượng bia mà mỗi người (và tất cả) bạn bè của chúng tôi đã uống. Ở bất kỳ chỗ nào chúng ta cũng nhận ra được số phần trăm bạn bè nào đó của chúng tôi đã uống bao nhiêu lượng bia.
Hình 8 (và Hình 7) cho thấy kết quả tìm thấy từ bảng này là 20% lượng người uống bia chiếm 70% lượng bia được uống. Hình trụ đơn giản ở Hình 8 sử dụng dữ liệu ở Hình 7 và biểu thị chúng từ trên cao xuống thấp thay vì từ trái sang phải. Bạn chọn phương thức trình bày nào nói trên cũng được.
Nếu chúng ta muốn minh họa bao nhiêu phần trăm bạn bè của chúng ta đã uống 80% tổng lượng bia, chúng ta sẽ trình bày biểu đồ hình trụ khác đi một chút như trong Hình 9 để mô tả mối quan hệ 80/28: 28% số bạn bè của chúng ta uống 80% tổng số lượng bia.
Hình 9: Thể hiện quy luật 80/28
Phương pháp phân tích 80/20 dùng để làm gì?
Nói chung phương pháp này được sử dụng để thay đổi mối quan hệ mà nó mô tả hoặc vận dụng mối quan hệ này.
Một phương thức sử dụng là tập trung vào những nguyên nhân chủ yếu của mối quan hệ, con số 20% tác nhân dẫn đến 80% kết quả (hay bất luận con số chính xác nào khác). Nếu 20 người uống bia hàng đầu tương ứng với 70% số lượng bia tiêu thụ thì đây là nhóm người mà hãng bia cần tập trung nhắm tới nhằm chiếm lấy thị phần cao nhất có thể từ số 20% người này và cũng có thể đẩy mạnh hơn nữa lượng tiêu thụ bia của họ. Có thể nói, hãng bia có thể quyết định bỏ qua 80% số lượng người uống bia chỉ tiêu thụ 30% tổng lượng bia, điều này khiến công việc trở nên vô cùng giản đơn.
Tương tự như thế, một xí nghiệp nhận thấy 80% lợi nhuận của họ xuất phát từ 20% số khách hàng của mình cũng cần sử dụng thông tin ấy để làm hài lòng số khách hàng này và gia tăng công việc kinh doanh với họ. Điều này dễ dàng và đáng công đáng của hơn là chú ý đồng đều đến toàn bộ khách hàng. Hoặc nếu công ty thấy rằng 80% lợi nhuận của họ xuất phát từ 20% lượng sản phẩm của họ, họ cần gia tăng nỗ lực để đẩy mạnh các yếu tố khiến những sản phẩm này được bán chạy hơn nữa.
Ý tưởng này cũng được thực hiện đối với phân tích 80/20 cho những công việc ngoài kinh doanh. Nếu bạn phân tích niềm vui thú của mình qua các hoạt động giải trí và nhận thấy rằng 80% niềm vui này xuất phát từ 20% hoạt động giải trí của mình, những hoạt động vốn chỉ chiếm 20% thời giờ giải trí của bạn, thì thật là hợp lý khi gia tăng lượng giờ giải trí này từ 20 đến 80%.
Thử lấy một ví dụ khác về vấn đề giao thông. 80% vụ kẹt xe xảy ra trên 20% đoạn đường. Nếu bạn lái xe đi làm trên quãng đường đó mỗi ngày bạn sẽ thấy rằng 80% các vụ kẹt xe này thường xảy ra tại 20% các giao lộ. Phản ứng hợp lý đối với giới chức giao thông công chính là chú ý đặc biệt đến việc điều phối lưu thông tại 20% giao lộ thường kẹt xe này. Khi chi phí cho việc điều tiết giao thông như thế có thể rất lớn nếu thực hiện đối với 100% các giao lộ với tổng thời gian là 100% thì số tiền tập trung vào 20 địa điểm trong khoảng 20% thời gian của một ngày sẽ ích lợi và tiết kiệm vô cùng.
Một phương thức sử dụng phân tích 80/20 khác là tác động vào 80% nhân tố yếu kém vốn chỉ tạo ra được 20% kết quả. Có lẽ cần thuyết phục những người thi thoảng mới uống bia là cần uống bia hơn nữa, chẳng hạn bằng cách cung cấp cho họ một loại bia dịu hơn. Có lẽ bạn cũng có thể tìm ra những phương thức vui thú hơn đối với những hoạt động giải trí tẻ nhạt. Trong lĩnh vực giáo dục, các hệ thống dạy học tương tác ngày nay tái sử dụng kỹ thuật của các giáo sư đại học là đặt câu hỏi ngẫu nhiên cho bất kỳ sinh viên nào để đối chọi với qui luật 80/20, trong đó 80% hoạt động tham gia ở lớp học xuất phát từ 20% lượng người học. Ở các trung tâm mua sắm ở Mỹ người ta nhận thấy phụ nữ (chừng 50% dân số) chiếm 70% hoạt động mua bán tính theo giá trị của đồng đôla.4 Một phương thức để gia tăng 30% doanh số đối với đàn ông là xây dựng những cửa hàng chuyên dụng cho họ. Dù việc áp dụng phương thức phân tích 80/20 dạng này đôi khi rất hữu ích và rất hiệu quả trong công nghiệp nhằm cải thiện tình trạng sản xuất của những nhà máy yếu kém, việc áp dụng này nói chung vất vả hơn và không lợi ích bằng phương thức thứ nhất.
Đừng áp dụng phương pháp phân tích 80/20 theo kiểu tuyến tính
Khi thảo luận về phương thức sử dụng lối phân tích 80/20, chúng tôi cũng cần nói qua những trường hợp lạm dụng có thể có đối với phương thức này như vẫn xảy ra với bất kỳ một công cụ đơn giản và hiệu quả nào. Lối phân tích 80/20 có thể bị hiểu lầm, áp dụng sai và thay vì là một phương tiện tìm hiểu kỳ thú nó lại trở thành phương thức biện minh cho những hoạt động sai lạc lâu nay. Lối phân tích 80/20 khi đem áp dụng một cách không phù hợp theo lối nghĩ thông thường có thể khiến người thiếu kinh nghiệm đi chệch hướng – bạn cần thường xuyên cảnh giác đối với lối suy diễn sai lệch.
Tôi thử nêu lên một ví dụ để minh họa điều này từ nghề mới của tôi, đó là kinh doanh sách. Gần như mọi nơi mọi lúc rất dễ chứng minh rằng chừng 80% lượng sách được bán là tập trung vào 20% tựa sách. Đối với những ai đã rành rẽ phương thức 80/20 thì điều này không có gì là lạ. Rất dễ vội vàng kết luận rằng các hiệu sách nên giảm bớt chủng loại sách họ đang tồn kho hoặc là họ nên tập trung phần lớn hoặc chỉ kinh doanh loại best-seller (sách bán chạy nhất) mà thôi. Tuy nhiên, điều thú vị là trong đa số trường hợp thay vì làm tăng lợi nhuận việc hạn chế chủng loại sách khiến lợi nhuận sụt giảm.
Điều này không vô hiệu hóa 80/20 vì hai lý do. Điều cần xem xét chủ yếu là không phải việc phân bố sách mà là cần biết khách hàng muốn gì. Nếu khách hàng cất công ghé đến tiệm sách, họ muốn có được một phạm vi lựa chọn kha khá các đầu sách (khác với ở một ki-ốt hay là siêu thị nơi chẳng mong có nhiều loại sách). Các hiệu sách chỉ nên tập trung vào 20% lượng khách hàng vốn tạo thành 80% tổng lợi nhuận của họ và tìm hiểu xem số 20% khách hàng kia muốn gì.
Lý do còn lại là điều quan trọng khi xem xét sách (phân biệt với khách hàng) không phải là việc phân bố số sách bán – 20% số sách mang đến 80% doanh số – mà là sự phân bố lợi nhuận – đó là 20% tựa sách vốn tạo ra 80% lợi nhuận. Thường đấy không phải là những cuốn gọi là best-seller, những cuốn sách được các tác giả nổi tiếng viết. Thực vậy một cuộc khảo sát ở nước Mỹ cho thấy những cuốn best-seller chỉ mang lại 5% doanh số bán.5 Những cuốn sách bán chạy thực sự là những cuốn không bao giờ xuất hiện trên biểu đồ nhưng lại bán chạy với một số lượng ổn định năm này qua năm khác thường với mức lời cao. Nhóm khảo sát ở Mỹ nói trên bình luận “những cuộc kiểm kê chính yếu cho thấy đó là những cuốn sách bán hết mùa này đến mùa khác, chúng là con số 80 trong qui luật 80/20, thường chiếm số lượng bán rất lớn về một chủ đề nào đó”.
Trường hợp vừa nêu rất bổ ích. Nó hoàn toàn chẳng hề vô hiệu hóa lối phân tích 80/20 vì câu hỏi chủ yếu vẫn luôn là loại khách hàng nào và sản phẩm nào mang lại 80% lợi nhuận. Nhưng nó cũng cho thấy nguy cơ suy nghĩ một cách mù mờ về cách áp dụng lối phân tích này. Khi sử dụng nguyên tắc 80/20 cần phải biết chọn lọc và tỉnh táo, đừng để bị huyễn hoặc bởi cái biến số mà mọi người đang chú ý, ở đây là những cuốn sách trên danh sách mới nhất trong danh sách những cuốn sách bán chạy nhất, là điều thực sự đáng quan tâm. Đây là lối suy nghĩ một chiều. Một lối thấu hiểu giá trị nhất về cách phân tích 80/20 sẽ luôn luôn xuất phát từ việc xem xét những mối quan hệ “phi tuyến tính” mà người khác thường bỏ qua. Hơn nữa vì lối phân tích 80/20 dựa vào một “khung” cố định về một tình hình ở một thời điểm nào đó hơn là kết hợp xem xét những biến đổi theo thời gian nên bạn cần ý thức rằng nếu bạn bất cẩn “đóng khung” một tình hình sai lạc hay không đầy đủ, bạn sẽ có một cái nhìn không chính xác.
Tại sao lối tư duy 80/20 là cần thiết
Lối phân tích 80/20 thật vô cùng hữu ích nhưng phần lớn mọi người không quen phân tích và thậm chí những nhà phân tích cũng không thể dừng lại để khảo sát dữ liệu mỗi lần họ đưa ra quyết định, điều này sẽ khiến công việc ngừng lại đột ngột. Đa số các quyết định quan trọng chưa bao giờ và sẽ không bao giờ được thực hiện nhờ vào việc phân tích cho dù máy vi tính của chúng ta thông minh đến thế nào đi nữa. Do đó nếu muốn nguyên tắc 80/20 trở thành kim chỉ nam trong đời sống hàng ngày, chúng ta cần một cái gì đó yêu cầu ít phân tích hơn và dễ dàng thực hiện hơn lối phân tích 80/20: đó là tư duy 80/20.
Tư duy 80/20 là cụm từ tôi gọi phương cách áp dụng Nguyên lý 80/20 cho việc áp dụng phi định lượng của nguyên lý này trong đời sống hàng ngày. Cũng như với cách phân tích 80/20 chúng ta bắt đầu với một giả thiết về tình trạng chênh lệch có thể xảy ra giữa tác nhân và thành quả, nhưng thay vì thu thập dữ liệu và phân tích, chúng ta chỉ ước lượng mà thôi. Tư duy 80/20 đòi hỏi và tạo điều kiện cho chúng ta, thông qua thực tập, xác định được những điều thực sự quan trọng đang xảy ra và bỏ qua đa số những điều không quan trọng còn lại. Nó dạy ta nhận ra điều cốt lõi.
Tư duy 80/20 có giá trị rất quan trọng nên việc áp dụng nó không nên chỉ hạn chế vào những trường hợp có được dữ liệu và phép phân tích hoàn hảo. So với phần hiểu biết nhỏ nhoi mà dữ liệu định lượng mang lại cho ta, thì trực giác và cảm giác có thể mang lại cho ta hàng khối kiến thức. Đây là lý do tại sao tư duy 80/20, dù được dữ liệu hỗ trợ, nhất thiết không thể để dữ liệu hạn chế.
Để tham gia vào hoạt động tư duy 80/20 chúng ta phải thường xuyên tự vấn: đâu là tác nhân 20% dẫn đến thành quả 80%? Chúng ta không bao giờ được cho rằng mình có thể tự động biết câu trả lời mà phải bỏ thì giờ để tư duy một cách sáng tạo về điều này. Đâu là những tác nhân hay nguyên nhân ít ỏi nhưng thiết yếu giữa những cái đa số tầm thường? Đâu là điệu nhạc du dương đang bị tiếng ồn chung quanh lấn át?
Tư duy 80/20 vì thế được sử dụng giống như những kết quả từ lối phân tích 80/20: để thay đổi cách hành xử và thông thường để tập trung vào con số 20% quan trọng nhất. Bạn biết rằng tư duy 80/20 đang vận hành khi nó làm tăng mức độ hiệu quả lên bội phần. Hành động xuất phát từ tư duy 80/20 phải khiến chúng ta thu hoạch được nhiều hơn từ cái ít ỏi hơn.
Khi vận dụng Nguyên lý 80/20 chúng ta không giả định rằng những kết quả là xấu hay tốt hoặc những nhân tố quan yếu mà chúng ta quan sát là nhất thiết phải tốt. Chúng ta đề quyết là chúng tốt hay xấu (từ quan điểm của riêng ta) và rồi hoặc là quyết định đẩy các lực lượng hùng mạnh ấy sang một hướng đúng đắn, hoặc là tìm cách vô hiệu hóa tác động của chúng.
Nguyên lý 80/20 đảo lộn lối suy nghĩ thông thường
Nguyên lý 80/20 gợi ra cho chúng ta những điều cần làm sau đây:
Nguyên lý 80/20 không có giới hạn
Không lĩnh vực hoạt động nào là không bị tác động bởi Nguyên lý 80/20. Cũng như những người mù sờ voi, những người sử dụng Nguyên lý 80/20 chỉ biết được một phần nhỏ của phạm vi và tác động của nguyên lý này. Là một người có lối tư duy 80/20 bạn cần phải tham gia tích cực và biết sáng tạo. Nếu muốn hưởng lợi từ tư duy 80/20 chính bạn phải thực hiện điều này.
Bây giờ là lúc bạn nên bắt đầu. Nếu bạn muốn bắt đầu với tổ chức, đơn vị, hay cơ quan của mình hãy đi thẳng vào Phần Hai, phần này chứa đựng những thông tin quan trọng về việc áp dụng Nguyên lý 80/20 trong kinh doanh. Nếu bạn thấy cần sử dụng nguyên lý này trước để thực hiện những bước cải tiến lớn lao trong đời mình thì hãy nhảy qua Phần Ba, phần này chứa đựng một nỗ lực mới mẻ nhằm gắn kết Nguyên lý 80/20 với nền tảng của cuộc sống đời thường của mọi người chúng ta.
Tiếp theo: Phần 2 – Thành công trong kinh doanh không nhất thiết là một điều huyền bí
