Quản Lý Thời Gian

Dọn dẹp sạch sẽ những thứ lộn xộn, không cần thiết trên bàn sẽ giúp bạn suy nghĩ và làm việc tốt hơn. Có một cuốn nhật ký và lập một “danh sách những việc cần làm” sẽ giữ cho bạn luôn kiểm soát được công việc. Nếu đã viết ra một cái gì đó, bạn sẽ không cần phải giữ nó ở trong đầu và do đó, bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ sáng tạo khác. Thiết lập một hệ thống để giúp bạn thực hiện những nhiệm vụ hàng ngày và lập kế hoạch chi tiết cho việc thực hiện các dự án. Khi đó, nếu nhận ra rằng mình đang chậm hơn so với kế hoạch, bạn sẽ có thể hành động để theo kịp nhịp độ ban đầu.

3.1 Dọn dẹp bàn của bạn

Một phần của việc sống ngăn nắp là đặt tất cả những thứ cần thiết ở gần bạn, không bị bao quanh bởi mớ giấy tờ lộn xộn và những thứ mà bạn không cần. Mục tiêu của bạn là sắp xếp lại mọi thứ để bạn có thể làm việc hiệu quả và có thể tìm được những thứ bạn cần một cách nhanh chóng. Sắp xếp những dụng cụ bạn thường xuyên sử dụng để nó ở gần bạn nhất và có thể phục vụ bạn tốt nhất.

Dưới đây là năm bước thiết thực giúp bạn sắp xếp lại một nơi làm việc tốt hơn:

1. Bỏ tất cả những thứ không liên quan đến dự án gần đây của bạn ra khỏi bàn. Việc làm này sẽ giúp bạn tập trung chú ý vào những vấn đề thực sự trong công việc. Đặt những thứ bạn thường xuyên cần ở gần chỗ bạn ngồi, trong tầm với để bạn không phải thường xuyên đứng dậy trong khi đang làm việc.
2. Nếu bạn có khay đựng công văn giấy tờ đến và khay đựng công văn giấy tờ đi, hãy sử dụng chúng. Thỉnh thoảng, hãy soạn lại khay đựng giấy tờ đến và bỏ đi hoặc phân loại những giấy tờ mà bạn để ở khay này.
3. Dành thời gian để dọn dẹp môi trường làm việc của bạn – bút, giấy, tẩy, cốc, gương, bút chì, kẹp ghim… Cất những thứ mà bạn không thường xuyên sử dụng đi.
4. Lưu trữ những tài liệu cũ. Dán nhãn cho những tài liệu cũ hoặc đóng hộp và ghi rõ nội dung, ngày tháng của chúng.
5. Hãy chắc chắn là những thiết bị máy tính của bạn được sắp xếp sao cho bạn có thể làm việc hiệu quả, an toàn và tiện lợi. Màn hình máy tính cần phải có tầm cao chuẩn – cách mắt bạn ít nhất là 63 cm và phần cao nhất của màn hình phải ở dưới tầm mắt bạn. Hãy chắc chắn là bạn đang ngồi trên một chiếc ghế được thiết kế phù hợp và có chiều cao chuẩn. Dọn dẹp khu vực dưới gầm bàn để có đủ chỗ cho đôi chân của bạn.

Một phút suy ngẫm: Cuối mỗi ngày hãy dọn qua bàn làm việc của bạn. Bỏ tất cả văn phòng phẩm, trừ những thứ quan trọng nhất, vào ngăn kéo hoặc tủ. Sắp xếp tất cả những giấy tờ, trừ những giấy tờ có liên quan đến dự án đang thực hiện, vào cặp đựng hồ sơ.

Dọn dẹp khỏi bàn những thứ không thường xuyên cần đến, bạn sẽ có thể suy nghĩ rõ ràng và tập trung hơn.

Có một cuốn nhật ký đồng nghĩa với việc bạn có thể theo sát mọi việc. Một cuốn nhật ký cũng rất hữu dụng cho việc nhắc nhở bạn về thời gian cần nộp báo cáo hay tham gia một cuộc họp. Hãy nhớ rằng, nếu bạn sử dụng nhật ký trên Outlook ở nơi làm việc, nhiều người có thể biết kế hoạch của bạn hoặc thời gian bạn bận.

• Giấy hay điện tử? Đó không phải vấn đề, vấn đề là bạn có một – và chỉ một cuốn nhật ký cho tất cả các cuộc hẹn công việc và cá nhân của bạn. Trong đó, bạn cũng có thể ghi lại những việc phải làm, những người phải gặp, những thư điện tử phải viết và những cuộc điện thoại phải gọi… Một thời gian dài tôi có hai nhật ký, một cho công việc còn một cho những hoạt động còn lại trong cuộc sống, nhưng tôi nhận ra như vậy lại không hiệu quả.
• Lập kế hoạch hợp lý. Dành thời gian để suy nghĩ về việc lập kế hoạch cho các cuộc hẹn: Điều gì sẽ xảy ra nếu một cuộc họp diễn ra quá lâu so với dự kiến? Bạn có muốn tham dự một cuộc họp thông trưa không? Hãy nhớ khi nào bạn làm việc hiệu quả nhất và dành thời gian đó cho những vấn đề quan trọng.
• Ghi chép đủ chi tiết. Trong nhật ký của mình, hãy viết đủ chi tiết để bạn có thể hiểu được điều đó khi đọc nó sau này. Bạn cũng có thể muốn nó đủ rõ ràng để người khác cũng có thể đọc được.
• Bút chì hay bút bi? Nếu nhật ký là bản cứng, một số người thích được sử dụng bút chì để dễ dàng thay đổi.
• Đặt chế độ nhắc nhở. Sử dụng các phương tiện nhắc việc điện tử để lên lịch cho những đầu việc định kỳ. Hãy đặt chế độ nhắc việc về trước thời điểm phải làm một việc nào đó một khoảng thời gian đủ để bạn suy nghĩ và rà soát lại bất cứ hành động cụ thể nào.
• Sử dụng lịch làm việc treo tường. Việc này có thể giúp bạn nhìn được bức tranh tổng thể hơn. Trong đó, hãy đánh dấu những kỳ nghỉ, những thời điểm hoặc những giai đoạn cụ thể của một dự án.
• Thế còn những thông tin khác thì sao? Bạn có thể để những thông tin như số điện thoại, địa chỉ e-mail và thông tin liên hệ trong nhật ký, nhưng nếu bạn sử dụng bản cứng và thay đổi hàng năm thì sẽ tốt hơn nếu bạn sử dụng một quyển sổ danh bạ riêng cho những thông tin này.

Sở hữu một quyển nhật ký sẽ giúp bạn kiểm soát cách bạn sử dụng thời gian của mình.

Tình huống: Mike nhận ra anh làm việc tốt nhất với một cuốn nhật ký khổ A4 trình bày theo từng tuần với thứ Bảy và Chủ nhật để trống. Ở chỗ dành cho thứ Sáu, anh dành một góc riêng cho những vấn đề cần giải quyết trong tuần tới. Cuối mỗi ngày làm việc, Mike lại lập kế hoạch công việc cho ngày làm việc tiếp theo … Vào thứ Sáu, anh xem xét một lượt những công việc sắp tới để lên kế hoạch cho tuần sau. Sử dụng phương pháp này, anh đã học được cách kiểm soát cơ bản từng ngày làm việc của mình.

Có thể có rất nhiều nhiệm vụ mà bạn làm như một phần công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Nếu tìm cách sắp xếp những công việc này hiệu quả hết sức có thể, bạn sẽ có thêm một chút thời gian nữa và sẽ làm việc hiệu quả hơn nữa.

Xác định những nhiệm vụ mà bạn thường xuyên phải thực hiện và là một phần công việc của bạn. Một vài việc, chẳng hạn như kiểm tra thư, diễn ra thường xuyên đến mức bạn không cần phải liệt kê chúng ra – chúng đã ăn vào máu bạn.

Những điều tôi đang suy nghĩ là những việc như:

Những nhiệm vụ hàng ngày và hàng tuần. Điền vào bảng chấm công, gọi điện cho những mối quan hệ mới, lướt qua báo và các trang web để có những thông tin thích hợp.

Nhiệm vụ hàng tháng. Những nhiệm vụ này có thể bao gồm viết báo cáo tiến trình, viết thư tháng và cập nhật trang web của bạn. Đào tạo cũng có thể nằm trong nhóm này, cũng như việc theo đuổi những khách hàng tiềm năng, những mối liên hệ mới và chuẩn bị cho các cuộc triển lãm hoặc các cuộc họp kinh doanh.

Nhiệm vụ hàng năm. Những nhiệm vụ này có thể bao gồm đánh giá nhân viên thường niên và chuẩn bị báo cáo kế toán cuối năm.

Xác định nhiệm vụ. Đặt các nhiệm vụ lớn trong nhật ký như các mục định kỳ.

Đi sâu vào chi tiết hơn. Chia nhỏ một nhiệm vụ thành các phần nhỏ và dễ quản lý hơn nếu cần thiết, và liệt kê những người bạn cần liên hệ trong mỗi hoàn cảnh, cả theo thâm niên hay theo thứ tự những phần khác nhau của nhiệm vụ.

Giờ thì hãy lập danh sách kiểm tra. Soạn một danh sách kiểm tra cho những nhiệm vụ mà bạn thường xuyên phải thực hiện để bạn có thể đánh dấu vào đó khi hoàn thành chúng. Phát triển danh sách kiểm tra cho càng nhiều nhiệm vụ càng tốt, nhờ vậy bất cứ khi nào nhận được một nhiệm vụ như thế, bạn sẽ không cần phải suy nghĩ lại về những giai đoạn khác nhau, những người mà bạn vần phải liên hệ…

Lập kế hoạch cho những nhiệm vụ thường xuyên và phát triển các hệ thống để hoàn thành chúng.

Tình huống: Depak làm việc trong một nhà máy sản xuất thức ăn. Anh phải chuẩn bị bản báo cáo hàng tháng cho ông chủ của mình. Anh luôn luôn phải nộp chúng vào ngày thứ Hai của tuần thứ tư trong tháng tiếp theo. Ngay khi bản sao kê tài khoản ngân hàng được gửi đến, Depak bắt đầu công việc của mình, phân tích các hóa đơn, chứng từ trong tuần thứ nhất, xem xét lại các con số trong tuần thứ hai, thông qua lần cuối và xác định các nghi vấn trong tuần thứ ba và đến tuần thứ tư, Depak đã sẵn sàng làm bản báo cáo tổng kết hoàn chỉnh cho ông chủ của mình.

Sắp xếp giấy tờ đồng nghĩa với việc bạn có thể tiếp cận thông tin một cách dễ dàng khi cần. Một hệ thống lưu trữ tốt tuân thủ những nguyên tắc cụ thể, và những nguyên tắc này áp dụng đồng thời cho cả các tệp tài liệu cứng và tệp tài liệu mềm. Dưới đây là một số hướng dẫn quan trọng để làm theo trong việc sắp xếp tài liệu.

• Sử dụng một hệ thống. Sử dụng một hệ thống có hiệu quả với bạn và đó là hệ thống mà bạn sẽ nhớ.
• Rõ ràng. Nếu bạn đang làm việc trên máy và muốn đặt tên có bao gồm ngày tháng, hãy chắc chắn rằng bạn luôn sử dụng một định dạng giống nhau.
• Cụ thể. Với những dự án lớn, hãy chia nhỏ nó thành các khía cạnh, với mỗi tệp tài liệu cho một khía cạnh.
• Có ích cho bản thân bạn. Đôi khi tôi viết chi tiết liên lạc quan trọng, chẳng hạn như một số điện thoại hoặc một địa chỉ e-mail, ở ngay trên mặt một tệp tài liệu.
• Nghĩ đến tương lai. Tự viết chú ý cho mình. Bạn có thể nghĩ rằng bạn sẽ nhớ được một điểm cụ thể, nhưng liệu bạn có nhớ được điểm đó trong một tuần, một tháng hay một năm sau?
• Tuân theo thứ tự. Với một tệp tài liệu cứng, giữ các tài liệu gần nhất ở trên cùng. Cứ vài tuần, tôi lại lọc lại một quản lý thời gian tệp tài liệu và phân loại các tài liệu đã hoàn thành và chưa hoàn thành.
• Đi trước một bước. Hãy cài đặt tệp tin “Spare” hoặc “Temp” trên máy để sử dụng khi có dịp.
• Sắp xếp thường xuyên. Dành thời gian để thường xuyên sắp xếp giấy tờ của bạn. Sử dụng khoảng thời gian bạn làm việc ít hiệu quả nhất trong ngày để làm việc này.
• Bỏ những tài liệu không còn cần thiết nữa đi. Đừng lưu trữ mọi thứ. Đôi khi chỗ tốt nhất cho một mẩu giấy là ở trong thùng rác!

Nếu bạn quyết định sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử, hãy nghĩ cách sắp xếp công việc của mình. Thay vì phân loại thư vào từng mục cho mỗi dự án, bạn có thể có một hòm thư đến và một hòm thư gửi đi có dung lượng lớn: sắp xếp thư của bạn theo cách này có thể tiết kiệm thời gian hơn cho bạn.

Phát triển những hệ thống sắp xếp tài liệu có hiệu quả cho bạn và hình thành thói quen sử dụng chúng.

Tình huống: Gần đây một nhà xuất bản đã liên hệ với tôi về vấn đề tái sử dụng những tài liệu từ một cuốn sách mà tôi đã viết cách đây 15 năm. Tôi dễ dàng tìm được nửa đầu nhưng với nửa sau tôi phải kiểm tra hệ thống lưu trữ điện tử. Vì mọi thứ đều được gắn tên rõ ràng, tôi đã tìm thấy tài liệu phù hợp trong vòng 20 phút. Tôi thật sự biết ơn bản thân vì ngay từ đầu đã phát triển một hệ thống lưu trữ thông tin rất rõ ràng.

Khi chia những mục tiêu thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, bạn có thể lập danh sách hành động cho những nhiệm vụ cần giải quyết và hoàn thành trong một ngày cụ thể. Một kế hoạch hành động hàng ngày là nơi tập hợp tất cả những nhiệm vụ của bạn.

Bạn có thể liệt kê những mục tiêu dài hạn, những nhiệm vụ trong các dự án cụ thể mà bạn đang thực hiện và các cuộc họp thường xuyên. Một điều quan trọng mà bạn cần nhớ là đừng chỉ tập trung vào những việc cần làm ngay. Bạn còn cần phải nhìn xa hơn, vào những nhiệm vụ thực sự hoàn thành mục tiêu dài hạn của bạn.

Khi lập một danh sách hoạt động, hoặc danh sách những việc phải làm trong một ngày, tôi thường liệt kê mọi việc cần phải hoàn thành, do đó tôi không phải phụ thuộc vào trí nhớ của mình. Tôi liệt kê những nhiệm vụ chính trong các dự án đang thực hiện mà tôi phải hoàn thành trong ngày đó, các cuộc họp, các đồng nghiệp và bạn bè mà tôi cần phải gửi thư. Tuy nhiên, bạn cần phải thực tế và đừng cố gắng kéo mình ra căng quá.

Một số người ghi chú ở một bên của mỗi nhiệm vụ khoảng thời gian họ dự kiến sẽ hoàn thành nó. Tôi không làm việc đó – nó có thể sẽ ngốn quá nhiều thời gian của tôi! Tôi chỉ thích làm một việc đơn giản là liệt kê những vấn đề ở những vị trí khác nhau trong một tờ giấy A4 (theo khổ nằm ngang):

• Bên lề trái. Những nhiệm vụ chính cần phải hoàn thành trong ngày hôm nay. (Phần này thường chỉ gồm một hoặc hai vấn đề.)
• Đỉnh giữa. Những người tôi cần liên hệ qua điện thoại (đ) và qua thư điện tử (t) vào thời gian nghỉ giữa giờ sáng.
• Bên lề phải. Những công việc hàng ngày cần được thực hiện giữa những quãng thời gian trống trong ngày, chẳng hạn như trong lúc chờ đợi ai đó khi nói chuyện điện thoại, trong khi chờ máy tính vận hành hoặc trong thời gian làm việc ít hiệu quả nhất trong ngày.

Tôi cố gắng lập kế hoạch cho thời gian suy nghĩ vào một mục – ví dụ như làm cách nào để tiếp cận một người đồng nghiệp về một vấn đề khó khăn. Dự trù thời gian cho việc đi lại cũng như những gián đoạn ngoài kế hoạch cũng là rất cần thiết.

Một phút suy ngẫm: Hãy xem xét kế hoạch hành động của mình thường xuyên trong ngày. Đừng chỉ đơn giản là liệt kê nhiệm vụ. Hãy thường xuyên lướt qua danh sách và giữ cho mình luôn đi đúng hướng.

Một kế hoạch hành động hàng ngày là đặc biệt quan trọng.

Một kế hoạch làm việc không chỉ là nền tảng để bạn lập kế hoạch cho những nhiệm vụ đơn lẻ thuộc một dự án, mà còn đặc biệt có ý nghĩa trong việc giúp bạn luôn biết mình đang ở đâu khi dự án đang được thực hiện.

Dưới đây là một số hướng dẫn giúp bạn lập kế hoạch làm việc:

1. Chia dự án của bạn thành những phần hoặc những nhiệm vụ nhỏ hơn. Việc này giúp bạn đó bạn nắm được tình hình diễn biến công việc và việc sử dụng thời gian của bạn.
2. Sắp xếp các nhiệm vụ khác nhau theo thứ tự: một số việc cần được hoàn thành kế tiếp nhau, do vậy bạn sẽ cần phải hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định trước khi có thể thực hiện những nhiệm vụ khác.
3. Xác định thời gian phải hoàn thành mỗi nhiệm vụ – tính theo giờ hoặc theo ngày. Xác định càng rõ ràng, chính xác càng tốt.
4. Xác định nguồn lực và hậu cần. Bạn sẽ cần những gì để hoàn thành dự án – tính theo nhân lực và tiền bạc?
5. Thêm cột ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho toàn bộ dự án và cho mỗi nhiệm vụ cụ thể. Bạn cũng có thể thêm cột ngày sớm nhất cũng như ngày muộn nhất có thể bắt đầu quản lý thời gian và kết thúc, nhờ đó bạn có thể nhìn thấy mình được linh động đến mức nào. Hãy sử dụng đồ thị Gantt.
6. Khi lập kế hoạch, hãy nhớ rằng một vài đồng nghiệp làm việc với bạn trong dự án này có thể cũng đang làm việc với những dự án khác. Ngoài ra, hãy dành thời gian để bộ phận có thẩm quyền phê duyệt các giai đoạn khác nhau.
7. Cuối cùng, hãy dự trù thời gian cho những sự trì hoàn ngẫu nhiên, những kỳ nghỉ của nhân viên, hay việc nhân viên bị ốm… Việc lập kế hoạch của bạn cần dựa vào cơ sở 40 đến 44 tuần một năm (không phải 52) để đạt được hiệu quả cao nhất.

“10% cuối cùng của dự án chiếm 90% thời gian.”

Khuyết danh

Một phút suy ngẫm: Hãy nghĩ về một nhiệm vụ hoặc một dự án mà gần đây bạn đang thực hiện. Bạn có một kế hoạch làm việc không? Nếu có, nó có những điểm được đề cập đến ở đây không? Khi hoàn thành công việc, hãy nhìn lại xem kế hoạch của bạn đúng đắn như thế nào.

Lập một kế hoạch làm việc có nghĩa là bạn có thể nhìn thấy rất rõ ràng kiểu quy trình bạn tiến hành thực hiện dự án.

Tình huống: Tôi thường viết rõ tất cả các công việc cần làm trong ngày. Khi hoàn thành mỗi nhiệm vụ, tôi gạch nó đi. Nếu vì một lý do nào đó mà một nhiệm vụ chưa được hoàn thành, tôi sẽ khoanh tròn nhiệm vụ đó và để nó vào kế hoạch của ngày tiếp theo.