Quản Lý Thời Gian

Cùng với việc hiểu được bạn thuộc kiểu người nào, có một việc quan trọng là suy nghĩ một cách cụ thể về công việc của bạn. Bạn cần phải hiểu rõ về vai trò của mình và những trách nhiệm mà người khác muốn bạn hoàn thành. Chúng ta ai cũng có lúc cần được giúp đỡ để duy trì được sự tập trung vào tất cả các khía cạnh trong công việc của mình: để dừng việc lảng tránh những công việc hàng ngày hoặc nhiệm vụ khó khăn, để vượt qua được những động cơ tồi, để duy trì sự tập trung và ra những quyết định đúng đắn. Chương này có những công cụ để giúp bạn làm được việc đó.

2.1 Làm rõ công việc của bạn

Tất cả chúng ta đều quá bận rộn, nhưng việc dừng lại và tìm hiểu rõ ràng về công việc lại vô cùng quan trọng. Từ đó, chúng ta có thể nghĩ xem làm thế nào để thực hiện một cách hiệu quả công việc của mình.

1. Viết ra những mục đích chung nhất trong công việc của bạn. Chẳng hạn như, để lãnh đạo một đội nhằm cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc qua điện thoại.
2. Bây giờ hãy viết ra những lĩnh vực chính góp phần tạo ra mục đích chung trong công việc của bạn. Chẳng hạn như: lãnh đạo, theo dõi số liệu thống kê, cung cấp dịch vụ khách hàng, đào tạo và phát triển nhân viên, quản lý thời gian, quản lý hoạt động của nhân viên bằng cách thẩm định và gặp gỡ từng người.
3. Bây giờ hãy viết ra những việc mà bạn phải làm để thực sự hoàn thành công việc trong những lĩnh vực mà bạn đã liệt kê ở phần trước. Chẳng hạn như với lĩnh vực đào tạo và phát triển nhân viên: duy trì bảng phân công đào tạo và lên lịch đào tạo từng cá nhân, đặt lịch cho nhân viên để tham gia những buổi đào tạo bắt buộc.
4. Bây giờ hãy nghĩ về cách bạn thực sự sử dụng thời gian của mình. Sử dụng những gì bạn đã viết trong ba phần trên, hãy xác định xem bạn đã dành bao nhiêu thời gian để hoàn thành mục đích chung của mình, những lĩnh vực chính mà bạn đã liệt kê và những hoạt động thực sự? Điều gì bạn muốn làm nhiều hơn? Hi vọng bạn đang dành phần lớn thời gian của mình theo cách này, thay vì cho những công việc hành chính chung chẳng hạn (trừ khi đó là công việc của bạn).
5. Nếu bạn là thành viên của một đội, hãy nắm rõ công việc, các lĩnh vực và hoạt động của bạn phù hợp như thế nào với những điều đó ở đồng nghiệp, ông chủ và bất cứ thuộc cấp nào của bạn.
6. Thường xuyên xem xét lại bốn điểm đầu tiên với ông chủ của bạn và tại các buổi nhận xét về bạn. Những cuộc họp như thế có thể là những dịp hữu ích để bạn xem xét, chẳng hạn như, điều gì đang ngăn cản bạn hoàn thành mục đích chính của mình và khám phá ra bạn đang đi chệch hướng ở đâu trong những lĩnh vực và hoạt động khác.

Một phút suy ngẫm: Hãy suy nghĩ về đội của bạn, nếu bạn có một đội. Bạn có chắc chắn là mình biết rõ công việc, lĩnh vực và những hoạt động của bạn phù hợp như thế nào với những điều đó của đồng nghiệp hay không? Bạn có mơ hồ về những việc đồng nghiệp của bạn làm không?

Hãy chắc chắn là bạn thực sự dành phần lớn thời gian cho phần chính trong công việc của bạn.

Bạn có thể thuộc kiểu người thường xuyên né tránh những nhiệm vụ nhàm chán hoặc khó khăn. Càng trì hoãn thực hiện một nhiệm vụ, bạn càng kháng cự nó nhiều hơn, và do đó, bạn càng gặp nhiều khó khăn để có thể hoàn thành nhiệm vụ đó hơn.

Bạn có thể né tránh một nhiệm vụ vì vô số những lý do khác nhau: công việc quá nhàm chán hoặc mang tính thủ tục, công việc không có thời hạn hoàn thành, mục tiêu không rõ ràng, hoặc đơn giản là bạn có quá nhiều việc để làm đến mức không biết phải bắt đầu từ đâu. Hoặc bạn có thể sợ thất bại hay bị bác bỏ nếu không làm tốt công việc.

Trong một số hoàn cảnh cụ thể, việc ra quyết định không đảm nhận nhiệm vụ là đúng: khi bạn cần phải thu thập tất cả mọi thông tin hoặc cần thời gian để suy nghĩ. Nhưng, trong rất nhiều hoàn cảnh khác, chung quy chỉ là trì hoãn làm việc gì đó.

Dưới đây là một số cách để giúp bạn phá vỡ rào cản của sự trì hoãn kéo dài:

1. Chia một nhiệm vụ lớn thành nhiều phần nhỏ, dễ quản lý hơn (Xem phần 4.5). Giải quyết một phần, không nhất thiết phải là phần đầu tiên. Thực tế là khi hoàn thành một phần nhỏ, bạn sẽ cảm thấy tốt hơn trước toàn bộ nhiệm vụ.
2. Bắt đầu thực hiện phần khó nhất. Làm việc này trong khoảng thời gian nhiều năng lượng và hoạt động hiệu quả nhất của bạn. (Xem phần 1.3)
3. Trao cho chính mình một phần thưởng, nhưng chỉ sau khi bạn thực sự hoàn thành một nhiệm vụ.
4. Làm những công việc hàng ngày trong khoảng thời gian bạn làm việc kém hiệu quả nhất hoặc trong những quãng nghỉ sau khi thực hiện những nhiệm vụ cần độ tập trung cao.

“Bạn có thể trì hoãn, nhưng thời gian thì không, và thời gian đã mất đi thì không thể lấy lại được.”

Benjamin Franklin, chính trị gia Mỹ

Sự trì hoãn cuối cùng sẽ làm cho công việc trở nên khó khăn hơn.

Bạn cần phải thiết lập cho bản thân những mục tiêu thực tế mà qua đó, bạn có thể sử dụng những kỹ năng của mình và giúp cho công việc của bạn trôi trảy. Nếu muốn, bạn có thể sử dụng phần thưởng để nhấn mạnh ý nghĩa của thành công.

• Thiết lập cho bản thân bạn một mục tiêu. Mục tiêu này phải mang tính kích thích và đòi hỏi sự nỗ lực ở bạn, nhưng nó không nên quá khắt khe hay phi thực tế. Hãy lập kế hoạch để nghỉ ngơi sau khi đạt được mục tiêu của mình và hoàn thành một nhiệm vụ; từ bỏ mong muốn có những kỳ nghỉ đột xuất không theo kế hoạch.
• Nhắm tới một nhiệm vụ. Mục tiêu của bạn phải là hoàn thành một nhiệm vụ thay vì chỉ đơn giản là lấp đầy thời gian, vì vậy hãy tự nói với bản thân: “Tôi muốn có được tất cả số liệu về doanh số bán hàng vào lúc ba giờ,” thay vì: “Tôi sẽ dành một giờ để thu thập số liệu doanh số bán hàng và xem xem tôi có thể làm được tới đâu.”
• Định ra một khoảng thời gian. Sẽ rất tốt nếu bạn nhắm tới những nhiệm vụ cần khoảng từ 30 đến 90 phút để hoàn thành. Các nhiệm vụ ngắn hơn sẽ không đủ tính thử thách và các nhiệm vụ cần thời gian hơn lại có thể phi thực tế. Nếu bạn hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn khoảng thời gian mà bạn đặt ra, tốt thôi. Nhưng nếu bạn không thể, đừng tuyệt vọng. Đừng từ bỏ hoặc dừng lại quản lý thời gian nếu bạn nhìn thấy được kết quả. Nếu dừng lại, bạn có thể sẽ mất đà và sẽ mất thời gian để giành lại sức đẩy đó. Hãy tiếp tục làm việc một cách kiên định cho tới khi bạn hoàn toàn hoàn thành nhiệm vụ.
• Bị gián đoạn và thiết lập trở lại. Nếu bị gián đoạn, hãy ghi chú vắn tắt bạn đã làm công việc của mình đến đâu, như vậy bạn có thể tiếp tục lại một cách dễ dàng hơn. Nếu bạn gặp một khó khăn không khắc phục được khiến quá trình buộc phải dừng lại, hãy lập mục tiêu nhỏ hơn và suy nghĩ một cách sáng tạo về một cách tiếp cận khác với vấn đề khó khăn. Hoặc thực hiện một phần khác của nhiệm vụ và trở lại với con đường khó khăn đó sau.

Lập mục tiêu để hoàn thành một nhiệm vụ thay vì chỉ đơn giản là lấp đầy một khoảng thời gian.

Tình huống: Mục tiêu của tôi khi viết cuốn sách này là mỗi ngày sẽ hoàn thành bốn phần nhỏ. Chẳng hạn, trong phần này, tôi viết những chú ý sơ lược cho lĩnh vực muốn đề cập tới và sau đó viết câu chuyện tình huống này, cuối cùng là phần nội dung chính và phần giới thiệu. Tôi cố gắng làm việc một mạch và sau khi hoàn thành, đọc lướt lại phần này, rồi nhìn vào vị trí của nó trong cả tập sách. Tôi thấy việc lập mục tiêu cụ thể mang lại những lợi ích nhất định. Tôi tự cho phép mình nghỉ ngơi một chút sau khi viết hai phần và sau đó lại một khoảng nghỉ ngơi nữa sau khi viết hai phần còn lại. Đó là một mục tiêu đầy thách thức, nhưng thực tế và có thể đạt được.

Cố gắng nhận thức được lý do bạn lại thiếu động lực tại thời điểm đó. Học cách thách thức những suy nghĩ ngăn chặn hoặc khiến bạn phải dừng việc tiến lên và thực sự hoàn thành một nhiệm vụ.

Dưới đây là một số những suy nghĩ thường gặp khi thiếu động lực và gợi ý về cách xử lý chúng.

• “Tôi không cảm thấy thích làm việc đó.” Hãy làm việc gì mà bạn biết là đúng và bỏ qua cảm giác của bạn. Ngày tôi rời văn phòng để thảo luận về cuốn sách đầu tiên của mình, tôi đã bỏ qua tất cả những suy nghĩ bên trong tâm trí về việc: “Tại sao bạn lại thấy lo lắng khi đến cuộc họp này?” Tôi đã hành động đúng, sau đó cuốn sách này đã bán được rất nhiều nghìn bản.
• “Tôi không biết phải bắt đầu từ đâu.” Hãy chia nhiệm vụ thành những phần nhỏ và dễ quản lý hơn.
• “Tôi không cảm thấy thích làm việc.” Hãy lập những nhiệm vụ đơn giản để hoàn thành. Hãy tưởng tượng đó là một nhiệm vụ mà bạn thực sự muốn thực hiện. Hãy nghiêm khắc với bản thân, nhưng sau đó hãy tự trao cho bạn một phần thưởng khi hoàn thành nhiệm vụ đó.
• “Nó thật là buồn tẻ!” Hãy lập giới hạn về thời gian hoàn thành một phần của nhiệm vụ, chẳng hạn như mười phút.
• “Tôi chỉ có thể làm tốt ngay trước thời hạn phải hoàn thành.” Tốt thôi, đấy có thể là vấn đề, nhưng bạn vẫn có thể lập kế hoạch thời gian tốt hơn.
• “Tôi sợ rằng tôi sẽ thất bại.” Hãy nhớ rằng người không bao giờ thất bại là người không bao giờ làm bất cứ việc gì. Đừng lo lắng; hãy nghĩ xem điều tồi tệ nhất có thể xảy ra là gì? Học từ những sai lầm trong quá khứ của bạn. Dũng cảm lên! Nếu cần, hãy học một vài kỹ năng mới.
• “Tôi đã luôn luôn làm việc đó theo cách này.” Hãy thử mạo hiểm. Làm một cái gì đó khác đi. Hãy vượt ra khỏi giới hạn hạn hẹp. Thay đổi quan điểm của bạn. Đổi mới là một cơ hội để nắm bắt, không phải là một thách thức. Hãy nắm lấy cơ hội.

Hãy làm điều mà bạn biết là đúng, bỏ qua cảm giác lãnh đạm của bạn.

Tình huống: Marcus nhận ra anh đang ngồi cạnh vị giám đốc điều hành trong tổ chức của mình trên một chuyến bay. Thay vì có cảm giác lo lắng về việc phải nói chuyện với một ai đó ở vị trí rất cao trong công ty, anh thách thức suy nghĩ về thất bại và nỗi sợ hãi rằng anh có thể nói những điều sai lầm. Anh phác thảo, sơ lược nhưng rõ ràng, những điểm mạnh và điểm yếu mà anh nhìn thấy trong tổ chức và cách anh nhìn nhận về tương lai của công ty. Kết quả là, vài ngày sau, Marcus nhận được một cuộc gọi có liên quan trực tiếp đến việc anh được đề bạt. Nhờ nghiêm khắc với bản thân, Marcus giữ cảm giác sợ hãi của mình lại và không lo lắng. Anh lên tiếng, và anh được đền đáp.

Tất cả chúng ta vẫn liên tục phải ra quyết định trong cuộc sống – mặc gì, ăn gì mỗi ngày… – nhưng có thể sẽ khó khăn hơn khi phải ra những quyết định quan trọng hơn.

Dưới đây là một số hướng dẫn về quá trình ra quyết định. Có thể sẽ hữu ích khi viết ra tất cả những lựa chọn mà bạn có. Nếu có quá nhiều lựa chọn, hãy lọc ra những lựa chọn quan trọng nhất. Tự hỏi bản thân bạn những câu hỏi sau:

• Đâu là ưu điểm và nhược điểm của mỗi lựa chọn? Bạn có thể cần phải chú trọng hơn đến một số ưu nhược điểm để lựa chọn con đường đi tiếp.
• Tác động của mỗi lựa chọn là gì? Chẳng hạn như, lựa chọn một công việc mới có thể có nghĩa là phải đi làm xa nhà nhiều tuần và kết quả là lựa chọn đó sẽ có ảnh hưởng nghiêm trọng đến cuộc sống gia đình bạn.
• Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không ra được bất cứ quyết định nào? Việc đó có liên hệ như thế nào với việc hoàn thành mục tiêu dài hạn của bạn?
• Kế hoạch thời gian để ra một quyết định là gì? Chẳng hạn, nếu bạn phải báo cáo về quyết định của mình trong một cuộc họp, hãy dành thời gian để viết báo cáo. Nếu chưa có một kế hoạch cụ thể, hãy tự đặt kế hoạch cho mình và thực hiện theo.
• Tôi có thể xin lời khuyên từ ai cho vấn đề này? Lý tưởng là, bạn sẽ xin lời khuyên từ ai đó có nhiều kinh nghiệm hơn bạn, nhưng bất cứ người bạn tốt nào cũng có thể làm việc giống như một “quân sư”.
• Suy nghĩ vượt ra ngoài giới hạn thông thường. Hãy sáng tạo và giàu tưởng tượng trong việc suy nghĩ về những giải pháp có thể thực hiện. Có thể sẽ hữu ích nếu bạn thử thả lỏng, ngừng nghĩ về việc buộc phải ra quyết định để tập trung vào bức tranh lớn hơn tại điểm này.
• Đừng bỏ qua bản năng của bạn. Trực giác của bạn phản ứng như thế nào với những lựa chọn khác nhau mà bạn đang đối mặt?

Trong khi tìm cách ra quyết định, hãy suy nghĩ thật lôgíc, nhưng cũng đừng quên cân nhắc những gì bản năng của bạn đang mách bảo.

Tình huống: Tôi phải ra quyết định về việc sẽ ở đâu trong một tháng tham gia khóa học chuyên sâu: tại nhà, và sẽ mất bốn giờ cho việc đi lại mỗi ngày, với anh trai ở trung tâm London, hoặc với bác tôi ở vùng ngoại ô? Tôi liệt kê ra những lựa chọn khác nhau, tính toán chi phí tài chính, thời gian đi lại và khả năng tiếp cận được với máy tính. Qua phân tích, tôi nhận ra rằng yếu tố quan trọng nhất không phải là chi phí hay thời gian đi lại, mà là tôi sẽ tiếp tục làm việc hiệu quả ở mức nào. Điều này giúp tôi quyết định ở với anh trai và sử dụng máy tính xách tay cũng như máy in và bộ điều giải (modem) của anh ấy.

Nếu có thể làm việc tại nhà dù chỉ là thỉnh thoảng, rất có thể bạn sẽ làm được thêm rất nhiều việc nữa. Bạn sẽ có khả năng làm việc linh động và kiểm soát kế hoạch làm việc của mình mà không có ai kiểm tra bạn.

Hãy học cách sử dụng thời gian của bạn bất cứ nơi nào. Ví dụ, nếu bạn thường xuyên phải di chuyển bằng tàu hoặc máy bay, hãy lập kế hoạch mang theo công việc của mình để bạn có thể làm việc trong khi di chuyển. Nếu có thể làm việc tại nhà trong một số ngày cụ thể, bạn sẽ nhận thấy rằng bạn có thể hoàn thành công việc giấy tờ một cách hiệu quả hoặc có thời gian để suy nghĩ sáng tạo mà không bị mất tập trung. Nếu thường xuyên làm việc ở nhà, bạn cần:

• Có kỷ luật. Lập thời gian biểu rõ ràng về thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc công việc. Nhớ lập kế hoạch cho thời gian nghỉ ngơi trong thời gian biểu của bạn.
• Thiết lập hệ thống hỗ trợ của riêng bạn. Ở nơi làm việc, bạn có thể nói chuyện với đồng nghiệp. Ở nhà, bạn chỉ có một mình. Do đó, bạn cần phải chủ động lập kế hoạch gặp gỡ bạn bè.
• Tránh mất tập trung. Nói với bạn bè và gia đình là bạn đang làm việc và đừng quấy rầy bạn. Một số người sẽ nghe lời, một số người sẽ không, nhưng bạn cần phải thiết lập những ranh giới rõ ràng.
• Tìm kiếm sự giúp đỡ của các chuyên gia. Bạn luôn cần sự giúp đỡ của các chuyên gia trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống. Tôi đã từng được giúp đỡ rất nhiều bởi một người bạn là quản lý một ngân hàng đã nghỉ hưu. Anh ấy đã giúp đỡ tôi kiểm tra chi phí, lập kế hoạch dòng tiền…

Đôi khi làm việc tại nhà có thể có nghĩa là bạn làm được nhiều việc hơn.

Tình huống: Jo đã làm việc tại nhà trong gần 30 năm. Điều này đem lại rất nhiều lợi ích, như ít phải tham gia các cuộc họp hơn, giảm thiểu thời gian đi lại và có thể ở nhà khi con cô đi học về. Tuy nhiên, cô đã mất liên hệ thường xuyên với đồng nghiệp của mình và đã học cách tham gia các hoạt động vào giờ nghỉ trưa như đến câu lạc bộ thể dục thẩm mỹ và thường xuyên gặp gỡ bạn bè. Điều này làm giảm cảm giác bị cô lập, cảm giác của rất nhiều những người làm việc tại nhà, đồng thời duy trì được sức khỏe và cảm giác hạnh phúc của cô.