Quản Lý Thời Gian

Chương mở đầu này sẽ giúp bạn hiểu về những vấn đề rộng hơn liên quan đến cách bạn sử dụng thời gian của mình. Xác định những gì bạn muốn trong cuộc sống, mục tiêu của bạn cũng như khi nào và làm cách nào bạn làm việc tốt nhất sẽ giúp bạn hiểu được thứ tự ưu tiên chung của mình. Điều này sau đó sẽ được diễn giải thành cách thức bạn quản lý thời gian.

1.1 Bắt đầu với một vài giấc mơ

Trước khi bắt đầu nhìn vào cách bạn sử dụng thời gian ở nơi làm việc, việc nghĩ về cuộc sống của bạn trên phương diện rộng hơn sẽ rất hữu dụng. Bạn có một tầm nhìn rõ ràng cho cuộc sống của mình không? Bạn say mê nhất với điều gì? Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn quyết định những điều thực sự quan trọng trong cuộc sống và từ đó bạn sẽ lựa chọn cách sử dụng thời gian của mình.

Dưới đây là năm vấn đề để suy nghĩ:

1. Nỗ lực. Điều gì thực sự làm cho bạn bị kích động? Điều gì thúc đẩy bạn? Điều gì truyền năng lượng cho bạn và khiến cho bạn cảm thấy vô cùng hài lòng về bản thân. Bạn đang nắm giữ những giá trị nào trong cuộc sống? Bạn quan tâm sâu sắc đến điều gì?
2. Mơ ước. Bạn luôn luôn muốn làm gì? Bạn muốn thấy mình ở đâu trong một năm tới? Còn trong năm năm thì sao? Hãy mơ một vài giấc mơ.
3. Phát triển. Những kỹ năng, khả năng hay tài năng bẩm sinh nào mà bạn có và bạn có thể phát triển?
4. Thảo luận. Thảo luận về câu trả lời của một vài trong số những câu hỏi này với bạn bè của bạn. Bạn trung thực hay hoàn toàn viển vông về bản thân? Có hạt giống nào cho một số khả năng có thể trở thành sự thật không?
5. Xác định. Việc bạn có thể lập những mục tiêu rõ ràng và tích cực như: “Tôi muốn…”, “Trong vòng năm năm tới tôi muốn có đủ khả năng để…” sẽ giúp bạn rất nhiều. Sau đó bạn có thể chia những mục tiêu này thành những mục tiêu ngắn hạn, chẳng hạn như các bước để đạt được một trình độ chuyên môn, tích lũy kinh nghiệm hoặc học những kỹ năng mới. Hãy nghĩ về những bước tiếp theo để có thể hoàn thành các mục tiêu và mục đích mà bạn đã đặt ra cho bản thân.

“Việc chỉ đơn thuần tập trung cuộc sống vào việc kiếm tiền sẽ chỉ ra rằng bạn là một người nghèo tham vọng. Điều đó yêu cầu quá ít ở bản thân bạn. Và nó sẽ khiến cho bạn cảm thấy không toại nguyện.”

Barack Obama, Tổng thống Mỹ

Hãy tập trung vào những động lực thúc đẩy, những điều bạn muốn đạt được và những thành tựu cá nhân có ý nghĩa với bạn.

Mục tiêu cá nhân có thể liên quan đến công việc, cuộc sống trong gia đình hay ngoài xã hội của bạn. Chúng thậm chí có thể liên quan đến vai trò của bạn trong thế giới. Cho dù là gì đi chăng nữa, một khi bạn đã thiết lập mục tiêu của bản thân, bạn có thể lập kế hoạch để biến nó thành hiện thực.

Để thực hiện những mục tiêu chính, bạn có thể bắt đầu chia chúng thành những bước nhỏ hơn.

Một bài tập hữu dụng trong phần này là chuẩn bị một sơ đồ mô hình của những hoạt động khác nhau xung quanh mục tiêu của bạn. Đây là một mô hình mà bạn có thể vẽ một cách sáng tạo nhằm thâu tóm những gì bạn cho là khía cạnh chính cho ý tưởng trung tâm của bạn. Để làm được điều này, bạn nên:

• Lấy một tờ giấy A4 trắng và đặt nó theo chiều ngang.
• Viết mục tiêu trung tâm của bạn (một hoặc vài từ, không phải là một câu đầy đủ) ở chính giữa tờ giấy.
• Viết xung quanh từ trung tâm đó những từ khóa khác liên quan đến nó.
• Tiếp tục mở rộng các nhánh với những khía cạnh khác nhau của mục tiêu hiện ra trong đầu bạn.
• Nếu bị mắc ở bất cứ điểm nào, hãy trả lời những câu hỏi cơ bản: Ai?, Tại sao?, Ở đâu?, Cái gì?, Khi nào?, Như thế nào? Việc làm này sẽ kích thích quá trình tư duy của bạn.
• Ở giai đoạn này, đừng từ chối bất cứ một suy nghĩ nào.
• Bạn có thể đánh dấu những từ khóa khác nhau bằng các màu sắc khác nhau để chỉ ra mối liên hệ giữa chúng.
• Bạn cũng có thể đánh số các từ khóa khác nhau theo mức độ quan trọng.

Hi vọng rằng bạn sẽ thấy đó là một cách hữu hiệu để suy nghĩ về mọi khía cạnh của những mục tiêu của mình và có được một bức tranh rõ ràng hơn về các bước bạn cần thực hiện để đạt được những mục tiêu đó.

Hãy xác định mục tiêu của bạn và suy nghĩ một cách sáng tạo về những khía cạnh khác nhau của chúng.

Tình huống: Giấc mơ và cũng là niềm đam mê của Alex là được làm việc ở Thái Lan. Anh đã có đủ điều kiện để trở thành một giáo viên, nhưng anh cần củng cố những kỹ năng của mình và học tiếng Thái Lan. Anh không thể từ bỏ công việc toàn thời gian, do đó anh quyết định trong vòng hai năm, mỗi tuần sẽ dành một buổi tối để học tiếng Thái Lan từ một người bạn, đồng thời tìm hiểu về văn hóa và bối cảnh đất nước này. Những bước đi thực tế, tập trung mà anh thực hiện để theo đuổi mục tiêu dài hạn của mình cuối cùng cũng đã mang lại kết quả, và bây giờ Alex đang dạy học ở Thái Lan và cảm thấy thực sự mãn nguyện.

Mỗi chúng ta đều có một khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày. Đó có thể là vào buổi sáng sớm, giữa giờ sáng sau khi uống một tách cà phê, sau bữa trưa hoặc vào buổi tối. Bạn nên làm công việc quan trọng nhất và khó khăn nhất khi bạn tỉnh táo nhất.

Khi tìm thời điểm bạn làm việc tốt nhất trong ngày, hãy nhớ rằng việc ăn một bữa quá no sẽ khiến cho cường độ làm việc của bạn chậm lại, và do đó bạn sẽ dễ mắc sai lầm hơn.

Bạn nên giữ gìn khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất của mình và đừng sử dụng nó để thực hiện những nhiệm vụ không mang lại nhiều lợi ích.

• Những con người của buổi sáng. Với rất nhiều người, thời gian tốt nhất trong ngày là vào buổi sáng, khi họ tỉnh táo nhất, có mức độ năng lượng cao nhất, và do đó họ làm việc tốt nhất. Có hai câu nói rất nổi tiếng dành cho những con người của buổi sáng: “Một giờ của buổi sáng có giá trị bằng hai giờ của buổi tối” và: “Nếu bạn đánh mất một giờ của buổi sáng, bạn sẽ phải dành cả ngày để tìm lại nó.”
• Năng lượng trong suốt một tuần. Quy tắc trên cũng được áp dụng cho các ngày trong tuần. Nếu bạn làm việc tốt nhất vào thứ Hai và thứ Ba, hãy lập kế hoạch cho những cuộc họp mang tính thủ tục vào những ngày sau đó.

Chẳng hạn như, đứng xếp hàng vào lúc tám giờ sáng để đưa ô tô vào ga ra là một việc làm vô nghĩa với bạn nếu đó là khoảng thời gian mà năng lượng của bạn đang ở mức cao nhất. Nếu bạn có thể để việc này vào cuối ngày, khi công việc khó khăn nhất của bạn đã được hoàn thành thì mọi việc sẽ tốt đẹp hơn cho bạn. Tận dụng tối đa khoảng thời gian này sẽ giúp bạn tránh bị xao nhãng bởi tất cả những sự gián đoạn liên miên khiến bạn không thể hoàn thành những việc cần làm.

Một phút suy ngẫm: Hãy lấy nhật ký của bạn ra và đánh dấu thời điểm bạn thấy mình làm việc với hiệu suất cao nhất trong tất cả các ngày. Hãy làm như vậy liên tục trong một tuần.

Bạn không nên sử dụng thời gian làm việc hiệu quả nhất của mình vào những nhiệm vụ thông thường.

Tình huống: Stan làm việc trong một văn phòng và biết rằng anh làm việc tốt nhất vào buổi sáng. Hàng ngày, anh thường cố gắng hết sức có thể để hoàn thành những việc cần nhiều sự tập trung hơn trong khoảng thời gian từ chín giờ sáng đến một giờ chiều. Vào buổi chiều, anh tham gia vào các cuộc họp và làm những công việc giấy tờ thường nhật. Dù phải linh động trong một số hoàn cảnh, nhưng anh đã hoàn thành được nhiều việc hơn nhờ biết chia các nhiệm vụ thành những việc cần sự tập trung cao độ và những việc hành chính thuần túy thay vì làm lần lượt từng việc một.

Một bước quan trọng để quản lý thời gian là biết mình đang thực sự sử dụng quỹ thời gian của mình như thế nào. Một bài tập rất hữu ích để kiểm tra chính xác điều này là ghi lại từng chi tiết trong ngày.

Có hai cách để biết được bạn dành bao nhiêu thời gian cho những nhiệm vụ khác nhau: Một là ước lượng, hai là ghi chép chính xác. Cách thứ hai tốt hơn. Nếu làm điều đó trong một ngày, bạn sẽ có thể ngạc nhiên khi thấy rất nhiều nhiệm vụ đã tiêu tốn nhiều thời gian hơn bạn nghĩ.

Hãy lập một bảng bao gồm những cột sau:

Với cột “ưu tiên”, hãy lựa chọn mức độ từ 1 đến 5, với 1 là mức độ ưu tiên cao nhất và 5 là mức độ ưu tiên thấp nhất.

Ghi chép chi tiết ở mức độ này chắc chắn sẽ bộc lộ những điều mà bạn chưa nhận thức được về ngày làm việc của mình. Chẳng hạn, nó có thể chứng tỏ rằng bạn tiêu tốn nhiều thời gian hơn cho việc đi lại hoặc làm những nhiệm vụ thường nhật, hoặc bạn dành ít thời gian hơn mức cần thiết cho việc lập kế hoạch hay suy nghĩ.

Khi điền vào cột ưu tiên, hãy cân nhắc những điều sau:

• Những nhiệm vụ nào là trung tâm với vai trò của bạn.
• Những nhiệm vụ nào có thể ủy thác được cho người khác.
• Những nhiệm vụ nào có thể được thực hiện một cách hiệu quả hơn.
• Những nhiệm vụ nào đáng ra bạn không nên làm ngay từ đầu.

Hãy tính toán thời gian bạn sử dụng cho những nhiệm vụ khác nhau và giá tiền theo giờ tính cả phụ phí.

Một phút suy ngẫm: Tính số tiền công của bạn theo giờ

• Tính toán phần hiệu quả của mỗi ngày, thường nằm trong khoảng từ 50 đến 80% – chẳng hạn là 65%.
• Giả dụ, bạn làm việc 8 giờ mỗi ngày x 65% = 5,2 giờ làm việc có hiệu quả cao. Giả sử lương của bạn là 30.000 bảng một năm, nhân đôi con số này sẽ ra tổng số tiền công ty trả cho bạn (cả lương, thưởng và các chi phí nhân công khác) trong một năm. Con số lúc này là 60.000 bảng.
• Chia số đó cho 52 tuần, trừ đi 6 tuần nghỉ phép và ốm = 46 tuần x 5 ngày x 5,2 giờ mỗi ngày = 1.196 giờ mỗi năm.
• Làm tròn thành 1200 giờ và lấy 60.000 bảng chia cho 1200 giờ = 50 bảng một giờ.
• Điều này có nghĩa là trong công ty hay tổ chức của bạn, bạn có giá 50 bảng cho mỗi giờ làm việc hiệu quả – một động lực để không lãng phí thời gian.

Phần lớn chúng ta có quá nhiều áp lực – đủ để khiến chúng ta phải đọc một cuốn sách về quản lý thời gian! Khi áp lực ngày càng tăng, chúng ta tự thấy bản thân không có khả năng ra quyết định và mất đi sự cân bằng trong cuộc sống.

Chúng ta trở nên thất vọng bởi dù đã cố gắng hết sức, dự án của chúng ta vẫn dậm chân tại chỗ. Chúng ta nghĩ mình quá bận để có thể có một kỳ nghỉ. Nếu những cảm giác đó thường xuyên đến với bạn, việc thực sự quan trọng mà bạn cần làm là tìm ra cách phù hợp để quản lý và giảm áp lực cho mình. Dưới đây là một số hướng dẫn (Xem thêm phần 4.8):

• Thường xuyên lên kế hoạch cho thời gian nghỉ ngơi. Nếu đã biết mình vừa có một tuần làm việc rất bận, bạn hãy cố gắng làm cho những ngày cuối tuần hoặc lịch trình làm việc của tuần sau đỡ bận hơn.
• Học cách nói không. Đừng cố gắng kiểm soát mọi thứ trong vũ trụ: hãy lập cho bạn những mục tiêu thực tế (Xem thêm phần 5.5).
• Lập kế hoạch cho kỳ nghỉ từ trước. Có người lập kế hoạch cho việc đi nghỉ cuối tuần mỗi sáu tuần, như vậy sẽ có một điều gì đó để chờ đợi.
• Dành thời gian cho người bạn đời và gia đình. Lập kế hoạch để dành thời gian cho gia đình trong nhật ký của bạn nếu cần.
• Tìm kiếm sở thích mới. Hoặc tình nguyện giúp đỡ một tổ chức vì cộng đồng ở địa phương. Làm việc với người khác sẽ kéo bạn ra khỏi chính mình.
• Dành thời gian cho bạn bè. Bạn cũ và bạn mới.
• Phát triển khiếu hài hước. Đó là một trong số những liều thuốc giải độc tốt nhất cho áp lực.
• Tập thể dục. Chẳng hạn như đi chạy bộ, đạp xe, bơi, đi bộ hay khiêu vũ.
• Thưởng thức hội họa hay âm nhạc. Dành thời gian để đến một cuộc triển lãm nghệ thuật, rạp hát hay trung tâm chiếu phim.
• Hướng tới phần tâm linh trong bạn. Dành thời gian cho một kiểu cầu nguyện hoặc thiền nào đó để giúp liên hệ với thế giới phi vật chất của bạn.

Hãy nghĩ đến những phương pháp thực tế để giảm áp lực trong cuộc sống của bạn.

Tình huống: Trong tám năm đầu làm việc độc lập, Ron thường xuyên bị kiệt sức bởi anh không thể nghỉ ngơi kể cả khi không còn ở nơi làm việc nữa, và mối quan hệ của anh với vợ con trở nên tồi tệ. Cuối cùng anh thấy mình cần phải học cách xây dựng một cuộc sống cân bằng hơn. Do vậy Ron dành nhiều thời gian hơn cho gia đình. Anh cũng tập thói quen đi bộ quanh khu nhà để thư giãn và phát triển một nhóm những người bạn thường xuyên gặp nhau. Anh trở nên kiên cường hơn và có “cơ chế đối phó” để giúp anh nhanh chóng vượt qua những lúc căng thẳng.

Một phần quan trọng của cuốn sách này là giúp bạn xác định được những gì bạn cần thay đổi để có thể quản lý thời gian hiệu quả hơn. Nhưng bạn có thiếu động lực để thay đổi không? Dưới đây là tám bí quyết giúp bạn trở nên quen thuộc hơn với ý tưởng về sự thay đổi trong cuộc sống của mình.

1. Thử những cách thức làm việc mới. Vượt ra khỏi tâm lý “Tôi vẫn luôn luôn làm việc đó theo cách này”. Bạn có thể bắt đầu với một vài việc rất nhỏ, chẳng hạn như đi một con đường khác đến chỗ làm. Thiết lập những mục tiêu thực tế để tạo ra những điều chỉnh nhỏ. Chẳng hạn như đừng xuống bến xe bus gần công ty bạn nhất, thay vào đó, hãy xuống ở bến trước đó và đi bộ nốt đoạn đường còn lại để đến công ty. Nếu bạn có thể làm việc đó khoảng hai lần một tuần, đó sẽ là một điểm khởi đầu.
2. Thừa nhận rằng bạn không biết mọi thứ. Tôi đã từng được giúp đỡ bởi câu nói: “Người mạnh mẽ là người dám thừa nhận những điểm yếu của mình.” Điều này có nghĩa là bạn sẽ lắng nghe nhiều hơn, thừa nhận sai lầm và sẵn sàng đón nhận những phản hồi cũng như học hỏi từ sai lầm.
3. Đặt nhiều câu hỏi hơn. Hãy nhớ những mục đích cũng như mục tiêu cơ bản của bạn, và suy nghĩ một cách sáng tạo về cách đạt được nó.
4. Tiến lên từ những trải nghiệm trong quá khứ. Học từ quá khứ của bạn, nhưng đừng quá lo lắng về những sự kiện cụ thể.
5. Đừng sợ thất bại. Nhà phát minh người Mỹ Thomas Edison đã nói: “Tôi không hề thất bại. Tôi chỉ tìm thấy 10.000 cách làm sai thôi.”
6. Thường xuyên xem xét lại. Việc thường xuyên thẩm định lại mọi thứ có thể đem lại ưu thế cho bạn.
7. Đánh giá những mục tiêu. Một khía cạnh của việc thiết lập mục tiêu là nhờ đó bạn có thể nhìn thấy liệu mình có đang đi đúng hướng hay không.
8. Sử dụng bạn bè để giúp bạn thay đổi. Hãy tập trung quanh mình những người bạn, những người mà bạn có thể chia sẻ mục tiêu và sự thất bại của mình. Cho phép họ giúp đỡ và hướng dẫn bạn khi cần thiết.

“Khi không còn đủ khả năng để thay đổi một tình huống, chúng ta đang đối mặt với thử thách phải thay đổi bản thân mình.”

Victor Franki, bác sĩ tâm lý học người Úc

Chuẩn bị tâm thế cho những cách thức mới để thực hiện mọi việc.