Quản Lý Thời Gian

Chúng ta đang sống trong thời đại của giao tiếp tức thì và thư điện tử là phương tiện được sử dụng thường xuyên nhất. Mặc dù vậy, đó không phải lúc nào cũng là phương tiện giao tiếp tốt nhất. Đôi khi, một cuộc điện thoại hoặc gặp gỡ trực tiếp với đồng nghiệp sẽ hiệu quả hơn rất nhiều. Bí quyết là biết được tại sao bạn lại giao tiếp. Chỉ để kiểm tra thực tế hay để xây dựng một mối quan hệ? Trong chương này, bạn sẽ cần phải tập trung vào cách bạn sử dụng những công cụ khác nhau trong giao tiếp và học cách trở thành người giao tiếp hiệu quả hơn.

6.1 Hãy nghĩ về cách bạn giao tiếp

Phần lớn các cuộc trò chuyện ở văn phòng ngày nay đều được thực hiện thông qua hình thức gửi thư điện tử. Cân nhắc những hình thức giao tiếp khác, chẳng hạn như gặp trực tiếp hoặc gọi điện thoại, là một việc rất quan trọng.

Duới đây là một số ưu, nhược điểm của mỗi hình thức giao tiếp:

Thư điện tử. Ưu điểm: Nhanh, chuyển được những báo cáo tức thời và làm việc xuyên múi giờ, đính kèm dữ liệu dễ dàng, giao tiếp được với nhiều người. Nhược điểm: không xây dựng được mối quan hệ tốt bằng giao tiếp trực tiếp; không hiệu quả khi xử lý các vấn đề nhạy cảm.

Điện thoại. Ưu điểm: Mang tính cá nhân hơn thư điện tử, giúp có được phản hồi ngay lập tức, tốt cho việc phát triển quan hệ và cho phép bạn giải thích thông điệp của mình nhiều hơn nếu cần. Nhược điểm: không thể giao tiếp dễ dàng với một nhóm người và bị hạn chế do chênh lệch thời gian.

Mặt đối mặt. Ưu điểm: Hình thức này có ích nhất trong việc đưa ra những tin xấu hoặc tin quan trọng; khi thảo luận những vấn đề nhạy cảm; khi bạn cần phải xem phản ứng của ai đó cũng vậy. Nhược điểm: tốn thời gian.

Một số kiểu giao tiếp nhất định nên được áp dụng theo một số cách nhất định:

• Khi chọn ngày tổ chức họp, hãy gọi điện cho một hai người thực sự cần có mặt và để họ lựa chọn ngày họ có thể tham gia. Sau đó gửi thư điện tử cho những người khác để xem họ có thể đến vào những ngày đó hay không.
• Khi cần liên hệ với một khách hàng mới, hãy gọi điện hoặc gửi thư điện tử để sắp xếp một cuộc gặp gỡ trực tiếp để bạn có thể xây dựng một mối quan hệ công việc tốt.
• Nếu bạn đang yêu cầu đồng nghiệp góp ý về một đề xuất được phác thảo bằng thư điện tử, hãy nói rõ thời gian bạn muốn họ góp ý về đề xuất đó.
• Để xác nhận những chi tiết đã thỏa thuận trong một cuộc nói chuyện qua điện thoại, tốt nhất là dùng qua thư điện tử, nhưng để có một thỏa thuận mang tính pháp lý mà cả hai bên đều phải ký thì thư bằng văn bản là tốt nhất.
• Nếu bạn cần phải giải thích với sếp lý do một dự án bị trì hoãn, cách tốt nhất là sắp xếp một cuộc gặp trực tiếp.

Thư điện tử là một phương pháp giao tiếp hiệu quả, nhưng không phải lúc nào cũng là phương pháp tốt nhất.

Tình huống: Sandeep sử dụng chiếc Blackberry của mình rất nhiều. Thật là lý tưởng, vì anh phải di chuyển và anh có thể nhận tất cả các thư điện tử và cuộc điện thoại cùng một lúc, đồng thời gửi tin nhắn cho bạn bè và đồng nghiệp một cách dễ dàng. Vấn đề duy nhất là phải biết khi nào thì nên tắt máy đi, bởi vì nó có thể kiểm soát cuộc sống của anh – và cả vợ anh nữa. Giờ đây Sandeep buộc mình phải tắt điện thoại ngay khi anh xuống tàu cuối mỗi ngày làm việc.

Vài năm trước, thư điện tử đã cách mạng hóa cách thức giao tiếp của chúng ta trên toàn thế giới. Nó rẻ, tương đối đáng tin cậy và, trên tất cả, nó nhanh. Nhưng làm thế nào để chúng ta có thể xử lý thư điện tử trong hộp thư của mình?

Bạn sẽ bị xao nhãng khỏi những nhiệm vụ hiện tại của mình nếu thường xuyên kiểm tra thư, do vậy hãy lập kế hoạch cho những thời điểm cụ thể để mở và trả lời thư điện tử. Đừng có luôn luôn tạo cho mình cái áp lực phải trả lời ngay lập tức.

Dưới đây là mười kim chỉ nam cho việc sử dụng thư điện tử:

1. Ghi chủ đề rõ ràng. Việc này sẽ giúp người đọc nắm được bạn đang viết về cái gì và tầm quan trọng của nó.
2. Luôn có phần mở đầu và kết thúc. Không có phần chào hỏi và/hoặc kết thúc là một việc làm không thân thiện. Không có một quy ước cố định nào cho việc này cả: Kiểu chào trong thư điện tử không quá trang trọng như trong thư tay, nhưng để: “Chào Adam” với một người mà bạn chưa bao giờ tiếp xúc trước đó là quá thiếu suy nghĩ. Hãy tạo phần chữ ký với những cụm từ bạn thường xuyên dùng, chẳng hạn như: “Rất vui được gặp bạn vào…” và: “Rất mong nhận được hồi âm của bạn.” Thêm thông tin liên hệ (số điện thoại, địa chỉ…) vào phần “chữ ký” của bạn.
3. Chỉ gửi bản sao tới những người thực sự cần xem thư. Gửi bản sao đến càng ít người càng tốt.
4. Xác định phản hồi bạn muốn nhận được với thư điện tử của mình. Nó đã đủ rõ ràng chưa? Bạn có muốn họ phản hồi thư bạn không? Nếu có thì khi nào?
5. Trong bức thư điện tử dài, hãy đặc biệt chú ý đến những gì xuất hiện trong phần mở đầu. Người đọc sẽ sử dụng phần đó như một cơ sở để quyết định xem có nên đọc phần dưới hay không.
6. Cẩn thận với việc diễn đạt. Một trong số những nhược điểm của của thư điện tử là từ ngữ có vẻ cộc lốc. Bạn có thể cần phải diễn đạt một cách mềm mại hơn để xây dựng mối quan hệ với người đọc thư bạn.
7. Đừng bất cẩn. Với thư điện tử, bạn không có lý do gì để bào chữa cho lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp hay hệ thống dấu câu.
8. Để ý kỹ đến cách diễn đạt. Thư điện tử không đồng nghĩa với việc bạn có thể viết những câu dài lan man mà không có cấu trúc phù hợp. Hãy suy nghĩ rõ ràng, phác thảo bản nháp sau đó xem xét lại một lượt. Với những thông tin quan trọng, hãy in thử và đọc bản cứng, bạn có thể phát hiện ra nhiều lỗi hơn.
9. Chỉ viết tắt với những điều mà bạn chắc chắn người đọc đã biết, đừng mơ hồ về những từ có thể được nhìn nhận là không rõ nghĩa.
10. Tránh viết hoa. Chữ viết hoa biểu hiện tiếng la hét và cần phải tránh. Một bức thư điện tử không phải là nơi để thể hiện cảm xúc.

Học cách kiểm soát việc sử dụng thư điện tử của bạn.

Thay vì viết thư điện tử, tôi thích sử dụng điện thoại khi muốn xây dựng một mối quan hệ kinh doanh với một đồng nghiệp ở một tổ chức khác. Âm điệu giọng nói của họ thể hiện qua điện thoại và tôi có thể giải thích một số điều dễ dàng hơn nếu cảm thấy người kia có vẻ như không hiểu những gì tôi nói.

Hãy chuẩn bị bằng cách tạo một danh sách những điểm mà bạn muốn thảo luận hoặc xác nhận trước khi gọi điện. Khi kết thúc cuộc gọi, hãy thỏa thuận và tổng kết lại những điểm hành động, chẳng hạn như ai sẽ làm gì và làm khi nào. Ghi và lưu lại những điểm chính, nếu quan trọng, hãy xác nhận những gì các bạn đã thỏa thuận thông qua thư điện tử.

Khi nói chuyện điện thoại, tôi thường hỏi người kia có thời gian không và nếu họ không rảnh, tôi sẽ sắp xếp để nói chuyện vào một thời điểm khác thuận tiện hơn. Đôi khi tôi nói: “Làm ơn bỏ quá cho hình thức giao tiếp cũ kỹ này” để khiến không khí thoải mái hơn, và đồng thời kiểm tra xem liệu người nhận điện thoại có đang bận rộn hay khó chịu không. Nếu bạn cảm thấy họ đang không sẵn sàng, hãy kiểm soát tình huống và đề nghị được gọi lại cho họ vào thời điểm phù hợp hơn.

Khi nói chuyện với một đồng nghiệp qua điện thoại, hãy trình bày quan điểm của mình và lắng nghe những phản hồi của người mà bạn đang nói chuyện. Nếu nhận ra sự do dự ở đầu dây bên kia, bạn có thể giải thích quan điểm một lần nữa và mở rộng nó để làm rõ vấn đề.

Nếu bạn đang sắp xếp một cuộc hẹn qua điện thoại, hãy giảm thiểu khả năng phải thực hiện những cuộc gọi khác bằng cách nêu chính xác thời gian, địa điểm, và thỏa thuận gọi lại nếu có gì thay đổi.

Những điểm cần chú ý khi giao tiếp thông qua điện thoại:

• Chuẩn bị những vấn đề và những câu hỏi mà bạn muốn hỏi trước khi gọi điện.
• Sau khi gọi điện, ghi lại những vấn đề đã được thông qua.
• Kiểm tra lại để chắc chắn rằng mọi việc đã bàn bạc đều rõ ràng và thống nhất những việc phải làm nếu cần.
• Nếu bạn đang gọi điện để sắp xếp một cuộc họp, hãy quyết định mọi thứ thay vì phải mất thêm một vài cuộc gọi nữa để sắp xếp thời gian, địa điểm…

Một phút suy ngẫm: Khi gọi điện thoại, luôn luôn sẵn sàng để lại một lời nhắn trong hộp thư tự động. Nói chậm hơn bình thường, để lại tên bạn cùng lời giải thích lý do bạn gọi đến. Sau đó để lại chi tiết liên lạc của bạn để người kia có thể gọi lại mà không phải tìm số điện thoại của bạn. Thật đáng ngạc nhiên là người ta lại thường bỏ qua việc này.

Hãy chuẩn bị cho một cuộc gọi quan trọng bằng cách viết ra trước những điểm liên quan mà bạn muốn thảo luận.

Máy tính có chứa rất nhiều công cụ có thể giúp tiết kiệm thời gian của bạn. Hãy học về những công cụ đó để sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

• Theo dõi sửa đổi (Track changes). Sử dụng tính năng này khi sửa văn bản để xác định được ai là người sửa.
• Tạo mẫu (Template). Tạo một bản mẫu có sẵn cho những nội dung mà bạn thường xuyên dùng.
• Sắp xếp tệp tài liệu để dễ dàng tìm kiếm. Chẳng hạn, tôi đặt tên tệp tài liệu trong dự án của nhà xuất bản Zondervan là “azondervan”, như vậy nó bắt đầu bằng chữ cái đầu tiên trong bảng chữ cái nên sẽ giúp tiết kiệm thời gian khi tôi muốn mở nó.
• Sử dụng phần mềm phối hợp. Outlook hay phần mềm tương tự có khả năng kết hợp thư điện tử, lịch, chi tiết liên lạc… của bạn.
• Tạo macro. Một macro là một nhóm lệnh có thể được cài đặt để thực hiện tự động chỉ bằng một cú nhấp chuột. Nó tiết kiệm thời gian thực hiện những nhiệm vụ thường xuyên của bạn.
• Sao lưu dự phòng dữ liệu của bạn. Hãy chắc chắn là bạn thường xuyên làm việc này. Kiểm tra định kỳ việc sao lưu và thực sự khôi phục lại các dữ liệu để chắc chắn rằng hệ thống của bạn hoạt động.
• Tạo nhắc nhở tự động. Với bất cứ nhiệm vụ thường xuyên nào, nhắc nhở tự động sẽ giúp bạn rất nhiều.

Hãy chủ động tiếp cận và tận dụng những tiện ích công nghệ có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Một phút suy ngẫm: Trong máy tính, phím F3 sẽ thay đổi tất cả các chữ viết hoa thành chữ viết thường hoặc in hoa chữ cái đầu: sẽ hữu ích nếu bạn vô tình để phím “caps lock” và muốn sửa lại: bôi đen những chỗ cần sửa rồi ấn F3. Phím F7 sẽ cho bạn một danh sách những từ đồng nghĩa.

Học cách sử dụng đầy đủ các công cụ trong máy tính của bạn để tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn.

Tình huống: Tôi cực kỳ tin tưởng vào công cụ sửa lỗi chính tả tự động. Tôi sử dụng nó khi biên tập một cuốn sách dài chín triệu từ. Khi lập dự án, tôi biết rằng tôi sẽ gõ những từ thông dụng trong tiếng Anh rất nhiều lần. Do đó tôi nhìn vào danh sách 100 từ thông dụng và đặt chế độ viết tắt để có thể tự động điều chỉnh (auto-corrected). Chẳng hạn như “because” là “bec”; “would” thành “wd” và “the” thành “t”. Tôi nghĩ là tôi đã tiết kiệm được vài tuần dành cho việc đánh máy chỉ bằng cách viết tắt này.

Internet đã cách mạng hóa cuộc sống, trong cả môi trường kinh doanh lẫn xã hội. Nó giúp tiết kiệm thời gian theo rất nhiều cách khác nhau – nhưng, nó cũng có thể là một trong những nguyên nhân làm lãng phí thời gian nhiều nhất.

Nhờ có tốc độ truy cập tới một nguồn dữ liệu vô cùng lớn, Internet cung cấp rất nhiều cách giúp tiết kiệm thời gian. Dưới đây là một số cách sử dụng Internet để làm được điều đó.

• Nghiên cứu. Internet là một công cụ tốt để tìm kiếm thông tin về các công ty và các tổ chức, để kiểm tra số liệu thực tế và tìm kiếm lịch trình của tàu, xe bus hoặc máy bay khi tổ chức các chuyến đi. Trước khi có Internet, thư viện tham khảo là một trong những nơi quan trọng để có thể tìm kiếm thông tin. Tuy nhiên, bạn sẽ mất nhiều thời gian để đi tới thư viện, đọc rất nhiều tài liệu và giờ mở cửa thì lại bị giới hạn.
• Mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Mua hàng trực tuyến là một cách thức khác để tiết kiệm thời gian. Thời gian mà bạn tiết kiệm được là thời gian bạn dành để đi loanh quanh trong cửa hàng. Hãy tập trung vào thứ mà bạn muốn mua, sau đó sử dụng công cụ tìm kiếm và diễn đàn dành cho khách hàng để tìm sản phẩm và dịch vụ tốt nhất với giá cả hợp lý nhất.
• Tiếp nhận tin tức cập nhật. Với những tin tức toàn cầu, kiểm tra thị trường tài chính hoặc cập nhật những điều kiện thay đổi trong lĩnh vực mà bạn quan tâm, Internet là đã trở nên không thể thiếu được.
• Giao tiếp và kết nối. Cũng giống như gửi thư điện tử cho đồng nghiệp và bạn bè (Xem phần 6.2), Internet đã và đang được sử dụng ngày càng nhiều cho các trang kết nối kinh doanh và xã hội trực tuyến, chẳng hạn như Facebook hay LinkedIn. Các trang liên quan đến công việc có thể hữu ích cho việc phát triển và duy trì những mối quan hệ kinh doanh. Đó là một cách để tìm hiểu xem ai làm việc ở đâu, với dự án nào và để truyền đạt cho người khác thông tin về bạn và công việc của bạn.

Internet là một nguồn lực tuyệt vời, nhưng hãy chắc chắn là bạn không dành nhiều thời gian hơn mức cần thiết cho nó.

Tình huống: Trong việc kết nối, Karl biết rằng Internet rất có ích để có được những thông tin cơ bản, nhưng anh cũng thường xuyên tham gia vào những sự kiện giao lưu trong cuộc sống thực, nơi anh có thể gặp trực tiếp những mối liên hệ công việc mới. Bằng cách kiểm tra trước các trang web và trang giao lưu chuyên nghiệp, anh tìm thấy tất cả những gì có thể về một tổ chức hoặc một người trước khi thực sự gặp họ. Bằng cách này, anh chuẩn bị cho mình những câu hỏi thông minh về họ trong cuộc họp.

Nghệ thuật lắng nghe người khác thường ít được chú ý. Nhưng nó lại vô cùng quan trọng, để sử dụng hiệu quả nhất thời gian của chúng ta và để giúp tránh những rắc rối của việc hiểu lầm.

Lắng nghe tốt có nghĩa là gì?

1. Dành sự tôn trọng cho mỗi cá nhân, nhận ra rằng họ có nhu cầu và quyền được thể hiện bản thân với tư cách là một cá thể độc nhất.
2. Tập trung vào người đối diện: nhìn vào họ. Thường thì trong các cuộc hội thoại, khi người khác đang nói, chúng ta lại đang nghĩ về việc chúng ta có thể nói gì để phản hồi lại với họ thay vì thực sự lắng nghe họ. Lắng nghe tốt giúp các mối quan hệ trở nên gần gũi hơn.
3. Lắng nghe những lời người khác nói, tất nhiên rồi, nhưng hãy làm nhiều hơn thế: chú ý đến âm lượng, cách thể hiện và cách ngắt, nghỉ của họ; nhận thức được cảm xúc của họ và chú ý cả đến những gì không được nói ra.
4. Hiểu người khác. Chúng ta chỉ có thể làm việc này hiệu quả nếu chúng ta tự tin vào bản thân mình, thay vì, chẳng hạn như, lo lắng về việc mọi người đang nghĩ gì về chúng ta.
5. Tôn trọng quyền riêng tư của mỗi người và đừng đào sâu về vấn đề nhiều hơn mức người nói muốn trình bày.
6. Lắng nghe để nhận ra những dấu hiệu rằng người nói muốn thể hiện nhiều hơn về bản thân họ, sau đó phản hồi phù hợp – có thể bằng một âm ngắn “mmm”, thể hiện mong muốn được nghe nhiều hơn từ người đối diện hoặc một câu hỏi ngắn để khuyến khích họ nói nhiều hơn. Một người mà tôi mới quen đã từng nói với tôi: “Tôi thực sự đau đớn kể từ khi vợ tôi mất.” Và tôi đã hỏi: “Đó là từ khi nào?” Ông trả lời tôi là từ 12 năm trước và sau đó nói rất nhiều về người vợ đã quá cố của mình. Tôi đã nhận ra mong muốn được nói của ông và phản hồi lại với dấu hiệu đó.
7. Gợi lại – đó là việc tóm tắt trong vài từ – những gì người đối diện vừa nói. Điều này chỉ ra rằng bạn đã thực sự lắng nghe và cố gắng để hiểu. Họ sẽ sớm đính chính cho bạn nếu bạn hiểu nhầm.

“Một con cú già tinh anh đậu trên một cây sồi. Nó nhìn thấy càng nhiều thì nói càng ít. Nó càng nói ít thì càng nghe nhiều hơn. Tại sao tất cả chúng ta lại không thể giống một con chim già thông thái?”

Đồng dao cổ

Biết cách lắng nghe sẽ làm cho các mối quan hệ trở nên gần gũi hơn và giảm thiểu khả năng lãng phí thời gian cho những hiểu nhầm không đáng có.

Bạn ghi chú để lưu lại những điểm chính của một văn bản, một bài thuyết trình hoặc những quyết định được ra trong cuộc họp hoặc một cuộc điện thoại, để tạo thành một hồ sơ chính xác mà bạn có thể xem lại sau đó.

Có ba cách để ghi chú:

• Viết danh sách có sắp xếp theo lô gíc những điểm chính dưới các tiêu đề. Đánh số các điểm khác nhau. Chú ý những từ khóa. Viết theo cụm từ, không theo câu. Viết tắt theo cách của riêng bạn. Tôi luôn sao chép những điều mình đã ghi lại. Việc này mất thời gian và nhưng nó giúp được tôi rất nhiều. Trong quá trình sao chép lại những ghi chú của mình, tôi có cơ hội được suy nghĩ kỹ càng về những gì tôi đã viết trước đó.
• Gạch chân hoặc đánh dấu các cụm từ trong văn bản. Làm việc này hoặc trong sách của bạn hoặc trong bản copy của nó. Đánh dấu những cụm quan trọng, viết câu hỏi ra lề và sử dụng đường gợn sóng để chỉ những quan điểm mà bạn không đồng tình.
• Hoàn thành một sơ đồ mô hình của những gì mà bạn đã hiểu. Khi đọc một văn bản hoặc tham gia một cuộc họp, hãy lập một sơ đồ từ ngữ (Xem phần 1.2) về những gì bạn đã thu thập được từ những điểm được thảo luận.

Mục đích chính của bạn cũng là ghi chép lại những điểm quan trọng (không phải tất cả các phần) của những gì bạn đã đọc hoặc đã nghe. Nếu đang ghi biên bản cuộc họp, bạn cần phải ghi lại rõ ràng ai sẽ là người chịu trách nhiệm làm việc gì và khi nào thì cần hoàn thành chúng (Xem phần 4.1 về việc lập những mục tiêu SMART). Nếu trích dẫn chính xác các từ hoặc câu nói, bạn cần chắc chắn rằng mình ghi nguồn trích dẫn bên cạnh. Đôi khi tôi cũng viết lại suy nghĩ của mình trong các dấu ngoặc vuông.

Khi nghe hoặc đọc, hãy luôn tự hỏi:

• Tác giả đang trình bày quan điểm gì?
• Đó thực sự là về cái gì?
• Tại sao nó lại quan trọng?

Ghi chú là một giải pháp vô cùng hiệu quả giúp cho việc hiểu được vấn đề.

Tình huống: Một phần công việc của Annie là ghi biên bản cuộc họp. Chủ tịch ủy ban, Sandra, rất giỏi trong việc nêu ra rõ ràng những quyết định đã được thông qua trong cuộc họp và Annie ghi chép lại chúng chính xác. Sau khi Annie ghi chú về các quyết định và gõ lại chúng, cô chuyển cho Sandra để xác nhận lần cuối trước khi lưu hành. Đối với những điều không được thông qua, cô nhận ra sẽ rất tốt nếu dùng cách diễn đạt: “Có một số ý kiến không đồng tình với quan điểm này và dưới đây là những bình luận về vấn đề”, và sau đó là danh sách những bình luận đó. Annie đã được tán dương rất nhiều về sự rõ ràng trong các biên bản họp của cô.

Đọc là một phần của quá trình giao tiếp: Bạn muốn tiếp thu được những tài liệu viết nhanh và hiệu quả hết sức có thể. Xác định tại sao bạn lại đọc một cái gì đó là điều rất quan trọng – bạn có muốn rút ra được một thông tin cụ thể nhất định từ một trang web, một bài báo hay một quyển sách không? Liệu bạn có phải trả lời một số câu hỏi liên quan đến những gì bạn đang đọc không? Liệu bạn có phải viết về nó không?

Sau khi bạn quyết định tại sao mình lại đọc một văn bản, hãy suy nghĩ xem bạn muốn dành bao nhiêu thời gian cho việc đọc? Bạn chỉ có vài phút và bạn cần phải định vị một thông tin cụ thể một cách chi tiết, hay bạn muốn đọc một đoạn viết vì những quan điểm thảo luận rộng hơn?

• Tìm một chi tiết cụ thể. Đầu tiên, hãy nhìn xem liệu văn bản có phần mục lục hay bảng chú dẫn mà bạn có thể sử dụng để định vị những thông tin mà bạn đang tìm kiếm hay không. Nếu nó là một báo cáo, hãy kiểm tra xem nó có phần tóm tắt hay kết luận không. Đồng thời, chú ý đặc biệt đến phần đầu hoặc phần cuối của mỗi chương, và, trong đó, là các tiểu mục hay các đoạn. Nếu đó là một văn bản được viết tốt, thì bạn sẽ có thể hiểu được nội dung chính của đoạn đó khi đọc câu đầu tiên.
• Học cách đọc lướt. Nếu bạn muốn hiểu một văn bản theo quan điểm thảo luận rộng hơn nhưng có quá ít thời gian, hãy xác định rõ ràng rằng bạn không nhất thiết phải đọc tất cả mọi từ. Thay vào đó, hãy tập trung ánh mắt của bạn vào những cụm từ, đặt biệt là vào những từ có chứa nội dung chính (danh từ hoặc động từ) thay vì những hư từ như “một số”, “những”, “này”, “kia”. Đừng dừng lại để tra trong từ điển nghĩa của những từ mà bạn không hiểu. Chỉ làm việc này nếu đó có vẻ là một từ quan trọng.
• Hiểu các luận cứ. Nếu bạn cần phải trả lời câu hỏi hoặc viết về những vấn đề mà bạn đang đọc, hãy ghi chú trong văn bản. Ghi chú có thể bao gồm việc diễn đạt lại (bằng ngôn ngữ của riêng bạn) hoặc trích dẫn lại chính xác những gì tác giả viết. Nếu bạn không làm việc đó ngay, hãy chắc chắn rằng bạn ghi lại số trang, tên trang web…

Sau khi kết thúc việc đọc, bạn có thể suy nghĩ về những gì mà văn bản đã nói. Tự hỏi bản thân những câu hỏi về ý nghĩa của nó:

• Bạn có đồng ý với văn bản không? Nếu không, tại sao?
• Bạn đã từng diễn đạt những điều này theo cách khác chưa? Nếu có, theo cách nào?

“Đọc là để rèn luyện trí óc cũng như tập thể dục là để rèn luyện cơ thể”

Joseph Addison, nhà viết tiểu luận người Anh thế kỷ 18

Đừng nghĩ là bạn phải đọc tất cả mọi từ trong một văn bản. Hãy học những công cụ giúp bạn nắm được ý nghĩa tổng thể của nó.

Thư điện tử và những phương thức khác của việc giao tiếp bằng hình thức viết thường lộn xộn và tối nghĩa. Điều này có nghĩa là người đọc chúng sẽ phải dành rất nhiều thời gian để cố gắng hiểu những gì bạn muốn nói. Để giúp người đọc sử dụng tốt nhất thời gian cuả mình, hãy suy nghĩ kỹ về những gì bạn muốn chuyển tải.

Dưới đây là một số điểm để suy nghĩ khi bạn có dự định viết một bức thư điện tử, thư tay hay báo cáo. Chúng được rút gọn trong chữ viết tắt AIR:

• A = Audience = khán giả. Hãy nghĩ về người sẽ đọc những gì bạn viết. Người đọc có hiểu biết nhiều về chủ đề bạn đang viết không? Bạn sẽ viết theo những phong cách khác nhau, tùy thuộc vào đối tượng của bạn: chẳng hạn như cách mà bạn viết cho ông chủ hay giám đốc quản lý sẽ khác với cách mà bạn viết cho người đồng nghiệp ngồi kế bên.
• I = Intention = dự tính. Tự hỏi bản thân thông điệp nào bạn muốn chuyển tải. Suy nghĩ kỹ về nội dung chính mà bạn muốn trình bày. Đâu là những thông điệp chủ chốt của nó? Bạn có cần phải giải thích một chút về các thông tin cơ bản hoặc đưa ra bối cảnh trước khi nói những điều mà bạn thực sự muốn nói không? Sử dụng những đoạn tiêu chuẩn cho những phần trong một văn bản mà bạn thường xuyên viết, hoặc sao chép từ những tài liệu khác, nhưng hãy luôn chỉ sử dụng chúng như nền tảng cho tài liệu mà bạn định viết. Kiểm tra kỹ để chắc chắn rằng đoạn sao chép đó hoàn toàn phù hợp cho tài liệu cụ thể mà bạn đang viết.
• R = Response = phản hồi. Khi chuyển tải những thông điệp của mình, bạn mong muốn nhận được những phản hồi nào? Bạn muốn người đọc làm gì với thông điệp của bạn? Trong một trong số những khóa đào tạo kỹ năng viết của tôi, phản hồi mà một người đồng nghiệp muốn nhận được bị vùi lấp trong một câu dài 79 từ! Nếu chính bạn cũng không hiểu rõ mình mong muốn người đọc phản hồi như thế nào, làm thế nào để người đọc có thể hiểu được?

“Lúc để bắt đầu viết một bài báo là khi bạn đã hoàn thành nó đến độ hài lòng. Tại thời điểm đó bạn đã bắt đầu có cái nhìn rõ ràng và lô gic về những gì bạn thực sự muốn nói.”

Mark Twain, tác giả Mỹ

Bất cứ lúc nào bạn cần viết một tài liệu, hãy nghĩ theo định hướng AIR.

Nếu viết rõ ràng, bạn sẽ giúp người đọc sử dụng tốt nhất quỹ thời gian của mình. Người đọc sẽ không cần phải đọc văn bản của bạn vài lần để hiểu những gì bạn muốn nói, như vậy đó là một kỹ năng quan trọng cần được phát triển.

Dưới đây là cách để làm rõ những thông điệp mà bạn muốn chuyển tải trong văn bản. Bạn cần nhớ ba chữ ABC

• A = Accurate = Chính xác. Kiểm tra cơ sở lập luận của bạn, và kiểm tra lại chúng. Hãy chính xác và rõ ràng hết sức có thể. Sử dụng ngữ pháp chuẩn và sửa các lỗi chính tả hay ngữ pháp. Nếu không chắc chắn, hãy kiểm tra, và đừng chỉ tin tưởng vào tính năng kiểm tra lỗi ngữ pháp trên máy tính của bạn; nó sẽ không tìm ra được lỗi sử dụng sai từ, chẳng hạn như lỗi “ngang” thành “ngan” hay “viết” thành “vít”.
• B = Brief = Ngắn gọn. Một số người có xu hướng dông dài, thể hiện cùng một suy nghĩ theo những cách thức khác nhau trong suốt văn bản. Những người khác lại quá ngắn gọn, chỉ viết có 15 từ và sau đó tự hỏi tại sao thế giới không hề thay đổi. Với cả hai kiểu người này, tôi đều khuyên: Hãy tự hỏi bản thân: Ai? Tại sao? Cái gì? Ở đâu? Khi nào? và Như thế nào?

Những người có xu hướng dông dài sẽ thấy quy tắc trả lời những câu hỏi này thực sự hữu dụng trong giai đoạn chỉnh sửa. Khi trả lời từng câu hỏi, bạn có thể nhận thấy bạn đã trả lời chúng vài lần trong toàn văn bản. Hãy thay đổi vị trí những đoạn có liên quan và chỉnh sửa để chúng thể hiện luận cứ một cách có trình tự hơn. Những người quá súc tích sẽ nhận thấy việc trả lời những câu hỏi này mở rộng luận cứ của họ và khiến chúng trở nên sâu sắc hơn.

• C = Clear = Rõ ràng. Để sử dụng tốt nhất thời gian của người đọc, bạn nên cố gắng giúp họ hiểu ngay lập tức những gì bạn cố gắng truyền tải khi họ đọc những gì bạn viết. Người viết thường chỉ viết ra những suy nghĩ của mình không theo một trình tự nào cả, khiến người đọc rất khó hiểu. Thể hiện bản thân rõ ràng là kết quả của tư duy rõ ràng và khả năng sắp xếp văn bản một cách lôgíc và có trình tự hợp lý.

“Tôi không có thời gian để viết một lá thư ngắn, do đó tôi viết một lá thư dài.”

Mark Twain, tác giả Mỹ

Một phút suy ngẫm: Lấy một báo cáo mà bạn đã từng viết, in nó ra và đọc lại. Những thông điệp quan trọng của bạn đã thực sự rõ ràng chưa? Bạn mong muốn nhận được những phản hồi như thế nào từ phía người đọc? Liệu mong muốn đó đã được khẳng định rõ ràng chưa? Chỉnh sửa nó cho tới khi bạn thấy hoàn toàn hài lòng.

Dành thời gian để làm cho tài liệu của bạn rõ ràng hết sức có thể, như vậy chúng có thể sử dụng tốt nhất thời gian của người đọc.