Quản Lý Thời Gian

Làm việc hiệu quả không đơn giản là mỗi cá nhân làm việc hiệu quả. Khi mọi người làm việc cùng nhau, những nỗ lực được kết hợp của họ mang lại nhiều lợi ích hơn là tổng các kết quả cá nhân của họ. Trong một đội có mối quan hệ công việc tốt, mỗi người đều hiểu rõ về vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của mình. Các nhiệm vụ được ủy thác rõ ràng và một đội cân bằng sẽ phát triển với tất cả các thành viên cảm thấy mình có giá trị và được tính đến. Chương này sẽ xem xét đến vấn đề làm việc nhóm hiệu quả.

5.1 Học cách quản lý cấp trên

Hãy tưởng tượng tình huống sau: Sếp của bạn không hi vọng gì ở tổ chức và thường xuyên thay đổi về thứ tự ưu tiên. Những chỉ dẫn mà họ đưa ra không rõ ràng và sau đó họ lại cao giọng với bạn khi cảm thấy bạn không làm theo những chỉ dẫn đó.

Một lựa chọn khác, hãy tưởng tượng một kịch bản ngược lại: Sếp đưa ra cho bạn những chỉ dẫn rất rõ ràng nhưng đe dọa bạn để chắc chắn rằng bạn thực hiện tất cả những điều mà họ mong muốn. Bạn không cảm thấy được tin tưởng để thực hiện công việc của mình. Trong cả hai tình huống, cuối cùng bạn đều cảm thấy thất vọng và thấy mình vô giá trị.

Xu hướng tự nhiên của chúng ta là làm những gì sếp chúng ta muốn hoặc hi vọng, nhưng học cách quản lý sếp cũng là một việc làm rất quan trọng. Dưới đây là một số bí quyết:

Nghĩ về kiểu làm việc của sếp. Tìm hiểu về những điều ẩn chứa bên trong tâm hồn họ chứ không phải chỉ là những gì họ thể hiện ra ngoài và nghĩ về họ với những điểm yếu, điểm mạnh của một con người.

Thể hiện rõ ràng rằng bạn muốn được học hỏi. Lập kế hoạch cho những cuộc họp thường xuyên với ông chủ của bạn để xem xét xem bạn đã thực hiện công việc hiệu quả đến mức nào.

Yêu cầu sự rõ ràng. Nếu bạn không hiểu rõ về những chỉ dẫn, hãy yêu cầu được giải thích rõ ràng. Tốt nhất là hãy đối thoại trực tiếp, thay vì gửi thư. Nếu hỏi những câu hỏi này trong thư, bạn có thể sẽ cứ đi loanh quanh mà không tiến thêm được bước nào.

Thỏa thuận về những việc cần ưu tiên với sếp. Điều này đặc biệt đúng nếu sếp cứ tiếp tục dồn ngày càng nhiều công việc cho bạn. Nếu vậy, bạn cần phải thỏa thuận mục tiêu chính của công việc của bạn và thứ tự ưu tiên cần thiết để hoàn thành mục tiêu đó. Sau khi bạn quyết định những điều này, hãy làm việc với sếp về những hành động có thể và không thể giúp bạn hoàn thành thứ tự ưu tiên này. Sau đó, hãy quả quyết: tránh những hành động không thỏa mãn được thứ tự ưu tiên đã thỏa thuận.

Quyền lợi của sếp bạn là không lãng phí thời gian của bạn.

Tình huống: Barry bắt đầu một công việc mới và cần liên tục đặt những câu hỏi cho quản lý của anh, Gill – một người rất bận rộn. Sau một thời gian, Gill bắt đầu trả lời những câu hỏi của Barry bằng một câu hỏi quen thuộc: “Theo anh thì anh nên làm gì?” Điều này, khiến Barry cảm thấy thất vọng sâu sắc. Ngược lại, Gill biết rằng Barry đã nhanh chóng có đuợc thêm kinh nghiệm và thực sự có được hiểu biết sâu về tình huống hơn cô – cũng như những giải pháp khả thi cho nó. Như vậy, khi Barry tự tin hơn, anh có đủ khả năng để trả lời câu hỏi của chính mình còn Gill thì có thể thông qua một cách hiệu quả những ý tưởng của Barry.

Khi các đồng nghiệp làm việc tốt với nhau trong một đội, công ty hoặc tổ chức có thể có những ảnh hưởng rất lớn: họ cảm thấy sự tồn tại của mình trong đội và thấy mãn nguyện, các nhiệm vụ có thể được hoàn thành với một động lực tốt.

Mỗi người trong số chúng ta đều có phong cách và kiểu làm việc riêng, và một đội tốt được lập ra để tạo sự cân bằng giữa những phong cách khác nhau. Những phong cách khác nhau bao gồm các đồng nghiệp có khả năng:

• Đưa ra ý tưởng: Một số người mang đến rất nhiều ý tưởng và lòng nhiệt tình cho đội và có khả năng tạo ra một tầm nhìn.
• Đưa ra phương hướng. Những người khác đưa ra phương hướng để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả.
• Quản lý chiến lược. Bạn có thể có những đồng nghiệp có khả năng rất tốt trong việc chia nhỏ một chiến lược thành những nhiệm vụ dễ quản lý hơn, theo một trình tự nhất định.
• Quản lý những vấn đề liên quan đến hậu cần. Những người khác có thể phù hợp hơn với việc tổ chức và quản lý nhân sự, quy trình và những nguồn lực khác một cách hiệu quả.
• Thúc đẩy. Sẽ rất tốt nếu có ai đó có thể thúc đẩy đồng nghiệp, truyền cảm hứng và giúp họ phát triển.
• Mang đến sự sáng tạo. Những dự án mới đặc biệt cần sự sáng tạo từ những người có trí tưởng tượng tốt.
• Tạo sự xuyên suốt trong toàn dự án. Tất cả các đội đều cần những người xuất sắc trong việc hoàn thành các dự án tốt và đúng thời hạn.
• Tìm kiếm giải pháp. Ai đó để đi chèo lái qua khủng hoảng.
• Xây dựng cầu nối. Khiến cho những người có những nền tảng và trình độ khác nhau làm việc cùng nhau và tin tưởng lẫn nhau là một việc làm hết sức quan trọng.

“Đến với nhau là bước khởi đầu. Ở bên nhau là quá trình. Làm việc cùng nhau là thành công.”

Henry Ford, nhà tư bản công nghiệp

Khi các đồng nghiệp làm việc cùng với nhau trong một đội, thời gian của tất cả mọi người đều được sử dụng hiệu quả hơn.

Tình huống: Susanah là một nhà quản lý dịch vụ khách hàng và cô nhận ra rằng cô không thể tự mình làm tất cả mọi việc. Do đó Susanah quyết định đầu tư thời gian và nguồn lực của mình để đào tạo Louise. Điểm mạnh đặc biệt của Louise là khả năng lắng nghe tốt; cô cũng có thể nhận ra những điều mà Susanah bỏ sót. Họ làm việc tốt cùng nhau và, theo thời gian, Louise đảm nhận ngày càng nhiều trách nhiệm. Khi Susanah chuyển sang một phòng mới, Louise đã có thể dễ dàng đảm nhận vị trí của Susanah.

Bạn cần làm rõ vai trò và trách nhiệm để mỗi thành viên trong đội đều biết họ được mong muốn làm những việc gì. Điều này sẽ làm giảm căng thẳng và khiến cho việc giao tiếp trở nên dễ dàng, thuận lợi hơn.

Học cách để luôn tích cực với các loại kỹ năng và tầm quan trọng của những thành viên khác nhau trong đội. Dưới đây là một vài kim chỉ nam cho tinh thần của đội.

• Giao tiếp. Hãy nói về mục tiêu chung của bạn, đưa ra những chỉ dẫn rõ ràng và giải thích hành động của bạn để đồng nghiệp có thể nhìn thấy bức tranh lớn hơn.
• Làm rõ vai trò. Hãy rõ ràng về những quyền hạn mà mỗi cá nhân có.
• Suy nghĩ tích cực về đồng nghiệp. Hãy tìm kiếm cơ hội để công nhận người khác thay vì chỉ trích.
• Học cách lắng nghe. Tôn trọng từng thành viên trong đội với tư cách cá nhân, và nhận ra được rằng họ cũng cần thể hiện bản thân.
• Thảo luận về những sự khác biệt. Khi một vấn đề xuất hiện, hãy tách bạch giữa các tình tiết của sự việc, những cảm giác liên quan và những câu hỏi đã được nêu để xác định những vấn đề phát sinh. Đôi khi giả định của chúng ta về dự định của người khác lại không đúng. Nếu bạn cần phải đối chất với một thành viên của đội, hãy kín đáo làm việc này thay vì công khai. Thể hiện sự chỉ trích như một lời gợi ý hay một câu hỏi nếu bạn có thể.
• Khuyến khích sự tin tưởng. Cố gắng tạo ra một môi trường mà trong đó các đồng nghiệp tin tưởng lẫn nhau và có thể nói về những nhu cầu phát triển của họ.
• Đánh giá những lựa chọn khác nhau. Đặc biệt là những vấn đề nhỏ.
• Đừng buộc tội. Thay vào đó, hãy xác định những vấn đề thực sự và có những cách sáng tạo để giải quyết mâu thuẫn. Hãy cư xử thật chín chắn. Nếu bạn đã từng thực hiện thành công một nhiệm vụ nào đó, đừng khoe khoang về nó.
• Tin vào sự đồng nhất của toàn đội. Hãy nhớ ĐỘI có nghĩa là cùng với nhau, mọi người đạt được nhiều thành tựu hơn nữa.

Hãy giao tiếp với các thành viên trong đội nhiều hết sức có thể về mục tiêu tham gia và ý định của bạn.

Tình huống: Linda tổ chức một cuộc họp sáng tạo với 15 người quản lý cao nhất. Cô gắn vài tờ giấy trắng trên tường phòng họp, với tiêu đề là tám lĩnh vực mà ban quản trị cần phải đồng ý thay đổi. Cô chia các nhà lãnh đạo thành năm nhóm, mỗi nhóm ba người. Mỗi nhóm sẽ dành năm phút cho mỗi tờ giấy để viết ra những hoạt động mà họ nghĩ là họ cần làm để xử lý trong lĩnh vực đó. Phần còn lại của cuộc họp dùng để tổng kết các kết quả. Mọi người đều cảm thấy thời gian đã được sử dụng hiệu quả. Một sự tiến bộ rõ rệt đã được tạo ra cho việc làm việc cùng nhau để thực hiện chương trình thay đổi.

Ủy thác là hành động giao nhiệm vụ, trách nhiệm hoặc quyền hạn cho ai đó để họ có thể thay bạn hành động. Đó là một cách quan trọng giúp làm việc hiệu quả và nó giúp tận dụng tốt hơn thời gian của tất cả mọi người.

Một số nhà lãnh đạo không ủy thác vì họ nghĩ rằng họ là duy nhất, không thể thay thế hoặc thậm chí sợ rằng những đồng nghiệp mà họ ủy thác công việc có thể hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn họ, nhưng đó là suy nghĩ quá thiển cận. Khi ủy thác nhiệm vụ, bạn phát triển đồng nghiệp. Điều này có thể giúp tăng động cơ và nâng cao tinh thần của họ: họ cảm thấy được đánh giá cao hơn. Khi ủy thác, hãy chắc chắn là bạn làm những việc sau:

• Chọn đúng người. Lựa chọn những người bạn có thể tin tưởng để làm tốt nhiệm vụ. Cân nhắc đến việc thuê ngoài hoặc chuyển những nhiệm vụ không quá cần thiết cho một đội khác.
• Giải thích rõ ràng về nhiệm vụ. Cho người khác cơ hội được đặt câu hỏi. Đôi khi bạn có thể giải thích mục tiêu của nhiệm vụ và lý do bạn muốn đạt được nó, rồi sau đó để cho người mà bạn ủy thác tự tìm ra phương pháp tốt nhất mà người đó sẽ thực hiện nhiệm vụ.
• Thảo luận về những khó khăn có thể gặp phải. Hãy suy nghĩ trước về những vấn đề có thể xảy ra và cách thức tiếp cận chúng. Điều này có thể đồng nghĩa với việc bạn tham gia vào những thời điểm quan trọng của dự án.
• Cung cấp đủ các nguồn lực. Hãy chắc chắn rằng người mà bạn ủy thác nhiệm vụ có mọi thứ mà họ cần để có thể thực hiện tốt nhiệm vụ.
• Giám sát công việc một cách đúng đắn. Sắp xếp để nhân viên báo cáo lại cho bạn và để bạn giám sát (chứ không phải cản trở) các nhiệm vụ trong tiến trình làm việc.
• Đánh giá công việc. Khi hoàn thành nhiệm vụ, hãy làm một bản đánh giá để nhìn nhận xem mọi việc đã được thực hiện tốt đến mức nào và điều gì cần thay đổi trong lần tới.

Sẽ rất tốt nếu ủy thác nhiệm vụ ở một phạm vi lớn, không chỉ những nhiệm vụ tẻ nhạt hoặc khó khăn hay những nhiệm vụ mà không có ai thực sự muốn làm. Ủy thác nên đồng nghĩa với việc sử dụng thời gian của bạn tốt hơn. Trên thực tế, bạn chỉ nên làm những việc mà bạn không thể ủy thác. Như vậy bạn chỉ nên làm những việc mà chỉ có bạn làm được.

“Cuộc sống này quá ngắn ngủi để tự mình làm bất cứ việc gì mà một người có thể trả tiền để người khác làm thay mình.”

W Somerset Maugham, tác giả Anh

Giải thích một nhiệm vụ rõ ràng và cho người khác cơ hội được đặt câu hỏi khi bạn ủy thác.

Nếu bạn nói “có” bất cứ khi nào có ai đó đề nghị bạn làm giúp một nhiệm vụ nào đó, bạn sẽ không bao giờ học được cách quản lý thời gian của mình một cách đúng đắn. Một phần của việc quản lý thời gian hiệu quả là duy trì kiểm soát những công việc mà bạn phải làm. Do đó bạn cần phải học cách khẳng định mình và nói “không” đúng lúc.

Nói không rất khó: nếu nói không, chúng ta có thể cảm thấy mình làm tổn thương người khác hoặc làm hỏng những cơ hội trong tương lai. Nhưng nếu không học cách khẳng định bản thân đủ để nói không tại một số thời điểm, chúng ta có thể sẽ dễ dàng bị áp lực khi có quá nhiều cam kết và không thể làm tất cả mọi nhiệm vụ tốt nhất có thể. Dưới đây là một số hướng dẫn về cách khẳng định bản thân:

• Hãy rõ ràng về thứ tự ưu tiên và những mục tiêu của bạn. Nếu nhiệm vụ được gợi ý phù hợp với những việc mà bạn ưu tiên và mục tiêu mà bạn đặt ra, hãy cân nhắc. Nếu không, hãy từ chối.
• Hãy nghĩ về ảnh hưởng của việc nhận thêm một nhiệm vụ nữa. Bạn có phải trì hoãn hoàn thành những nhiệm vụ khác không? Đâu sẽ là ảnh hưởng cho cuộc sống lớn hơn của bạn?
• Học cách công bằng với bạn cũng như với người khác. Nhận thức được rằng bạn có quyền được nói không. Bạn không cần phải chấp nhận mọi điều xuất hiện trên con đường của bạn, và bạn có quyền thể hiện quan điểm của riêng mình.
• Khẳng định bản thân một cách quả quyết và tích cực. Gợi ý những lựa chọn khác mà người kia có thể làm theo. Đừng xin lỗi. Học cách quả quyết và trực tiếp, không hung hăng hay rụt rè. Học cách nói những câu như: “Tôi rất muốn được tham gia vào công việc này trong chiều nay, nhưng tôi đã có kế hoạch mất rồi.” hay: “Tôi cần phải kiểm tra sổ nhật ký của mình – hãy yêu cầu tôi sau nhé.” (không phải: “Tôi sẽ trả lời bạn sau.” – đồng nghĩa với tự đặt một gánh nặng lên vai mình.)

Nếu sếp yêu cầu bạn thực hiện một nhiệm vụ khác, hãy nhớ rằng bạn có thể yêu cầu họ quyết định lại bằng cách nói: “Được thôi, đây là việc tôi đang làm tại thời điểm này – ông/ bà muốn tôi làm việc nào trước?”

Bạn không nhất thiết phải chấp nhận mọi điều xuất hiện trên con đường của mình.

Tình huống: Bill cuối cùng cũng được đề nghị phát biểu trong một cuộc họp. Tuy nhiên, cuộc họp được sắp xếp đúng vào thời gian vợ anh dự kiến sinh đứa con thứ hai. Do vậy anh buộc phải lựa chọn giữa việc ở bên vợ và gia đình hoặc được phát biểu trong cuộc họp. Cuối cùng, anh lựa chọn ở bên cạnh vợ mình. Anh giải thích lý do cho những người tổ chức cuộc họp, họ đã rất ấn tượng với quyết định cân bằng trong cuộc sống và công việc của anh. Họ khẳng định với anh rằng họ sẽ tiếp cận anh một lần nữa cho cuộc họp tới diễn ra vài tháng sau đó. Và họ đã làm thế.

Xác định mục tiêu cho những cuộc họp của bạn. Liệu bạn có tổ chức một cuộc họp chỉ bởi vì bạn vẫn luôn làm thế không? Liệu bạn có tổ chức một cuộc họp để thảo luận về những cuộc họp khác không?

Mục đích của một cuộc họp có thể là bất kỳ hoặc tất cả những mục đích sau: thông báo, thảo luận và quyết định.

• Thông báo. Để tóm tắt về các báo cáo tiến trình; để trao đổi thông tin; hoặc có thể chỉ là để thúc đẩy đồng nghiệp.
• Thảo luận. Để thỏa thuận một hợp đồng hoặc thông qua lần cuối những sắp xếp cho một dự án hoặc một sáng kiến mới; để nói về những khía cạnh khác nhau của một vấn đề; để giải quyết một mâu thuẫn đang gia tăng.
• Quyết định. Để ra quyết định về những bước tiếp theo mà tổ chức cần phải tiến hành hoặc để thống nhất những điểm chính để các đồng nghiệp cần làm theo.

Chuẩn bị cho một cuộc họp theo cách sau:

• Xác định những vấn đề thực tế. Như người tham dự, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc, nơi tổ chức.
• Chuẩn bị chương trình cụ thể. Đưa ra một mục tiêu rõ ràng cho chương trình. Đừng chỉ nói chung chung.
• Sắp xếp chương trình. Sắp xếp để những phần quan trọng hơn được đưa ra sớm trong cuộc họp. Bạn có thể bị chệch hướng nếu làm ngược lại vì mọi người dành quá nhiều thời gian cho những vấn đề nhỏ và quên mất hoặc dành ít thời gian cho những chủ đề lớn hơn.
• Lập kế hoạch trước. Lường trước những sự phản đối có thể khiến mục tiêu không được hoàn thành. Thảo luận trước những vấn đề đối lập với những người phù hợp.
• Lập kế hoạch cho việc tham dự. Nếu một số người nhất định chỉ cần xuất hiện trong một vài phần cụ thể của cuộc họp, hãy sắp xếp điều đó trước.
• Để người tham gia đọc trước tài liệu. Phát những báo cáo ngắn gọn (nhiều nhất là một trang) trước.

“Họp hành là một dấu hiệu của một tổ chức tồi. Càng ít họp càng tốt.”

Peter F. Drucker, nhà lý luận quản lý

Một phút suy ngẫm: Đánh giá xem chi phí cho những cuộc họp của bạn là bao nhiêu (Xem lại phần 1.4). Chẳng hạn như, nếu chi phí đó là 50 bảng, nhân nó với số người tham gia cuộc họp và với thời gian cuộc họp diễn ra. Một cuộc họp kéo dài ba giờ sẽ tiêu tốn của công ty bạn 900 bảng – có thể nhiều hơn rất nhiều so với những gì bạn nghĩ.

Biết được lý do bạn tổ chức cuộc họp là điều vô cùng quan trọng.

Thậm chí nếu một cuộc họp được lập kế hoạch tốt, nó có thể vẫn không hiệu quả. Người tham dự có thể đến muộn hoặc không có mặt; thảo luận có thể không tập trung hoặc thiếu tính xây dựng; các động lực có thể thấp. Làm thế nào để bạn thay đổi một tình huống như vậy?

Một người điều hành giỏi sẽ điều hành cuộc họp hiệu quả. Người đó sẽ gây ảnh hưởng lên người khác, vừa khéo léo vừa cương quyết, và không để cho chỉ một vài người thao túng cuộc họp. Người đó sẽ tổng kết toàn bộ tiến trình bằng cách khẳng định lại những điểm quan trọng và đưa ra chỉ dẫn, biết khi nào nên kết thúc cuộc thảo luận, kêu gọi một quyết định và chuyển sang phần tiếp theo. Một người điều hành tốt sẽ luôn luôn rõ ràng về những điểm hành động.

Trong một cuộc họp tốt, tất cả những người được yêu cầu tham dự đều tham gia. Một số cuộc họp không thành công bởi mọi người đều chờ một ai đó lên tiếng. Tôi tin rằng mỗi người tham gia đều có một vai trò quan trọng để thể hiện. Dưới đây là danh sách những điểm cần nhớ khi đóng một vai trò chủ động trong các cuộc họp:

• Lắng nghe quan điểm của người khác.
• Bình luận một cách rõ ràng.
• Xác định vai trò và trách nhiệm khi cần thiết.
• Sẵn sàng thay đổi suy nghĩ của bạn.
• Tích cực và cởi mở.
• Làm rõ các vấn đề nếu bạn thấy không chắc chắn.
• Đối chất về vấn đề, không phải về người nêu ra vấn đề.
• Luôn tập trung.

Điều quan trọng là tại cuộc họp tất cả mọi người đều đồng ý với việc ai sẽ làm gì và khi nào thì phải hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Các điểm hành động nên SMARTER (Xem phần 4.1). Đồng thời xem thêm lời khuyên về việc ghi chú và biên bản viết tay (Xem phần 6.7).

Hãy đảm bảo rằng các cuộc họp của bạn luôn bắt đầu và kết thúc đúng giờ.

Tình huống: Julie được yêu cầu sắp xếp lại bộ máy không sinh lợi của một ủy ban. Cô ngay lập tức nhận ra rằng các thành viên tham gia không đến đúng giờ. Để giải quyết vấn đề này, cô bắt đầu một cuộc họp đúng thời gian dự định, thậm chí nếu chỉ có một người khác tham gia; những người khác nhanh chóng nhận được thông điệp. Cô cũng nhận ra rằng không có một chương trình thích hợp nào được chuẩn bị trước. Các đồng nghiệp chỉ đến dự cuộc họp và hỏi: “Chúng ta cần phải thảo luận về việc gì?” Kết quả là, thảo luận lan man, không có trọng tâm rõ ràng. Julie chỉ định một người điều hành xử lý vấn đề này. Cô cũng nhận ra rằng không có một mục đích hành động nào được đồng ý khi kết thúc cuộc họp, do vậy cô giới thiệu một quy trình giám sát để các mục đích hành động có thể được đánh giá khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo. Kết quả: Một ủy ban được vận hành trôi chảy.