Ở Chương 2, tôi đã miêu tả các việc cơ bản của giai đoạn thu thập công việc. Chương này sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết hơn thông qua quá trình đặt tất cả những công việc chưa hoàn thành, “mọi thứ linh tinh”, vào một nơi. Đó là bước khởi đầu quan trọng để đạt được trạng thái “tâm tĩnh như nước”. Việc thu thập nhiều việc hơn bình thường mang lại cho bạn cảm giác tích cực. Nhưng nếu bạn có thể tiến tới và thực hiện toàn bộ quá trình thu thập thì nó sẽ làm thay đổi đáng kể kinh nghiệm của bạn và cung cấp cho bạn sự tham khảo mới quan trọng để có thể vươn tới đỉnh cao công việc.
Khi tôi truyền đạt quá trình này cho một khách hàng, giai đoạn thu thập thường mất khoảng từ 1-6 giờ, thậm chí có thể mất đến một ngày. Nếu kiểm soát tất cả các công việc ở văn phòng và ở những nơi khác thì bạn có thể mất nhiều thời gian hơn.
Tôi cam đoan, nếu bạn dành ít nhất hai giờ thực hành theo phần này, bạn có thể kiểm soát phần lớn công việc tồn đọng. Và bạn có thể nắm bắt được phần còn lại bằng cách tạo ra những ghi chú có liên quan − ví dụ như “dọn dẹp và xử lý kho chứa”, “dọn dẹp tủ trong văn phòng”.
Thực tế, bạn không thể thu thập 100% công việc mọi lúc. Như hầu hết mọi người, bạn sẽ tiến quá nhanh và bị cuốn hút vào công việc suốt cả tuần để xóa bỏ những ý tưởng và cam kết ra khỏi tâm trí. Nhưng nó sẽ là một tiêu chuẩn lý tưởng thúc đẩy bạn “dọn dẹp” hồ sơ công việc mà mình quan tâm.
Sẵn sàng, lập ra…
Có nhiều lý do thiết thực bạn thu thập mọi thứ trước khi xử lý chúng:
1. Nó hữu ích cho lượng công việc bạn phải giải quyết.
2. Nó cho bạn biết đâu là “phía cuối của đường hầm”.
3. Khi xử lý và sắp xếp, bạn không muốn tâm trí bị sao nhãng bởi hàng loạt công việc mơ hồ ở “một nơi nào đó”. Khi đã thu thập mọi thứ bạn quan tâm vào một nơi, bạn sẽ tự động chuyển sang trạng thái tập trung cao hơn và có kiểm soát.
Bạn có thể thấy nản lòng khi tập trung mọi việc vào cùng một nơi và cùng một lúc, bởi mọi thứ không ở đúng vị trí của nó. Đó là do “trực giác”, bởi trong phần lớn trường hợp, hầu hết những thứ linh tinh thật sự không “quan trọng” như vậy. Nó không phải là việc cấp bách và có thể sẽ không có gì xảy ra nếu chưa được giải quyết. Đó là việc bạn giữ lại tấm danh thiếp của ai đó vì nghĩ rằng có thể mình sẽ muốn liên lạc với họ. Đó là một thiết bị ở ngăn kéo dưới cùng mà một lúc nào đó bạn sẽ nhớ ra. Chúng là những thứ “làm tình làm tội” bạn, nhưng bạn vẫn chưa quyết định sử dụng hay bỏ đi. Nhưng bởi vì bạn nghĩ vẫn có thể có những thứ quan trọng, nên “những đồ đạc linh tinh” kiểm soát bạn và làm bạn tiêu tốn nhiều năng lượng trí tuệ hơn. Hãy tỉnh táo, bạn có thể cảm thấy thoải mái với những việc bạn không làm chỉ khi bạn biết mình không nên làm việc đó.
Vậy đã đến lúc bắt đầu. Hãy thu thập thông tin, mua một tập giấy ghi chú và hãy…
… Tiến lên!
Việc thu thập vật chất
Việc đầu tiên là tìm môi trường vật chất cho những thứ vốn không thuộc về nơi nó tồn tại và đặt nó trong hệ thống thông tin của bạn. Bạn sẽ thu thập những thứ chưa hoàn thành, những thứ đã được lên kế hoạch thực hiện. Tất cả phải đặt vào “trong đó”, sẵn sàng cho việc xử lý sau này.
Cái gì ở nơi nào
Cách tốt nhất để đưa ra quyết định về việc liệu công việc có nên ở trong hệ thống hay không là biết rõ cái gì không nên ở trong hệ thống. Dưới đây là bốn thứ có thể tồn tại ở nơi chúng ở, cách chúng làm mà không có hành động nào trói buộc:
• Nguồn cung cấp
• Tài liệu tham khảo
• Vật trang trí
• Thiết bị
Nguồn cung cấp… là những thứ cần giữ lại vì bạn phải thường xuyên sử dụng, như văn phòng phẩm, danh thiếp, tem, kẹp ghim, hộp đựng, tập giấy, pin, văn bản mẫu cần điền, dây chun. Hầu hết mọi người có ngăn kéo “đồ dùng cá nhân” ở nơi làm việc chứa kem đánh răng, Kleenex, kẹo bạc hà,…
Tài liệu tham khảo… là những gì bạn giữ lại để lấy thông tin như bộ điều khiển phần mềm bằng tay, thực đơn của quán cà phê địa phương. Loại này bao gồm cả số điện thoại và địa chỉ của bạn, những tài liệu liên quan đến các dự án, chủ đề và các nguồn cung cấp như từ điển bách khoa, từ điển và niên giám.
Vật trang trí… là ảnh gia đình, tác phẩm nghệ thuật và những vật ngộ nghĩnh trên bảng tin của bạn. Nó cũng có thể là bảng sứ, vật kỷ niệm và/hoặc chậu hoa.
Thiết bị… hiển nhiên là điện thoại, máy vi tính, máy fax, máy in, sọt rác, đồ đạc và/ hoặc đầu máy video.
Bạn không nghi ngờ gì về việc có nhiều thứ trong 4 loại trên − cơ bản là vì tất cả các công cụ của bạn đều không liên quan đến chúng. Những thứ khác được đặt “vào trong”. Nhưng nhiều thứ bạn có thể làm sáng tỏ ngay từ đầu như nguồn cung cấp, tài liệu tham khảo, vật trang trí và thiết bị cũng có thể có hoạt động liên kết với chúng bởi vì chúng chưa ở nơi chính xác của mình.
Ví dụ, hầu hết mọi người đều có tài liệu tham khảo hết hạn hoặc cần được sắp xếp lại trong ngăn kéo. Những thứ này nên được đặt “vào trong”. Nhưng nếu ngăn kéo của bạn không kiểm soát được hay có quá nhiều tài liệu “không sử dụng” hoặc chưa được sắp xếp, đó là sự không đầy đủ cần phải được bổ sung. Những tấm ảnh của con bạn đều mới chụp phải không? Đây có phải là tác phẩm nghệ thuật bạn muốn treo trên tường không? Những vật kỷ niệm này có thật sự là những thứ bạn muốn giữ lại hay không? Những đồ đạc này có còn giá trị như vốn có không? Máy tính có được lắp đặt theo cách bạn muốn không? Nói cách khác, nguồn cung cấp, tài liệu tham khảo, vật trang trí và thiết bị có thể cần vứt vào sọt rác nếu không còn giá trị sử dụng.
Các vấn đề về thu thập thông tin
Khi tham gia vào quá trình thu thập thông tin, bạn có thể làm một hoặc nhiều việc sau:
• Bạn để nhiều việc vào một hệ thống.
• Bạn dọn dẹp và sắp xếp không đúng.
• Bạn có một số dạng tài liệu đã được thu thập và sắp xếp.
• Bạn tình cờ gặp những thứ quan trọng mà bạn không muốn giữ lại.
Sẽ thế nào nếu đặt một thứ quá lớn vào hệ thống? Nếu bạn không thể đặt một thứ gì đó vào hệ thống, hãy mô tả nó trên một mẩu giấy nhỏ. Ví dụ, nếu bạn có một bức tranh hay một tác phẩm nghệ thuật khác sau cánh cửa văn phòng thì bạn chỉ cần viết cụm từ “tác phẩm nghệ thuật đằng sau cánh cửa” lên một mẩu giấy và đặt nó vào hệ thống.
Hãy chắc chắn là bạn sẽ thường xuyên cập nhật hệ thống. Điều này đem lại hai lợi ích. Nếu hệ thống sắp xếp của bạn có nhiều mẩu giấy minh họa mọi thứ, thì sẽ rất hữu ích nếu muốn biết mẩu giấy được viết khi nào. Đó cũng là một thói quen tốt để cập nhật những thứ bạn viết ra, từ mẩu giấy ghi chú trong hộp đựng hộp thư thoại, đến các ghi chú gọi điện cho khách hàng. Bỏ ra một chút thời gian để những mẩu giấy trở nên hữu dụng là việc làm rất đáng giá mà bạn nên phát triển thành một thói quen.
Sẽ như thế nào nếu để quá nhiều hồ sơ vào hệ thống? Nếu bạn giống 98% khách hàng của tôi, hành động thu thập thông tin bạn đầu của bạn sẽ có kết quả hơn nhiều so với những gì chất đống trong hệ thống. Trong trường hợp này, hãy tạo ra từng chồng tài liệu chất quanh hệ thống và, thậm chí xếp dưới sàn nhà. Cuối cùng, khi bạn xử lý và sắp xếp mọi thứ, hệ thống của bạn sẽ trống rỗng. Trong lúc này, hãy chắc chắn rằng có một sự khác biệt hiển nhiên giữa những chồng tài liệu “bên trong” và tất cả những thứ khác.
Vứt bỏ ngay lập tức. Nếu một thứ hiển nhiên là vô giá trị, hãy vứt bỏ ngay khi bạn thấy nó. Đối với một số khách hàng của tôi, điều này được đánh dấu bằng lần đầu tiên họ dọn sạch ngăn kéo của mình!
Nếu bạn không chắc chắn một thứ gì đó có đáng giữ lại hay không, hãy đặt nó vào “bên trong”. Bạn có thể quyết định về nó sau này, khi xử lý hệ thống. Những gì bạn không muốn làm thì đừng để mình bị cuốn hút vào những việc nhỏ nhặt, hãy cố gắng quyết định làm gì. Bạn sẽ xem lại nó sau này nếu nó ở “bên trong” hệ thống và thật dễ dàng để có quyết định như vậy khi bạn đang ở trong một mô hình xử lý. Mục đích của quá trình thu thập là đưa mọi việc vào hệ thống một cách nhanh chóng nhất, do vậy gánh nặng sẽ giảm bớt và bạn sẽ “tiến vào cuộc chiến”.
Cẩn thận với con virut sắp xếp và dọn dẹp! Nhiều người nhiễm virut sắp xếp và dọn dẹp khi làm các công việc khác nhau ở văn phòng (và ở nhà). Nếu điều đó xảy đến với bạn, bạn sẽ có đủ thời gian để xử lý công việc (như là bạn có ít nhất một tuần). Những gì bạn phải làm là không chạy theo các công việc nhỏ nhặt để rồi không thể xử lý được toàn bộ công việc. Bạn có thể mất nhiều thời gian hơn bạn nghĩ khi xử lý công việc và lập hệ thống.
Còn những công việc nằm trong danh sách và hệ thống của bạn thì sao? Có thể bạn đã có một số danh sách và hệ thống. Nhưng trừ phi bạn hoàn toàn quen thuộc với mô hình xử lý công việc này và đã từng thực hiện nó, nếu không, bạn nên coi những danh sách này là những công việc phải được xử lý giống như các công việc khác “bên trong”. Bạn sẽ muốn hệ thống của mình phù hợp và cần thiết để đánh giá công việc với cùng một quan điểm.
“Nhưng tôi không thể quên công việc đó…!” Thông thường, trong quá trình thu thập thông tin, sẽ có ai đó xem một mẩu giấy hoặc một tài liệu và nói: “Ôi! Tôi đã quên mất công việc đó! Tôi phải thực hiện nó!” Đó có thể là cuộc điện thoại bị nhỡ mà cô ấy dự định gọi lại hai ngày trước, hoặc vài ghi chú nhắc cô về một số hành động mà cô muốn làm từ nhiều tuần trước. Cô không muốn để nó vào đống công việc của hệ thống khác vì sợ sẽ lại quên.
Nếu điều đó xảy đến với bạn, trước tiên hãy tự hỏi đó có phải là công việc bạn thật sự phải làm không. Nếu có, hãy giải quyết công việc đó ngay lập tức để có thể xóa bỏ nó ra khỏi tâm trí. Nếu không, hãy đặt tạm nó vào “bên trong”. Bạn sẽ xử lý toàn bộ và sẽ trút hết mọi thứ ra vào một lúc nào đó, nên công việc đó sẽ không bị lãng quên.
Nếu bạn không thể giải quyết công việc trong lúc này nhưng vẫn phải ghi nhớ nó, hãy tạo ra một đống công việc “khẩn cấp” ngay trong tầm tay. Đó không phải là giải pháp lý tưởng, nhưng công việc sẽ được giải quyết. Hãy nhớ rằng bạn sẽ cảm thấy lo lắng khi nghĩ quá nhiều về công việc. Hãy tạo ra sự thoải mái.
Hãy bắt đầu với chiếc bàn của bạn
Bạn sẵn sàng chưa? Hãy bắt đầu sắp xếp mọi thứ trên bàn vào một hệ thống. Thông thường, sẽ có rất nhiều thứ được đặt vào hệ thống này. Nhiều người sử dụng chiếc bàn của mình như một hệ thống thông tin. Nếu bạn giống họ, bạn sẽ có một vài đống tài liệu quanh mình. Hãy bắt đầu với một khoảng trống trong văn phòng và di chuyển, giải quyết mọi thứ. Những thứ thông thường là:
• Hàng đống thư và vật kỷ niệm
• Những miếng giấy ghi chú các cuộc gọi
• Danh thiếp
• Những ghi chú từ cuộc họp
Đừng vội nói: “Ồ, tôi biết những gì trong đống tài liệu đó, và đó là thứ tôi muốn sắp xếp lại”. Đó chính xác là những gì chưa được làm và chúng phải được đặt vào hệ thống thông tin.
Khi đi xung quanh chiếc bàn làm việc của bạn, hãy tự hỏi, nếu bạn có ý định thay đổi một số thiết bị hay đồ dùng ở đó: Điện thoại có hoạt động tốt không? Máy tính thì sao? Chiếc bàn này thế nào? Nếu có đồ vật nào cần thay đổi, hãy viết lại ghi chú và để vào “bên trong” hệ thống.
Các ngăn kéo bàn
Tiếp theo, hãy cố gắng sắp xếp ngăn kéo bàn làm việc, nếu có. Có gì đáng quan tâm ở đó không? Có việc gì có thể làm không? Nếu câu trả lời là có, bạn có thể đặt tất cả những việc có thể giải quyết vào hệ thống hoặc viết một mẩu giấy ghi chú về công việc đó. Việc bạn có nhân cơ hội này dọn dẹp và sắp xếp các ngăn kéo hoặc viết một mẩu ghi chú đơn giản để sau này thực hiện hay không phụ thuộc vào số lượng thời gian và công việc bạn có ở đó.
Công việc hàng đầu
Tiếp tục làm công việc của bạn quanh văn phòng, dọn dẹp mọi thứ trên tủ. Thông thường, sẽ có hàng đống tài liệu, thư đang đọc dở, và nhiều cặp hồ sơ linh tinh cùng hàng đống tài liệu hỗ trợ cho công việc. Hãy thu thập chúng.
Nếu có một tài liệu tham khảo bạn đã dùng và bỏ quên và nếu bạn có thể đặt nó trở lại tủ hồ sơ chỉ trong 1 giây, hãy làm việc đó. Hãy kiểm tra cẩn thận xem công việc trong tương lai có liên quan đến tài liệu hay không trước khi cất đi. Nếu có, hãy đặt nó vào “bên trong” để bạn có thể giải quyết sau.
Bên trong tủ hồ sơ
Bây giờ, hãy quan sát bên trong tủ hồ sơ. Có cái gì ở đó? Đây là nơi hoàn hảo để cất giữ nguồn cung cấp lớn và các tài liệu tham khảo, và cũng là nơi hấp dẫn để bạn cất giữ các dữ liệu ở mức độ cao. Có thứ gì quá hạn ở đó không? Thông thường, tôi thấy việc sưu tầm và sự hoài cổ không có ý nghĩa gì đối với khách hàng của tôi. Ví dụ, tổng giám đốc của một văn phòng bảo hiểm sẽ vứt bỏ một số giải thưởng về “sự cống hiến” mà anh tích lũy nhiều năm qua vào sọt rác.
Một lần nữa, nếu có một tủ hồ sơ hỏng hóc và cần được dọn dẹp, sắp xếp, thì bạn hãy viết điều đó vào một mẩu giấy và đặt nó vào hệ thống thông tin.
Sàn nhà, tường và giá sách
Có việc gì trên bảng thông báo cần được làm không? Có thứ gì không nên treo trên tường không? Bạn có quan tâm đến ảnh gia đình, tác phẩm nghệ thuật, gốm sứ hay vật trang trí nào không? Những giá sách thì sao? Có cuốn sách nào chưa tặng hay đọc không? Có những catalog hay tạp chí nào đã cũ, hoặc có những công việc nào sẽ liên quan đến chúng không? Có đống tài liệu nào trên sàn nhà không? Hãy nhanh chóng chuyển chúng sang hệ thống thông tin của bạn để thêm vào bảng kiểm kê.
Thiết bị, trang bị và đồ đạc cố định
Bạn có muốn thay đổi các thiết bị, đồ đạc hay khoảng không gian nào trong phòng mình không? Mọi thứ có hoạt động tốt không? Phòng bạn có đủ ánh sáng không? Nếu có công việc nào phải làm, bạn biết phải làm gì rồi chứ? Hãy ghi chú lại và để vào hệ thống thông tin.
Các địa điểm khác
Phụ thuộc vào những bạn cần làm trong quá trình này, bạn có thể muốn có phiên bản của một loại hình thu thập ở bất cứ chỗ nào bạn lưu trữ dữ liệu. Nếu bạn quyết định để cho đầu óc thảnh thơi, thì sẽ rất hữu ích khi bạn làm công việc đó bất cứ nơi nào.
Một số giám đốc điều hành tôi làm việc cùng thấy được giá trị của việc nhờ tôi giúp họ suốt quá trình này. Họ thường để những việc “không quan trọng” lắm gài bẫy mình trong cuộc sống gia đình và ăn mòn năng lượng.
Sự thu thập tinh thần: trí óc thanh thản
Khi bạn cảm thấy đã thu thập tất cả công việc cần được xử lý xung quanh mình, bạn sẽ muốn thu thập thêm nhiều thứ khác đang trú ngụ trong bộ RAM tinh thần của mình. Những việc không nằm trong hệ thống thông tin khiến bạn quan tâm là gì?
Đây là lúc hàng đống giấy tờ được sử dụng. Theo tôi, bạn nên viết ra từng suy nghĩ, ý tưởng, công việc mình quan tâm vào từng tờ giấy. Bạn có thể lập được một danh sách dài nhưng bạn sẽ xử lý từng công việc như thế nào? Sẽ hiệu quả hơn nếu bạn viết mỗi công việc lên một trang giấy. Bạn sẽ không thích giữ lại những mẩu giấy này (trừ phi bạn quyết định những thứ thuộc về công nghệ thấp có phương pháp tổ chức sắp xếp tốt nhất của bạn), nhưng sẽ rất thuận tiện khi có nó là những hạng mục riêng biệt để bạn xử lý công việc.
Sau khi thu thập tất cả mọi thứ, bạn sẽ mất từ 20-60 phút để viết những gì trong đầu bạn lên từng trang giấy. Bạn sẽ thấy mọi thứ xảy đến với bạn rất ngẫu hứng − việc nhỏ, việc lớn, việc cá nhân, việc chuyên môn − không theo một trật tự nào.
Trong trường hợp này, hãy quan tâm đến số lượng. Làm nhiều việc sẽ tốt hơn là bỏ lỡ một số việc. Sau đó, bạn có thể vứt nó vào sọt rác. Ý tưởng đầu tiên của bạn có thể là “bảo vệ tầng ôzôn”, và sau đó bạn nghĩ “Tôi cần thức ăn cho mèo!” Hãy thu thập chúng lại. Đừng ngạc nhiên nếu bạn khám phá ra rằng bạn đã viết ra hàng chồng giấy “trong” suốt tiến trình này.
Danh sách “Khởi động”
Để đầu óc thanh thản, bạn có thể nhìn lại từng mục trong dach sách “những việc chưa hoàn thành” dưới đây để xem mình có bỏ quên việc gì không. Thông thường, bạn chỉ cần một cú huých nhẹ để có thể tìm ra những gì đang ẩn nấp trong tâm trí. Hãy nhớ rằng, khi có điều gì xảy đến với bạn, hãy viết nó lên một mẩu giấy và đặt vào hệ thống thông tin.
Danh sách ”những việc chưa hoàn thành”
Chuyên gia
Những công việc đã làm nhưng chưa hoàn thành
Những công việc cần bắt đầu làm
Cam kết làm những công việc khác
Ông chủ/các đối tác
Các đồng nghiệp
Cấp dưới
Những người khác trong tổ chức
Người “ngoài”
Các khách hàng
Các tổ chức khác
Các chuyên gia
Tạo ra/nhận lấy các cuộc giao tiếp
Đối nội/đối ngoại. Làm theo hoặc trả lời:
Các cuộc điện thoại
Hộp thư thoại
Email
Tin nhắn
Fax
Thư từ
Các ghi nhớ
Các tài liệu khác phải được hoàn thành/đệ trình
Các báo cáo
Kế hoạch kinh doanh/tiếp thị
Khả năng tổ chức
Sự kiện sắp tới
Họp hành
Thuyết trình
Cơ cấu tổ chức
Thay đổi tiện nghi
Lắp đặt hệ thống/thiết bị mới
Du lịch
Ngân hàng
Báo thu
Phải trả
Tiền chi vặt
Quản lý
Các vấn đề pháp lý
Bảo hiểm
Nhân sự
Các chính sách/thủ tục
Các khách hàng
Đối nội
Đối ngoại
Tiếp thị
Xúc tiến
Bán hàng
Dịch vụ khách hàng
Hệ thống
Điện thoại
Máy vi tính
Thiết bị văn phòng
Thiết bị khác
Các tiện ích
Lập hồ sơ
Lưu trữ
Bảng kiểm kê
Đánh giá/ xem xét
Kiến nghị, đề xuất
Các điều khoản
Các tài liệu xúc tiến
Các bản hướng dẫn/thông báo
Viết lại và chỉnh sửa
Các cuộc họp cần tổ chức/yêu cầu
Ai là người cần biết quyết định đó?
Xem xét cẩn thận
Tài chính
Lượng tiền mặt
Số liệu thống kê
Ngân quỹ
Các dự báo/ kế hoạch
Bản phân tích Lỗ – Lãi
Bảng cân đối thu chi
Dòng tín dụng
Lập kế hoạch/ tổ chức sắp xếp
Lập kế hoạch chính thức (mục tiêu, mục đích, kết quả)
Các dự án hiện tại (những giai đoạn tiếp theo)
Các dự án sắp tới
Nguồn cung cấp
Văn phòng
Tổ chức, sắp xếp văn phòng
Đồ đạc
Vật trang trí
Chờ đợi…
Thông tin
Công việc được giao/các dự án
Thời điểm để hoàn thành công việc
Trả lời:
Thư từ
Các ghi nhớ
Các cuộc điện thoại
Các kiến nghị
Việc trưng thu
Việc bồi hoàn
Tiền chi vặt
Bảo hiểm
Các hàng hóa đặt mua
Các hạng mục phải sửa chữa
Vé
Quyết định công việc khác
Phát triển sự chuyên nghiệp
Huấn luyện/hội thảo
Những điều cần học
Những điều cần tham khảo
Kỹ năng luyện tập/học, đặc biệt là máy tính
Đào tạo băng/video
Sơ yếu lý lịch
Giáo dục bên ngoài
Nghiên cứu − cần tìm hiểu về…
Tủ quần áo chuyên nghiệp
Cá nhân
Những công việc được bắt đầu nhưng chưa hoàn thành
Những công việc cần được bắt đầu
Cam kết/hứa với người khác
Vợ/ chồng
Con cái
Gia đình
Bạn bè
Chuyên gia
Khoản vay mượn
Các dự án: các tổ chức khác
Dịch vụ
Dân sự
Tình nguyện viên
Giao tiếp liên lạc tạo ra/nhận lấy
Gia đình
Bạn bè
Chuyên gia
Bắt đầu hoặc trả lời:
Điện thoại
Thư từ
Danh thiếp
Sự kiện sắp tới
Các dịp đặc biệt
Các lễ sinh nhật
Lễ chúc mừng hàng năm
Các đám cưới
Các lễ tốt nghiệp
Các kỳ nghỉ
Du lịch
Các chuyến đi cuối tuần
Các sự kiện xã hội
Các sự kiện văn hóa
Các sự kiện thể thao
Đường cao tốc
Tường/ sàn/ trần nhà
Vật trang trí
Đồ đạc
Các tiện ích
Thiết bị, dụng cụ
Đèn treo
Đồ bếp
Máy giặt/ máy xì khô
Nơi sắp xếp/ dọn dẹp
Máy vi tính
Phần mềm
Phần cứng
Kết nối
CD- ROM
Email/ Internet
Ti vi
Đầu video
Nhạc/ CD/ băng cassette
Máy quay phim
Điện thoại
Máy trả lời
Dụng cụ thể thao
Tủ quần áo
R&D – những việc phải làm
Nơi đến
Người gặp mặt/ mời đến
Sự thu hút ở địa phương
Quản lý
Tài chính
Các hóa đơn
Các ngân hàng
Các khoản đầu tư
Các khoản vay
Thuế
Bảo hiểm
Các vấn đề pháp lý
Lập hồ sơ
Chờ đợi…
Email
Chỉnh sửa
Bồi hoàn
Các khoản vay
Hồ sơ y tế
RSVPs
Gia đình/Đồ gia dụng
Chủ nhà
Quyền sở hữu tài sản
Hợp pháp
Bất động sản
Khoanh vùng
Thuế
Chủ thầu/ Các nhà thầu
Điều hòa/ lò sưởi
Hệ thống nước
Điện
Mái nhà
Cảnh quan
Gara/ Kho lưu trữ
Sửa chữa/ bảo dưỡng xe
Dụng cụ
Hành lý
Con vật yêu
Chăm sóc y tế
Bác sĩ
Nha sĩ
Chuyên gia y tế
Sở thích
Sách/ băng ghi/
băng cassette/ đĩa
Việc vặt
Cửa hàng phần cứng
Hiệu thuốc
Chợ
Ngân hàng
Máy lau nhà
Văn phòng phẩm
Cộng đồng
Hàng xóm
Trường học
Chính quyền địa phương
Vấn đề dân sự
Bảng kê hệ thống thông tin
Nếu đầu óc bạn trống rỗng, cả về công việc cá nhân và công việc chuyên môn, thì hệ thống thông tin của bạn sẽ đầy. Ngoài các hạng mục giấy tờ trong hệ thống thông tin, bảng kê của hệ thống nên bao gồm các thư thoại và email. Nó cũng nên chứa cả danh sách chưa quyết định bước hành động tiếp theo.
Tôi thường xuyên khuyên khách hàng in những thư thoại cần sự đánh giá đúng đắn ra giấy và để chúng vào hệ thống thông tin cùng với sổ ghi chép. Điều này thường cần sự đánh giá đúng đắn. Nếu bạn thường xuyên sử dụng Palm PDA hay Microsoft Outlook hoặc Lotus Organizer hơn là lịch và điện thoại thì bạn nên in ra các danh
sách công việc và đặt chúng vào hệ thống thông tin.
Những thứ không nên nằm “trong” hệ thống thông tin
Khi bạn làm tất cả công việc đó, bạn đã sẵn sàng bước sang giai đoạn tiếp theo. Bạn không muốn để lại bất kỳ thứ gì “vào” hệ thống thông tin trong một khoảng thời gian không xác định, bởi nó sẽ trở lại trí óc bạn khi bạn vẫn chưa giải quyết công việc đó. Tất nhiên, một trong những nhân tố quan trọng mà con người không muốn thu thập dữ liệu vào hệ thống là thiếu phương pháp tổ chức và xử lý để quản lý công việc đó.
Điều này dẫn chúng ta đến chương tiếp theo: “Làm rỗng hệ thống thông tin.”
Ở Chương 2, tôi đã miêu tả các việc cơ bản của giai đoạn thu thập công việc. Chương này sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết hơn thông qua quá trình đặt tất cả những công việc chưa hoàn thành, “mọi thứ linh tinh”, vào một nơi. Đó là bước khởi đầu quan trọng để đạt được trạng thái “tâm tĩnh như nước”. Việc thu thập nhiều việc hơn bình thường mang lại cho bạn cảm giác tích cực. Nhưng nếu bạn có thể tiến tới và thực hiện toàn bộ quá trình thu thập thì nó sẽ làm thay đổi đáng kể kinh nghiệm của bạn và cung cấp cho bạn sự tham khảo mới quan trọng để có thể vươn tới đỉnh cao công việc.
Khi tôi truyền đạt quá trình này cho một khách hàng, giai đoạn thu thập thường mất khoảng từ 1-6 giờ, thậm chí có thể mất đến một ngày. Nếu kiểm soát tất cả các công việc ở văn phòng và ở những nơi khác thì bạn có thể mất nhiều thời gian hơn.
Tôi cam đoan, nếu bạn dành ít nhất hai giờ thực hành theo phần này, bạn có thể kiểm soát phần lớn công việc tồn đọng. Và bạn có thể nắm bắt được phần còn lại bằng cách tạo ra những ghi chú có liên quan − ví dụ như “dọn dẹp và xử lý kho chứa”, “dọn dẹp tủ trong văn phòng”.
Thực tế, bạn không thể thu thập 100% công việc mọi lúc. Như hầu hết mọi người, bạn sẽ tiến quá nhanh và bị cuốn hút vào công việc suốt cả tuần để xóa bỏ những ý tưởng và cam kết ra khỏi tâm trí. Nhưng nó sẽ là một tiêu chuẩn lý tưởng thúc đẩy bạn “dọn dẹp” hồ sơ công việc mà mình quan tâm.
Sẵn sàng, lập ra…
Có nhiều lý do thiết thực bạn thu thập mọi thứ trước khi xử lý chúng:
1. Nó hữu ích cho lượng công việc bạn phải giải quyết.
2. Nó cho bạn biết đâu là “phía cuối của đường hầm”.
3. Khi xử lý và sắp xếp, bạn không muốn tâm trí bị sao nhãng bởi hàng loạt công việc mơ hồ ở “một nơi nào đó”. Khi đã thu thập mọi thứ bạn quan tâm vào một nơi, bạn sẽ tự động chuyển sang trạng thái tập trung cao hơn và có kiểm soát.
Bạn có thể thấy nản lòng khi tập trung mọi việc vào cùng một nơi và cùng một lúc, bởi mọi thứ không ở đúng vị trí của nó. Đó là do “trực giác”, bởi trong phần lớn trường hợp, hầu hết những thứ linh tinh thật sự không “quan trọng” như vậy. Nó không phải là việc cấp bách và có thể sẽ không có gì xảy ra nếu chưa được giải quyết. Đó là việc bạn giữ lại tấm danh thiếp của ai đó vì nghĩ rằng có thể mình sẽ muốn liên lạc với họ. Đó là một thiết bị ở ngăn kéo dưới cùng mà một lúc nào đó bạn sẽ nhớ ra. Chúng là những thứ “làm tình làm tội” bạn, nhưng bạn vẫn chưa quyết định sử dụng hay bỏ đi. Nhưng bởi vì bạn nghĩ vẫn có thể có những thứ quan trọng, nên “những đồ đạc linh tinh” kiểm soát bạn và làm bạn tiêu tốn nhiều năng lượng trí tuệ hơn. Hãy tỉnh táo, bạn có thể cảm thấy thoải mái với những việc bạn không làm chỉ khi bạn biết mình không nên làm việc đó.
Vậy đã đến lúc bắt đầu. Hãy thu thập thông tin, mua một tập giấy ghi chú và hãy…
… Tiến lên!
Việc thu thập vật chất
Việc đầu tiên là tìm môi trường vật chất cho những thứ vốn không thuộc về nơi nó tồn tại và đặt nó trong hệ thống thông tin của bạn. Bạn sẽ thu thập những thứ chưa hoàn thành, những thứ đã được lên kế hoạch thực hiện. Tất cả phải đặt vào “trong đó”, sẵn sàng cho việc xử lý sau này.
Cái gì ở nơi nào
Cách tốt nhất để đưa ra quyết định về việc liệu công việc có nên ở trong hệ thống hay không là biết rõ cái gì không nên ở trong hệ thống. Dưới đây là bốn thứ có thể tồn tại ở nơi chúng ở, cách chúng làm mà không có hành động nào trói buộc:
• Nguồn cung cấp
• Tài liệu tham khảo
• Vật trang trí
• Thiết bị
Nguồn cung cấp… là những thứ cần giữ lại vì bạn phải thường xuyên sử dụng, như văn phòng phẩm, danh thiếp, tem, kẹp ghim, hộp đựng, tập giấy, pin, văn bản mẫu cần điền, dây chun. Hầu hết mọi người có ngăn kéo “đồ dùng cá nhân” ở nơi làm việc chứa kem đánh răng, Kleenex, kẹo bạc hà,…
Tài liệu tham khảo… là những gì bạn giữ lại để lấy thông tin như bộ điều khiển phần mềm bằng tay, thực đơn của quán cà phê địa phương. Loại này bao gồm cả số điện thoại và địa chỉ của bạn, những tài liệu liên quan đến các dự án, chủ đề và các nguồn cung cấp như từ điển bách khoa, từ điển và niên giám.
Vật trang trí… là ảnh gia đình, tác phẩm nghệ thuật và những vật ngộ nghĩnh trên bảng tin của bạn. Nó cũng có thể là bảng sứ, vật kỷ niệm và/hoặc chậu hoa.
Thiết bị… hiển nhiên là điện thoại, máy vi tính, máy fax, máy in, sọt rác, đồ đạc và/ hoặc đầu máy video.
Bạn không nghi ngờ gì về việc có nhiều thứ trong 4 loại trên − cơ bản là vì tất cả các công cụ của bạn đều không liên quan đến chúng. Những thứ khác được đặt “vào trong”. Nhưng nhiều thứ bạn có thể làm sáng tỏ ngay từ đầu như nguồn cung cấp, tài liệu tham khảo, vật trang trí và thiết bị cũng có thể có hoạt động liên kết với chúng bởi vì chúng chưa ở nơi chính xác của mình.
Ví dụ, hầu hết mọi người đều có tài liệu tham khảo hết hạn hoặc cần được sắp xếp lại trong ngăn kéo. Những thứ này nên được đặt “vào trong”. Nhưng nếu ngăn kéo của bạn không kiểm soát được hay có quá nhiều tài liệu “không sử dụng” hoặc chưa được sắp xếp, đó là sự không đầy đủ cần phải được bổ sung. Những tấm ảnh của con bạn đều mới chụp phải không? Đây có phải là tác phẩm nghệ thuật bạn muốn treo trên tường không? Những vật kỷ niệm này có thật sự là những thứ bạn muốn giữ lại hay không? Những đồ đạc này có còn giá trị như vốn có không? Máy tính có được lắp đặt theo cách bạn muốn không? Nói cách khác, nguồn cung cấp, tài liệu tham khảo, vật trang trí và thiết bị có thể cần vứt vào sọt rác nếu không còn giá trị sử dụng.
Các vấn đề về thu thập thông tin
Khi tham gia vào quá trình thu thập thông tin, bạn có thể làm một hoặc nhiều việc sau:
• Bạn để nhiều việc vào một hệ thống.
• Bạn dọn dẹp và sắp xếp không đúng.
• Bạn có một số dạng tài liệu đã được thu thập và sắp xếp.
• Bạn tình cờ gặp những thứ quan trọng mà bạn không muốn giữ lại.
Sẽ thế nào nếu đặt một thứ quá lớn vào hệ thống? Nếu bạn không thể đặt một thứ gì đó vào hệ thống, hãy mô tả nó trên một mẩu giấy nhỏ. Ví dụ, nếu bạn có một bức tranh hay một tác phẩm nghệ thuật khác sau cánh cửa văn phòng thì bạn chỉ cần viết cụm từ “tác phẩm nghệ thuật đằng sau cánh cửa” lên một mẩu giấy và đặt nó vào hệ thống.
Hãy chắc chắn là bạn sẽ thường xuyên cập nhật hệ thống. Điều này đem lại hai lợi ích. Nếu hệ thống sắp xếp của bạn có nhiều mẩu giấy minh họa mọi thứ, thì sẽ rất hữu ích nếu muốn biết mẩu giấy được viết khi nào. Đó cũng là một thói quen tốt để cập nhật những thứ bạn viết ra, từ mẩu giấy ghi chú trong hộp đựng hộp thư thoại, đến các ghi chú gọi điện cho khách hàng. Bỏ ra một chút thời gian để những mẩu giấy trở nên hữu dụng là việc làm rất đáng giá mà bạn nên phát triển thành một thói quen.
Sẽ như thế nào nếu để quá nhiều hồ sơ vào hệ thống? Nếu bạn giống 98% khách hàng của tôi, hành động thu thập thông tin bạn đầu của bạn sẽ có kết quả hơn nhiều so với những gì chất đống trong hệ thống. Trong trường hợp này, hãy tạo ra từng chồng tài liệu chất quanh hệ thống và, thậm chí xếp dưới sàn nhà. Cuối cùng, khi bạn xử lý và sắp xếp mọi thứ, hệ thống của bạn sẽ trống rỗng. Trong lúc này, hãy chắc chắn rằng có một sự khác biệt hiển nhiên giữa những chồng tài liệu “bên trong” và tất cả những thứ khác.
Vứt bỏ ngay lập tức. Nếu một thứ hiển nhiên là vô giá trị, hãy vứt bỏ ngay khi bạn thấy nó. Đối với một số khách hàng của tôi, điều này được đánh dấu bằng lần đầu tiên họ dọn sạch ngăn kéo của mình!
Nếu bạn không chắc chắn một thứ gì đó có đáng giữ lại hay không, hãy đặt nó vào “bên trong”. Bạn có thể quyết định về nó sau này, khi xử lý hệ thống. Những gì bạn không muốn làm thì đừng để mình bị cuốn hút vào những việc nhỏ nhặt, hãy cố gắng quyết định làm gì. Bạn sẽ xem lại nó sau này nếu nó ở “bên trong” hệ thống và thật dễ dàng để có quyết định như vậy khi bạn đang ở trong một mô hình xử lý. Mục đích của quá trình thu thập là đưa mọi việc vào hệ thống một cách nhanh chóng nhất, do vậy gánh nặng sẽ giảm bớt và bạn sẽ “tiến vào cuộc chiến”.
Cẩn thận với con virut sắp xếp và dọn dẹp! Nhiều người nhiễm virut sắp xếp và dọn dẹp khi làm các công việc khác nhau ở văn phòng (và ở nhà). Nếu điều đó xảy đến với bạn, bạn sẽ có đủ thời gian để xử lý công việc (như là bạn có ít nhất một tuần). Những gì bạn phải làm là không chạy theo các công việc nhỏ nhặt để rồi không thể xử lý được toàn bộ công việc. Bạn có thể mất nhiều thời gian hơn bạn nghĩ khi xử lý công việc và lập hệ thống.
Còn những công việc nằm trong danh sách và hệ thống của bạn thì sao? Có thể bạn đã có một số danh sách và hệ thống. Nhưng trừ phi bạn hoàn toàn quen thuộc với mô hình xử lý công việc này và đã từng thực hiện nó, nếu không, bạn nên coi những danh sách này là những công việc phải được xử lý giống như các công việc khác “bên trong”. Bạn sẽ muốn hệ thống của mình phù hợp và cần thiết để đánh giá công việc với cùng một quan điểm.
“Nhưng tôi không thể quên công việc đó…!” Thông thường, trong quá trình thu thập thông tin, sẽ có ai đó xem một mẩu giấy hoặc một tài liệu và nói: “Ôi! Tôi đã quên mất công việc đó! Tôi phải thực hiện nó!” Đó có thể là cuộc điện thoại bị nhỡ mà cô ấy dự định gọi lại hai ngày trước, hoặc vài ghi chú nhắc cô về một số hành động mà cô muốn làm từ nhiều tuần trước. Cô không muốn để nó vào đống công việc của hệ thống khác vì sợ sẽ lại quên.
Nếu điều đó xảy đến với bạn, trước tiên hãy tự hỏi đó có phải là công việc bạn thật sự phải làm không. Nếu có, hãy giải quyết công việc đó ngay lập tức để có thể xóa bỏ nó ra khỏi tâm trí. Nếu không, hãy đặt tạm nó vào “bên trong”. Bạn sẽ xử lý toàn bộ và sẽ trút hết mọi thứ ra vào một lúc nào đó, nên công việc đó sẽ không bị lãng quên.
Nếu bạn không thể giải quyết công việc trong lúc này nhưng vẫn phải ghi nhớ nó, hãy tạo ra một đống công việc “khẩn cấp” ngay trong tầm tay. Đó không phải là giải pháp lý tưởng, nhưng công việc sẽ được giải quyết. Hãy nhớ rằng bạn sẽ cảm thấy lo lắng khi nghĩ quá nhiều về công việc. Hãy tạo ra sự thoải mái.
Hãy bắt đầu với chiếc bàn của bạn
Bạn sẵn sàng chưa? Hãy bắt đầu sắp xếp mọi thứ trên bàn vào một hệ thống. Thông thường, sẽ có rất nhiều thứ được đặt vào hệ thống này. Nhiều người sử dụng chiếc bàn của mình như một hệ thống thông tin. Nếu bạn giống họ, bạn sẽ có một vài đống tài liệu quanh mình. Hãy bắt đầu với một khoảng trống trong văn phòng và di chuyển, giải quyết mọi thứ. Những thứ thông thường là:
• Hàng đống thư và vật kỷ niệm
• Những miếng giấy ghi chú các cuộc gọi
• Danh thiếp
• Những ghi chú từ cuộc họp
Đừng vội nói: “Ồ, tôi biết những gì trong đống tài liệu đó, và đó là thứ tôi muốn sắp xếp lại”. Đó chính xác là những gì chưa được làm và chúng phải được đặt vào hệ thống thông tin.
Khi đi xung quanh chiếc bàn làm việc của bạn, hãy tự hỏi, nếu bạn có ý định thay đổi một số thiết bị hay đồ dùng ở đó: Điện thoại có hoạt động tốt không? Máy tính thì sao? Chiếc bàn này thế nào? Nếu có đồ vật nào cần thay đổi, hãy viết lại ghi chú và để vào “bên trong” hệ thống.
Các ngăn kéo bàn
Tiếp theo, hãy cố gắng sắp xếp ngăn kéo bàn làm việc, nếu có. Có gì đáng quan tâm ở đó không? Có việc gì có thể làm không? Nếu câu trả lời là có, bạn có thể đặt tất cả những việc có thể giải quyết vào hệ thống hoặc viết một mẩu giấy ghi chú về công việc đó. Việc bạn có nhân cơ hội này dọn dẹp và sắp xếp các ngăn kéo hoặc viết một mẩu ghi chú đơn giản để sau này thực hiện hay không phụ thuộc vào số lượng thời gian và công việc bạn có ở đó.
Công việc hàng đầu
Tiếp tục làm công việc của bạn quanh văn phòng, dọn dẹp mọi thứ trên tủ. Thông thường, sẽ có hàng đống tài liệu, thư đang đọc dở, và nhiều cặp hồ sơ linh tinh cùng hàng đống tài liệu hỗ trợ cho công việc. Hãy thu thập chúng.
Nếu có một tài liệu tham khảo bạn đã dùng và bỏ quên và nếu bạn có thể đặt nó trở lại tủ hồ sơ chỉ trong 1 giây, hãy làm việc đó. Hãy kiểm tra cẩn thận xem công việc trong tương lai có liên quan đến tài liệu hay không trước khi cất đi. Nếu có, hãy đặt nó vào “bên trong” để bạn có thể giải quyết sau.
Bên trong tủ hồ sơ
Bây giờ, hãy quan sát bên trong tủ hồ sơ. Có cái gì ở đó? Đây là nơi hoàn hảo để cất giữ nguồn cung cấp lớn và các tài liệu tham khảo, và cũng là nơi hấp dẫn để bạn cất giữ các dữ liệu ở mức độ cao. Có thứ gì quá hạn ở đó không? Thông thường, tôi thấy việc sưu tầm và sự hoài cổ không có ý nghĩa gì đối với khách hàng của tôi. Ví dụ, tổng giám đốc của một văn phòng bảo hiểm sẽ vứt bỏ một số giải thưởng về “sự cống hiến” mà anh tích lũy nhiều năm qua vào sọt rác.
Một lần nữa, nếu có một tủ hồ sơ hỏng hóc và cần được dọn dẹp, sắp xếp, thì bạn hãy viết điều đó vào một mẩu giấy và đặt nó vào hệ thống thông tin.
Sàn nhà, tường và giá sách
Có việc gì trên bảng thông báo cần được làm không? Có thứ gì không nên treo trên tường không? Bạn có quan tâm đến ảnh gia đình, tác phẩm nghệ thuật, gốm sứ hay vật trang trí nào không? Những giá sách thì sao? Có cuốn sách nào chưa tặng hay đọc không? Có những catalog hay tạp chí nào đã cũ, hoặc có những công việc nào sẽ liên quan đến chúng không? Có đống tài liệu nào trên sàn nhà không? Hãy nhanh chóng chuyển chúng sang hệ thống thông tin của bạn để thêm vào bảng kiểm kê.
Thiết bị, trang bị và đồ đạc cố định
Bạn có muốn thay đổi các thiết bị, đồ đạc hay khoảng không gian nào trong phòng mình không? Mọi thứ có hoạt động tốt không? Phòng bạn có đủ ánh sáng không? Nếu có công việc nào phải làm, bạn biết phải làm gì rồi chứ? Hãy ghi chú lại và để vào hệ thống thông tin.
Các địa điểm khác
Phụ thuộc vào những bạn cần làm trong quá trình này, bạn có thể muốn có phiên bản của một loại hình thu thập ở bất cứ chỗ nào bạn lưu trữ dữ liệu. Nếu bạn quyết định để cho đầu óc thảnh thơi, thì sẽ rất hữu ích khi bạn làm công việc đó bất cứ nơi nào.
Một số giám đốc điều hành tôi làm việc cùng thấy được giá trị của việc nhờ tôi giúp họ suốt quá trình này. Họ thường để những việc “không quan trọng” lắm gài bẫy mình trong cuộc sống gia đình và ăn mòn năng lượng.
Sự thu thập tinh thần: trí óc thanh thản
Khi bạn cảm thấy đã thu thập tất cả công việc cần được xử lý xung quanh mình, bạn sẽ muốn thu thập thêm nhiều thứ khác đang trú ngụ trong bộ RAM tinh thần của mình. Những việc không nằm trong hệ thống thông tin khiến bạn quan tâm là gì?
Đây là lúc hàng đống giấy tờ được sử dụng. Theo tôi, bạn nên viết ra từng suy nghĩ, ý tưởng, công việc mình quan tâm vào từng tờ giấy. Bạn có thể lập được một danh sách dài nhưng bạn sẽ xử lý từng công việc như thế nào? Sẽ hiệu quả hơn nếu bạn viết mỗi công việc lên một trang giấy. Bạn sẽ không thích giữ lại những mẩu giấy này (trừ phi bạn quyết định những thứ thuộc về công nghệ thấp có phương pháp tổ chức sắp xếp tốt nhất của bạn), nhưng sẽ rất thuận tiện khi có nó là những hạng mục riêng biệt để bạn xử lý công việc.
Sau khi thu thập tất cả mọi thứ, bạn sẽ mất từ 20-60 phút để viết những gì trong đầu bạn lên từng trang giấy. Bạn sẽ thấy mọi thứ xảy đến với bạn rất ngẫu hứng − việc nhỏ, việc lớn, việc cá nhân, việc chuyên môn − không theo một trật tự nào.
Trong trường hợp này, hãy quan tâm đến số lượng. Làm nhiều việc sẽ tốt hơn là bỏ lỡ một số việc. Sau đó, bạn có thể vứt nó vào sọt rác. Ý tưởng đầu tiên của bạn có thể là “bảo vệ tầng ôzôn”, và sau đó bạn nghĩ “Tôi cần thức ăn cho mèo!” Hãy thu thập chúng lại. Đừng ngạc nhiên nếu bạn khám phá ra rằng bạn đã viết ra hàng chồng giấy “trong” suốt tiến trình này.
Danh sách “Khởi động”
Để đầu óc thanh thản, bạn có thể nhìn lại từng mục trong dach sách “những việc chưa hoàn thành” dưới đây để xem mình có bỏ quên việc gì không. Thông thường, bạn chỉ cần một cú huých nhẹ để có thể tìm ra những gì đang ẩn nấp trong tâm trí. Hãy nhớ rằng, khi có điều gì xảy đến với bạn, hãy viết nó lên một mẩu giấy và đặt vào hệ thống thông tin.
Danh sách ”những việc chưa hoàn thành”
Chuyên gia
Những công việc đã làm nhưng chưa hoàn thành
Những công việc cần bắt đầu làm
Cam kết làm những công việc khác
Ông chủ/các đối tác
Các đồng nghiệp
Cấp dưới
Những người khác trong tổ chức
Người “ngoài”
Các khách hàng
Các tổ chức khác
Các chuyên gia
Tạo ra/nhận lấy các cuộc giao tiếp
Đối nội/đối ngoại. Làm theo hoặc trả lời:
Các cuộc điện thoại
Hộp thư thoại
Email
Tin nhắn
Fax
Thư từ
Các ghi nhớ
Các tài liệu khác phải được hoàn thành/đệ trình
Các báo cáo
Kế hoạch kinh doanh/tiếp thị
Khả năng tổ chức
Sự kiện sắp tới
Họp hành
Thuyết trình
Cơ cấu tổ chức
Thay đổi tiện nghi
Lắp đặt hệ thống/thiết bị mới
Du lịch
Ngân hàng
Báo thu
Phải trả
Tiền chi vặt
Quản lý
Các vấn đề pháp lý
Bảo hiểm
Nhân sự
Các chính sách/thủ tục
Các khách hàng
Đối nội
Đối ngoại
Tiếp thị
Xúc tiến
Bán hàng
Dịch vụ khách hàng
Hệ thống
Điện thoại
Máy vi tính
Thiết bị văn phòng
Thiết bị khác
Các tiện ích
Lập hồ sơ
Lưu trữ
Bảng kiểm kê
Đánh giá/ xem xét
Kiến nghị, đề xuất
Các điều khoản
Các tài liệu xúc tiến
Các bản hướng dẫn/thông báo
Viết lại và chỉnh sửa
Các cuộc họp cần tổ chức/yêu cầu
Ai là người cần biết quyết định đó?
Xem xét cẩn thận
Tài chính
Lượng tiền mặt
Số liệu thống kê
Ngân quỹ
Các dự báo/ kế hoạch
Bản phân tích Lỗ – Lãi
Bảng cân đối thu chi
Dòng tín dụng
Lập kế hoạch/ tổ chức sắp xếp
Lập kế hoạch chính thức (mục tiêu, mục đích, kết quả)
Các dự án hiện tại (những giai đoạn tiếp theo)
Các dự án sắp tới
Nguồn cung cấp
Văn phòng
Tổ chức, sắp xếp văn phòng
Đồ đạc
Vật trang trí
Chờ đợi…
Thông tin
Công việc được giao/các dự án
Thời điểm để hoàn thành công việc
Trả lời:
Thư từ
Các ghi nhớ
Các cuộc điện thoại
Các kiến nghị
Việc trưng thu
Việc bồi hoàn
Tiền chi vặt
Bảo hiểm
Các hàng hóa đặt mua
Các hạng mục phải sửa chữa
Vé
Quyết định công việc khác
Phát triển sự chuyên nghiệp
Huấn luyện/hội thảo
Những điều cần học
Những điều cần tham khảo
Kỹ năng luyện tập/học, đặc biệt là máy tính
Đào tạo băng/video
Sơ yếu lý lịch
Giáo dục bên ngoài
Nghiên cứu − cần tìm hiểu về…
Tủ quần áo chuyên nghiệp
Cá nhân
Những công việc được bắt đầu nhưng chưa hoàn thành
Những công việc cần được bắt đầu
Cam kết/hứa với người khác
Vợ/ chồng
Con cái
Gia đình
Bạn bè
Chuyên gia
Khoản vay mượn
Các dự án: các tổ chức khác
Dịch vụ
Dân sự
Tình nguyện viên
Giao tiếp liên lạc tạo ra/nhận lấy
Gia đình
Bạn bè
Chuyên gia
Bắt đầu hoặc trả lời:
Điện thoại
Thư từ
Danh thiếp
Sự kiện sắp tới
Các dịp đặc biệt
Các lễ sinh nhật
Lễ chúc mừng hàng năm
Các đám cưới
Các lễ tốt nghiệp
Các kỳ nghỉ
Du lịch
Các chuyến đi cuối tuần
Các sự kiện xã hội
Các sự kiện văn hóa
Các sự kiện thể thao
Đường cao tốc
Tường/ sàn/ trần nhà
Vật trang trí
Đồ đạc
Các tiện ích
Thiết bị, dụng cụ
Đèn treo
Đồ bếp
Máy giặt/ máy xì khô
Nơi sắp xếp/ dọn dẹp
Máy vi tính
Phần mềm
Phần cứng
Kết nối
CD- ROM
Email/ Internet
Ti vi
Đầu video
Nhạc/ CD/ băng cassette
Máy quay phim
Điện thoại
Máy trả lời
Dụng cụ thể thao
Tủ quần áo
R&D – những việc phải làm
Nơi đến
Người gặp mặt/ mời đến
Sự thu hút ở địa phương
Quản lý
Tài chính
Các hóa đơn
Các ngân hàng
Các khoản đầu tư
Các khoản vay
Thuế
Bảo hiểm
Các vấn đề pháp lý
Lập hồ sơ
Chờ đợi…
Email
Chỉnh sửa
Bồi hoàn
Các khoản vay
Hồ sơ y tế
RSVPs
Gia đình/Đồ gia dụng
Chủ nhà
Quyền sở hữu tài sản
Hợp pháp
Bất động sản
Khoanh vùng
Thuế
Chủ thầu/ Các nhà thầu
Điều hòa/ lò sưởi
Hệ thống nước
Điện
Mái nhà
Cảnh quan
Gara/ Kho lưu trữ
Sửa chữa/ bảo dưỡng xe
Dụng cụ
Hành lý
Con vật yêu
Chăm sóc y tế
Bác sĩ
Nha sĩ
Chuyên gia y tế
Sở thích
Sách/ băng ghi/
băng cassette/ đĩa
Việc vặt
Cửa hàng phần cứng
Hiệu thuốc
Chợ
Ngân hàng
Máy lau nhà
Văn phòng phẩm
Cộng đồng
Hàng xóm
Trường học
Chính quyền địa phương
Vấn đề dân sự
Bảng kê hệ thống thông tin
Nếu đầu óc bạn trống rỗng, cả về công việc cá nhân và công việc chuyên môn, thì hệ thống thông tin của bạn sẽ đầy. Ngoài các hạng mục giấy tờ trong hệ thống thông tin, bảng kê của hệ thống nên bao gồm các thư thoại và email. Nó cũng nên chứa cả danh sách chưa quyết định bước hành động tiếp theo.
Tôi thường xuyên khuyên khách hàng in những thư thoại cần sự đánh giá đúng đắn ra giấy và để chúng vào hệ thống thông tin cùng với sổ ghi chép. Điều này thường cần sự đánh giá đúng đắn. Nếu bạn thường xuyên sử dụng Palm PDA hay Microsoft Outlook hoặc Lotus Organizer hơn là lịch và điện thoại thì bạn nên in ra các danh
sách công việc và đặt chúng vào hệ thống thông tin.
Những thứ không nên nằm “trong” hệ thống thông tin
Khi bạn làm tất cả công việc đó, bạn đã sẵn sàng bước sang giai đoạn tiếp theo. Bạn không muốn để lại bất kỳ thứ gì “vào” hệ thống thông tin trong một khoảng thời gian không xác định, bởi nó sẽ trở lại trí óc bạn khi bạn vẫn chưa giải quyết công việc đó. Tất nhiên, một trong những nhân tố quan trọng mà con người không muốn thu thập dữ liệu vào hệ thống là thiếu phương pháp tổ chức và xử lý để quản lý công việc đó.
Điều này dẫn chúng ta đến chương tiếp theo: “Làm rỗng hệ thống thông tin.”
