Hãy đảm bảo bạn đã thu thập mọi thứ bạn quan tâm, việc của bạn bây giờ là giải quyết toàn bộ hệ thống thông tin. Làm rỗng hệ thống thông tin không có nghĩa là giải quyết tất cả những thứ đã thu thập. Nó chỉ có nghĩa là xác định rõ từng hạng mục và quyết định đó là gì, có ý nghĩa như thế nào và bạn sẽ làm gì với nó.
Khi bạn hoàn thành việc xử lý hệ thống thông tin, bạn sẽ:
1. Bỏ đi những gì không cần thiết.
2. Hoàn thành mọi hành động ít-hơn-2-phút.
3. Hoàn thành công việc được giao phó.
4. Phân loại công việc vào hệ thống của mình, lưu ý những hành động cần hơn hai phút giải quyết; và
5. Vạch ra các cam kết (dự án) lớn hơn bạn có hiện tại dựa trên các dữ liệu đầu vào.
Để có cái nhìn tổng quát về quá trình này, bạn sẽ thấy rất hữu dụng khi xem sơ đồ tổ chức luồng công việc ở trang sau. Những ô đậm minh họa các bước trong quá trình xử lý và quyết định công việc tiếp theo của bạn.
Chương này tập trung đến các cột giữa của sơ đồ, các bước từ hệ thống thông tin tới công việc tiếp theo. Bạn sẽ thấy, cách tổ chức tự nhiên đem lại hiệu quả cho từng công việc. Ví dụ, nếu bạn lấy một thứ từ hệ thống thông tin và nhận ra: “Mình phải gọi điện cho Andrea thông báo về việc đó, nhưng phải gọi vào thứ hai khi cô ấy ở văn phòng”. Sau đó, bạn sẽ hoãn lại việc này và ghi vào cuốn lịch sẽ gọi cho Andrea vào thứ hai.
Tôi khuyên bạn nên đọc toàn bộ chương này và chương sau trước khi bắt đầu xử lý công việc trong hệ thống thông tin. Bạn có thể bỏ qua một vài giai đoạn. Khi tôi tập huấn khách hàng thông qua tiến trình này, công đoạn xử lý công việc trở nên đơn giản hơn.
Ví dụ, nhiều khách hàng tham gia đợt tập huấn của tôi muốn lập một hệ thống PDA đồng bộ với Microsoft Outlook mà công ty họ sử dụng cho email hay lập trình. Việc đầu tiên chúng tôi phải làm (sau khi thu thập hệ thống thông tin) là đảm bảo phần cứng và phần mềm đều hoạt động tốt. Sau đó, chúng tôi dọn dẹp (thông thường là in ra và tẩy xóa) mọi thứ trước đây chúng tôi cố gắng sắp xếp trong danh sách công việc Outlook và đặt chúng vào hệ thống thông tin. Tiếp theo, chúng tôi lập ra vài hạng mục công việc như “Các cuộc điện thoại”, “Công việc vặt”, “Tổ chức”, “Làm việc với máy tính”… Khi bắt đầu xử lý hệ thống thông tin, khách hàng có thể ngay lập tức đến
bên máy tính và thực hiện các bước hành động trực tiếp trong hệ thống mà mình thường dùng.
Nếu bạn chưa thể sử dụng được những thứ như hệ thống nhắc nhở cá nhân thì đừng lo lắng. Bạn có thể bắt đầu xử lý công việc với công nghệ thấp bằng các mẩu giấy. Sau đó, khi đã có hệ thống khác, bạn sẽ nâng cấp những công cụ đó.
Hướng dẫn xử lý
Cách tốt nhất để học mô hình này là làm theo nó. Nhưng có một vài nguyên tắc cơ bản sau đây:
• Xử lý công việc quan trọng trước.
• Xử lý từng công việc.
• Đừng bao giờ đặt một thứ gì đó trở lại hệ thống thông tin. Công việc quan trọng trước tiên
Ngay cả khi việc quan trọng thứ hai là đi gặp tổng thống còn việc quan trọng thứ nhất là trả lời một bức thư vô giá trị, thì bạn cũng phải xử lý bức thư vô giá trị trước! Ví dụ không có thật này nhằm làm rõ một quan điểm, một nguyên tắc quan trọng: mọi việc đều phải được xử lý công bằng. Động từ “xử lý” không có nghĩa là “dành thời gian cho”. Nó có nghĩa là “quyết định xem công việc là gì và đưa ra hành động để giải quyết chúng”. Bạn phải làm mọi việc trong hệ thống thông tin ngay khi có thể và không nên trốn tránh giải quyết bất cứ thứ gì.
Xem lướt qua công việc không phải là cách xử lý
Hầu hết mọi người xem hệ thống thông tin hay email của mình và giải quyết những công việc thú vị, vui vẻ hay khẩn cấp nhất trước. “Xem lướt qua công việc” cũng tốt, đôi khi là cần thiết (tôi cũng thường làm vậy). Có thể bạn sẽ chấm dứt cuộc hội thảo chỉ trong 15 phút. Do vậy, bạn phải chắc chắn rằng không còn thứ gì chưa được khám phá và biết được liệu khách hàng có trả lời email về vụ làm ăn béo bở hay không.
Nhưng đó không phải là cách xử lý hệ thống thông tin của bạn mà chỉ là sự xem lướt qua. Khi xử lý công việc, bạn phải có thói quen bắt đầu và khởi động công việc theo một trật tự nhất định. Khi bạn phá vỡ nguyên tắc đó và chỉ xử lý những việc bạn cảm thấy muốn làm theo những trật tự khác nhau, bạn sẽ để lại nhiều công việc không được giải quyết. Bạn sẽ không còn giải quyết công việc từ trên xuống dưới và công việc sẽ bị tồn đọng.
LIFO hay FIFO?
Theo lý thuyết, bạn nên xử lý hệ thống thông tin từ trên xuống dưới và việc nào đến trước thì giải quyết trước. Nếu bạn làm việc từ đầu đến cuối thì sẽ không quá khó khăn. Bạn sẽ thấy tất cả công việc cần giải quyết trong một trật tự. Nếu bạn cố gắng xóa những bức thư dở dang trong hệ thống thông tin, bạn sẽ thấy rằng, sẽ hiệu quả hơn khi xử lý việc cuối cùng trước, bởi vì hàng chuỗi các cuộc thảo luận tích lũy trên đầu các công việc khác.
Xử lý từng việc một
Trong khi xử lý hệ thống thông tin, bạn có thể có xu hướng làm một việc gì đó mà mình không biết chính xác, sau đó, quan tâm đến hàng đống công việc xa lạ khác mà bạn tham gia. Công việc đó thu hút tâm trí bạn bởi vì bạn biết phải làm gì với nó − và bạn không thích nghĩ đến những công việc trong tầm tay. Điều này rất nguy hiểm. Những gì trong tầm tay bạn đang nằm chất đống trên bàn làm việc bởi bạn sẽ bị sao nhãng với những công việc dễ dàng hơn, quan trọng hơn hay thú vị hơn khiến bạn bị sao nhãng.
Hầu hết mọi người muốn xử lý công việc cùng một lúc, đặt trước mặt và giải quyết chúng. Mặc dù rất thông cảm với việc “giải quyết số lượng lớn công việc”, nhưng tôi luôn nhắc nhở khách hàng xếp lại công việc nếu nó không thật sự quan trọng. Chỉ tập trung vào một việc cần sự quan tâm thích đáng và giải quyết triệt để. Nếu bạn ngắt quãng công việc (hay những thứ tương tự như vậy), thì bạn sẽ có vô số việc phát sinh trong hệ thống thông tin và trở nên mất kiểm soát.
Không làm nhiều việc cùng một lúc
Có một loại trừ nhỏ đối với nguyên tắc một-việc-một-lúc. Một vài người thật sự cần dịch chuyển trọng tâm của họ ra khỏi một việc nào đó ít nhất một phút rồi mới đưa ra quyết định về nó. Khi tôi nhận thấy điều này xảy ra với ai đó, tôi sẽ để họ làm hai hoặc ba việc một lúc. Nhờ vậy, họ sẽ lựa chọn hành động dễ dàng hơn và nhanh hơn.
Hãy nhớ rằng không nên làm nhiều việc. Hiệu quả chỉ đạt được khi bạn nắm chắc nguyên tắc hành động của từng công việc trong trật tự và không bao giờ tránh bất kỳ quyết định trong một hoặc hai phút.
Không đặt công việc nào trở lại hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin chỉ có một đường ra. Điều này được hiểu như lời khuyên “làm nhiều việc một lúc”, mặc dù trên thực tế đây là một ý tưởng không tồi. Nếu bạn làm theo, bạn sẽ không bao giờ có một danh sách công việc bởi bạn sẽ hoàn thành nó ngay khi có nó. Bạn cũng sẽ không đạt được hiệu quả cao vì mọi thứ bạn xử lý không theo như lần đầu tiên bạn nhận thức về chúng. Lời khuyên là xóa bỏ thói quen xấu, là đem mọi thứ ra khỏi hệ thống thông tin mà không quyết định xem chúng có ý nghĩa gì và sẽ làm gì với chúng; thay vào đó, bạn bỏ chúng lại. Một lời khuyên khác là “lần đầu tiên bạn đem một thứ gì đó ra khỏi hệ thống thông tin, hãy quyết định phải làm gì với nó và nó sẽ ra sao. Đừng bao giờ đặt nó trở lại hệ thống thông tin”.
Tôi biết tôi muốn làm gì, nhưng tôi không biết bắt đầu từ đâu.
–Stephen Bayne
Câu hỏi then chốt: “Hành động tiếp theo là gì?”
Bạn nhận được một thông điệp. Ngay lúc đó bạn cũng phải giải quyết một việc khác − và bạn sẽ quyết định bước hành động tiếp theo cho từng công việc. Điều này nghe có vẻ dễ dàng − và thực tế là vậy − nhưng nó cũng đòi hỏi bạn phải hành động nhanh, suy nghĩ thấu đáo. Hành động không phải tự nhiên mà cần phải được quyết định.
Ví dụ, trong việc đầu tiên, bạn có cần gọi điện cho ai khác không? Lấy thông tin ra chưa? Tìm thông tin trên mạng chưa? Mua thứ gì đó ở cửa hàng chưa? Nói chuyện với thư ký của bạn chưa? Gửi email cho sếp chưa? Nếu bạn có một hành động, bản chất của hành động đó sẽ quyết định sự lựa chọn tiếp theo. Nhưng nếu bạn nói “Công việc này không có gì để làm” thì sao?
Nếu không có hành động gì thì sao?
Một phần trong hệ thống thông tin của bạn dường như không đòi hỏi hành động. Có ba kiểu trong loại này:
• Vật vô giá trị
• Các thông tin còn ấp ủ
• Tài liệu tham khảo Vật vô giá trị
Nếu bạn làm theo những hướng dẫn của tôi, bạn sẽ không còn nghi ngờ việc bỏ đi tất cả những thứ linh tinh. Bạn dường như đặt rất nhiều tư liệu vào hệ thống thông tin, gồm cả những thứ không còn cần nữa. Do vậy, đừng ngạc nhiên nếu vẫn còn những thứ đáng vứt đi khi bạn xử lý công việc.
Xử lý tất cả mọi thứ giúp bạn biết rõ hơn những gì bạn sẽ làm và không nên làm. Giám đốc của một hiệp hội mà tôi làm việc cùng khám phá ra mình đã tích lũy quá nhiều email − trên thực tế, ông rất ít khi trả lời một bức thư. Ông nói với tôi, phương pháp của tôi giúp ông tuân theo “chế độ ăn kiêng lành mạnh” với những gì đang làm dở dang.
Bạn sẽ đưa ra câu hỏi: “Có nên giữ lại tài liệu để sau này tham khảo không?” Tôi có hai cách trả lời cho câu hỏi đó:
• Khi bạn không còn phân vân, hãy vứt chúng đi.
• Khi bạn còn phân vân, hãy giữ chúng lại.
Tùy bạn lựa chọn. Tôi nghĩ cả hai cách đều tốt. Bạn chỉ cần tin tưởng vào trực giác của mình và tình trạng thực tế của văn phòng. Hầu hết mọi người đều lo lắng về điều này bởi hệ thống của họ không có chức năng và hành động rõ ràng. Nếu bạn tiến hành phân chia mọi thứ thành tài liệu tham khảo, nguồn cung cấp và hành động được đòi hỏi, và nếu hệ thống tham khảo của bạn đơn giản và hoạt động tốt, thì bạn có thể dễ dàng giữ lại nhiều tài liệu. Khi không có hành động nào được đòi hỏi, thì chỉ còn vấn đề về không gian làm việc và vấn đề hậu cần.
Các chuyên gia lập hồ sơ có thể cung cấp cho bạn nhiều hướng dẫn chi tiết hơn tất cả những điều này. Và CPA của bạn có thể cung cấp thời gian biểu cho bạn biết bạn nên giữ lại loại tài liệu nào trong bao lâu. Bạn nên xác định khả năng có giải quyết được công việc hay không. Khi rõ ràng là không có hành động nào cần thiết, thì sẽ có nhiều lựa chọn.
Các thông tin còn ấp ủ
Có những thứ trong hệ thống thông tin của bạn khiến bạn tự nhủ “Hiện tại, không có gì để làm với chúng nhưng sau này thì có thể có”. Những ví dụ của loại này là:
• Có tin là Phòng Thương mại sẽ ăn điểm tâm với một phát ngôn viên. Bạn muốn biết về điều này nhưng hai tuần nữa nó mới xảy ra. Bạn không chắc lúc đó mình ở nhà hay đi công tác.
• Một tổ chức mời bạn tham dự một cuộc hội thảo kéo dài ba tuần. Một ngày trước khi diễn ra cuộc hội thảo, bạn không nên làm gì ngoài việc chuẩn bị kỹ cho bản thân và đọc qua thông tin về cuộc hội thảo đó.
• Có một quảng cáo nâng cấp phần mềm Quycken sắp tới cho hệ thống tài chính cá nhân của bạn. Bạn có thật sự cần phiên bản mới này không? Nếu bạn không biết…
bạn nên quan tâm đến nó vào một dịp khác.
• Bạn có một ý tưởng về công việc của mình trong cuộc họp bán hàng hàng năm vào năm tới. Hiện tại, không có gì để làm với công việc đó nhưng bạn muốn được nhắc nhở khi bắt đầu kế lập hoạch cho cuộc họp sắp tới.
• Một mẩu giấy nhắc bạn tham gia một lớp học vẽ màu nước mà bây giờ bạn không có thời gian để tham gia.
Bạn sẽ làm gì với những công việc này? Có hai sự lựa chọn cho bạn:
• Viết chúng vào danh sách “Một ngày nào đó/Có thể”
• Viết lên cuốn lịch hay trong hồ sơ “Ghi nhớ”
Quá trình ủ thông tin này nhằm giúp bạn cách xóa bỏ công việc ra khỏi tâm trí ngay bây giờ và giúp bạn cảm thấy tin tưởng là mọi thứ được ghi nhớ sẽ trở lại vào thời gian thích hợp. Tôi sẽ trình bày điều này chi tiết hơn trong chương tiếp theo. Bây giờ, chỉ đặt hộp đựng trên từng công việc, dán nhãn “có thể” hay “xem lại vào ngày 17 tháng 10”, và đặt chúng bên ngoài nhóm “treo” mà bạn tích lũy cho sự phân loại sau này .
Tài liệu tham khảo
Những thứ bạn tiết lộ trong hệ thống thông tin không cần hành động nào nhưng chúng có thể là những thông tin hữu ích cho các dự án và chủ đề. Thật lý tưởng khi bạn đã lập ra hệ thống lập hồ sơ làm việc hiệu quả (xem Chương 4) cho thông tin hỗ trợ và tài liệu tham khảo. Khi bạn xem xét tài liệu trong hệ thống thông tin và email mà bạn muốn giữ lại vì mục đích hỗ trợ hay lưu trữ, hãy lập hồ sơ cho chúng.
Bạn có thể khám phá ra có nhiều thứ linh tinh bạn muốn giữ lại đã chất thành đống hoặc vứt bừa bãi trong ngăn kéo, bởi hệ thống tham khảo của bạn quá cứng nhắc hoặc phức tạp. Tôi lưu ý rằng, trong chưa đầy 60 giây, hệ thống lập hồ sơ tham khảo chung trong tầm tay bạn là yếu tố quan trọng để thực thi đầy đủ phương pháp này. Trong thực tế, nếu bạn không lập hồ sơ dễ dàng, vui vẻ và nhanh chóng thì thay cho việc sắp xếp, bạn sẽ chất đống lại. Điều đó khiến việc xử lý công việc trở nên khó khăn hơn nhiều.
Bất cứ khi nào có tài liệu mà bạn muốn giữ lại, hãy dán nhãn cho nó, đặt vào cặp đựng hồ sơ và xếp cặp đựng hồ sơ này vào ngăn đựng hồ sơ. Hoặc bạn có thể đặt trong hộp quy định rồi hướng dẫn thư ký hoặc trợ lý làm. Vào những ngày huấn luyện đầu tiên, tôi thường khuyên khách hàng quản lý hàng đống thứ “cần lập hồ sơ”. Bây giờ thì không. Tôi khám phá ra rằng, nếu bạn không đặt nó vào hệ thống hồ sơ ngay lập tức, bạn sẽ không bao giờ làm công việc này. Nếu bạn không làm công việc đó bây giờ thì sau này bạn cũng sẽ không làm.
Và nếu có một hành động… thì nó là gì?
Đây là điều quan trọng. Nếu có một việc gì đó trong hệ thống thông tin cần được làm, thì bạn cần quyết định chính xác công việc tiếp theo là gì. “Công việc tiếp theo”, là một hoạt động vật chất, có thể nhìn thấy, cần sự hoạt động để tiến gần đến công việc hơn.
Điều này vừa dễ hơn lại vừa khó hơn bạn tưởng.
Công việc tiếp theo thường được chỉ ra dễ dàng, nhưng có một số sự phân tích nhanh chóng và vài bước vạch kế hoạch chung không diễn ra trong trí óc bạn. Chúng phải xảy ra trước khi bạn quyết định chính xác những gì phải làm để hoàn thành công việc, kể cả khi công việc khá đơn giản.
Hãy nhìn danh sách các công việc mà một người bình thường thường quan tâm.
• Dọn dẹp gara
• Nộp thuế
• Tham dự hội thảo
• Sinh nhật của Bobby
• Đọc báo buổi sáng
• Xem lại cách trình bày
• Thay đổi cách quản lý
Mỗi mục này là một công việc cụ thể, việc quyết định công việc tiếp theo cho từng công việc sẽ khiến bạn suy nghĩ.
• Dọn dẹp gara
…Ồ, tôi phải vào gara và bắt đầu dọn dẹp. Không, đợi một chút, tôi phải bỏ đi một chiếc tủ lạnh to ở đó. Tôi nên hỏi xem John Patrick có muốn dùng nó cho chuyến cắm trại hay không. Tôi nên…
• Gọi điện cho John nói về chiếc tủ lạnh trong gara …Thế còn… thì sao
• Nộp thuế
… Nhưng tôi thật sự không thể làm việc đó cho đến khi K-1 cuối cùng của tôi trở lại. Không thể làm gì cho đến lúc đó. Do vậy tôi…
• Đợi K-1 trở về từ Acme Trust Còn về…
• Tham dự hội nghị
…Tôi cần biết Sandra có chuẩn bị đồ nghề nhà báo cho chúng tôi hay không. Tôi dự tính là cần…
• Gửi email cho Sandra hỏi về đồ nghề làm báo trong hội nghị
…và v.v… Công việc tiếp theo − “gọi điện cho John”, “đợi K-1”,”gửi email cho Sandra” − là những việc cần được quyết định để giải quyết công việc trong hệ thống thông tin của mình.
Các bước hành động cần phải có những hoạt động thể chất tiếp theo
Hãy nhớ rằng đây là những hoạt động vật chất, có thể thấy được. Nhiều người nghĩ họ đã quyết định được “công việc tiếp theo” khi “tham gia hội nghị”. Nhưng đó không phải là công việc tiếp theo vì nó không miêu tả cách hành động. Bạn tham gia cuộc họp như thế nào? Có thể qua một cú điện thoại hay thư, nhưng bạn gọi điện hay gửi thư cho ai? Hãy quyết định ngay bây giờ. Nếu bạn không quyết định ngay thì quá trình này được thiết kế nhằm giúp bạn hoàn thành bài tập suy nghĩ về công việc này. Nếu bạn chưa vạch rõ hành động tiếp theo để bắt đầu thì sẽ có sự hụt hẫng tâm lý mỗi khi bạn nghĩ về công việc đó. Bạn sẽ có xu hướng không quan tâm đến nó.
Khi mình sử dụng điện thoại và máy vi tính, bạn muốn mọi suy nghĩ của bạn phải hoàn thành. Vì vậy, bạn có thể sử dụng những công cụ có sẵn và nơi ở để làm việc dễ dàng hơn và vạch ra những điều phải làm với công việc đó.
Nếu bạn nói: “Việc tiếp theo tôi cần làm là phải quyết định nên làm gì với công việc này” thì sao? Đây là một câu hỏi tinh tế. Việc quyết định không phải là một hành động, bởi hành động cần nhiều thời gian còn quyết định thì không. Hành động luôn được thực hiện để tạo điều kiện thuận lợi cho bạn quyết định. Bạn cần 99% thời gian để thu thập thu thông tin trước khi quyết định. Thông tin thêm có thể đến từ các nguồn bên ngoài (“Gọi điện và nhắc Susan về lời đề nghị”) hoặc từ suy nghĩ bên trong (“Phác thảo các ý tưởng cho việc tái tổ chức mới”). Dù bằng cách nào thì vẫn phải quyết định công việc tiếp theo để thúc đẩy dự án hoàn thành.
Khi bạn quyết định bước hành động là gì
Bạn có ba lựa chọn khi quyết định công việc tiếp theo là gì.
• Thực hiện công việc đó (nếu hành động mất ít hơn 2 phút).
• Giao cho người khác (nếu bạn không phải là người phù hợp nhất để thực hiện).
• Trì hoãn công việc trong hệ thống tổ chức sắp xếp để thực hiện nó sau này. Thực hiện công việc đó
Nếu công việc tiếp theo có thể được thực hiện trong 2 phút hoặc ít hơn, thì bạn hãy làm nó. Nếu bản ghi nhớ chỉ đòi hỏi bạn đọc trong 30 giây và nhanh chóng trả lời “có”, ”không” hoặc cách trả lời khác, thì bạn hãy tiến hành công việc đó ngay. Nếu bạn có thể đọc lướt qua catalog trong một hoặc hai phút để xem có gì thú vị không, thì hãy đọc lướt qua, sau đó vứt đi hoặc giữ lại tham khảo khi cần. Nếu công việc tiếp theo là gửi một thông điệp ngắn gọn cho một ai đó, bạn nên làm ngay.
Thậm chí, nếu đó không phải là công việc “ưu tiên hàng đầu”, hãy tiến hành ngay nếu bạn đã từng làm nó rồi. Lý do chủ yếu của nguyên tắc 2 phút là có nhiều hoặc ít hơn điểm bắt đầu kéo dài thời gian lưu trữ công việc hơn là giải quyết công việc ngay lần đầu tiên − nói cách khác, đó là điểm giới hạn có hiệu quả. Nếu công việc không quá quan trọng, hãy bỏ qua nó. Nếu công việc quan trọng và bạn có thể thực hiện nó vào một lúc nào đó thì yếu tố hiệu quả sẽ phát huy.
Nhiều người nhận thấy thói quen thực hiện theo nguyên tắc 2 phút giúp cải thiện đáng kể năng suất công việc của họ. Phó chủ tịch của một công ty phần mềm lớn cho tôi biết, nó mang lại cho anh 1 giờ sáng suốt mỗi ngày! Anh là một nhà quản lý công nghệ cao thường nhận 300 email mỗi ngày. Phần lớn email đó là của những người đã tiếp xúc với anh. Họ cần anh để mắt tới việc gì đó, lời nhận xét hay sự đồng ý của anh để công việc tiến triển. Nhưng vì những bức thứ này không thuộc lĩnh vực mà anh quan tâm, nên anh chỉ đặt chúng vào hệ thống thông tin và sẽ xem lại “sau này”. Sau khi chất đống hàng nghìn bức thư, anh phải dành cả tuần để giải quyết chúng. Công việc sẽ được giải quyết ổn thỏa nếu anh 26 tuổi, khi công việc vẫn còn hấp dẫn đối với anh, nhưng bây giờ anh ta đã 30 tuổi và có con nhỏ cần được chăm sóc. Làm việc suốt cả tuần là việc không còn có thể chấp nhận được. Khi tập huấn cho anh, tôi đã xem qua 80 email trong hệ thống thông tin của anh. Tôi thấy có nhiều email nên được xóa bỏ, vài email cần được lập hồ sơ để tham khảo, còn nhiều email khác chỉ cần chưa đầy 2 phút để trả lời. Một năm sau, tôi lại cùng kiểm tra với anh, và anh đã thay đổi! Anh không bao giờ để email chất thành núi trong hòm thư nữa. Anh nói điều đó đã thay đổi bản chất công việc của mình, bởi nó giúp giảm đáng kể thời gian trả lời thư.
Đó là một tặng phẩm tuyệt vời, nhưng nó là một lời chỉ dẫn về cách xử lý những công việc đơn giản này, đặc biệt khi tốc độ và số lượng công việc của bạn tăng lên.
Trên thực tế, 2 phút chỉ là một chỉ dẫn. Nếu bạn nối dài thời gian để xử lý hệ thống thông tin, bạn có thể mở rộng giới hạn cho mỗi công việc từ 5 đến 10 phút. Nếu bạn muốn giải quyết nhanh chóng mọi công việc để có một buổi chiều rảnh rỗi, bạn có thể rút ngắn thời gian xuống 1 phút hay thậm chí 30 giây, vì vậy bạn có thể làm việc nhanh hơn.
Không phải là ý tưởng tồi khi bạn dành thời gian cho những việc như thế trong khi bạn đã quen với tiến trình này. Hầu hết khách hàng tôi làm việc cùng không ước tính được 2 phút là bao lâu, và họ đánh giá sai việc hành động kéo dài thế nào. Ví dụ, nếu hành động của bạn là gửi thông điệp cho ai đó, và bạn gọi trực tiếp cho họ thay cho việc trả lời email thì việc gọi điện thường mất hơn 2 phút.
Không có gì cần theo dõi trong công việc 2 phút của bạn − bạn chỉ thực hiện nó. Tuy nhiên, nếu bạn thực hiện một hành động nhưng không hoàn thành công việc, thì bạn cần vạch ra công việc tiếp theo là gì và quản lý nó theo cùng một tiêu chí. Ví dụ như, nếu bạn thay mực cho chiếc bút ưa thích và nhận thấy mình không thể đổ đầy ống mực, thì bạn sẽ quyết định công việc tiếp theo cho công việc này (“Mua một ống mực đầy ở cửa hàng”) và làm việc đó hoặc giao nó cho người khác hay trì hoãn.
Gắn liền với nguyên tắc 2 phút và xem lượng công việc bạn làm được trong quá trình xử lý toàn bộ hệ thống thông tin. Nhiều người rất ngạc nhiên bởi lượng hành động có thể được làm trong 2 phút, gồm có cả những công việc quan trọng nhất của họ hiện nay.
Hãy để tôi khảo sát kỹ hơn nguyên tắc 2 phút vì lúc này nó liên quan đến cảm giác thoải mái của bạn trong việc trả lời email. Nếu bạn có nhiều email, thì bạn sẽ cải thiện được năng suất của mình bằng cách tăng tốc độ đánh máy và sử dụng các phím tắt trong hệ điều hành và phần mềm email bạn sử dụng. Rất nhiều chuyên gia bị giảm hiệu suất làm việc nghiệm trọng vì sử dụng chuột quá nhiều. Nhiều công việc được giải quyết nhanh hơn khi kết hợp nguyên tắc 2 phút với kỹ năng máy tính được cải thiện. Tôi nhận thấy nhiều giám đốc điều hành không gặp khó khăn với công nghệ, họ chỉ đang gặp khó khăn với bàn phím của mình!
Giao việc cho người khác
Nếu công việc tiếp theo cần thực hiện mất nhiều hơn 2 phút, hãy tự hỏi: “Mình có phải là người thích hợp nhất để làm công việc đó không?”. Nếu không, hãy giao nó cho một người thích hợp theo cách thức tiến hành có hệ thống.
Không thể trì hoãn mãi được. Bạn có thể quyết định: “Việc này phải chuyển cho phòng dịch vụ khách hàng”, “Sếp cần để mắt tới việc này” hoặc “Mình cần ý kiến của đối tác về vấn đề này”.
Một “cách thức tiến hành có hệ thống” có thể là:
• Gửi email đến khách hàng
• Viết một ghi chú và hướng dẫn ai đó cách thực hiện công việc
• Để lại thư thoại
• Bổ sung cuộc đàm thoại thực tế sắp tới của bạn với ai đó vào danh sách
• Nói chuyện với anh ấy/cô ấy qua điện thoại hay gặp trực tiếp
Bất kỳ sự lựa chọn nào cũng đem lại hiệu quả nhưng tôi sẽ đặt chúng theo thứ tự ưu tiên từ cao xuống thấp. Gửi email thường là cách nhanh nhất trong hệ thống vì nó tạo ra một hồ sơ điện tử và người nhận có thể giải quyết lúc thuận tiện. Tiếp theo là những mẩu ghi chú bởi có thể đặt chúng vào hệ thống thông tin ngay lập tức và người nhận có thể sử dụng chúng như phương tiện nhắc nhở có tổ chức. Nếu bạn coi tài liệu giấy tờ là một phần của công việc thì việc soạn ra những cuộc giao tiếp là cách tốt nhất để thực hiện công việc đó. Như với email, người ta có thể giải quyết chúng theo lịch trình làm việc của mình. Thư thoại có thể mang lại hiệu quả và được nhiều chuyên gia sử dụng, song điều bất lợi là bạn và người nhận phải thường xuyên theo dõi chúng và những gì bạn nói không phải lúc nào cũng được lắng nghe; tiếp theo là để hạn chế sự giao tiếp trong danh sách tổ chức hoặc trong cặp hồ sơ cho cuộc họp lần sau của bạn. Đôi khi điều này rất cần thiết vì sự nhạy bén hay chi tiết của vấn đề, nhưng bạn phải đợi cho đến khi cuộc họp diễn ra. Lựa chọn ít người thích nhất là ngắt quãng khi bạn và đối tác đang bàn bạc về vấn đề. Điều này rất kịp thời nhưng lại cản trở luồng công việc của bạn và cũng có điều bất lợi giống như thư thoại: hồ sơ không được văn bản hóa.
Theo dõi công việc. Nếu bạn giao công việc cho người khác và nếu bạn quan tâm đến kết quả của mọi thứ, thì bạn cần theo dõi công việc. Khi đọc chương tiếp theo của cuốn sách này, về vấn đề tổ chức, bạn sẽ thấy một tiêu đề rất ấn tượng là “Chờ đợi”.
Khi bạn phát triển hệ thống theo yêu cầu của bạn, rốt cuộc những gì bạn theo dõi giống như một danh sách trong kế hoạch, trong cặp hồ sơ với những tài liệu riêng biệt và danh sách được phân loại “Chờ đợi” trong phần mềm. Bây giờ nếu bạn chưa lập được một hệ thống đang tin cậy, hãy viết một mẩu ghi chú vào tờ giấy − “Chờ đợi: trả lời từ Bob” − và đặt nó vào đống tài liệu “treo” riêng biệt.
Sẽ thế nào nếu quả bóng nằm trên sân của người khác? Trong ví dụ về việc đợi K-1 cuối cùng trở về để bạn nộp thuế ở trên, thì công việc tiếp theo đã nằm trên sân của người khác. Trong những trường hợp đó, bạn sẽ muốn theo dõi công việc như một công việc được giao cho người khác hoặc như một công việc “chờ đợi”. Trên tờ giấy ghi là “Thu thuế”, hãy viết “Chờ K-1 trở về từ Acme Trust” và đặt nó vào đống tài liệu “treo” của bạn.
Việc ghi lại ngày tháng lên những tài liệu bạn làm rất quan trọng đối với người khác. Trong mọi yếu tố của hệ thống cá nhân, đây là yếu tố quan trọng nhất để kiểm soát công việc. Một vài lần, bạn sẽ thật sự muốn tham khảo thông tin đó (“Nhưng tôi gọi điện và đặt lịch vào ngày 12 tháng 3”) sẽ làm cho công việc đáng để giữ lại lâu dài.
Trì hoãn công việc
Hầu hết các hành động tiếp theo mà bạn quyết định đối với mọi thứ trong hệ thống dường như đều do bạn thực hiện và sẽ mất hơn 2 phút để hoàn thành. Bạn cần gọi điện cho một khách hàng; bạn mất một chút thời gian để suy nghĩ và phác thảo một email với đồng nghiệp; bạn cần mua một món quà cho em trai ở cửa hàng văn phòng phẩm; bạn cần tải một phần mềm ở trên mạng; bạn cần nói chuyện với vợ/chồng về một khoản đầu tư − tất cả những điều này chính là sự miêu tả đó.
Những hành động này sẽ được viết lại và sắp xếp vào nhóm thích hợp, để bạn có thể dễ dàng tiếp cận khi cần. Bây giờ, hãy xếp các mẩu giấy đã viết ra những hành động vào hệ thống thông tin và đặt chúng vào đống tài liệu “treo” để được xử lý.
Công việc “treo” là những việc còn lại
Nếu bạn tuân theo những chỉ dẫn trong chương này, bạn sẽ bỏ đi rất nhiều thứ, lập hồ sơ rất nhiều tài liệu, thực hiện nhiều hành động trong 2 phút và giao cho người khác một lượng lớn công việc. Bạn cũng sẽ chất thành đống công việc và những hành động liên quan đến chúng mà bạn cần thực hiện − thực hiện ngay, thực hiện lúc nào đó hoặc một ngày cụ thể − và cả các ghi nhớ về những việc bạn phải chờ đợi người khác. Nhóm tài liệu “treo” này được tạo ra bởi các công việc bạn giao cho người khác hoặc trì hoãn. Đó là những công việc cần được tổ chức sắp xếp trong hệ thống cá nhân của bạn, tôi sẽ chỉ ra vấn đề này chi tiết từng bước một trong chương tiếp theo.
Vạch ra các kế hoạch bạn có
Bước cuối cùng để giải quyết toàn bộ công việc trong hệ thống thông tin này đòi hỏi sự chuyển dịch những chi tiết của hành động đơn lẻ tới một bức tranh tổng thể − các kế hoạch của bạn.
Một lần nữa, tôi định nghĩa “kế hoạch” như một kết quả tôi cố gắng đạt được và phải mất nhiều hơn một hành động để hoàn thành. Nếu bạn xem qua bảng kê các hành động mà bạn tạo ra − “gọi điện cho Frank hỏi về chiếc còi báo động của xe ôtô”; “gửi thư cho Bernadette hỏi về tài liệu hội nghị” − thì bạn sẽ không nghi ngờ gì khi nhận ra có nhiều thứ lớn hơn một hành động đơn lẻ mà bạn đã vạch ra. Tôi sẽ vẫn có vài việc phải làm về “chiếc còi báo động của xe ôtô” sau khi gọi điện cho Frank, cũng như vài việc để làm về hội nghị sau khi gửi email cho Bernadette.
Tôi hy vọng bạn có thể thấy được lý do thực tế khi vạch ra công việc càng lớn càng tốt, như tôi từng làm: Nếu bước hành động mà bạn vạch ra không giúp hoàn thành công việc, thì bạn sẽ cần vài điểm mốc nhắc bạn về hành động “treo” đó cho đến khi bạn xử lý nó. Bạn cần lập một danh sách các kế hoạch. Một danh sách “các kế hoạch” có thể bao gồm mọi thứ từ “Đi nghỉ”, “Loại bỏ dây chuyền sản xuất Widget” tới “ Chấm dứt khoản bồi thường”. Danh sách này không nhằm phản ánh những công việc ưu tiên của bạn mà chỉ đảm bảo bạn đã có chỗ lưu trữ những công việc này.
Việc bạn lập danh sách công việc trong khi đang xử lý hệ thống thông tin hoặc sau khi lập ra danh sách hành động thật sự không phải là vấn đề. Nó chỉ cần được làm một lúc nào đó, và nó phải được duy trì như là một người lái xe quan trọng cho bạn biết bạn đang ở đâu và bạn muốn gì.
Bây giờ, hãy chắc chắn việc thiết lập hệ thống tổ chức của bạn “hoạt động tốt”.
Hãy đảm bảo bạn đã thu thập mọi thứ bạn quan tâm, việc của bạn bây giờ là giải quyết toàn bộ hệ thống thông tin. Làm rỗng hệ thống thông tin không có nghĩa là giải quyết tất cả những thứ đã thu thập. Nó chỉ có nghĩa là xác định rõ từng hạng mục và quyết định đó là gì, có ý nghĩa như thế nào và bạn sẽ làm gì với nó.
Khi bạn hoàn thành việc xử lý hệ thống thông tin, bạn sẽ:
1. Bỏ đi những gì không cần thiết.
2. Hoàn thành mọi hành động ít-hơn-2-phút.
3. Hoàn thành công việc được giao phó.
4. Phân loại công việc vào hệ thống của mình, lưu ý những hành động cần hơn hai phút giải quyết; và
5. Vạch ra các cam kết (dự án) lớn hơn bạn có hiện tại dựa trên các dữ liệu đầu vào.
Để có cái nhìn tổng quát về quá trình này, bạn sẽ thấy rất hữu dụng khi xem sơ đồ tổ chức luồng công việc ở trang sau. Những ô đậm minh họa các bước trong quá trình xử lý và quyết định công việc tiếp theo của bạn.
Chương này tập trung đến các cột giữa của sơ đồ, các bước từ hệ thống thông tin tới công việc tiếp theo. Bạn sẽ thấy, cách tổ chức tự nhiên đem lại hiệu quả cho từng công việc. Ví dụ, nếu bạn lấy một thứ từ hệ thống thông tin và nhận ra: “Mình phải gọi điện cho Andrea thông báo về việc đó, nhưng phải gọi vào thứ hai khi cô ấy ở văn phòng”. Sau đó, bạn sẽ hoãn lại việc này và ghi vào cuốn lịch sẽ gọi cho Andrea vào thứ hai.
Tôi khuyên bạn nên đọc toàn bộ chương này và chương sau trước khi bắt đầu xử lý công việc trong hệ thống thông tin. Bạn có thể bỏ qua một vài giai đoạn. Khi tôi tập huấn khách hàng thông qua tiến trình này, công đoạn xử lý công việc trở nên đơn giản hơn.
Ví dụ, nhiều khách hàng tham gia đợt tập huấn của tôi muốn lập một hệ thống PDA đồng bộ với Microsoft Outlook mà công ty họ sử dụng cho email hay lập trình. Việc đầu tiên chúng tôi phải làm (sau khi thu thập hệ thống thông tin) là đảm bảo phần cứng và phần mềm đều hoạt động tốt. Sau đó, chúng tôi dọn dẹp (thông thường là in ra và tẩy xóa) mọi thứ trước đây chúng tôi cố gắng sắp xếp trong danh sách công việc Outlook và đặt chúng vào hệ thống thông tin. Tiếp theo, chúng tôi lập ra vài hạng mục công việc như “Các cuộc điện thoại”, “Công việc vặt”, “Tổ chức”, “Làm việc với máy tính”… Khi bắt đầu xử lý hệ thống thông tin, khách hàng có thể ngay lập tức đến
bên máy tính và thực hiện các bước hành động trực tiếp trong hệ thống mà mình thường dùng.
Nếu bạn chưa thể sử dụng được những thứ như hệ thống nhắc nhở cá nhân thì đừng lo lắng. Bạn có thể bắt đầu xử lý công việc với công nghệ thấp bằng các mẩu giấy. Sau đó, khi đã có hệ thống khác, bạn sẽ nâng cấp những công cụ đó.
Hướng dẫn xử lý
Cách tốt nhất để học mô hình này là làm theo nó. Nhưng có một vài nguyên tắc cơ bản sau đây:
• Xử lý công việc quan trọng trước.
• Xử lý từng công việc.
• Đừng bao giờ đặt một thứ gì đó trở lại hệ thống thông tin. Công việc quan trọng trước tiên
Ngay cả khi việc quan trọng thứ hai là đi gặp tổng thống còn việc quan trọng thứ nhất là trả lời một bức thư vô giá trị, thì bạn cũng phải xử lý bức thư vô giá trị trước! Ví dụ không có thật này nhằm làm rõ một quan điểm, một nguyên tắc quan trọng: mọi việc đều phải được xử lý công bằng. Động từ “xử lý” không có nghĩa là “dành thời gian cho”. Nó có nghĩa là “quyết định xem công việc là gì và đưa ra hành động để giải quyết chúng”. Bạn phải làm mọi việc trong hệ thống thông tin ngay khi có thể và không nên trốn tránh giải quyết bất cứ thứ gì.
Xem lướt qua công việc không phải là cách xử lý
Hầu hết mọi người xem hệ thống thông tin hay email của mình và giải quyết những công việc thú vị, vui vẻ hay khẩn cấp nhất trước. “Xem lướt qua công việc” cũng tốt, đôi khi là cần thiết (tôi cũng thường làm vậy). Có thể bạn sẽ chấm dứt cuộc hội thảo chỉ trong 15 phút. Do vậy, bạn phải chắc chắn rằng không còn thứ gì chưa được khám phá và biết được liệu khách hàng có trả lời email về vụ làm ăn béo bở hay không.
Nhưng đó không phải là cách xử lý hệ thống thông tin của bạn mà chỉ là sự xem lướt qua. Khi xử lý công việc, bạn phải có thói quen bắt đầu và khởi động công việc theo một trật tự nhất định. Khi bạn phá vỡ nguyên tắc đó và chỉ xử lý những việc bạn cảm thấy muốn làm theo những trật tự khác nhau, bạn sẽ để lại nhiều công việc không được giải quyết. Bạn sẽ không còn giải quyết công việc từ trên xuống dưới và công việc sẽ bị tồn đọng.
LIFO hay FIFO?
Theo lý thuyết, bạn nên xử lý hệ thống thông tin từ trên xuống dưới và việc nào đến trước thì giải quyết trước. Nếu bạn làm việc từ đầu đến cuối thì sẽ không quá khó khăn. Bạn sẽ thấy tất cả công việc cần giải quyết trong một trật tự. Nếu bạn cố gắng xóa những bức thư dở dang trong hệ thống thông tin, bạn sẽ thấy rằng, sẽ hiệu quả hơn khi xử lý việc cuối cùng trước, bởi vì hàng chuỗi các cuộc thảo luận tích lũy trên đầu các công việc khác.
Xử lý từng việc một
Trong khi xử lý hệ thống thông tin, bạn có thể có xu hướng làm một việc gì đó mà mình không biết chính xác, sau đó, quan tâm đến hàng đống công việc xa lạ khác mà bạn tham gia. Công việc đó thu hút tâm trí bạn bởi vì bạn biết phải làm gì với nó − và bạn không thích nghĩ đến những công việc trong tầm tay. Điều này rất nguy hiểm. Những gì trong tầm tay bạn đang nằm chất đống trên bàn làm việc bởi bạn sẽ bị sao nhãng với những công việc dễ dàng hơn, quan trọng hơn hay thú vị hơn khiến bạn bị sao nhãng.
Hầu hết mọi người muốn xử lý công việc cùng một lúc, đặt trước mặt và giải quyết chúng. Mặc dù rất thông cảm với việc “giải quyết số lượng lớn công việc”, nhưng tôi luôn nhắc nhở khách hàng xếp lại công việc nếu nó không thật sự quan trọng. Chỉ tập trung vào một việc cần sự quan tâm thích đáng và giải quyết triệt để. Nếu bạn ngắt quãng công việc (hay những thứ tương tự như vậy), thì bạn sẽ có vô số việc phát sinh trong hệ thống thông tin và trở nên mất kiểm soát.
Không làm nhiều việc cùng một lúc
Có một loại trừ nhỏ đối với nguyên tắc một-việc-một-lúc. Một vài người thật sự cần dịch chuyển trọng tâm của họ ra khỏi một việc nào đó ít nhất một phút rồi mới đưa ra quyết định về nó. Khi tôi nhận thấy điều này xảy ra với ai đó, tôi sẽ để họ làm hai hoặc ba việc một lúc. Nhờ vậy, họ sẽ lựa chọn hành động dễ dàng hơn và nhanh hơn.
Hãy nhớ rằng không nên làm nhiều việc. Hiệu quả chỉ đạt được khi bạn nắm chắc nguyên tắc hành động của từng công việc trong trật tự và không bao giờ tránh bất kỳ quyết định trong một hoặc hai phút.
Không đặt công việc nào trở lại hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin chỉ có một đường ra. Điều này được hiểu như lời khuyên “làm nhiều việc một lúc”, mặc dù trên thực tế đây là một ý tưởng không tồi. Nếu bạn làm theo, bạn sẽ không bao giờ có một danh sách công việc bởi bạn sẽ hoàn thành nó ngay khi có nó. Bạn cũng sẽ không đạt được hiệu quả cao vì mọi thứ bạn xử lý không theo như lần đầu tiên bạn nhận thức về chúng. Lời khuyên là xóa bỏ thói quen xấu, là đem mọi thứ ra khỏi hệ thống thông tin mà không quyết định xem chúng có ý nghĩa gì và sẽ làm gì với chúng; thay vào đó, bạn bỏ chúng lại. Một lời khuyên khác là “lần đầu tiên bạn đem một thứ gì đó ra khỏi hệ thống thông tin, hãy quyết định phải làm gì với nó và nó sẽ ra sao. Đừng bao giờ đặt nó trở lại hệ thống thông tin”.
Tôi biết tôi muốn làm gì, nhưng tôi không biết bắt đầu từ đâu.
–Stephen Bayne
Câu hỏi then chốt: “Hành động tiếp theo là gì?”
Bạn nhận được một thông điệp. Ngay lúc đó bạn cũng phải giải quyết một việc khác − và bạn sẽ quyết định bước hành động tiếp theo cho từng công việc. Điều này nghe có vẻ dễ dàng − và thực tế là vậy − nhưng nó cũng đòi hỏi bạn phải hành động nhanh, suy nghĩ thấu đáo. Hành động không phải tự nhiên mà cần phải được quyết định.
Ví dụ, trong việc đầu tiên, bạn có cần gọi điện cho ai khác không? Lấy thông tin ra chưa? Tìm thông tin trên mạng chưa? Mua thứ gì đó ở cửa hàng chưa? Nói chuyện với thư ký của bạn chưa? Gửi email cho sếp chưa? Nếu bạn có một hành động, bản chất của hành động đó sẽ quyết định sự lựa chọn tiếp theo. Nhưng nếu bạn nói “Công việc này không có gì để làm” thì sao?
Nếu không có hành động gì thì sao?
Một phần trong hệ thống thông tin của bạn dường như không đòi hỏi hành động. Có ba kiểu trong loại này:
• Vật vô giá trị
• Các thông tin còn ấp ủ
• Tài liệu tham khảo Vật vô giá trị
Nếu bạn làm theo những hướng dẫn của tôi, bạn sẽ không còn nghi ngờ việc bỏ đi tất cả những thứ linh tinh. Bạn dường như đặt rất nhiều tư liệu vào hệ thống thông tin, gồm cả những thứ không còn cần nữa. Do vậy, đừng ngạc nhiên nếu vẫn còn những thứ đáng vứt đi khi bạn xử lý công việc.
Xử lý tất cả mọi thứ giúp bạn biết rõ hơn những gì bạn sẽ làm và không nên làm. Giám đốc của một hiệp hội mà tôi làm việc cùng khám phá ra mình đã tích lũy quá nhiều email − trên thực tế, ông rất ít khi trả lời một bức thư. Ông nói với tôi, phương pháp của tôi giúp ông tuân theo “chế độ ăn kiêng lành mạnh” với những gì đang làm dở dang.
Bạn sẽ đưa ra câu hỏi: “Có nên giữ lại tài liệu để sau này tham khảo không?” Tôi có hai cách trả lời cho câu hỏi đó:
• Khi bạn không còn phân vân, hãy vứt chúng đi.
• Khi bạn còn phân vân, hãy giữ chúng lại.
Tùy bạn lựa chọn. Tôi nghĩ cả hai cách đều tốt. Bạn chỉ cần tin tưởng vào trực giác của mình và tình trạng thực tế của văn phòng. Hầu hết mọi người đều lo lắng về điều này bởi hệ thống của họ không có chức năng và hành động rõ ràng. Nếu bạn tiến hành phân chia mọi thứ thành tài liệu tham khảo, nguồn cung cấp và hành động được đòi hỏi, và nếu hệ thống tham khảo của bạn đơn giản và hoạt động tốt, thì bạn có thể dễ dàng giữ lại nhiều tài liệu. Khi không có hành động nào được đòi hỏi, thì chỉ còn vấn đề về không gian làm việc và vấn đề hậu cần.
Các chuyên gia lập hồ sơ có thể cung cấp cho bạn nhiều hướng dẫn chi tiết hơn tất cả những điều này. Và CPA của bạn có thể cung cấp thời gian biểu cho bạn biết bạn nên giữ lại loại tài liệu nào trong bao lâu. Bạn nên xác định khả năng có giải quyết được công việc hay không. Khi rõ ràng là không có hành động nào cần thiết, thì sẽ có nhiều lựa chọn.
Các thông tin còn ấp ủ
Có những thứ trong hệ thống thông tin của bạn khiến bạn tự nhủ “Hiện tại, không có gì để làm với chúng nhưng sau này thì có thể có”. Những ví dụ của loại này là:
• Có tin là Phòng Thương mại sẽ ăn điểm tâm với một phát ngôn viên. Bạn muốn biết về điều này nhưng hai tuần nữa nó mới xảy ra. Bạn không chắc lúc đó mình ở nhà hay đi công tác.
• Một tổ chức mời bạn tham dự một cuộc hội thảo kéo dài ba tuần. Một ngày trước khi diễn ra cuộc hội thảo, bạn không nên làm gì ngoài việc chuẩn bị kỹ cho bản thân và đọc qua thông tin về cuộc hội thảo đó.
• Có một quảng cáo nâng cấp phần mềm Quycken sắp tới cho hệ thống tài chính cá nhân của bạn. Bạn có thật sự cần phiên bản mới này không? Nếu bạn không biết…
bạn nên quan tâm đến nó vào một dịp khác.
• Bạn có một ý tưởng về công việc của mình trong cuộc họp bán hàng hàng năm vào năm tới. Hiện tại, không có gì để làm với công việc đó nhưng bạn muốn được nhắc nhở khi bắt đầu kế lập hoạch cho cuộc họp sắp tới.
• Một mẩu giấy nhắc bạn tham gia một lớp học vẽ màu nước mà bây giờ bạn không có thời gian để tham gia.
Bạn sẽ làm gì với những công việc này? Có hai sự lựa chọn cho bạn:
• Viết chúng vào danh sách “Một ngày nào đó/Có thể”
• Viết lên cuốn lịch hay trong hồ sơ “Ghi nhớ”
Quá trình ủ thông tin này nhằm giúp bạn cách xóa bỏ công việc ra khỏi tâm trí ngay bây giờ và giúp bạn cảm thấy tin tưởng là mọi thứ được ghi nhớ sẽ trở lại vào thời gian thích hợp. Tôi sẽ trình bày điều này chi tiết hơn trong chương tiếp theo. Bây giờ, chỉ đặt hộp đựng trên từng công việc, dán nhãn “có thể” hay “xem lại vào ngày 17 tháng 10”, và đặt chúng bên ngoài nhóm “treo” mà bạn tích lũy cho sự phân loại sau này .
Tài liệu tham khảo
Những thứ bạn tiết lộ trong hệ thống thông tin không cần hành động nào nhưng chúng có thể là những thông tin hữu ích cho các dự án và chủ đề. Thật lý tưởng khi bạn đã lập ra hệ thống lập hồ sơ làm việc hiệu quả (xem Chương 4) cho thông tin hỗ trợ và tài liệu tham khảo. Khi bạn xem xét tài liệu trong hệ thống thông tin và email mà bạn muốn giữ lại vì mục đích hỗ trợ hay lưu trữ, hãy lập hồ sơ cho chúng.
Bạn có thể khám phá ra có nhiều thứ linh tinh bạn muốn giữ lại đã chất thành đống hoặc vứt bừa bãi trong ngăn kéo, bởi hệ thống tham khảo của bạn quá cứng nhắc hoặc phức tạp. Tôi lưu ý rằng, trong chưa đầy 60 giây, hệ thống lập hồ sơ tham khảo chung trong tầm tay bạn là yếu tố quan trọng để thực thi đầy đủ phương pháp này. Trong thực tế, nếu bạn không lập hồ sơ dễ dàng, vui vẻ và nhanh chóng thì thay cho việc sắp xếp, bạn sẽ chất đống lại. Điều đó khiến việc xử lý công việc trở nên khó khăn hơn nhiều.
Bất cứ khi nào có tài liệu mà bạn muốn giữ lại, hãy dán nhãn cho nó, đặt vào cặp đựng hồ sơ và xếp cặp đựng hồ sơ này vào ngăn đựng hồ sơ. Hoặc bạn có thể đặt trong hộp quy định rồi hướng dẫn thư ký hoặc trợ lý làm. Vào những ngày huấn luyện đầu tiên, tôi thường khuyên khách hàng quản lý hàng đống thứ “cần lập hồ sơ”. Bây giờ thì không. Tôi khám phá ra rằng, nếu bạn không đặt nó vào hệ thống hồ sơ ngay lập tức, bạn sẽ không bao giờ làm công việc này. Nếu bạn không làm công việc đó bây giờ thì sau này bạn cũng sẽ không làm.
Và nếu có một hành động… thì nó là gì?
Đây là điều quan trọng. Nếu có một việc gì đó trong hệ thống thông tin cần được làm, thì bạn cần quyết định chính xác công việc tiếp theo là gì. “Công việc tiếp theo”, là một hoạt động vật chất, có thể nhìn thấy, cần sự hoạt động để tiến gần đến công việc hơn.
Điều này vừa dễ hơn lại vừa khó hơn bạn tưởng.
Công việc tiếp theo thường được chỉ ra dễ dàng, nhưng có một số sự phân tích nhanh chóng và vài bước vạch kế hoạch chung không diễn ra trong trí óc bạn. Chúng phải xảy ra trước khi bạn quyết định chính xác những gì phải làm để hoàn thành công việc, kể cả khi công việc khá đơn giản.
Hãy nhìn danh sách các công việc mà một người bình thường thường quan tâm.
• Dọn dẹp gara
• Nộp thuế
• Tham dự hội thảo
• Sinh nhật của Bobby
• Đọc báo buổi sáng
• Xem lại cách trình bày
• Thay đổi cách quản lý
Mỗi mục này là một công việc cụ thể, việc quyết định công việc tiếp theo cho từng công việc sẽ khiến bạn suy nghĩ.
• Dọn dẹp gara
…Ồ, tôi phải vào gara và bắt đầu dọn dẹp. Không, đợi một chút, tôi phải bỏ đi một chiếc tủ lạnh to ở đó. Tôi nên hỏi xem John Patrick có muốn dùng nó cho chuyến cắm trại hay không. Tôi nên…
• Gọi điện cho John nói về chiếc tủ lạnh trong gara …Thế còn… thì sao
• Nộp thuế
… Nhưng tôi thật sự không thể làm việc đó cho đến khi K-1 cuối cùng của tôi trở lại. Không thể làm gì cho đến lúc đó. Do vậy tôi…
• Đợi K-1 trở về từ Acme Trust Còn về…
• Tham dự hội nghị
…Tôi cần biết Sandra có chuẩn bị đồ nghề nhà báo cho chúng tôi hay không. Tôi dự tính là cần…
• Gửi email cho Sandra hỏi về đồ nghề làm báo trong hội nghị
…và v.v… Công việc tiếp theo − “gọi điện cho John”, “đợi K-1”,”gửi email cho Sandra” − là những việc cần được quyết định để giải quyết công việc trong hệ thống thông tin của mình.
Các bước hành động cần phải có những hoạt động thể chất tiếp theo
Hãy nhớ rằng đây là những hoạt động vật chất, có thể thấy được. Nhiều người nghĩ họ đã quyết định được “công việc tiếp theo” khi “tham gia hội nghị”. Nhưng đó không phải là công việc tiếp theo vì nó không miêu tả cách hành động. Bạn tham gia cuộc họp như thế nào? Có thể qua một cú điện thoại hay thư, nhưng bạn gọi điện hay gửi thư cho ai? Hãy quyết định ngay bây giờ. Nếu bạn không quyết định ngay thì quá trình này được thiết kế nhằm giúp bạn hoàn thành bài tập suy nghĩ về công việc này. Nếu bạn chưa vạch rõ hành động tiếp theo để bắt đầu thì sẽ có sự hụt hẫng tâm lý mỗi khi bạn nghĩ về công việc đó. Bạn sẽ có xu hướng không quan tâm đến nó.
Khi mình sử dụng điện thoại và máy vi tính, bạn muốn mọi suy nghĩ của bạn phải hoàn thành. Vì vậy, bạn có thể sử dụng những công cụ có sẵn và nơi ở để làm việc dễ dàng hơn và vạch ra những điều phải làm với công việc đó.
Nếu bạn nói: “Việc tiếp theo tôi cần làm là phải quyết định nên làm gì với công việc này” thì sao? Đây là một câu hỏi tinh tế. Việc quyết định không phải là một hành động, bởi hành động cần nhiều thời gian còn quyết định thì không. Hành động luôn được thực hiện để tạo điều kiện thuận lợi cho bạn quyết định. Bạn cần 99% thời gian để thu thập thu thông tin trước khi quyết định. Thông tin thêm có thể đến từ các nguồn bên ngoài (“Gọi điện và nhắc Susan về lời đề nghị”) hoặc từ suy nghĩ bên trong (“Phác thảo các ý tưởng cho việc tái tổ chức mới”). Dù bằng cách nào thì vẫn phải quyết định công việc tiếp theo để thúc đẩy dự án hoàn thành.
Khi bạn quyết định bước hành động là gì
Bạn có ba lựa chọn khi quyết định công việc tiếp theo là gì.
• Thực hiện công việc đó (nếu hành động mất ít hơn 2 phút).
• Giao cho người khác (nếu bạn không phải là người phù hợp nhất để thực hiện).
• Trì hoãn công việc trong hệ thống tổ chức sắp xếp để thực hiện nó sau này. Thực hiện công việc đó
Nếu công việc tiếp theo có thể được thực hiện trong 2 phút hoặc ít hơn, thì bạn hãy làm nó. Nếu bản ghi nhớ chỉ đòi hỏi bạn đọc trong 30 giây và nhanh chóng trả lời “có”, ”không” hoặc cách trả lời khác, thì bạn hãy tiến hành công việc đó ngay. Nếu bạn có thể đọc lướt qua catalog trong một hoặc hai phút để xem có gì thú vị không, thì hãy đọc lướt qua, sau đó vứt đi hoặc giữ lại tham khảo khi cần. Nếu công việc tiếp theo là gửi một thông điệp ngắn gọn cho một ai đó, bạn nên làm ngay.
Thậm chí, nếu đó không phải là công việc “ưu tiên hàng đầu”, hãy tiến hành ngay nếu bạn đã từng làm nó rồi. Lý do chủ yếu của nguyên tắc 2 phút là có nhiều hoặc ít hơn điểm bắt đầu kéo dài thời gian lưu trữ công việc hơn là giải quyết công việc ngay lần đầu tiên − nói cách khác, đó là điểm giới hạn có hiệu quả. Nếu công việc không quá quan trọng, hãy bỏ qua nó. Nếu công việc quan trọng và bạn có thể thực hiện nó vào một lúc nào đó thì yếu tố hiệu quả sẽ phát huy.
Nhiều người nhận thấy thói quen thực hiện theo nguyên tắc 2 phút giúp cải thiện đáng kể năng suất công việc của họ. Phó chủ tịch của một công ty phần mềm lớn cho tôi biết, nó mang lại cho anh 1 giờ sáng suốt mỗi ngày! Anh là một nhà quản lý công nghệ cao thường nhận 300 email mỗi ngày. Phần lớn email đó là của những người đã tiếp xúc với anh. Họ cần anh để mắt tới việc gì đó, lời nhận xét hay sự đồng ý của anh để công việc tiến triển. Nhưng vì những bức thứ này không thuộc lĩnh vực mà anh quan tâm, nên anh chỉ đặt chúng vào hệ thống thông tin và sẽ xem lại “sau này”. Sau khi chất đống hàng nghìn bức thư, anh phải dành cả tuần để giải quyết chúng. Công việc sẽ được giải quyết ổn thỏa nếu anh 26 tuổi, khi công việc vẫn còn hấp dẫn đối với anh, nhưng bây giờ anh ta đã 30 tuổi và có con nhỏ cần được chăm sóc. Làm việc suốt cả tuần là việc không còn có thể chấp nhận được. Khi tập huấn cho anh, tôi đã xem qua 80 email trong hệ thống thông tin của anh. Tôi thấy có nhiều email nên được xóa bỏ, vài email cần được lập hồ sơ để tham khảo, còn nhiều email khác chỉ cần chưa đầy 2 phút để trả lời. Một năm sau, tôi lại cùng kiểm tra với anh, và anh đã thay đổi! Anh không bao giờ để email chất thành núi trong hòm thư nữa. Anh nói điều đó đã thay đổi bản chất công việc của mình, bởi nó giúp giảm đáng kể thời gian trả lời thư.
Đó là một tặng phẩm tuyệt vời, nhưng nó là một lời chỉ dẫn về cách xử lý những công việc đơn giản này, đặc biệt khi tốc độ và số lượng công việc của bạn tăng lên.
Trên thực tế, 2 phút chỉ là một chỉ dẫn. Nếu bạn nối dài thời gian để xử lý hệ thống thông tin, bạn có thể mở rộng giới hạn cho mỗi công việc từ 5 đến 10 phút. Nếu bạn muốn giải quyết nhanh chóng mọi công việc để có một buổi chiều rảnh rỗi, bạn có thể rút ngắn thời gian xuống 1 phút hay thậm chí 30 giây, vì vậy bạn có thể làm việc nhanh hơn.
Không phải là ý tưởng tồi khi bạn dành thời gian cho những việc như thế trong khi bạn đã quen với tiến trình này. Hầu hết khách hàng tôi làm việc cùng không ước tính được 2 phút là bao lâu, và họ đánh giá sai việc hành động kéo dài thế nào. Ví dụ, nếu hành động của bạn là gửi thông điệp cho ai đó, và bạn gọi trực tiếp cho họ thay cho việc trả lời email thì việc gọi điện thường mất hơn 2 phút.
Không có gì cần theo dõi trong công việc 2 phút của bạn − bạn chỉ thực hiện nó. Tuy nhiên, nếu bạn thực hiện một hành động nhưng không hoàn thành công việc, thì bạn cần vạch ra công việc tiếp theo là gì và quản lý nó theo cùng một tiêu chí. Ví dụ như, nếu bạn thay mực cho chiếc bút ưa thích và nhận thấy mình không thể đổ đầy ống mực, thì bạn sẽ quyết định công việc tiếp theo cho công việc này (“Mua một ống mực đầy ở cửa hàng”) và làm việc đó hoặc giao nó cho người khác hay trì hoãn.
Gắn liền với nguyên tắc 2 phút và xem lượng công việc bạn làm được trong quá trình xử lý toàn bộ hệ thống thông tin. Nhiều người rất ngạc nhiên bởi lượng hành động có thể được làm trong 2 phút, gồm có cả những công việc quan trọng nhất của họ hiện nay.
Hãy để tôi khảo sát kỹ hơn nguyên tắc 2 phút vì lúc này nó liên quan đến cảm giác thoải mái của bạn trong việc trả lời email. Nếu bạn có nhiều email, thì bạn sẽ cải thiện được năng suất của mình bằng cách tăng tốc độ đánh máy và sử dụng các phím tắt trong hệ điều hành và phần mềm email bạn sử dụng. Rất nhiều chuyên gia bị giảm hiệu suất làm việc nghiệm trọng vì sử dụng chuột quá nhiều. Nhiều công việc được giải quyết nhanh hơn khi kết hợp nguyên tắc 2 phút với kỹ năng máy tính được cải thiện. Tôi nhận thấy nhiều giám đốc điều hành không gặp khó khăn với công nghệ, họ chỉ đang gặp khó khăn với bàn phím của mình!
Giao việc cho người khác
Nếu công việc tiếp theo cần thực hiện mất nhiều hơn 2 phút, hãy tự hỏi: “Mình có phải là người thích hợp nhất để làm công việc đó không?”. Nếu không, hãy giao nó cho một người thích hợp theo cách thức tiến hành có hệ thống.
Không thể trì hoãn mãi được. Bạn có thể quyết định: “Việc này phải chuyển cho phòng dịch vụ khách hàng”, “Sếp cần để mắt tới việc này” hoặc “Mình cần ý kiến của đối tác về vấn đề này”.
Một “cách thức tiến hành có hệ thống” có thể là:
• Gửi email đến khách hàng
• Viết một ghi chú và hướng dẫn ai đó cách thực hiện công việc
• Để lại thư thoại
• Bổ sung cuộc đàm thoại thực tế sắp tới của bạn với ai đó vào danh sách
• Nói chuyện với anh ấy/cô ấy qua điện thoại hay gặp trực tiếp
Bất kỳ sự lựa chọn nào cũng đem lại hiệu quả nhưng tôi sẽ đặt chúng theo thứ tự ưu tiên từ cao xuống thấp. Gửi email thường là cách nhanh nhất trong hệ thống vì nó tạo ra một hồ sơ điện tử và người nhận có thể giải quyết lúc thuận tiện. Tiếp theo là những mẩu ghi chú bởi có thể đặt chúng vào hệ thống thông tin ngay lập tức và người nhận có thể sử dụng chúng như phương tiện nhắc nhở có tổ chức. Nếu bạn coi tài liệu giấy tờ là một phần của công việc thì việc soạn ra những cuộc giao tiếp là cách tốt nhất để thực hiện công việc đó. Như với email, người ta có thể giải quyết chúng theo lịch trình làm việc của mình. Thư thoại có thể mang lại hiệu quả và được nhiều chuyên gia sử dụng, song điều bất lợi là bạn và người nhận phải thường xuyên theo dõi chúng và những gì bạn nói không phải lúc nào cũng được lắng nghe; tiếp theo là để hạn chế sự giao tiếp trong danh sách tổ chức hoặc trong cặp hồ sơ cho cuộc họp lần sau của bạn. Đôi khi điều này rất cần thiết vì sự nhạy bén hay chi tiết của vấn đề, nhưng bạn phải đợi cho đến khi cuộc họp diễn ra. Lựa chọn ít người thích nhất là ngắt quãng khi bạn và đối tác đang bàn bạc về vấn đề. Điều này rất kịp thời nhưng lại cản trở luồng công việc của bạn và cũng có điều bất lợi giống như thư thoại: hồ sơ không được văn bản hóa.
Theo dõi công việc. Nếu bạn giao công việc cho người khác và nếu bạn quan tâm đến kết quả của mọi thứ, thì bạn cần theo dõi công việc. Khi đọc chương tiếp theo của cuốn sách này, về vấn đề tổ chức, bạn sẽ thấy một tiêu đề rất ấn tượng là “Chờ đợi”.
Khi bạn phát triển hệ thống theo yêu cầu của bạn, rốt cuộc những gì bạn theo dõi giống như một danh sách trong kế hoạch, trong cặp hồ sơ với những tài liệu riêng biệt và danh sách được phân loại “Chờ đợi” trong phần mềm. Bây giờ nếu bạn chưa lập được một hệ thống đang tin cậy, hãy viết một mẩu ghi chú vào tờ giấy − “Chờ đợi: trả lời từ Bob” − và đặt nó vào đống tài liệu “treo” riêng biệt.
Sẽ thế nào nếu quả bóng nằm trên sân của người khác? Trong ví dụ về việc đợi K-1 cuối cùng trở về để bạn nộp thuế ở trên, thì công việc tiếp theo đã nằm trên sân của người khác. Trong những trường hợp đó, bạn sẽ muốn theo dõi công việc như một công việc được giao cho người khác hoặc như một công việc “chờ đợi”. Trên tờ giấy ghi là “Thu thuế”, hãy viết “Chờ K-1 trở về từ Acme Trust” và đặt nó vào đống tài liệu “treo” của bạn.
Việc ghi lại ngày tháng lên những tài liệu bạn làm rất quan trọng đối với người khác. Trong mọi yếu tố của hệ thống cá nhân, đây là yếu tố quan trọng nhất để kiểm soát công việc. Một vài lần, bạn sẽ thật sự muốn tham khảo thông tin đó (“Nhưng tôi gọi điện và đặt lịch vào ngày 12 tháng 3”) sẽ làm cho công việc đáng để giữ lại lâu dài.
Trì hoãn công việc
Hầu hết các hành động tiếp theo mà bạn quyết định đối với mọi thứ trong hệ thống dường như đều do bạn thực hiện và sẽ mất hơn 2 phút để hoàn thành. Bạn cần gọi điện cho một khách hàng; bạn mất một chút thời gian để suy nghĩ và phác thảo một email với đồng nghiệp; bạn cần mua một món quà cho em trai ở cửa hàng văn phòng phẩm; bạn cần tải một phần mềm ở trên mạng; bạn cần nói chuyện với vợ/chồng về một khoản đầu tư − tất cả những điều này chính là sự miêu tả đó.
Những hành động này sẽ được viết lại và sắp xếp vào nhóm thích hợp, để bạn có thể dễ dàng tiếp cận khi cần. Bây giờ, hãy xếp các mẩu giấy đã viết ra những hành động vào hệ thống thông tin và đặt chúng vào đống tài liệu “treo” để được xử lý.
Công việc “treo” là những việc còn lại
Nếu bạn tuân theo những chỉ dẫn trong chương này, bạn sẽ bỏ đi rất nhiều thứ, lập hồ sơ rất nhiều tài liệu, thực hiện nhiều hành động trong 2 phút và giao cho người khác một lượng lớn công việc. Bạn cũng sẽ chất thành đống công việc và những hành động liên quan đến chúng mà bạn cần thực hiện − thực hiện ngay, thực hiện lúc nào đó hoặc một ngày cụ thể − và cả các ghi nhớ về những việc bạn phải chờ đợi người khác. Nhóm tài liệu “treo” này được tạo ra bởi các công việc bạn giao cho người khác hoặc trì hoãn. Đó là những công việc cần được tổ chức sắp xếp trong hệ thống cá nhân của bạn, tôi sẽ chỉ ra vấn đề này chi tiết từng bước một trong chương tiếp theo.
Vạch ra các kế hoạch bạn có
Bước cuối cùng để giải quyết toàn bộ công việc trong hệ thống thông tin này đòi hỏi sự chuyển dịch những chi tiết của hành động đơn lẻ tới một bức tranh tổng thể − các kế hoạch của bạn.
Một lần nữa, tôi định nghĩa “kế hoạch” như một kết quả tôi cố gắng đạt được và phải mất nhiều hơn một hành động để hoàn thành. Nếu bạn xem qua bảng kê các hành động mà bạn tạo ra − “gọi điện cho Frank hỏi về chiếc còi báo động của xe ôtô”; “gửi thư cho Bernadette hỏi về tài liệu hội nghị” − thì bạn sẽ không nghi ngờ gì khi nhận ra có nhiều thứ lớn hơn một hành động đơn lẻ mà bạn đã vạch ra. Tôi sẽ vẫn có vài việc phải làm về “chiếc còi báo động của xe ôtô” sau khi gọi điện cho Frank, cũng như vài việc để làm về hội nghị sau khi gửi email cho Bernadette.
Tôi hy vọng bạn có thể thấy được lý do thực tế khi vạch ra công việc càng lớn càng tốt, như tôi từng làm: Nếu bước hành động mà bạn vạch ra không giúp hoàn thành công việc, thì bạn sẽ cần vài điểm mốc nhắc bạn về hành động “treo” đó cho đến khi bạn xử lý nó. Bạn cần lập một danh sách các kế hoạch. Một danh sách “các kế hoạch” có thể bao gồm mọi thứ từ “Đi nghỉ”, “Loại bỏ dây chuyền sản xuất Widget” tới “ Chấm dứt khoản bồi thường”. Danh sách này không nhằm phản ánh những công việc ưu tiên của bạn mà chỉ đảm bảo bạn đã có chỗ lưu trữ những công việc này.
Việc bạn lập danh sách công việc trong khi đang xử lý hệ thống thông tin hoặc sau khi lập ra danh sách hành động thật sự không phải là vấn đề. Nó chỉ cần được làm một lúc nào đó, và nó phải được duy trì như là một người lái xe quan trọng cho bạn biết bạn đang ở đâu và bạn muốn gì.
Bây giờ, hãy chắc chắn việc thiết lập hệ thống tổ chức của bạn “hoạt động tốt”.
