Thói quen thứ nhất:
Chỉ để trên bàn những giấy tờ liên quan đến vấn đề phải giải quyết ngay.
Roland L. Wulliams, Giám đốc công ty đường sắt Chicago and Northwestern, từng nói: “Một người sẽ thấy mình làm việc dễ dàng và chính xác hơn rất nhiều nếu mỗi ngày anh ta đều thu dọn chiếc bàn làm việc ngồn ngộn giấy tờ, chỉ để lại những tài liệu cần thiết cho những vấn đề phải giải quyết ngay. Tôi cho đó là người biết trông nom công việc và đấy chính là bước đầu tiên tiến tới sự hiệu quả”.
Nếu có dịp đến thăm Thư viện Quốc hội ở Washington, D.C., bạn sẽ thấy năm từ sau được sơn trên trần nhà – năm từ do nhà thơ Pope viết ra: “Order is Heaven’s First Law” (Trật tự là quy tắc đầu tiên của thiên đàng).
Trật tự cũng cần là quy tắc đầu tiên trong kinh doanh. Nhưng thực tế thì sao? Những chiếc bàn vẫn thường ngổn ngang giấy tờ chất đống hàng tuần liền mà chưa được giải quyết. Giám đốc một tòa soạn báo ở New Orleans đã có lần nói với tôi rằng sau khi dọn dẹp một bàn làm việc của ông, người thư ký đã tìm thấy cái máy đánh chữ tưởng đã mất từ hai năm trước!
Chỉ riêng cảnh tượng một chiếc bàn làm việc bừa bộn với những lá thư chưa được trả lời, những báo cáo và những ghi nhớ chằng chịt cũng đủ gây rối trí, căng thẳng và lo lắng. Thậm chí còn có thể tệ hơn. Khi trước mắt lúc nào cũng là những hình ảnh nhắc nhở về tình trạng “có hàng triệu thứ phải làm mà không lấy đâu ra thời gian” thì bạn sẽ không chỉ bị căng thẳng, mệt mỏi mà còn có nguy cơ mắc bệnh cao huyết áp, đau tim và loét dạ dày nữa.
Trọng Hội nghị quốc gia của Hiệp hội Y khoa Hoa Kỳ, Bác sĩ John H. Stokes, Giáo sư của trường Y khoa thuộc Đại học Pennsylvania, đã đọc một bài phát biểu có nhan đề “Bệnh tật hữu cơ – Biến chứng của sự rối loạn thần kinh chức năng”. Ông đưa ra 11 nguyên nhân của căn bệnh. Và một trong số đó, ở vị trí đầu tiên là: “Cảm giác về những nghĩa vụ bắt buộc; một danh sách dài vô tận những công việc sẽ phải làm”.
Nhưng vì sao một hành động đơn giản như dọn dẹp và sắp xếp gọn gàng bàn làm việc có thể giúp bạn tránh khỏi áp lực cao, cảm giác mệt mỏi về nghĩa vụ trước “một danh sách dài vô tận của những việc sẽ phải làm”? Bác sĩ tâm thần học nổi tiếng Williams L. Sadler có kể câu chuyện về một bệnh nhân đã tránh khỏi suy nhược thần kinh nhờ áp dụng chính phương pháp đơn giản này. Đó là giám đốc của một công ty lớn ở Chicago. Khi đến gặp bác sĩ Sadler, ông này đang trong trạng thái rất lo lắng, bất an và căng thẳng. Ông biết nếu cứ tiếp tục thì rất dễ suy sụp nhưng lại không có cách nào thoát khỏi công việc. Ông cần được giúp đỡ.
Bác sĩ Sadler nói: “Khi ông ấy đang kể cho tôi nghe về câu chuyện của mình thì điện thoại của tôi đổ chuông. Bệnh viện đang gặp rắc rối; và thay vì trì hoãn vấn đề, tôi lập tức đưa ra quyết định. Tôi cố gắng giải đáp ngay mọi câu hỏi, nếu có thể. Sau đó lại có một tình huống khẩn cấp khác, tôi cũng thảo luận luôn. Lần cắt ngang thứ ba là khi một đồng nghiệp của tôi đến văn phòng hỏi lời khuyên cho một bệnh nhân đang ốm rất nguy kịch. Khi giải quyết xong, tôi quay lại phía vị khác và mở lời xin lỗi vì đã bắt ông phải đợi. Nhưng khuôn mặt ông lại sáng bừng lên và hoàn toàn khác so với lúc mới đến”.
Người đã nói với Sadler: “Bác sĩ không phải xin lỗi! Trong mười phút vừa qua, tôi nghĩ mình đã ngẫm ra vấn đề của tôi là gì rồi. Tôi sẽ về văn phòng và xem lại thói quen làm việc của mình … Nhưng trước khi đi, nếu bác sĩ không phiền, tôi rất muốn được xem qua bàn làm việc của bác sĩ”.
Bác sĩ Sadler mở ngăn kéo bàn ra. Bên trong trống không – ngoại trừ mấy vật dụng văn phòng. Bệnh nhân đó nói: “Hãy cho tôi biết ngài để những việc chưa hoàn thành của mình ở đâu?”.
Sadler trả lời: “Tôi đã làm xong hết rồi!”
“Còn những lá thư chưa được hồi đáp?”
“Tôi đã hồi đáp hết rồi!”. Sadler nói tiếp: “Quy tắc của tôi là không bao giờ đặt một lá thư xuống khi chưa trả lời xong. Tôi sẽ đọc câu trả lời cho thư ký của mình ngay khi xem xong lá thư”.
Sáu tuần sau, vị giám đốc đó lại mời bác sĩ Sadler đến thăm văn phòng của mình. Ông đã thay đổi – và chiếc bàn làm việc của ông cũng thế. Ông mở những ngăn kéo bàn ra, trong đó không hề có công việc nào chưa hoàn tất. Vị giám đốc nói: “Sáu tuần trước, tôi có ba cái bàn làm việc khác nhau ở hai văn phòng – và luôn ngập đầu vì công việc. Tôi không bao giờ có thể hoàn thành chúng. Sau khi nói chuyện với bác sĩ, tôi quay về và dọn sạch những chồng báo cáo và tài liệu cũ. Giờ đây, tôi chỉ làm việc tại một chiếc bàn, giải quyết ngay những vấn đề mới phát sinh, và không còn bị giày vò, lo lắng trước hàng núi việc chưa giải quyết xong. Nhưng điều ngạc nhiên hơn cả là tôi đã hoàn toàn hồi phục, và chẳng còn gặp vấn đề gì về sức khỏe nữa!”.
Charles Evans Hughes, nguyên Thẩm phản Tòa án Tối cao Hoa Kỳ, nói: “Người ta không chết vì làm việc quá nhiều, mà chết vì phung phí và lo lắng”. Vâng, vì phung phí năng lượng và lo lắng bởi họ dường như không bao giờ có thể hoàn thành hết công việc.
Thói quen thứ hai:
Giải quyết mọi việc theo thứ tự quan trọng
Người sáng lập Công ty Dịch vụ Cities có mạng lưới rộng khắp cả nước, Henry L. Doherty, cho hay dù ông có trả lương cao đến đâu thì hầu như vẫn không thể tìm ra một nhân viên có hai khả năng vô giá: biết suy nghĩ và giải quyết công việc theo thứ tự quan trọng.
Charles Luckman – người tay trắng lập nghiệp và sau 12 năm đã trở thành giám đốc Công ty Pepsodent, nhận mức lương 100.000 đô-la một năm và thêm 1 triệu đô-la thu nhập từ các lĩnh vực khác – đã tuyên bố rằng phần nhiều thành công của ông là nhờ vào hai khả năng hầu như không thể tìm thấy mà Henry L. Doherty đã đề cập ở trên. Charles Luckman nói: “Tôi thường dậy từ lúc 5 giờ sáng bởi đó là lúc tôi suy nghĩ sáng suốt nhất – rồi vạch kế hoạch thấu đáo cho cả ngày với phương châm giải quyết công việc theo thứ tự quan trọng của chúng”.
Frank Bettger, một trong những người bán bảo hiểm thành công nhất nước Mỹ, đã không đợi cho đến 5 giờ sáng để lập kế hoạch mỗi ngày. Ông lập từ đêm trước đó: đưa ra mục tiêu cho bản thân mình – mục tiêu bán một số lượng bảo hiểm nhất định trong ngày hôm sau. Nếu không thực hiện được, con số còn thiếu đó sẽ được cộng dồn sang ngày kế tiếp – và tiếp nữa.
Từ kinh nghiệm của mình, tôi biết một người không phải lúc nào cũng có thể giải quyết mọi việc theo thứ tự quan trọng của chúng, nhưng tôi cũng biết rằng so với kiểu làm tùy hứng, thói quen lập kế hoạch thứ tự về những việc cần làm thật sự tốt hơn rất nhiều.
Nếu George Bernard Shaw không đề ra quy tắc cứng rắn phải làm những việc quan trọng nhất trước tiên, có thể ông đã thất bại trong nghiệp viết và suốt đời vẫn mãi là một thủ quỹ ở ngân hàng. Kế hoạch của ông đòi hỏi phải viết 5 trang sách mỗi ngày. Suốt 9 năm trời, ông đã tuân thủ kế hoạch đó, bất chấp căn bệnh đau tim, bất chấp việc ấy chỉ đem đến cho ông tổng cộng 30 đô-la – tính ra là khoảng một xu mỗi ngày. Còn Robin-son Crusoe thì thậm chí còn lên kế hoạch làm việc cho từng giờ trong ngày.
Thói quen thứ ba:
Khi gặp vấn đề nảy sinh, hãy giải quyết ngay nếu thấy có đầy đủ các yếu tố để ra quyết định.
Một học viên trước đây của tôi là H. P. Howell đã bảo rằng khi ông còn là thành viên của ban giám đốc Công ty Thép Hoa Kỳ, các cuộc họp thường kéo dài rất lâu – nhiều vấn đề được thảo luận nhưng rất ít quyết định được đưa ra. Kết quả là mỗi thành viên của ban giám đốc phải mang hàng đống báo cáo về nhà nghiên cứu.
Cuối cùng, ngài Howell thuyết phục ban giám đốc mỗi lần họp chỉ nên chọn ra một vấn đề giải quyết dứt khoát. Không chần chừ – không trì hoãn. Quyết định đưa ra có thể là yêu cầu phải cung cấp thêm thông tin, là tiến hành hay không tiến hành việc gì đấy. Dù thế nào đi nữa cũng phải quyết định xong vấn đề đang thảo luận rồi mới được chuyển sang vấn đề khác. Ngài Howell cho tôi hay kết quả tốt đẹp trông thấy: các thành viên không phải mang đống tài liệu về nhà nữa, và cảm giác căng thẳng với những vấn đề chưa được giải quyết cũng không còn.
Đó thật sự là một quy tắc tốt, không chỉ cho ban giám đốc của Công ty Thép Hoa Kỳ, mà còn cho tất cả chúng ta.
Thói quen thứ tư:
Học cách tổ chức, ủy quyền và giám sát
Nhiều doanh nhân đang tự đẩy mình xuống mồ bởi họ không bao giờ học được cách giao phó trách nhiệm cho những người khác. Họ cứ tự mình lao đầu vào mọi việc để rồi bị choáng ngợp trong những chi tiết vụn vặt và sự lộn xộn, bị cuốn đi trong cảm giác vội vã, lo lắng và căng thẳng. Tôi biết thật khó để học cách giao phó trách nhiệm cho người khác. Bản thân tôi cũng thấy khó. Từ kinh nghiệm cá nhân, tôi cũng biết rằng tai họa có thể xảy ra khi ta ủy quyền nhầm người. Nhưng dù khó tới đâu thì các nhà lãnh đạo cũng phải làm, nếu muốn tránh khỏi lo âu, căng thẳng và mệt mỏi.
Các nhà lãnh đạo xây dựng nên những doanh nghiệp lớn nhưng lại không biết cách tổ chức, ủy quyền và giám sát thường bị đột tử vào tuổi 50 hoặc đầu 60 vì những vấn đề tim mạch – nảy sinh từ sự lo âu và căng thẳng. Bạn muốn có một ví dụ cụ thể ư? Hãy xem mục “Tin buồn” trên tờ báo bạn vẫn hay đọc!
