Sổ Tay Tiếng Anh Trong Công Việc Hành Chính

Vấn đề đặt ra với những con số là đánh vần thành chữ hay để nguyên dưới dạng số. Khi sử dụng tiếng Anh cũng vậy, nhiều khi cả hai dạng đều chính xác và có nhiều dạng không được đề cập như một quy tắc ở bất kỳ cuốn sách nào, việc sử dụng hoàn toàn tự do. Tuy nhiên, những chỉ dẫn thiết thực vẫn luôn cần thiết.

1. Trong văn bản thông thường và văn bản pháp lý

Trong văn bản thông thường, những số dưới 101 được đánh vần thành chữ, và số quá 101 thì được viết ở dạng số. Văn bản càng trang trọng thì càng có xu hướng thể hiện số thành chữ.

Tuy nhiên, nếu một số được sử dụng để so sánh với những số khác trong cùng một trường hợp thì nên được để ở dạng số.

• An excavation of 500 feet can be finished as rapidly as one of 200 feet if the right equipment is used. (Cái hố 500 feet có thể đào xong bằng thời gian đào một cái hố sâu 200 feet nếu những dụng cụ cần thiết đều được sử dụng.)

Một số xuất hiện ở đầu câu, nếu như có thể viết thành một hay hai từ thì nên viết ra:

• Sixteen new cars were delivered this morning. (Mười bảy chiếc xe mới đã được giao trong sáng nay.)

• Thirty or forty bushels were needed. (Cần ba mươi hay bốn mươi giạ.)

Không viết: 2,746,892 copies were purchased. Mà phải viết để những con số này xuất hiện ở phía sau của câu như dưới đây:

• The company purchased 2,746,892 copies. (Công ty đã mua 2.746.892 bản).

Trong văn bản pháp lý, những con số được viết ở cả hai dạng chữ và số để tránh tình trạng hiểu lầm, trong các văn bản giấy chuyển nhượng quyền sử dụng đất đai, bất động sản cũng vậy:

• The west thirty (30) feet of Lot Nine (9) in Block Four (4). (Ba mươi (30) feet về hướng Tây của lô thứ chín (9) trong dãy thứ tư (4).)

Những số xấp xỉ được làm tròn thì viết thành chữ:

• The station is about fifty blocks away. (Ga xe cách đây khoảng 50 dãy nhà.)

• He found nearly two thousand dollars. (Anh ta đã tìm thấy gần hai nghìn đô-la).

Để làm cho hai số khác biệt nhau trong cùng một câu văn, hãy sử dụng những từ cho một con số và những chữ số cho những từ khác:

• Three of the men drove 2,000 miles each; four drove 3,000 miles each; and only one drove the complete 3,000 miles. (Ba người trong số đó lái được 2.000 dặm; bốn người lái được 3.000 dặm; và chỉ có một người hoàn thành đoạn đường 3.000 dặm ấy.)

Nếu như câu văn đó không thể được viết lại hãy sử dụng một dấu phẩy hay dấu gạch ngang kép (–) để phân biệt những con số:

• During the year 1992, 20 million people visited the park. (Trong năm 1992, 20 triệu người đã đến thăm công viên.)

• We received 1,213 – 113 of which. (Chúng tôi đã nhận được 1.213 – 113 trong số…)

Hãy viết những chữ số trong phạm vi một trăm, còn những số lớn hơn một trăm thì viết số hàng trăm và chữ viết cho phần quá một trăm đó. Với những con số lớn hơn, hãy viết thành hai từ:

• Four hundred (Bốn trăm)

• Five million (Năm triệu)

• Two billion (Hai tỷ)

Sử dụng những dạng ngắn cho những số viết quá một nghìn không liên quan đến tiền:

• Fourteen hundred (Một nghìn bốn trăm)

Không được viết:

• One thousand four hundred.

Những số lớn, bao gồm cả tổng số có thể có cả số lẫn chữ:

• Production of 37 million paper clips and a budget of $146 billion. (37 triệu sản phẩm kẹp giấy và ngân sách 146 tỷ đô-la).

Nếu một số hay từ several đứng trước hundred, thousand, million, billion,... thì sử dụng dạng số ít. Sau many sử dụng dạng số nhiều:

• six hundred pages (sáu trăm trang)

• several million years (vài triệu năm)

• many hundreds of pages (hàng trăm trang)

Những số trên 999 được viết kèm theo một dấu chấm phẩy, để phân cách giữa các nhóm ba số với nhau tính từ vị trí đơn vị:

• 1,001

• 123,000

• 1,436,936

Dấu phẩy được loại bỏ ở những số thập phân, số trang, địa chỉ, số điện thoại, số phòng và số biểu mẫu:

• 10356

• 201-555-9088

• Page 3487

• Room 2630

• 1467 Wilshire Boulevard

• Form 2317-A

Dấu phẩy cũng được lược bỏ trong năm có bốn chữ số, nhưng chúng được thêm vào những năm với năm hay nhiều số hơn:

• The company began in 1992. (Công ty ra đời năm 1992).

• The pottery shards were dated at about 14,000 B.C. (Mảnh vỡ đồ gốm được tìm thấy có niên đại khoảng 14.000 năm trước công nguyên).

• This science fiction novel takes place in the year 27,345 A.D. (Tiểu thuyết khoa học viễn tưởng diễn ra những năm 27345 sau công nguyên.)

Số sê-ri được viết không có dấu phẩy:

• Motor Number 245889954 (Xe gắn máy mang số 245889954)

• Policy Number 894566 (Số hợp đồng là 894566)

2. Sử dụng con số trong tính tiền

Sử dụng những con số cho việc tính toán tiền:

• 1 cent

• 20 cents

• 20,000 dollars hoặc $20,000

Tuy nhiên, số lượng tiền luôn được viết khi bắt đầu một câu:

• One cent was contributed by each child. (Mỗi một đứa trẻ góp một cent).

Không được viết:

• 1 cent was contributed by each child.

Nhóm giá cả chỉ được viết ở dạng số:

• These shoes were priced at $50, $60, and $85. (Những đôi giày này được bán với giá 50$, 60$ và 70$).

Trong tiếng Anh, sử dụng ký hiệu đô-la ($) trước những con số, không viết từ đô-la hay ký hiệu đô-la ($) sau số:

• The duplex rents for $700 per month. (Giá thuê nhà cho hai người là 700$/tháng).

Nếu một lượng đô-la gồm cả chữ và số, hãy sử dụng ký hiệu ($) trước những con số:

• The budget calls for $850 billion. (Ngân quỹ cần 850 triệu đôla).

Không được viết:

• The budget calls for 850 billion dollars.

Nhắc lại những ký hiệu đô-la ($) với những con số lớn:

• The bonds could be purchased in denominations of $10,000, $12,000, $15,000, and $20,000. (Những tờ trái phiếu này có thể được bán với mức 10.000$, 12.000$ , 15.000$ và 20.000$)

Tuy nhiên, một ngoại lệ là có thể loại bỏ tất cả ký hiệu đô-la ($) trước những con số khi chúng được sắp xếp trong một bảng biểu:

• The bonds could be purchased in denominations of the following amounts:

$10,000

12,000

15,000

20,000

(Những trái phiếu này có thể được mua với giá sau: 10.000, 12.000, 15.000 và 20.000 đô-la)

Ký hiệu đô-la không được sử dụng với số tiền cent. Hãy sử dụng kí hiệu cent (¢) sau số lượng ít hơn một đô-la, nhưng không bao giờ sử dụng ký hiệu cent với một phần thập phân:

• 25¢

Không viết: 0.25¢, để biểu thị rằng đó là ¼ cent.

Ngoại lệ duy nhất cho sử dụng ký hiệu đô-la khi con số ở dạng cent đứng một mình và trong công việc thống kê khi phần đô-la được chia ra thành số thập phân có nhiều hơn hai phần thập phân:

• $0.3564

3. Dấu thập phân

Dấu thập phân là một dạng khác của phân số. Đặc biệt là với những phân số lớn. Khi một dấu thập phân xuất hiện mà không có phần nguyên, nó sẽ mặc định lấy số không (0) làm phần nguyên.

Thỉnh thoảng, phân số là một phần của một đô-la. Khi số lượng đô-la được đưa ra mà không có thêm phần cent hãy loại bỏ dấu thập phân và phần nguyên.

• $3

• $1,200

Nhưng phải viết là:

• $17.75

Dấu thập phân và phần nguyên không được sử dụng với số lượng tiền lẻ nếu như không ở trong dạng bảng biểu. Nếu nằm trong dạng bảng biểu và một vài số chứa cả cent còn một số thì không chứa cent, thì những số lẻ nên gồm có phần nguyên (0):

4. Thời gian

Khi một số và một từ đi liền với nhau như một tính từ chỉ thời gian liên kết với nhau qua dấu gạch ngang (-):

• a 24-hour day (một ngày 24 giờ)

Nhưng phải viết: a day of 24 hours.

• two 2-year 12-percent notes (hai tờ giấy chứng chỉ quỹ trong vòng 2 năm với lãi suất 12%).

Nhưng phải viết: two notes for two years at 12 percent.

Giờ, phút, giây ngăn cách với nhau thông qua dấu hai chấm:

• 10:05:02 a.m.

Không bao giờ sử dụng this a.m thay cho this morning. Khi đã sử dụng a.m hay p.m thì không cho thêm o’clock vào nữa.

• I will meet you at 4 p.m. (Tôi sẽ gặp anh lúc 4 giờ chiều.)

• I will meet you at four o’clock this afternoon. (Tôi sẽ gặp anh lúc 4 giờ chiều nay.)

Không cần thêm những ký tự sau số của giờ. Đối với những thời điểm như: exact noon, midnight, để sử dụng từ ngữ thay cho số sẽ chính xác hơn:

• I will meet you at noon. (Chúng ta sẽ gặp nhau chiều nay.)

• The horn blew at midnight. (Ăng ten bị thổi bay lúc nửa đêm.)

5. Ngày

Ngày được viết ở dạng số, không có th, st, hay d nếu ngày không được viết trước tên của tháng

• May 1, 1995

Không viết: May 1st, 1995

Phải viết: On the 2d of June 1994

• In the August 21 and September 3 editions.

Không viết 21st or 3d.

Trong những văn bản pháp lý, ngày được viết ra như dưới đây:

• the twelfth day of May, A. D. (ngày thứ mười hai, tháng Năm, Phật lịch).

• Nineteen Hundred and Ninety-five. (Một nghìn chín trăm chín mươi lăm)

6. Dấu gạch ngang

Những con số dưới 100 được viết ra sử dụng dấu gạch ngang (-):

• thirty-three

• ninety-nine

• twenty-seven

Hàng trăm và hàng nghìn không được viết dưới dạng thêm gạch ngang:

• six hundred thousand (sáu trăm nghìn)

• three hundred million (ba trăm triệu)

Khi đơn giản hóa một danh từ, những con số được đánh dấu gạch ngang, như bất kỳ một cụm tính từ nào khác:

• five-thousand-foot mountain (ngọn núi cao 5000 foot)

• three-foot rule (thước dài 3 foot)

Phân số nhỏ hơn 1 thì được đánh dấu (-):

• one-third (một phần ba)

• three-quarters (ba phần tư)

Nhưng phải viết: one twenty-third (một phần hai ba).

Những hỗn số thì không được đánh dấu gạch ngang (-) giữa phần số nguyên và phân số, giữa phần từ và phần số:

• one and one-half (một một phần hai): 1 ½.

Không được viết một phần của phân số như là số và phần khác là từ:

• one-fourth-inch bolt (cái sàng ¼ inch)

Nhưng phải viết: 1 fourth-inch bolt.

Khi một hỗn số là chủ ngữ của câu, danh từ là số nhiều. Tuy nhiên, động từ là số ít bởi vì số lượng luôn được coi như một đơn vị lẻ:

• 1 5/8 inches is needed. (Cần thiết một năm phần tám inches)

• 2 1/4 miles is the length of the track. (Hai một phần tư dặm là chiều dài của quãng đường).

7. Tuổi

Sử dụng một quy tắc chung trong việc đưa ra một khoảng thời gian hay tuổi của một người, sẽ viết ra khi số nhỏ hơn hoặc bằng một trăm (100), sử dụng số khi lớn quá một trăm.

• She is twelve years old. (Cô ấy 20 tuổi).

• He has held the same position for twenty-six years. (Anh ấy đã giữ nhiệm vụ đó trong vòng 20 năm)

• She is now 105 years of age. (Bà ấy bây giờ 105 tuổi).

• The company has been in this city for 102 years. (Công ty đã tồn tại ở thành phố này 102 năm).

Những cụm tính từ chỉ tuổi, từ tạo thành thời gian có thể được sử dụng trước old, nhưng trong sự kiện đó những từ years và day phải được viết ra ở dạng số ít:

• 12-day-old baby elephant. (Một chú voi 12 ngày tuổi).

• 200-year-old building. (Tòa nhà 200 năm).

• 6-month-old pony. (Chú ngựa sáu tháng tuổi).

• 3-day-old kitten (Chú mèo con ba ngày tuổi).

8. Đo lường và cân nặng

Các ký hiệu được bảo đảm cho những văn bản kỹ thuật như: feet (‘), inches (“) và x (thay by) cho đo lường:

• 9′ × 12″

• 8″ × 10″

Trong những văn bản bình thường, hãy viết những từ by thay cho x.

Những ký tự đặc biệt có thể được sử dụng để đưa ra thông tin đo lường chính xác nếu như muốn tăng tính chính xác:

• 9′0″ × 12′0″ × 20′6″

Những từ viết tắt thường không được viết hoa:

• 6 lb. 3 oz.

• 192 lbs.

Hoặc:

• 6 pounds 3 ounces

• 192 pounds

Trong một cụm tính từ đưa ra số đo cân nặng hay một sự đo lường, những con số được đánh dấu gạch ngang (-) như một danh từ số ít:

• 600-mile-an-hour speed

Nhưng phải viết là: speed of 600 miles an hour.

• a 40-hour workweek

Nhưng phải viết là: a workweek of 40 hours.

9. Phần trăm

Những con số sử dụng kí hiệu % trong câu được viết như sau:

• 5% price reduction (giảm giá 5%)

• loss of 10 percent (lỗ 10%)

• almost 30 percent of the population (gần đến 30% dân số)

• Đối với những tỉ lệ phần trăm (%) trong bảng biểu, kế hoạch, chúng ta sẽ dùng ký hiệu sau mỗi con số:

• 30% to 50%

• 6%, 8%, and 10%

10. Số trang

Đối với tất cả số trang sử dụng những con số thể hiện thứ tự, không dùng dấu phẩy cho trang ở thứ tự trên 999.

Đối với văn bản pháp lý, số trang được đặt ở giữa phần cuối cùng mỗi trang, với những văn bản khác, nó thường được đặt ở đầu trang. Nhiều văn bản và bản tóm tắt được đánh số ở góc trên, bên phải; những trang được đặt ở vị trí cố định bên trái được đánh số ở góc dưới, bên phải.

Trong một văn bản, tất cả số trang nên được dùng thống nhất ở cùng vị trí đối với toàn văn bản. Tiêu đề tập văn bản không được đánh số, mặc dù số của trang sau đó vẫn được đánh tiếp từ ký tự của trang đầu tiên.

Có thể sử dụng dấu gạch (-) trước và sau mỗi số trang, như: -3-, nhưng không được sử dụng dấu chấm. Không sử dụng dấu trích dẫn và đánh chữ Page (Trang) trước số.

11. Viết tắt cho số

Viết tắt cho số như: No. hay kí hiệu số # thường bị lược đi:

• Building 38 (Tòa nhà số 38)

• Page 92 (Trang 92)

Nhưng không viết:

• Building No. 38

• Page no. 92

Phải viết:

• Invoice 3457 (Hóa đơn số 3475)

Không viết:

• Invoice #3457

Tuy nhiên, trong văn bản có thể viết tắt nếu thấy hợp lý và tiện lợi hơn:

• When he came to No. 16, he halted. (Khi anh ta đến số 16, anh ta đã dừng chân).

• The only houses to be painted this year are Nos. 16, 17, and 18. (Chỉ có vài ngôi nhà được sơn trong năm nay là: số 16, 17 và 18).

12. Số nhiều của số

Dạng số nhiều của một số hay những cái khác đều được thêm s hay es vào cuối của từ đó.

Nếu con số đó là số hãy sử dụng s hay ’s theo cách đã liệt kê ở phần trên.

• 5s và 6s hay 5’s và 6’s hoặc fives và sixes.

• the 1990s hoặc the 1990’s (những năm 1990)

• MD88s OR MD88’s (MD 88s hay MD88’s)

13. Số La mã

Số La Mã thường được sử dụng để phác thảo vấn đề và dùng trong một số ngày.

Tham khảo bảng 7-1 dưới đây về các trường hợp sử dụng số La Mã; sử dụng Bảng 7-2 cho ngày tháng.

Bảng 7.1. Các trường hợp phổ biến trong sử dụng số La Mã

Bảng 7.2. Các số La Mã thường dùng cho ngày tháng