Kinh doanh, giống như một trận chiến, có những lúc phải chờ đợi nhưng cũng có những lúc lại cần dứt điểm. Đó là giai đoạn thuyết trình. Thuyết trình là một trong số ít những thời điểm trong cuộc đời có thể thu được kết quả lớn chỉ với 25 phút làm việc thật sự. Đó có thể là thuyết trình để huy động vốn hay để thuyết phục nhà cung cấp hoặc nhân viên cùng tham gia với bạn. Hoặc thậm chí bạn còn phải quỳ gối để trình bày một thứ quan trọng hơn (cảnh báo từ kinh nghiệm của tôi: đừng làm điều này nếu người bạn định cầu hôn cũng đang ở đó).
Điều khiến tôi ngạc nhiên là mọi người thường bỏ lỡ những cơ hội này. Họ nghĩ rằng việc thuyết trình không mang tính chất quyết định nên thường phó mặc. Điều đó không đúng. Chiến thắng chỉ dành cho người làm việc chăm chỉ nhất.
Rất nhiều cuộc nghiên cứu và điều tra chứng minh cho điều này. Việc thuyết trình không do giá cả quyết định. Điều giúp bạn giành chiến thắng với bài thuyết trình chính là mối quan hệ cá nhân và cảm xúc.
Minh chứng dưới đây là cho cuộc chạy đua giành quyền đăng cai Olympic 2012:
Trước bài thuyết trình cuối cùng, người Pháp đã chắc mẩm giành chiến thắng. Họ có cơ sở vật chất, đề án tốt nhất và mọi người đều nhất trí rằng “họ sẽ thắng”. Bài thuyết trình của họ mang phong cách của những chú gà trống Gô-loa. Họ có bộ phim đen trắng của nhà sản xuất phim Jean-Luc Besson và bài diễn văn trôi chảy của Tổng thống Pháp Chirac.
Trong khi đó, người Anh bị lép vế hơn. Vậy là họ đi theo chủ đề tình cảm – Olympic sẽ để lại di sản gì cho thế hệ trẻ. Họ khiến trái tim mọi người rung động bằng cách để cho trẻ em nói về Olympic có ý nghĩa như thế nào với các em trong tương lai. Hiển nhiên, ban giám khảo đã phải rơi nước mắt.
Chỉ với 40 phút đó, nước Anh đã giành được 10 tỷ đô-la để tổ chức Olympic. Rõ ràng thuyết trình là một kỹ năng mà chúng ta cần phải nghiên cứu.
Một bài thuyết trình bán hàng có ba giai đoạn – hai trong số ba giai đoạn đó không liên quan gì đến việc thuyết trình thật sự.
Giai đoạn 1: Chuẩn bị
Nhận định: Yếu tố quyết định thắng hay thua đã được tồn tại rất lâu trước khi bạn bước vào phòng thuyết trình. Bạn thuyết trình để đưa ra một giải pháp hoàn hảo, nhưng làm sao bạn có thể làm được điều đó khi không biết vấn đề là gì?
Bí quyết là bạn phải nhận ra câu trả lời sẽ không nằm trong tài liệu thuyết trình hay các tiêu chí đã được đưa ra. Bạn phải tự khám phá nhu cầu tình cảm của khách hàng. Liệu khách hàng muốn có giải pháp tốt nhất hay họ chỉ muốn được trả tiền thế chấp? Ai sẽ là người thật sự đưa ra quyết định và họ sẽ tính điểm như thế nào?
Trong khi các đội khác tìm kiếm sự hào hứng thì đội Camelot giành chiến thắng thầu xổ số Anh quốc vì cách chơi an toàn. Họ nhận ra nỗi lo lắng lớn nhất của những viên chức nhà nước là sự rủi ro khi chơi xổ số. Vậy là mọi thứ trong bài thuyết trình của họ tập trung vào việc làm cho những viên chức này yên lòng.
Hội đồng đảm nhận thi đăng cai Olympic của nước Anh đã nhận ra nỗi lo lắng lớn nhất của Ủy ban Olympic là e ngại rằng Olympic sẽ không để lại ấn tượng về sau. Vậy là họ tập trung vào ý tưởng – di sản để lại cho thế hệ sau.
Tất nhiên, họ sẽ không nói cho bạn ngay lập tức, thậm chí bản thân họ cũng không nhận ra mình mong muốn gì. Vậy thì bạn phải kiểm tra lại. Hãy lắng nghe ẩn ý sau lời nói của họ. Họ xếp thứ tự ưu tiên như thế nào? để họ miêu tả kết quả mong muốn là như thế nào? Hãy kiểm tra giả định của bạn với những gì họ trình bày.
Sau đó, hãy xây dựng càng nhiều phương án giải quyết vấn đề càng tốt để đáp ứng những tiêu chuẩn đã đưa ra.
Khởi động: Hầu hết việc thuyết trình là để gây dựng mối quan hệ. Do vậy, bạn cần phải sử dụng càng nhiều cơ hội càng tốt để có thể giao tiếp và tác động tới những người quyết định cuộc đua đó. Ví dụ như, gửi bánh muffin:
Một đơn vị nhỏ về chuyển phát thư muốn hướng tới một trong những ngân hàng lớn nhất thế giới. Một tuần trước buổi thuyết trình, nhân viên công ty đã gửi bánh muffin đến ngân hàng tiềm năng này. Ba ngày trước buổi thuyết trình, anh gọi để xác nhận lại và nói anh đang chờ tin của họ. Thật không may, ngân hàng đã quyết định sử dụng nhà cung cấp “đã được duyệt” một ngày trước đó. Nhưng bây giờ người thẩm định của ngân hàng đã có ấn tượng với anh. Tuy nhiên, ba ngày sau người này nhận được đề án từ nhà cung cấp đã được duyệt nhưng nó thật tệ. Vậy là họ quyết định tìm đến công ty nhỏ, và anh đã ký được hợp đồng lớn với sự hỗ trợ của một hộp bánh.
Giai đoạn 2: Hành động
Bài thuyết trình bán hàng thế nào? Nếu khách hàng tiềm năng có rất nhiều ứng viên thì bạn sẽ không nên ở vị trí đầu tiên. Họ còn khá lạ lẫm với bài thuyết trình. Vị trí thứ hai sẽ là lý tưởng nhất vì đến thời điểm đó họ đã bắt đầu vào guồng. Cố gắng đừng trình bày sau bữa trưa bởi họ sẽ buồn ngủ. Và cũng đừng là người thuyết trình cuối cùng vì họ đã bị quá tải thông tin rồi.
Một lần tôi thuyết trình bán hàng với một doanh nghiệp vào 5 giờ chiều ngày thứ sáu. Một thành viên của ban thẩm duyệt đã bắt đầu viết thiếp Giáng sinh vào lúc bài thuyết trình của tôi đã diễn ra được một nửa.
Vào đề: Cố gắng có một cuộc nói chuyện nhẹ nhàng trước khi đi vào vấn đề chính. Hãy lịch thiệp với người thư ký.
Cần chuẩn bị một số câu hỏi trước khi bắt đầu, như: “Ông/ bà đi đường có mệt không?” Tôi thì sẽ hỏi: “Công việc kinh doanh của ông/bà dạo này thế nào?” Tuy nhiên, đừng đặt những câu hỏi quá riêng tư. Tôi đã nghe một người bán hàng hỏi: “Ông/bà có xem trận bóng tối qua không?” để rồi kết thúc bằng một cuộc tranh luận nảy lửa trước khi cuộc gặp bắt đầu.
Bố trí phòng theo cách mà bạn muốn và làm sao để có thể di chuyển quanh ban thẩm duyệt. Lý tưởng nhất là bạn không cần phải ngồi đối diện với họ – mà nên “ở cùng một phía”.
Thuyết trình: Hãy cảm ơn họ vì đã mời bạn tham dự và hãy bày tỏ bạn thấy hào hứng như thế nào; cho họ biết bạn định trình bày cái gì và trong thời gian bao lâu.
Sau đó, hãy đưa ra lời giải thích cho vấn đề họ đang gặp phải. Đừng có bỏ qua phần này. Điều này chứng tỏ bạn hiểu khách hàng và khiến họ nhận ra họ thật sự cần giải pháp của bạn.
Bạn sẽ may mắn nếu mọi người nhớ được nhiều hơn hai thông tin từ bài thuyết trình của bạn. Vì thế, đừng làm họ bị quá tải bởi quá nhiều sự kiện với bài thuyết trình dày đặc chữ. Thay vào đó, hãy nghĩ việc thuyết trình này như một cơ hội để kể một câu chuyện đơn giản xoay quanh nhu cầu cảm xúc của họ. Các slide giới thiệu sẽ như những phần nhỏ của một câu chuyện.
Hãy xem lại các ví dụ và minh họa. Câu chuyện về hãng Shell ở phần đầu là minh chứng điển hình cho luận điểm của tôi hơn bất kỳ điều gì tôi có thể miêu tả.
Nếu bạn muốn giới thiệu với khách hàng một cái gì đó thật sự mạo hiểm, đầu tiên hãy cung cấp cho khách hàng một phương án an toàn. Sau đó, bạn có thể chuyển sang một cách khác hấp dẫn hơn. Nếu không họ sẽ bỏ bạn vì một số yếu tố mạo hiểm nhỏ nằm trong bản đề án lớn của bạn.
Cố gắng thiết lập quan hệ: Bài thuyết trình hay nhất là nên có những quãng ngừng nghỉ ở giữa bài để có thể thảo luận và nói chuyện với khách hàng. Hãy cố gắng có những khoảng nghỉ một cách chủ ý nếu bạn có thể. Nếu bạn đang trình bày một cái gì đó mang tính sáng tạo, hãy cho họ hai giải pháp và thảo luận xem họ thích cái nào. Bài thuyết trình đạt đến sự hoàn hảo là khi các bạn cùng ngồi và thảo luận giải pháp tối ưu, khi ấy khách hàng sẽ cảm thấy chính mình đã đưa ra giải pháp đó.
Đừng biến cuộc thảo luận thành một cuộc đấu khẩu. Vì bạn có thể mất cả một hợp đồng lớn cho dù bạn thắng trong việc chứng minh luận điểm của mình. Hãy xem cách “Xử lý phản hồi của khách hàng” ở Chương 16.
Hãy trình bày như thể bạn là một thành viên của ban thẩm duyệt: Trong suốt buổi thuyết trình, nên tạo cho họ có cảm giác đây là một nhóm đang làm việc để tìm ra giải pháp cho vấn đề. Khách hàng muốn biết bạn có thể là một phần trong nhóm của họ. Do vậy hãy trình bày như thể các bạn đang cùng chia sẻ vấn đề: “Khi chúng ta bắt đầu thực thi…”
Ngôn ngữ cơ thể: Khi thuyết trình trước một nhóm lớn, cần tránh một số lỗi phổ biến sau:
Chân “mỏ neo”: Người thuyết trình dường như có một chân bị đóng đinh xuống sàn và chỉ di chuyển quanh điểm cố định này. Nếu bạn định di chuyển, hãy làm thật tự nhiên.
Kẻ “móc túi”: Đừng bao giờ để một tay trong túi ngó ngoáy vài đồng tiền lẻ hay một vật gì đó.
Kẻ “ngốc nghếch”: Khi thuyết trình, bạn thường chỉ nhìn vào những người ngồi gật gù và mỉm cười. Đừng nghĩ họ làm điều này vì họ thích bạn (có thể họ đang muốn đi vệ sinh). Theo kinh nghiệm của tôi, những người có vẻ ít chú ý đến bài thuyết trình nhất lại là những người có quyền lực nhất. Vậy hãy chắc chắn bạn lần lượt nhìn vào mắt họ. Kinh nghiệm thuyết trình của các chính trị gia là nếu thuyết trình trước một nhóm đông người thì nên nhìn theo hình chữ W hoặc V – phía cuối bên trái, đằng trước, phía cuối bên phải và cứ như thế. Mọi người sẽ nghĩ rằng bạn đang đưa đến thông điệp với chỉ riêng họ mà thôi.
Hoặc cách khác, hãy xử sự tự nhiên. Thuyết trình là việc lặp đi lặp lại, nhưng điều quan trọng là bạn cần thể hiện tính cách. Nếu bạn là người rụt rè thì đừng cố diễn giống như Anthony Robbins1.
Tóm tắt: Bạn có thể đưa ra một loạt luận điểm nhưng nên kết thúc bằng cách tóm tắt ngắn gọn ba lợi ích chính của bạn. Nếu sử dụng PowerPoint, bạn có thể trình bày slide cuối cùng như món quà tặng tuyệt vời bày tỏ lòng biết ơn.
Giờ đây bạn muốn khách hàng hỏi. Nhưng nếu họ không đưa ra câu hỏi nào, bạn có thể đặt câu hỏi cho họ: “Điều gì hấp dẫn bạn nhất?” “Bạn có băn khoăn gì đối với các giải pháp của chúng tôi?” Bạn muốn bất kỳ nghi ngại nào của khách hàng đều được đưa ra để thảo luận. Nếu không làm điều đó ngay bây giờ, về sau bạn sẽ không có cơ hội nữa. Hãy tìm ra quy trình đưa ra quyết định. Đó không phải là một bài thuyết trình trang trọng, hãy cố gắng có được những cam kết để đưa ra biện pháp xử lý phối hợp trong tương lai: “Vậy thì chúng ta sẽ làm theo phương án thứ hai, và các bạn sẽ có cuộc họp với những thành viên khác trong nhóm”.
Kết thúc dần: Hãy chú ý đến “khoảnh khắc ngốc nghếch” trên quãng bước ra cửa. Khách hàng có thể bất ngờ hỏi: “Vậy còn có ai khác thích thú với ý tưởng của bạn không?” ngay lập tức bạn trả lời: “Không có ai, anh là người đầu tiên. Tôi cảm thấy đỡ căng thẳng hơn rất nhiều.”
Đừng làm điều gì ngu ngốc cho đến khi bạn đi cách tòa nhà đó 100m. Tôi có nghe câu chuyện một công ty quảng cáo đã giành được một hợp đồng quảng cáo toàn cầu và mất nó ngay sau đó vì đã đặt tiền taxi bằng tài khoản của khách hàng để ra sân bay.
Giai đoạn 3: Sáng hôm sau
Vẫn còn có cơ hội làm tăng sức ảnh hưởng đến bài thuyết trình khi nó diễn ra. Đừng ngồi một chỗ và chờ điện thoại reo – hãy tiếp nối buổi thuyết trình của bạn bằng một cú điện thoại hoặc thư điện tử lịch thiệp. Không có ai bị mất việc vì quá nhiệt tình và sẵn lòng.
Nếu bài thuyết trình của bạn không thành công, hãy nén lòng tự trọng xuống và làm theo quy tắc “999” – đó là, gọi khách hàng sau 9 ngày, sau 9 tuần và sau 9 tháng. Vẫn có những khoảnh khắc lo lắng sau khi mua một món đồ lớn. Bạn vẫn cần xây dựng một mối quan hệ thân thiết, khi đối thủ của bạn không thực hiện tốt bất kỳ điều gì với khách hàng thì đây chính là cơ hội cho bạn.
“Làm thế nào khách hàng tiềm năng không lấy ý tưởng từ bài thuyết trình và đề án của tôi rồi bỏ đi và tự làm lấy?” (Rebecca, nhân viên marketing)
Đây là một câu hỏi hay. Xét cho cùng, bạn có thể đưa những lời cảnh báo về “bản quyền” trong bản đề án, nhưng bạn không thể lôi họ ra tòa nếu họ đánh cắp ý tưởng.
Vấn đề là do bạn muốn cho mọi thông tin vào bài thuyết trình. Do đó, bạn có thể làm theo cách sau: đầu tiên bạn giải thích “quy trình độc đáo” của mình; sau đó, hãy gợi mở cho khách hàng một hoặc hai ý tưởng sáng tạo của bạn trong bài thuyết trình. Bằng cách đó, họ sẽ cảm thấy phấn khích với ý tưởng, nhưng họ cũng nhận ra, họ cần quy trình bí mật tuyệt vời đó của bạn để có thể biến ý tưởng thành sự thật.
