Hầu hết các doanh nghiệp đều gặp trục trặc với việc ghi chép sổ sách kế toán. Doanh nhân giỏi là bắt đầu với một ý tưởng mới, những thứ ở một tầm nhìn lớn hơn. Công việc kế toán tốt là ghi chép chi tiết, rõ ràng và mọi số liệu đều khớp.
Bạn cần phải có cả hai yếu tố đó trong một doanh nghiệp. Mặc dù công việc kế toán tốt không giúp bạn thành công nhưng không chú ý hoặc ít chú ý đến nó lại có thể làm phá sản một doanh nghiệp thành công.
Tôi khuyên bạn nên thuê một nhân viên kế toán, việc này cũng không quá tốn kém. Trước mắt có vẻ lãng phí, nhưng về lâu dài nó sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thứ, cả sự thanh thản đầu óc khi mọi việc đều theo trật tự, điều này cũng rất đáng giá.
Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn cần phải học những điều cơ bản trong việc ghi chép sổ sách kế toán.
Kiến thức kế toán cơ bản
Nguyên tắc vàng khi thiết lập một hệ thống là đơn giản và có phương pháp.
Tôi có cần một phần mềm? Bạn có thể ghi chép sổ sách bằng tay với những công việc kế toán đơn giản. Tuy nhiên, cũng có khá nhiều phần mềm kế toán đơn giản có thể giúp ích cho bạn. Tôi sử dụng phần mềm QuickBooks và Sage Instant. Đừng sử dụng cái gì quá tân tiến nếu bạn không thật sự cần. Bạn có thể dễ dàng nâng cấp hệ thống theo thời gian.
Bước một: Lưu hóa đơn đầu ra
Bạn cần phải có hóa đơn hoặc giấy biên nhận của bất kỳ lần bán hàng nào. Trên hóa đơn hay giấy biên nhận, nên ghi đầy đủ ngày tháng, tên, địa chỉ công ty và cả mã số thuế (nếu bạn đăng ký mã số thuế giá trị gia tăng – VAT).
Lưu những hóa đơn này theo số thứ tự trong một fi le. Khi một hóa đơn được thanh toán, hãy viết “đã thanh toán” lên trên, ngày và số séc nhận tiền. Bạn nên lưu fi le theo năm.
Bước hai: Lưu hóa đơn đầu vào
Ghi chép, lưu giữ tất cả các hóa đơn mua hàng của bạn, từ vé gửi xe, hóa đơn mua xăng, trà, báo, tạp chí v.v…
Luôn yêu cầu có hóa đơn giá trị gia tăng. Nhiều nơi như nhà hàng và trạm xăng không tự ghi hóa đơn cho bạn nếu bạn không yêu cầu. Hóa đơn bán lẻ không phải là hóa đơn VAT.
Hãy đánh số lên các hóa đơn (theo thứ tự bạn nhận được) và lưu vào fi le hóa đơn đầu vào.
Không phải tất cả mọi thứ đều được hoàn thuế. Hãy xem chương tiếp theo về thuế để hiểu những gì bạn có thể và không thể yêu cầu hoàn thuế.
Tuy nhiên, lời khuyên của một nhân viên kế toán của tôi là:
Bí quyết doanh nhân: Hãy yêu cầu
Nếu thấy nghi ngờ, hãy yêu cầu hoàn thuế.
Bước ba: Nhập dữ liệu vào sổ kế toán
Nhập chi tiết những khoản mua bán vào sổ kế toán.
Đối với các khoản bán, bạn cần ghi:
• Ngày
• Số hóa đơn
• Tên khách hàng
• Giá trị tiền hàng
• Giá trị tiền thuế VAT
Nếu bạn đăng ký mã số thuế, bạn sẽ cần phải ghi số tiền trước thuế và sau thuế.
Đối với các khoản mua, hãy ghi lại:
• Ngày nhận
• Tên nhà cung cấp
• Số lượng hàng được giao
• Giá trị tiền hàng
• Giá trị tiền thuế VAT
Nếu bạn đăng ký mã số thuế, cần ghi chú số tiền trước thuế và sau thuế.
Cột tiếp theo diễn giải nội dung hàng hóa bạn mua. Về cơ bản, bạn có thể phân tích sơ lược số liệu thống kê nguồn cung cấp trực tiếp và tổng chi phí của bạn.
Bước bốn: Kiểm tra bảng cân đối kế toán
Bạn sẽ phải xem tất cả các bảng cân đối kế toán hàng tháng và kiểm tra thực tế các khoản thu chi có đúng như trong sổ kế toán không. Điều này rất quan trọng vì nó giúp bạn tìm ra sai sót trong việc ghi chép sổ sách kế toán.
Mọi tấm séc viết ra hoặc khoản thanh toán bạn thực hiện đều cần phải được tính toán. Nếu có khoản thanh toán nào từ tài khoản của bạn mà không có hóa đơn, bạn cần phải ghi chú vào sổ kế toán.
Tiền mặt tại quỹ
Việc ghi chép thu chi tiền mặt khiến sổ sách của bạn sẽ rất lặt vặt. Thật khó để theo dõi, và bạn sẽ thấy rằng tiền vơi dần trong túi mà không hề thể hiện nhiều trong tài khoản. Các thanh tra thuế thường rất cảnh giác với điều này. Họ biết các loại hình doanh nghiệp nào thường dùng tiền mặt cũng như hình thức mua sắm nào thường sử dụng tiền mặt. Do đó, họ sẽ kiểm tra sổ sách kế toán vô cùng gắt gao để tìm kiếm bằng chứng cho hoạt động này.
Một giải pháp là sử dụng thẻ tín dụng để thanh toán các chi phí kinh doanh của bạn.
Một cách khác là két giữ tiền mặt. Bạn có thể sử dụng tiền mặt để thanh toán những khoản mua sắm nhỏ miễn là bạn có ghi chép rõ ràng các khoản thu và chi. Thuy nhiên, nếu trong két chỉ còn 50 xu thì nó lại giống như Tòa án Dị giáo Tây Ban Nha1 trong văn phòng vậy.
Thuê nhân viên kế toán
Một kế toán giỏi sẽ tiết kiệm tiền cho bạn nhiều hơn là khoản tiền lương phải trả cho họ. Điều này phụ thuộc việc tìm được một nhân viên kế toán giỏi, nhưng có lẽ quan trọng hơn là bạn cần phải sử dụng nhân viên kế toán đúng cách.
Dưới đây là những lời khuyên sử dụng nhân viên kế toán hiệu quả:
- Đừng để nhân viên kế toán làm tất cả công việc sổ sách hàng ngày cho bạn.
Đừng dồn vào cuối năm hàng trăm hóa đơn nhỏ trong một hộp đựng giày dưới gầm giường. Nhân viên kế toán có thể hoàn thành công việc nhưng sẽ không khớp 100%, và như thế cũng rất đắt.
Đừng để nhân viên kế toán làm bản kế hoạch kinh doanh cho bạn. Bạn là “chủ sở hữu” và bạn phải hiểu mọi thứ trong bản kế hoạch đó. Nếu cần, bạn có thể viện đến sự giúp đỡ của họ với một số vấn đề tài chính phức tạp, nhưng đây phải là bản kế hoạch của bạn.
Đừng cố làm mọi việc và hoàn thành tất cả các khoản thuế, chi tiêu, khấu hao, v.v… vào cuối năm. Bạn có thể làm điều này nhưng có thể bạn sẽ không làm đúng. Và một điều nữa, cuộc đời này thật ngắn ngủi nhưng tươi đẹp.
Đừng chỉ hỏi họ khi mọi việc đã quá muộn. Hãy tranh thủ kiến thức của họ ngay từ khi bạn bắt đầu để có được những lời khuyên về hình thức kinh doanh hợp pháp, khi nào bạn nên tính thuế năm, loại chi tiêu nào nên tính và nhiều câu hỏi tương tự khác.
Sẽ tốt hơn rất nhiều nếu bạn có một sổ kế toán ghi chép cẩn thận, đơn giản và đưa cho nhân viên kế toán vào cuối năm để họ kết hợp tài năng kế toán của mình với những con số này.
Làm thế nào tìm được nhân viên kế toán giỏi: Cách tốt nhất là có người giới thiệu. Hãy tiếp tục tham gia các sự kiện kinh doanh và hỏi những doanh nhân thành công với loại hình và quy mô kinh doanh tương tự như của bạn xem họ dùng kế toán như thế nào. Hoặc cách khác, hãy nhờ các tổ chức hỗ trợ doanh nghiệp, quản lý ngân hàng hoặc luật sư giới thiệu.
Với những gì đã xảy ra với Tập đoàn Enron, nhân viên kế toán của bạn không cần phải thú vị và hấp dẫn.
