Sự kỹ lưỡng là đặc điểm chung của tất cả những người thành công. Thiên tài là nghệ thuật đón nhận những nỗi đau vô tận. Tất cả những thành tựu vĩ đại đều có đặc điểm chung là sự cẩn trọng tối đa, sự chịu đựng vô hạn, sự tập trung đến mọi chi tiết.
– Elbert Hubbard
Khả năng thiết lập mục tiêu và lên kế hoạch hoàn thành chính là kỹ năng cơ bản dẫn đến thành công. Chẳng có kỹ năng nào khác có thể giúp bạn nhiều hơn trong việc phát huy tiềm năng của mình nhằm đạt được mọi điều bạn có thể hoàn thành.
Tất cả những thành tích lớn ngày nay đều là “những công việc đa tác vụ”. Chúng thường bao gồm một loạt hành động thực hiện theo một cách cụ thể nhằm đạt được kết quả có ý nghĩa nào đó. Ngay cả một điều đơn giản như chuẩn bị một món ăn trong
nhà bếp theo một công thức nấu ăn cũng là một công việc đa tác vụ. Khả năng làm chủ kỹ năng hoạch định và hoàn thành những công việc đa tác vụ của bạn sẽ cho phép bạn đạt được nhiều hơn hầu hết những người khác, và có ý nghĩa quyết định sự thành công của bạn.
Mục đích của việc hoạch định là giúp bạn chuyển mục đích lớn lao đã xác định của bạn thành một “dự án” đa tác vụ, được hoạch định với những bước đi cụ thể – khởi đầu, diễn biến và kết thúc – với những kỳ hạn chính và phụ rõ ràng. May mắn là bạn có thể học tập và làm chủ kỹ năng này thông qua sự luyện tập. Kỹ năng này sẽ làm cho bạn trở thành một trong những người làm việc có hiệu quả và có khả năng gây tác động lớn trong công việc hay tổ chức của bạn. Bạn càng luyện tập nhiều thì bạn càng trở nên giỏi kỹ năng này.
PHỐI HỢP CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH KẾ HOẠCH
Trong những chương trước, bạn đã nhận diện và tập hợp được tất cả những yếu tố cần thiết để lập ra kế hoạch nhằm đạt được một hoặc nhiều mục tiêu của mình. Bây giờ thử điểm lại những điều bạn đã có có thể giúp bạn tiến đến hoàn thành mục tiêu đề ra:
1. Bạn đã có một tầm nhìn rõ ràng về kết quả cuối cùng, về mục tiêu lý tưởng, dựa trên
những giá trị của chính mình. Bạn biết mình muốn điều gì và tại sao bạn lại muốn điều đó.
2. Bạn đã viết ra những mục tiêu của mình, sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên, và lựa chọn mục đích lớn lao cụ thể của mình.
3. Bạn đã hình thành những tiêu chí và tiêu chuẩn để theo dõi sự tiến bộ của mình. Bạn đã xác lập cả những kỳ hạn chính và phụ thành những mục tiêu cần hoàn thành.
4. Bạn đã nhận diện những khó khăn, trở ngại chủ yếu mà mình sẽ gặp và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên.
5. Bạn đã nhận diện những kiến thức và kỹ năng quan trọng mà bạn cần có để đạt được mục tiêu của mình.
6. Bạn đã sắp xếp những năng lực này theo thứ tự ưu tiên và hình thành một kế hoạch để học hỏi những điều bạn cần cải thiện.
7. Bạn đã nhận diện những người, nhóm người, tổ chức mà bạn cần sự hỗ trợ và hợp tác, cả trong và ngoài công việc. Bạn đã quyết định những bước đi cụ thể mà bạn sẽ triển khai nhằm giành được sự hỗ trợ và giúp đỡ của những người này.
Trong toàn bộ quá trình này, bạn đã viết và ghi chú đầy đủ, nó như những “nguyên liệu thô” và
công cụ để giúp bạn hình thành một kế hoạch hành động.
Bây giờ, bạn hãy sẵn sàng phối hợp các yếu tố này thành một kế hoạch cụ thể.
QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH LÀ CỐT LÕI
Một thời gian trước đây, tạp chí Inc(*) đã tiến hành một cuộc nghiên cứu về 50 công ty lúc khởi nghiệp. Một nửa trong số này đã có khoảng thời gian một vài tháng để hoàn thành kế hoạch kinh doanh trước khi bắt đầu hoạt động. Nửa còn lại hoạt động ngay mà không có kế hoạch kinh doanh chi tiết và chỉ đơn giản là phản ứng lại khi nảy sinh sự việc.
Hai – ba năm sau, những nhà nghiên cứu trở lại để xác định mức độ thành công và khả năng lợi nhuận của những công ty này. Những điều mà họ khám phá được khá thú vị. Những công ty khởi nghiệp với những kế hoạch kinh doanh rõ ràng, được hoạch định thấu đáo và cụ thể, đa phần thành công và có lợi nhuận cao hơn những công ty bắt đầu hoạt động một cách tự phát. Kết quả cho thấy những công ty hoạt động không có chiến lược thường rơi vào hoàn cảnh lúng túng trước các vấn đề phát sinh và có thể dẫn đến phá sản.
(*) Inc: Tên một tạp chí của Mỹ, thành lập năm 1979, chuyên thông tin về các công ty, tập đoàn, cung cấp những lời khuyên, những công cụ và dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp phát triển hoạt động kinh doanh.
Điều này chứng tỏ rằng, quá trình hoạch định chiến lược của công ty đóng vai trò thiết yếu đối với sự thành công của một doanh nghiệp.
HOẠCH ĐỊNH MANG LẠI NHIỀU LỢI ÍCH
Sau cuộc tấn công Normandy thắng lợi trong Thế chiến thứ 2, khi được hỏi về quá trình hoạch định cho cuộc tấn công này, tướng Dwight Eisenhower(*) – người chỉ huy trực tiếp của cuộc tấn công, cho biết: “Những trù tính là vô ích, nhưng việc hoạch định là yếu tố không thể bỏ qua”.
Chính việc tìm hiểu kỹ và thảo luận mọi yếu tố then chốt của kế hoạch kinh doanh có ý nghĩa quan trọng hơn bất cứ bước nào khác vào giai đoạn ban đầu. Đó là lý do tại sao Alec Mackenzie, một chuyên gia về quản trị thời gian, nói rằng: “Hành động mà không được hoạch định chính là nguyên nhân của mọi thất bại”.
Một phương ngôn quân sự cổ xưa cũng cho rằng: “Chẳng có kế hoạch nào có thể tồn tại sau lần giao tranh đầu tiên với kẻ thù”. Tình hình sẽ thay đổi nhanh đến mức kế hoạch của bạn trở nên lỗi thời trên nhiều khía cạnh chỉ trong một vài ngày hay thậm chí vài giờ. Nhưng chính quá trình hoạch định
(*) Dwight Eisenhower (1890-1969): Tướng cao cấp của Hoa Kỳ trong Chiến tranh Thế giới thứ 2, và sau đó trở thành vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ.
không ngừng lại có ý nghĩa rất quan trọng. Scott McNealy ở công ty Sun Microsystems nói rằng: “Khi doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động, bạn phải vứt bỏ tất cả những giả định sau mỗi 3 tuần”.
CÔNG THỨC THÀNH CÔNG
Trong tiếng Anh, công thức để thành công trong công việc và cuộc sống gồm 6 chữ P: “Proper Prior Planning Prevents Poor Performance”, nghĩa là “Hoạt động hoạch định trước một cách thích hợp sẽ ngăn ngừa được kết quả hoạt động kém”.
Có 7 lợi ích từ việc “Hoạch định trước một cách thích hợp”:
Thứ nhất, quá trình hoạch định buộc bạn phải tư duy và nhận diện tất cả những yếu tố then chốt cần xử lý để đi đến thành công sau cùng.
Thứ hai, suy nghĩ kỹ lưỡng về điều bạn phải thực hiện để hoàn thành những mục tiêu của mình sẽ giúp bạn lên kế hoạch cho những hoạt động một cách cẩn thận trước khi bắt đầu.
Thứ ba, một kế hoạch rõ ràng, được thảo luận và đánh giá toàn diện, sẽ giúp bạn nhận diện những sai sót và khó khăn có thể dẫn đến sự thất bại về sau cho công ty. Nó cho phép bạn đặt ra câu hỏi: “Nếu… thì…?”. Ví dụ, nếu bạn thực hiện một chuỗi hành động cụ thể, thì đâu là những điều tồi tệ nhất có thể xảy ra?
Thứ tư, nó cho phép bạn nhận diện những điểm yếu trong kế hoạch và có biện pháp tăng cường dự phòng để củng cố những điểm yếu đó. Bạn có thể nhận diện được “sai lầm chết người” có thể dẫn đến sự thất bại cho cả doanh nghiệp.
Thứ năm, hoạt động hoạch định cho phép bạn nhận diện những điểm mạnh và những cơ hội tiềm năng mà bạn có thể tận dụng để gia tăng xác suất thành công.
Thứ sáu, nó cho phép bạn tập trung thời gian, tiền bạc và hướng tất cả những nguồn lực của mình vào một hoặc hai mục tiêu mà bạn cần đạt được để tiến tới thành công. Nếu thiếu trọng tâm và sự tập trung rõ ràng, những nguồn lực của bạn sẽ bị trải trên phạm vi rộng và do đó khó đạt được những kết quả to lớn.
Thứ bảy, nó giúp bạn tiết kiệm vô khối thời gian, sức lực và chi phí.
LIỆT KÊ VÀ SẮP XẾP THEO THỨ TỰ ƯU TIÊN
Theo hình thức đơn giản nhất, kế hoạch là một danh sách tất cả những hoạt động mà bạn phải thực hiện, từ đầu đến cuối, để đạt được một mục tiêu hay đích đến cụ thể. Để bắt đầu quá trình hoạch định, hãy lấy ra một tờ giấy và liệt kê tất cả mọi việc mà bạn nghĩ mình phải làm để đạt được mục tiêu.
Mỗi khi bạn có ý tưởng về một hoạt động mới, hãy thêm vào danh sách này. Hãy thường xuyên xem lại chúng, điều chỉnh các mục công việc và các bước thực hiện khi bạn có thêm thông tin. Danh sách này sẽ trở thành kế hoạch hành động để xây dựng “ngôi nhà mơ ước” của bạn – những mục tiêu hay kết quả hoàn hảo.
Bây giờ, hãy sắp xếp danh sách này theo thứ tự ưu tiên và trình tự thực hiện bằng cách xác định nhiệm vụ hay hoạt động nào quan trọng nhất, bắt đầu từ số 1. Rồi cứ thế đến những công việc kém quan trọng hơn. Việc này khá quan trọng vì bình thường thì một nhiệm vụ sẽ không thể hoàn thành trước khi nhiệm vụ khác hoàn tất. Đôi khi, việc tiến hành một nhiệm vụ riêng lẻ không theo kế hoạch cũng có thể gây tắc nghẽn cho toàn bộ quá trình.
NHẬN DIỆN YẾU TỐ GIỚI HẠN
Trong quá trình hoạch định, sự thành công của một kế hoạch phần lớn được quyết định bởi sự hoàn thành một mục tiêu hay kết quả cụ thể nào đó trong kế hoạch. Đó có thể là việc hoàn thành công tác xây dựng văn phòng mới, cửa hàng mới hay nhà máy mới. Đó cũng có thể là ngày giao hàng của sản phẩm hay dịch vụ thành phẩm đầu tiên, hay hoàn thành một nấc doanh thu cụ thể nào đó. Đó cũng có thể là việc tuyển dụng được một vị trí quan trọng đang rất cần thiết cho một công việc. Quá trình hoạch định sẽ giúp bạn nhận
diện những yếu tố sống còn của một kế hoạch, tập trung nhiều thời gian và sự chú ý hơn vào những nhiệm vụ và hoạt động quan trọng nhất cần hoàn thành để có thể đạt được sự thành công sau cùng.
LƯỜNG TRƯỚC THẤT BẠI
Chẳng có kế hoạch nào hoàn hảo ngay từ lần đầu tiên hoạch định. Ngược lại, hầu hết các kế hoạch nhằm đạt được một điều gì mới mẻ sẽ gặp nhiều thất bại ngay từ đầu. Bạn sẽ ngay lập tức đối mặt với những khó khăn, trở ngại, và cả thất bại tạm thời. Điều này cần được lường trước vì nó là điều bình thường và tự nhiên. Khả năng tiếp nhận thông tin để phản hồi và điều chỉnh kế hoạch hành động là vấn đề then chốt quyết định sự thành công. Hãy luôn đặt câu hỏi: “Như thế nào là hiệu quả?” và “Như thế nào là không hiệu quả?”. Bạn nên quan tâm đến việc làm nào là thích hợp thay vì suy xét trách nhiệm người thực hiện đúng hay không.
Bất cứ khi nào kế hoạch không hiệu quả, hãy thư giãn, hít một hơi thật sâu và tập trung nghiên cứu lại bản kế hoạch của mình.
TẬP TRUNG VÀO GIẢI PHÁP
Khi đối mặt với vấn đề, hãy quyết tâm hướng đến giải pháp. Thực tế, khó khăn là một phần không thể tránh khỏi trong quá trình chinh phục mục tiêu,
và quyết tâm xử lý chúng một cách hiệu quả mới là biện pháp cần thiết. Nếu bạn không thể đạt được những mục tiêu của mình đúng kỳ hạn, hãy đặt các câu hỏi: Chúng ta đang gặp vấn đề gì? Còn vấn đề nào khác nữa chăng? Đâu là các giải pháp? Còn giải pháp nào nữa không? Chúng ta có thể làm được gì? Bước tiếp theo là gì?
HOẠCH ĐỊNH TRÊN GIẤY
Hãy cụ thể hóa trên giấy bất cứ điều gì bạn nghĩ ra. Bạn nên liên tục liệt kê những mục chính và phụ của mỗi bước trong mọi quá trình. Không ngừng cập nhật và điều chỉnh kế hoạch của mình, làm cho nó ngày càng trở nên hoàn hảo hơn.
Luôn nhớ rằng hoạch định là một kỹ năng, do đó bạn hoàn toàn có thể học tập và rèn luyện. Khả năng tư duy, lập kế hoạch, tổ chức và triển khai hành động hướng đến mục tiêu cuối cùng cũng sẽ giúp bạn vươn lên nhóm 10% hàng đầu trong lĩnh vực của bạn. Nhưng điều này cần có thời gian.
Một trong những phương pháp mà bạn có thể áp dụng dễ dàng là lấy một tờ giấy và hoạch định dự án để hoàn thành một mục tiêu gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau. Bằng cách này, bạn tạo ra một hình ảnh hữu hình về mục tiêu của mình và những bước bạn cần thực hiện để đạt được mục tiêu này. Điều này rất hữu ích trong việc giúp bạn nhận diện những
điểm mạnh và cả những thiếu sót của quá trình hoạch định.
MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH
Trong bản hoạch định, bạn hãy viết ngày, tuần và tháng mà bạn nghĩ rằng dự án cần hoàn thành ngay trên đầu trang giấy. Nếu đây là một dự án hay mục tiêu kéo dài 12 tháng, bạn hãy viết ra 12 tháng, tính từ tháng bắt đầu tiến hành. Đây chính là khung thời gian của dự án.
Dọc theo cột bên tay trái, hãy liệt kê tất cả những công việc cần phải hoàn thành theo trình tự hợp lý, để bạn có thể đạt được mục tiêu tối hậu. Bạn cần phải làm việc gì đầu tiên? Thứ hai? Cứ thế tiếp tục.
Ở góc dưới bên tay phải, hãy viết thật rõ ràng kết quả cuối cùng mà bạn mong muốn. Bạn càng mô tả rõ ràng mục tiêu mình mong muốn, thì bạn càng dễ dàng đạt được nó.
Giờ đây, bạn hãy nhìn vào những hàng ngang để chỉ ra lượng thời gian cần thiết, từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc, để hoàn thành một công việc cụ thể. Một số công việc có thể được tiến hành song song, nhưng một số việc khác chỉ có thể thực hiện được sau khi một việc nào đó đã hoàn tất. Một số việc sẽ có mức độ ưu tiên cao, còn số khác sẽ có mức ưu tiên thấp hơn. Với trang giấy hoạch định kiểu dự án như thế này, giờ đây bạn có thể nhìn
thấy toàn bộ mục tiêu của mình thể hiện một cách chi tiết và rõ ràng.
TẬP HỢP LỰC LƯỢNG
Những người phụ trách tiến hành một phần trong kế hoạch cần phải tham gia vào quá trình hoạch định. Sai lầm rất phổ biến là giả định rằng một công việc nào đó có thể được hoàn thành một cách nhanh chóng và dễ dàng. Mọi người thường ngạc nhiên khi nhận ra rằng đôi lúc một việc có vẻ đơn giản và dễ dàng thực sự lại cần phải mất khá nhiều thời gian để hoàn thành, nó vượt quá xa so với dự tính ban đầu. Sự ràng buộc về thời gian đối với những công việc cốt lõi trong từng kế hoạch riêng lẻ có thể buộc bạn phải điều chỉnh lại hoàn toàn kế hoạch chung.
Một trong những nhà quản lý của tôi đã quyết định gởi bản thông báo đến tất cả các khách hàng về một hướng phát triển mới cho công ty. Anh ấy đã gọi cho nhà thiết kế và yêu cầu anh này thực hiện thông báo này ngay trong tuần.
Thế nhưng, anh ấy lấy làm sửng sốt khi biết rằng một thông báo được soạn thảo, thiết kế và sản xuất chuyên nghiệp mất từ sáu đến tám tuần để in ấn và gởi đi, và sẽ tốn hơn 2.000 đô-la cho tất cả các chi phí. Dự án này ngay lập tức được hủy bỏ.
Khi bạn bắt đầu quá trình hoạch định, sự quan
tâm lớn nhất mà bạn nên tập trung vào là việc nhận diện chính xác những bước tiến hành và thời gian chính xác cần thiết để hoàn tất từng bước một trong kế hoạch. Sẽ có thời gian lý tưởng và thời gian thực tế trong quá trình lập kế hoạch và vươn đến mục tiêu. Bạn phải hết sức cân nhắc ở mỗi bước tiến hành trong quá trình hoạch định, và đừng bao giờ đặt quá nhiều niềm tin hay hy vọng rằng các tác động bên ngoài sẽ không ảnh hưởng hay chi phối đến tiến trình công việc của bạn.
NHẬN DIỆN SỰ TẮC NGHẼN TIỀM TÀNG
Trong quá trình hoạch định, thường thì một vấn đề lớn phải được giải quyết trước khi giải quyết các vấn đề khác. Một mục tiêu lớn thường phải hoàn thành trước khi có thể đạt được các mục tiêu khác, hay một yếu tố cốt lõi phải được xử lý để những phần việc khác trong kế hoạch có thể thành công.
Ví dụ, nhiều công ty bắt đầu hoạt động với một kế hoạch cụ thể và sẵn sàng, ngoại trừ một quy trình bán hàng chuyên nghiệp để mang lại doanh thu. Họ tiến hành quá trình hoạch định chiến lược, thuê (mua) văn phòng, trang bị bàn ghế và máy móc, thiết bị để làm ra sản phẩm hay dịch vụ, thuê đội ngũ quản lý và kinh doanh, thiết lập hệ thống kế toán và bắt đầu quảng cáo. Nhưng quy trình bán hàng tối
ưu vẫn chưa được áp dụng, và trong một thời gian dài từ vài tuần đến vài tháng không có doanh thu từ bán hàng, công ty buộc phải ngừng lại.
XÁC ĐỊNH NHỮNG KẾT QUẢ THEN CHỐT
Đâu là những kết quả then chốt mà bạn phải hoàn thành ở mỗi bước trong kế hoạch để đạt được mục tiêu cuối cùng của mình? Làm sao bạn có thể lập kế hoạch, xác định mức độ ưu tiên cho chúng và đảm bảo rằng chúng được hoàn thành đúng hạn? Kế hoạch dự phòng là gì nếu mọi việc không diễn ra như mong muốn? Bạn sẽ làm gì nếu có thời gian lâu hơn và có kinh phí nhiều hơn để đạt được những mục tiêu then chốt trên đường tiến đến mục tiêu cuối cùng? Kế hoạch rút lui của bạn là gì? Có lẽ bạn đã nghe đến câu thành ngữ: “Một cuộc đời vĩ đại, cũng giống như một con tàu khổng lồ, không thể điều khiển bởi một hy vọng, hay một sợi dây thừng duy nhất”.
HOẠCH ĐỊNH LÀ CHÌA KHÓA THÀNH CÔNG
Tin tức tốt chính là quá trình hoạch định có thể cải thiện và giúp quá trình hoàn thành mục tiêu bớt chông gai. Bạn càng thường xuyên hoạch định một cách cẩn thận trước khi bắt đầu, thì bạn sẽ ngày
càng giỏi hơn trong việc hoạch định tổng thể. Bạn càng hoạch định tốt, thì bạn càng có thể thu hút được nhiều ý tưởng và cơ hội đến với bạn để lập kế hoạch và đạt được những điều lớn lao hơn nữa.
Hãy hoạch định rõ ràng những điều bạn muốn, viết nó cụ thể ra giấy, lập kế hoạch và sau đó thực thi kế hoạch chính là chìa khóa mang đến hiệu quả. Đây là những kỹ năng có thể học tập và làm chủ được. Chẳng mấy chốc, bạn có thể cải thiện cuộc sống hay công việc của mình, tăng gấp đôi doanh số hay lợi nhuận, đạt được các mục tiêu và phát huy được tiềm năng thực sự của bạn.
LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG
1. Hãy lập một danh sách mọi thứ bạn cần hoàn thành để đạt được mục tiêu của mình. Đừng bỏ sót điều gì.
2. Sắp xếp danh sách mà bạn vừa lập ra theo mức độ ưu tiên; đâu là nhiệm vụ hay hoạt động quan trọng nhất? Quan trọng thứ hai? Cứ thế tiếp tục.
3. Sắp xếp danh sách của bạn theo trình tự các bước thực hiện: điều gì cần phải làm trước?
4. Xác định lượng thời gian và kinh phí cần thiết để đạt được mục tiêu hay hoàn thành nhiệm vụ của bạn. Bạn có đủ thời gian và nguồn lực cần thiết chưa?
5. Xem xét và điều chỉnh kế hoạch thường xuyên, đặc biệt là khi bạn cập nhật được thông tin mới hoặc công việc diễn ra không như kỳ vọng. Hãy sẵn sàng thay đổi nếu cần thiết.
