Thời gian vuột khỏi tay như những hạt cát, và không bao giờ trở lại. Những người sử dụng thời gian khôn ngoan sẽ có được cuộc sống mỹ mãn, giàu có và tốt đẹp.
– Robin Sharma
Để đạt được tất cả các mục tiêu và trở thành mẫu người mà bạn mong muốn, bạn phải quản lý được thời gian của mình một cách hợp lý nhất. Những nhà tâm lý học thống nhất rằng “cảm giác kiểm soát bản thân” chính là chìa khóa cho hạnh phúc, tự tin, quyền lực và sự thành đạt cá nhân. Và cảm giác kiểm soát này chỉ có được khi bạn thực hiện kỹ năng quản lý thời gian một cách hoàn hảo.
Điều tốt đẹp là kỹ năng quản lý thời gian có thể học được như nhiều kỹ năng khác. Dù trong quá khứ bạn có lãng phí, hay có khuynh hướng trì hoãn công việc và thường vướng vào những hoạt động ít có giá trị, bạn vẫn có thể thay đổi. Bạn có thể trở
thành một trong những người làm việc hiệu quả, có năng suất cao và có thành tích tốt nhất trong lĩnh vực của mình bằng cách học tập cách thức mà những người khác đã thực hiện thành công. Đó là quá trình chuyển đổi từ sự rối loạn (confusion) sang sự rõ ràng (clarity), từ sự thất vọng (frustration) thành sự tập trung (focus). Bằng cách luyện tập nhiều lần, bạn có thể trở thành một trong những người có khả năng định hướng mục tiêu tốt nhất trong lĩnh vực của mình.
LỰA CHỌN VÀ QUYẾT ĐỊNH
Nếu mặt trên của đồng xu thành công là khả năng thiết lập những mục tiêu rõ ràng cụ thể, thì mặt dưới của đồng xu này chính là khả năng tổ chức và thực hiện những công việc có giá trị nhất, ở mỗi phút trong ngày. Sự lựa chọn và quyết định của bạn sẽ kết hợp với nhau để tạo ra toàn bộ cuộc sống của bạn. Để thay đổi hay cải thiện cuộc sống theo một cách nào đó, bạn cần phải thực hiện những lựa chọn mới hay quyết định mới phù hợp hơn với bản chất cá tính của bạn và điều bạn thực sự muốn đạt được.
Điểm khởi đầu của việc quản lý thời gian là bạn phải xác định các mục tiêu của mình, sau đó sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên và giá trị đóng góp. Bạn cần nắm rõ tuyệt đối, ở bất cứ thời điểm nào, chính xác điều gì là quan trọng nhất đối với bạn tại thời gian đó.
Tại một thời điểm nào đó, nó có thể là mục tiêu về kinh doanh, về tài chính hay về sự nghiệp. Về sau, nó có thể là một mục tiêu liên quan đến gia đình hay quan hệ xã hội. Trong những dịp khác, nó cũng có thể là mục tiêu về sức khỏe hay thể trạng. Trong từng trường hợp, bạn cần có tinh thần như một thiện xạ bắn tỉa, nhắm thẳng vào sự ưu tiên cao nhất tại thời điểm đó, chứ không giống như một người bắn súng máy, khi cố gắng thực hiện quá nhiều việc cùng một lúc.
LÀM ĐÚNG VIỆC
Peter Ouspensky, nhà siêu hình học đồng thời là triết gia, một lần nọ được sinh viên hỏi rằng: “Làm sao em biết được đâu là việc đúng đắn để thực hiện?”.
Ouspensky đã đáp rằng: “Nếu em nói cho thầy nghe mục tiêu của em là gì, thầy có thể nói cho em biết điều gì đúng đắn mà em cần thực hiện”.
Đây là một câu chuyện có ý nghĩa. Cách duy nhất bạn có thể xác định điều gì đúng hay không đúng, quan trọng hay ít quan trọng hơn, mức độ ưu tiên cao hay thấp là căn cứ vào mục tiêu của bạn ngay tại thời điểm đó. Từ căn cứ đó, bạn có thể phân chia tất cả các công việc của mình thành loại “A” hay “B”.
Công việc loại “A” là việc có thể đưa bạn đến gần đích hơn, càng nhanh, càng trực tiếp càng tốt. Công việc loại “B” là công việc không đưa bạn đến gần mục tiêu quan trọng đối với bạn.
BẮT ĐẦU BẰNG MỘT DANH SÁCH
Công cụ quản lý thời gian cơ bản là một danh sách, được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, và được sử dụng như một công cụ bất biến trong việc quản lý. Sự thực là bạn không thể quản lý được thời gian; bạn chỉ có thể quản lý được bản thân mình. Đó là lý do tại sao quản lý thời gian đòi hỏi kỷ luật tự thân, sự tự kiểm soát và tự hoàn thiện. Quản lý thời gian đòi hỏi bạn phải thực hiện những lựa chọn và quyết định cần thiết tốt nhất để nâng cao chất lượng cuộc sống và công việc. Sau đó, hãy kiên trì thực hiện quyết định của mình.
Bạn nên lập kế hoạch cho cuộc đời mình với một danh sách những mục tiêu và dự án dài hạn, trung hạn và ngắn hạn. Bạn nên có kế hoạch trước cho từng tháng, với danh sách những điều mà bạn muốn hoàn thành trong tháng. Bạn nên phác thảo một danh sách các bước tiến hành trong từng công việc mà nó đòi hỏi nhiều quá trình diễn ra đồng thời, sau đó sắp xếp danh sách này theo mức độ ưu tiên và trình tự diễn tiến.
HOẠCH ĐỊNH
Hãy bắt đầu ngay từ hôm nay việc hoạch định trước cho một tuần, tốt nhất là vào Chủ nhật trước khi bắt đầu tuần làm việc. Hãy lên kế hoạch hàng ngày, tốt nhất là vào tối ngày hôm trước.
Khi bạn lập ra một danh sách tất cả những việc bạn phải làm trong ngày hôm sau, tâm trí vô thức của bạn sẽ hoạt động dựa trên danh sách đó suốt đêm. Khi bạn thức dậy, thường bạn sẽ có nhiều ý tưởng để hoàn thành các mục công việc trong danh sách của mình. Với việc viết ra các kế hoạch, bạn đã kích hoạt Luật Hấp dẫn những điều thuận lợi đến với mình. Bạn sẽ bắt đầu thu hút vào cuộc đời mình những người, những cơ hội và nguồn lực mà bạn cần để hoàn thành những mục tiêu và nhiệm vụ của mình theo cách tốt nhất có thể.
TÁCH BIỆT VIỆC KHẨN CẤP VỚI VIỆC QUAN TRỌNG
Trong quá trình quản lý thời gian, bạn phải tách biệt được những công việc khẩn cấp và những công việc quan trọng. Những công việc khẩn cấp được xác định bởi những áp lực và yêu cầu từ bên ngoài. Bạn phải làm những việc này ngay lập tức. Hầu hết mọi người dành phần lớn thời gian trong ngày của mình để đáp ứng và phản hồi những nhiệm vụ khẩn cấp dưới dạng những cuộc gọi điện thoại, những yêu cầu của cấp trên hay của khách hàng.
Trái lại, những công việc quan trọng là những việc có thể đóng góp nhiều nhất vào tương lai dài hạn của bạn. Một số nhiệm vụ này bao gồm việc hoạch định, tổ chức, học tập, nghiên cứu khách
hàng, và thiết lập các mức ưu tiên trước khi bắt tay vào công việc.
Bên cạnh đó sẽ có những công việc có tính khẩn cấp nhưng không quan trọng, như điện thoại reo hay đồng nghiệp muốn trò chuyện. Do những hoạt động này diễn ra trong suốt ngày làm việc nên rất dễ nhầm tưởng chúng với công việc thực sự. Tuy nhiên, sự khác biệt nằm ở chỗ chúng không mang lại những kết quả có ích. Dù cho bạn có thực hiện bao nhiêu hoạt động khẩn cấp không quan trọng đi nữa thì bạn cũng chẳng đóng góp gì cho công việc hay công ty của mình.
Loại nhiệm vụ thứ tư bao gồm những việc vừa không khẩn cấp vừa không quan trọng, như việc đọc báo ở công ty hay đi ăn trưa quá lâu. Những hoạt động này hoàn toàn không có lợi cho sự nghiệp của bạn vì chúng tiêu tốn thời gian mà bạn có thể sử dụng để đạt được những kết quả mà bạn phải làm và những công việc mà tương lai của bạn cần đến.
ĐÁNH GIÁ HẬU QUẢ
Từ ngữ quan trọng nhất trong việc xác định giá trị của một nhiệm vụ hay hoạt động cụ thể là “hậu quả”. Một nhiệm vụ có giá trị và có tầm quan trọng là một công việc chứa đựng những hậu quả nghiêm trọng nếu hoàn thành hay không hoàn thành. Khả năng xảy ra hậu quả từ một nhiệm vụ hay một hoạt động càng lớn thì tầm quan trọng của nó càng cao.
Một nhiệm vụ gắn liền với ít hậu quả nghiêm trọng theo định nghĩa này sẽ là một công việc không quan trọng. Do đó, mục tiêu của bạn trong việc quản lý cá nhân là dành thêm thời gian làm những việc có tầm quan trọng, khả dĩ mang lại những kết quả lớn lao nhất có thể trong cuộc sống và công việc của mình.
ÁP DỤNG QUY TẮC 80/20
Sau khi bạn đã chuẩn bị một danh sách những nhiệm vụ cho ngày làm việc sắp đến, hãy rà soát lại danh sách và áp dụng quy tắc 80/20 trước khi bắt đầu.
Quy tắc 80/20 có nội dung là 20% hoạt động của bạn sẽ mang lại 80% giá trị của tất cả các hoạt động gộp lại. Nếu bạn có một danh sách gồm 10 mục công việc cần hoàn thành thì hai trong số đó sẽ có giá trị tiềm năng hơn nhiều so với tổng giá trị của 8 mục còn lại.
Đôi khi, quy tắc này còn có thể biến thành “90/10” trong thực tiễn. Thường thì một nhiệm vụ trong danh sách 10 công việc cần thực hiện của bạn trong ngày sẽ có giá trị nhiều hơn các việc khác cộng lại.
THỰC THI SỰ TRÌ HOÃN SÁNG TẠO
Sau khi bạn nhận diện được 20% nhiệm vụ quan trọng hàng đầu, thì bạn có thể áp dụng việc “trì
hoãn công việc một cách sáng tạo” đối với những việc còn lại. Do bạn không thể làm mọi việc, nên bạn phải trì hoãn một số việc. Câu hỏi duy nhất cần trả lời là: bạn sẽ trì hoãn những nhiệm vụ nào?
Câu trả lời rất đơn giản. Hãy trì hoãn những việc trong nhóm 80% công việc có đóng góp rất ít vào những mục tiêu và kết quả mà bạn mong muốn. Hãy tập trung thời gian và sự chú ý để hoàn thành một hoặc hai công việc có thể tạo ra sự khác biệt lớn nhất.
ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP ABCDE
Một phương pháp khác để thiết lập mức độ ưu tiên là phương pháp ABCDE. Phương pháp này đòi hỏi bạn phải xem xét lại danh sách nhiệm vụ của mình trước khi bắt đầu thực hiện, và đánh dấu A, B, C, D hoặc E bên cạnh từng nhiệm vụ. Chính việc thực hiện bài tập này và suy nghĩ kỹ các công việc của bạn trước khi tiến hành sẽ gia tăng hiệu suất và hiệu quả công việc một cách đáng kể.
Nhiệm vụ loại A là công việc hết sức quan trọng. Nó chứa đựng những hậu quả nghiêm trọng từ việc hoàn tất hay dở dang công việc. Dù bạn thực hiện hay không thực hiện, nó cũng có thể tác động lớn đến kết quả và sự thành công của bạn. Bạn nên luôn thực hiện những nhiệm vụ loại A trước bất kỳ công việc nào khác.
Nếu bạn có nhiều nhiệm vụ loại A, hãy sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên, ví dụ A-1, A-2,… Sau khi bạn đã hoàn tất sự sắp xếp này, hãy nhận diện nhiệm vụ A-1 và tập trung bắt đầu tiến hành để hoàn thành công việc này trước khi thực hiện tiếp các nhiệm vụ khác.
Nhiệm vụ loại B là công việc bạn nên làm. Hậu quả của việc hoàn tất hay không hoàn tất nó sẽ nhẹ nhàng hơn. Ví dụ, gọi điện thoại cho bạn bè, đi ăn trưa với đồng nghiệp hay kiểm tra email sẽ là nhiệm vụ loại B. Thực hiện hay không thực hiện nhiệm vụ loại này có thể gây ra một chút trở ngại, nhưng những hậu quả của nó đối với cuộc sống của bạn là rất nhỏ.
Nhiệm vụ loại C là công việc bạn cảm thấy thoải mái khi thực hiện và nó thường không có tác động gì đến công việc hay cuộc sống của bạn. Uống thêm 1 tách cà phê, nói chuyện với đồng nghiệp, đọc báo hay đi mua sắm trong ngày là những công việc loại C.
Quy tắc bạn cần ghi nhớ là đừng bao giờ làm việc loại B khi còn nhiệm vụ loại A cần hoàn thành. Đừng bao giờ làm công việc loại C khi còn có công việc loại B chưa thực hiện xong. Hãy luôn tập trung thực hiện tốt những nhiệm vụ loại A trong ngày làm việc của bạn.
Nhiệm vụ loại D là công việc bạn có thể ủy
quyền cho người khác khi họ có thể làm. Quy tắc là bạn nên ủy quyền mọi việc có thể để có thêm thời gian dành cho nhiệm vụ loại A – những công việc có thể quyết định phần lớn sự thành công và hạnh phúc trong cuộc sống và công việc.
Nhiệm vụ loại E là công việc bạn có thể loại bỏ hoàn toàn. Đây có thể là những hoạt động cũ không còn có ý nghĩa quan trọng trong việc đạt được những mục tiêu quan trọng nhất của bạn hôm nay. Phần lớn những việc bạn làm trong ngày hay trong tuần có thể được loại bỏ mà không gây hậu quả gì cả.
QUY LUẬT THAY THẾ LOẠI TRỪ
Bạn luôn có quyền tự do chọn lựa. Việc chọn lựa hàng giờ, hàng phút những điều bạn sẽ làm hay những điều bạn không làm chính là cơ sở tạo nên cuộc sống hiện tại của bạn. Quy luật Thay thế Loại trừ phát biểu rằng, làm một việc có nghĩa là không tiến hành việc khác đồng thời.
Bất cứ khi nào bạn bắt đầu thực hiện bất kỳ một công việc gì, là bạn đang quyết định một cách vô thức hoặc ý thức không làm một công việc khác mà bạn cũng có thể thực hiện tại thời điểm đó. Khả năng lựa chọn một cách khôn ngoan những điều bạn cần làm trước, những gì tiếp theo và những việc bạn hoàn toàn không thực hiện sẽ quyết định toàn bộ cuộc đời bạn.
TẬP TRUNG XỬ LÝ TỪNG VIỆC
Tập trung xử lý công việc là một trong những kỹ thuật quản lý thời gian và công việc hiệu quả nhất. Điều này có nghĩa là khi bạn đã chọn ra nhiệm vụ A-1, bạn hãy bắt đầu xử lý công việc đó và tập trung cao độ cho đến khi nó được hoàn thành 100%. Bạn phải tự đặt mình vào kỷ luật để không xao nhãng hay bị cuốn theo công việc khác.
Nếu cảm thấy mình bị xao nhãng, hoặc cảm thấy cần phải nghỉ ngơi hay trì hoãn công việc, bạn có thể tự khích lệ mình bằng cách lặp đi lặp lại rằng: “Quay trở lại với công việc! Quay trở lại với công việc! Quay trở lại với công việc!”. Nó có thể giúp bạn lấy lại được cảm xúc để quay về với mình nhằm thúc đẩy công việc hoàn thành.
Thomas Edison(*) đã từng viết rằng: “Thành công của tôi phần lớn là nhờ khả năng làm việc liên tục, không ngừng nghỉ, chứ không phải bất kỳ phẩm chất nào khác”. Bạn cũng nên thực hành nguyên tắc này.
PHÂN ĐOẠN THỜI GIAN
Hãy lên kế hoạch trước cho cả ngày làm việc và tạo ra những khoảng thời gian kéo dài 30, 60 hay 90 phút làm việc liên tục không ngừng nghỉ. Đây là những đoạn thời gian mà bạn có thể tập trung cao độ
(*) Thomas Edison (1847-1931) là một trong những nhà phát minh vĩ đại nhất thế kỷ 20 của Hoa Kỳ với 1093 bằng sáng chế.
cho công việc mà không bị gián đoạn. Những khoảng thời gian này rất thiết yếu để hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ lớn lao, quan trọng nào.
Có một cách để tạo ra những khoảng thời gian dài cho công việc là dậy sớm và làm việc liên tục, và tập trung chỉ vào một nhiệm vụ, dự án hay kế hoạch lớn. Đôi khi, bạn có thể tạo ra những đoạn thời gian làm việc vào buổi tối hay vào cuối tuần. Nhưng sự thực là tất cả những công việc quan trọng, những nhiệm vụ quyết định kết quả công việc cần đến rất nhiều đoạn thời gian kéo dài tập trung hoàn toàn và cả nguồn sinh lực dồi dào.
Diễn giả nổi tiếng Earl Nightingale đã nói: “Mọi thành tựu vĩ đại của nhân loại đều bắt nguồn từ một khoảng thời gian tập trung nỗ lực kéo dài, thường là mất rất nhiều năm”.
DUY TRÌ ĐỊNH HƯỚNG MỤC TIÊU
Mỗi ngày, ngay cả trước khi bắt đầu làm việc và khi bạn đã trải qua ngày làm việc đó, có năm câu hỏi mà bạn cần phải trả lời nhiều lần:
Câu hỏi đầu tiên là: Tại sao mình được hưởng mức lương như vậy? Chính xác là bạn được tuyển dụng để giải quyết công việc gì? Nếu sếp bạn hỏi bạn rằng: “Bạn có biết tại sao chúng tôi lại trả tiền để thuê bạn?”, bạn sẽ trả lời ra sao?
Sự thực là bạn được tuyển dụng để đạt được những kết quả cụ thể có giá trị nào đó về mặt kinh tế đối với công ty. Và trong tất cả những kết quả bạn hoàn thành, 20% những việc bạn làm sẽ đóng góp
80% giá trị của bạn. Bạn phải nhận thức hết sức rõ ràng về lý do chính xác bạn được trả lương để làm việc, sau đó tập trung thời gian và nỗ lực của mình thực hiện tốt nhất những công việc có khả năng tạo ra sự khác biệt to lớn nhất cho công ty hay tổ chức của bạn.
TẬP TRUNG VÀO NHỮNG HOẠT ĐỘNG CÓ GIÁ TRỊ CAO
Câu hỏi thứ hai bạn cần trả lời nhiều lần trong ngày là: Đâu là những hoạt động có giá trị cao nhất của mình? Đây chính là những hoạt động thể hiện việc sử dụng tối đa và tối ưu tài năng, kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực của bạn trong tương quan với công ty, và nghề nghiệp. Chúng là gì?
Những người thành công, được trả lương cao không phải bao giờ cũng là người thông minh hay có kỹ năng giỏi hơn những người không thành công, lương thấp. Sự khác biệt chủ yếu giữa họ là những người thành công luôn biết tập trung làm những công việc có giá trị cao, ngược lại, những người không thành công lại “đốt” thời gian quý giá vào những công việc có giá trị thấp. Bạn luôn được tự do
chọn lựa. Bạn có quyền quyết định mình nên làm điều gì nhiều hơn, hoặc làm điều gì ít đi. Sự lựa chọn của bạn cuối cùng sẽ tác động lên tất cả mọi việc xảy ra với bạn.
TẬP TRUNG VÀO NHỮNG LĨNH VỰC KẾT QUẢ THEN CHỐT
Câu hỏi thứ ba bạn cần đặt ra: Đâu là những lĩnh vực kết quả then chốt của mình? Như đã nêu ra từ trước, những lĩnh vực kết quả then chốt của bạn là những nhiệm vụ mà bạn phải hoàn thành và tích cực hoàn thành một cách hoàn hảo nếu bạn muốn đạt được kết quả cao nhất trong công việc. Chúng quyết định phần lớn thành công hay thất bại của bạn.
Bạn nên nhận diện rõ ràng từng nhiệm vụ như vậy, và sau đó tập trung không chỉ thể hiện năng lực tốt nhất của mình trong từng nhiệm vụ mà còn phải rèn luyện tốt hơn trong mỗi lĩnh vực kết quả then chốt hàng ngày. Hãy nên nhớ rằng, kỹ năng quan trọng nhưng kém nhất của bạn sẽ ảnh hưởng đến mức độ bạn có thể sử dụng tất cả những kỹ năng khác. Đừng để bản thân bị trì trệ vì một điểm yếu trong một lĩnh vực nào đó, đặc biệt là khi bạn có thể học hỏi mọi thứ bạn cần để trở nên vượt trội trong lĩnh vực đặc biệt đó.
TẠO RA SỰ KHÁC BIỆT
Câu hỏi tiếp theo là: Mình, và chỉ mình, có thể làm được điều gì để tạo ra sự khác biệt thực sự cho công ty nếu thành công?
Đây là một trong những câu hỏi hay nhất giúp bạn duy trì sự tập trung và luôn định hướng vào mục tiêu. Bạn, và chỉ mình bạn, có thể làm được điều gì để có thể tạo ra sự khác biệt lớn nhất trong sự nghiệp của mình?
Khi đã nhận diện được một hay hai nhiệm vụ mà bạn có thể làm để tạo ra nhiều sự khác biệt hơn bất cứ công việc nào khác, thì bạn hãy tập trung tất cả mọi nguồn lực của mình để hoàn thành những công việc cụ thể đó một cách nhanh chóng và hoàn hảo. Điều này sẽ có ích cho sự nghiệp của bạn nhiều hơn bất kỳ quyết định đơn lẻ nào khác mà bạn sẽ thực hiện.
CÂU HỎI QUAN TRỌNG NHẤT
Câu hỏi thứ năm, và có lẽ là câu hỏi quan trọng nhất đối với việc quản trị thời gian, là: Đâu là cách sử dụng thời gian của mình để mang lại giá trị cao nhất, ngay tại thời điểm này? Tất cả những kỹ thuật và công cụ thiết lập mục tiêu, hoạch định cá nhân, và quản trị thời gian đều được nhắm đến việc giúp bạn trả lời câu hỏi này một cách chính xác, từng phút trong ngày.
Khi bạn buộc mình phải hỏi và trả lời câu hỏi này nhiều lần, và bạn biết chắc rằng bất cứ điều gì mình đang thực hiện cũng là để tìm đáp án cho câu hỏi này, bạn sẽ có động lực hoàn thành công việc có thể gấp đôi, gấp ba lần so với những người xung quanh. Bạn sẽ làm việc ngày một hiệu quả hơn. Bạn sẽ hoàn thành nhiều việc có giá trị cao hơn và đạt được kết quả to lớn hơn. Hãy tự khép mình vào kỷ luật, tập trung vào cách sử dụng thời gian để đạt được giá trị cao nhất, dù đó là bất cứ việc gì ở thời điểm hiện tại, và bạn sẽ thành công.
ĐỊNH HƯỚNG VÀO MỤC TIÊU MẠNH MẼ HƠN
Trong lượt phân tích cuối cùng, chìa khóa để đạt được năng suất và hiệu quả cao trong công việc là: Hãy tập trung để trở nên giỏi hơn ở một số nhiệm vụ có khả năng tạo ra phần lớn kết quả cuối cùng cho bạn. Đồng thời, cần học cách ủy quyền cho người khác, tìm nguồn cung cấp từ bên ngoài và loại bỏ tất cả những nhiệm vụ và hoạt động kém chất lượng không đóng góp nhiều vào kết quả công việc và thành tích cuối cùng.
Goethe đã từng nói rằng: “Những điều quan trọng nhất không bao giờ phụ thuộc vào những yếu tố kém quan trọng nhất”. Có lẽ, từ ngữ tốt nhất trong lĩnh vực quản trị thời gian là “Không”. Chỉ cần nói
“Không!” với bất cứ công việc nào chiếm dụng thời gian của bạn nhưng không mang lại giá trị cao nhất tại một thời điểm nào đó.
PHÁT TRIỂN THÓI QUEN QUẢN LÝ THỜI GIAN
Bạn có thể trở nên xuất sắc trong lĩnh vực quản lý thời gian nếu thực hành hàng ngày. Hãy viết ra một danh sách những công việc bạn phải làm hàng ngày trước khi bắt đầu thực hiện chúng. Hãy sắp xếp danh sách này theo thứ tự ưu tiên, tách biệt những vấn đề khẩn cấp ra khỏi những vấn đề quan trọng, sử dụng luật 80/20 hoặc phương pháp ABCDE. Hãy chọn công việc quan trọng nhất và tập trung hoàn thành nó. Hãy tự kiểm soát bản thân để tập trung toàn bộ tâm trí vào hoạt động quan trọng này cho đến khi nó hoàn thành 100%.
Mỗi lần bạn hoàn thành một nhiệm vụ quan trọng, bạn sẽ cảm thấy hân hoan, nhiệt huyết và sự tự trọng được nâng cao. Bạn sẽ cảm thấy được tiếp thêm sinh lực và trở nên mạnh mẽ hơn. Bạn sẽ cảm thấy hạnh phúc hơn và kiểm soát cuộc sống của mình tốt hơn. Bạn sẽ cảm thấy mình vượt lên đỉnh cao công việc. Từ đó, nó giúp bạn có thêm nhiều động lực hơn để bắt đầu, và hoàn thành nhiệm vụ quan trọng tiếp theo.
Bất cứ lúc nào bạn cảm thấy động lực giảm xuống hoặc trải qua cảm giác muốn trì hoãn công việc, hãy tự nhủ rằng: “Làm việc đó ngay! Làm việc đó ngay! Làm việc đó ngay!”. Hãy hình thành cảm xúc gấp gáp, thúc đẩy chính mình. Tự tạo ra xu hướng hành động. Bắt tay vào công việc, không ngừng nghỉ và luôn tăng tốc. Chọn ra nhiệm vụ quan trọng nhất, quyết tâm thực hiện nó ngay, và sau đó kiên trì thực hiện cho đến lúc hoàn thành. Những thủ thuật quản lý thời gian như vậy là những chìa khóa để đạt được hiệu quả cao nhất trong mọi lĩnh vực khác nhau của cuộc sống.
QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ
1. Lập ra một danh sách những việc mà bạn thích làm, mong muốn đạt được trong những năm tháng sắp đến. Phân tích danh sách này và chọn ra những việc có thể mang lại kết quả lớn lao nhất trong cuộc sống của bạn.
2. Ngay tối hôm nay, hãy lập ra một danh sách tất cả những việc bạn phải làm cho ngày hôm sau. Hãy để tiềm thức của bạn hoạt động theo danh sách này trong khi bạn ngủ.
3. Hãy sắp xếp danh sách của bạn theo thứ tự ưu tiên, sử dụng luật 80/20 và phương pháp ABCDE. Tách biệt những việc gấp khỏi những việc không gấp, những việc quan trọng khỏi những việc không quan trọng trước khi bạn bắt đầu.
4. Chọn ra công việc quan trọng nhất có thể mang lại những kết quả to lớn nhất khi bạn hoàn thành (hoặc không hoàn thành), và khoanh tròn nó để đánh dấu đây là công việc loại A-1.
5. Hãy bắt tay ngay vào công việc quan trọng nhất của bạn, và sau đó tự kiểm soát bản thân để tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ này cho đến khi nó được hoàn thành 100%.
