Rất nhiều nhà quản lý tin rằng họ có thể tổ chức công việc sao cho không gặp phải tình trạng căng thẳng, mệt mỏi. Nhưng căng thẳng là điều không thể tránh khỏi. Đôi khi, chúng đến rất bất ngờ. Vì thế, điều quan trọng chính là cách bạn phản ứng với nó. Không phải lúc nào bạn cũng có thể kiểm soát được những gì xảy ra, thứ mà bạn có thể kiểm soát được chính là cách bạn phản ứng với những điều đang xảy ra với bạn.
Điều gì gây ra căng thẳng trong công việc?
Có vô vàn nguyên nhân gây căng thẳng trong công việc. Chúng ta đều có những ngưỡng chịu đựng nhất định đối với các vấn đề gây căng thẳng cho mình. Nhưng bất kỳ thứ gì khiến cơ thể hay tâm trí chúng ta rơi vào trạng thái mất cân bằng đều được coi là gây ra căng thẳng. Dưới đây là một số tác nhân gây căng thẳng điển hình trong công việc:
• Không nhận được chỉ dẫn từ sếp;
• Những lỗi máy tính;
• Liên tục bị ngắt quãng, làm phiền;
• Các ưu tiên bị thay đổi chóng mặt;
• Vị trí cấp trên thường xuyên được thay thế;
• Sự sáp nhập công ty;
• Giảm quy mô;
• Tái tổ chức;
• Các chính sách của tổ chức;
• Áp lực thời gian;
• Áp lực thành tích;
• Quản lý thời gian kém;
• Mang các vấn đề cá nhân đến công sở;
• Thời gian làm ngoài giờ quá nhiều.
Không nghi ngờ gì, bạn có thể gặp phải rất nhiều tác nhân gây căng thẳng này.
MỘT SỐ TRỢ GIÚP
Dưới đây là một số yếu tố thú vị về sự căng thẳng giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn về những căng thẳng mà có thể bạn sẽ gặp phải khi mới bắt đầu sự nghiệp quản lý: Những thứ dường như khiến bạn cảm thấy căng thẳng trong giai đoạn đầu của sự nghiệp lại trở thành những thứ bình thường sau khi bạn đã có nhiều kinh nghiệm hơn. Điều này củng cố cho một điểm đó là phản ứng và sự thiếu kinh nghiệm của bạn, chứ không phải bản thân tình huống, chính là nguyên nhân khiến bạn xem chúng là sự căng thẳng. Điều này là đúng, nhưng để phân biệt được thì rất khó.
Quay trở lại với những ngày đầu học lái xe, bạn sẽ phải học cách điều khiển an toàn một chiếc ô tô. Lần đầu tiên ngồi sau vô-lăng quả thật rất căng thẳng. Khi đã có kinh nghiệm, khả năng lái xe của bạn đạt đến độ mà việc lái xe trở thành thói quen như việc đánh răng hàng ngày. Tình huống không thay đổi, nhưng trải nghiệm và phản ứng của bạn thì có.
Cách bạn phản ứng với những tình huống căng thẳng là một trong những phong cách quản lý của bạn. Rất nhiều nhà quản lý lúc nào trông cũng rất tập trung. Lông mày luôn nhíu lại. Thật không may, cử chỉ này sẽ dần lây nhiễm sang những người làm việc cùng bạn – một sự lây nhiễm tiêu cực. Tuy nhiên, một nhà quản lý có thể luôn mỉm cười và vui vẻ ngay cả trong những tình huống dường như rất căng thẳng sẽ truyền sự tự tin cho những người làm việc cùng họ.
Thật khó có thể suy nghĩ thông suốt khi bạn căng thẳng và lo lắng, vì thế phản ứng sẽ chỉ làm cho tình huống trở nên nghiêm trọng hơn. Điều này gây ra cùng lúc hai vấn đề. Bạn rơi vào một tình huống căng thẳng, và phản ứng của bạn làm giảm khả năng tìm ra một giải pháp thành công.
Vấn đề thứ ba là nhận thức rằng “Tôi sẽ bị phán xét bởi cách tôi giải quyết kiểu tình huống này.” Điều đó sẽ càng làm tăng áp lực. Tự nhủ không được căng thẳng cũng giống như ai đó nói với bạn rằng đừng lo lắng. Nói thì bao giờ cũng dễ hơn làm.
Rất nhiều người tin rằng những tình huống căng thẳng sẽ bộc lộ phần tinh túy cũng như năng lực tuyệt vời nhất của con người. Chắc chắn bạn từng nghe câu ngạn ngữ cổ: “Cái khó ló cái khôn”. Điều đó đúng khi bạn vượt qua được nỗi sợ hãi trong những tình huống căng thẳng. Nỗi sợ hãi giống như việc đổ tất cả những giọt “căng thẳng” qua một chiếc phễu nhỏ.
PHẢN ỨNG VỚI VẤN ĐỀ, KHÔNG PHẢI VỚI SỰ CĂNG THẲNG
Để thành công, bạn phải chuyển nỗi sợ hãi đối với một tình huống căng thẳng thành thử thách trước một tình huống căng thẳng. Nếu bạn thường xuyên phải đối mặt với những tình huống căng thẳng, dưới đây là 7 lời khuyên dành cho bạn:
1. Đừng đưa ra những phản ứng hấp tấp, bốc đồng trong hoảng loạn. Điều này sẽ khiến vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn.
2. Thở sâu và cố gắng thư giãn. Nói chậm, thậm chí ngay cả khi bạn không thích điều đó. Điều này sẽ truyền sự bình tĩnh cho những người xung quanh bạn. Hành động đó sẽ khiến mọi người nghĩ: “Anh ấy không mất bình tĩnh, do đó mình cũng phải vậy.”
3. Chia những tình huống này thành hai hoặc ba điểm mà có thể giải quyết để loại bỏ sự khẩn cấp ngay lúc đó, nhờ đó phần còn lại có thể từ từ xử lý.
4. Giao ba hoặc bốn nhiệm vụ lớn cho các thành viên trong nhóm để thực hiện theo từng phần, sau đó ghép chúng lại.
5. Xin gợi ý hoặc ý kiến từ những thành viên có kinh nghiệm trong số nhân viên của bạn.
6. Hãy nghĩ về vấn đề chứ không phải phản ứng của bạn đối với nó.
7. Coi mình là một diễn viên đóng vai một nhà lãnh đạo quyết đoán, bình tĩnh và sáng suốt. Đóng trọn vai diễn đó, rồi từ từ vai diễn sẽ chuyển thành chính bạn. Điều này sẽ thay đổi phản ứng của bạn trước những tình huống căng thẳng.
TỰ TIN VÀO NĂNG LỰC BẢN THÂN
Là một nhà quản lý, bạn phải giải quyết những thắc mắc khó khăn hơn nhiều so với những điều mang đến cho bạn khi chưa được thăng tiến. Nếu chúng mà đơn giản thì ai cũng có thể giải quyết được. Bạn ở vị trí đó bởi mọi người nhìn thấy nơi bạn khả năng giải quyết những tình huống còn khó khăn hơn thế. Khi bạn tiến lên trên nấc thang cấp bậc, các vấn đề sẽ ngày càng phức tạp hơn. Điều quan trọng cần ghi nhớ là kinh nghiệm của bạn sẽ giúp giải quyết và loại bỏ hầu hết nỗi căng thẳng. Khi đã đảm nhiệm vị trí quản lý được một thời gian, bạn sẽ không phản ứng như trước đó − khi mới bắt đầu sự nghiệp quản lý được một vài tháng − với một tình huống tương tự. Lúc đó, cách giải quyết vấn đề của bạn sẽ tốt hơn.
Trong những ngày đầu làm quản lý, chắc chắn công việc sẽ gây ra căng thẳng. Đó là lý do tại sao rất nhiều nhà quản lý mới trông mạnh mẽ như thể gánh được toàn bộ thế giới trên đôi vai. Trong khi sự quan tâm và niềm khát khao thể hiện tốt là điều đáng quan tâm, thì sự mạnh mẽ, tâm huyết lại giúp hoàn thành công việc. Bạn quản lý mọi người trong những nhiệm vụ mà họ cần hoàn thành nhằm đạt được một kết quả chung đáng mong đợi. Bạn không dẫn dắt họ thoát khỏi hào sâu, với những lưỡi lê gài sẵn, băng qua những bãi mìn để chiến đấu với quân thù trong trận chiến giáp lá cà.
Lời khuyên tốt nhất dành cho bạn với tư cách một nhà quản lý đó là: “Đơn giản hóa vấn đề”.
Rất nhiều nhà quản lý tin rằng họ có thể tổ chức công việc sao cho không gặp phải tình trạng căng thẳng, mệt mỏi. Nhưng căng thẳng là điều không thể tránh khỏi. Đôi khi, chúng đến rất bất ngờ. Vì thế, điều quan trọng chính là cách bạn phản ứng với nó. Không phải lúc nào bạn cũng có thể kiểm soát được những gì xảy ra, thứ mà bạn có thể kiểm soát được chính là cách bạn phản ứng với những điều đang xảy ra với bạn.
Điều gì gây ra căng thẳng trong công việc?
Có vô vàn nguyên nhân gây căng thẳng trong công việc. Chúng ta đều có những ngưỡng chịu đựng nhất định đối với các vấn đề gây căng thẳng cho mình. Nhưng bất kỳ thứ gì khiến cơ thể hay tâm trí chúng ta rơi vào trạng thái mất cân bằng đều được coi là gây ra căng thẳng. Dưới đây là một số tác nhân gây căng thẳng điển hình trong công việc:
• Không nhận được chỉ dẫn từ sếp;
• Những lỗi máy tính;
• Liên tục bị ngắt quãng, làm phiền;
• Các ưu tiên bị thay đổi chóng mặt;
• Vị trí cấp trên thường xuyên được thay thế;
• Sự sáp nhập công ty;
• Giảm quy mô;
• Tái tổ chức;
• Các chính sách của tổ chức;
• Áp lực thời gian;
• Áp lực thành tích;
• Quản lý thời gian kém;
• Mang các vấn đề cá nhân đến công sở;
• Thời gian làm ngoài giờ quá nhiều.
Không nghi ngờ gì, bạn có thể gặp phải rất nhiều tác nhân gây căng thẳng này.
MỘT SỐ TRỢ GIÚP
Dưới đây là một số yếu tố thú vị về sự căng thẳng giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn về những căng thẳng mà có thể bạn sẽ gặp phải khi mới bắt đầu sự nghiệp quản lý: Những thứ dường như khiến bạn cảm thấy căng thẳng trong giai đoạn đầu của sự nghiệp lại trở thành những thứ bình thường sau khi bạn đã có nhiều kinh nghiệm hơn. Điều này củng cố cho một điểm đó là phản ứng và sự thiếu kinh nghiệm của bạn, chứ không phải bản thân tình huống, chính là nguyên nhân khiến bạn xem chúng là sự căng thẳng. Điều này là đúng, nhưng để phân biệt được thì rất khó.
Quay trở lại với những ngày đầu học lái xe, bạn sẽ phải học cách điều khiển an toàn một chiếc ô tô. Lần đầu tiên ngồi sau vô-lăng quả thật rất căng thẳng. Khi đã có kinh nghiệm, khả năng lái xe của bạn đạt đến độ mà việc lái xe trở thành thói quen như việc đánh răng hàng ngày. Tình huống không thay đổi, nhưng trải nghiệm và phản ứng của bạn thì có.
Cách bạn phản ứng với những tình huống căng thẳng là một trong những phong cách quản lý của bạn. Rất nhiều nhà quản lý lúc nào trông cũng rất tập trung. Lông mày luôn nhíu lại. Thật không may, cử chỉ này sẽ dần lây nhiễm sang những người làm việc cùng bạn – một sự lây nhiễm tiêu cực. Tuy nhiên, một nhà quản lý có thể luôn mỉm cười và vui vẻ ngay cả trong những tình huống dường như rất căng thẳng sẽ truyền sự tự tin cho những người làm việc cùng họ.
Thật khó có thể suy nghĩ thông suốt khi bạn căng thẳng và lo lắng, vì thế phản ứng sẽ chỉ làm cho tình huống trở nên nghiêm trọng hơn. Điều này gây ra cùng lúc hai vấn đề. Bạn rơi vào một tình huống căng thẳng, và phản ứng của bạn làm giảm khả năng tìm ra một giải pháp thành công.
Vấn đề thứ ba là nhận thức rằng “Tôi sẽ bị phán xét bởi cách tôi giải quyết kiểu tình huống này.” Điều đó sẽ càng làm tăng áp lực. Tự nhủ không được căng thẳng cũng giống như ai đó nói với bạn rằng đừng lo lắng. Nói thì bao giờ cũng dễ hơn làm.
Rất nhiều người tin rằng những tình huống căng thẳng sẽ bộc lộ phần tinh túy cũng như năng lực tuyệt vời nhất của con người. Chắc chắn bạn từng nghe câu ngạn ngữ cổ: “Cái khó ló cái khôn”. Điều đó đúng khi bạn vượt qua được nỗi sợ hãi trong những tình huống căng thẳng. Nỗi sợ hãi giống như việc đổ tất cả những giọt “căng thẳng” qua một chiếc phễu nhỏ.
PHẢN ỨNG VỚI VẤN ĐỀ, KHÔNG PHẢI VỚI SỰ CĂNG THẲNG
Để thành công, bạn phải chuyển nỗi sợ hãi đối với một tình huống căng thẳng thành thử thách trước một tình huống căng thẳng. Nếu bạn thường xuyên phải đối mặt với những tình huống căng thẳng, dưới đây là 7 lời khuyên dành cho bạn:
1. Đừng đưa ra những phản ứng hấp tấp, bốc đồng trong hoảng loạn. Điều này sẽ khiến vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn.
2. Thở sâu và cố gắng thư giãn. Nói chậm, thậm chí ngay cả khi bạn không thích điều đó. Điều này sẽ truyền sự bình tĩnh cho những người xung quanh bạn. Hành động đó sẽ khiến mọi người nghĩ: “Anh ấy không mất bình tĩnh, do đó mình cũng phải vậy.”
3. Chia những tình huống này thành hai hoặc ba điểm mà có thể giải quyết để loại bỏ sự khẩn cấp ngay lúc đó, nhờ đó phần còn lại có thể từ từ xử lý.
4. Giao ba hoặc bốn nhiệm vụ lớn cho các thành viên trong nhóm để thực hiện theo từng phần, sau đó ghép chúng lại.
5. Xin gợi ý hoặc ý kiến từ những thành viên có kinh nghiệm trong số nhân viên của bạn.
6. Hãy nghĩ về vấn đề chứ không phải phản ứng của bạn đối với nó.
7. Coi mình là một diễn viên đóng vai một nhà lãnh đạo quyết đoán, bình tĩnh và sáng suốt. Đóng trọn vai diễn đó, rồi từ từ vai diễn sẽ chuyển thành chính bạn. Điều này sẽ thay đổi phản ứng của bạn trước những tình huống căng thẳng.
TỰ TIN VÀO NĂNG LỰC BẢN THÂN
Là một nhà quản lý, bạn phải giải quyết những thắc mắc khó khăn hơn nhiều so với những điều mang đến cho bạn khi chưa được thăng tiến. Nếu chúng mà đơn giản thì ai cũng có thể giải quyết được. Bạn ở vị trí đó bởi mọi người nhìn thấy nơi bạn khả năng giải quyết những tình huống còn khó khăn hơn thế. Khi bạn tiến lên trên nấc thang cấp bậc, các vấn đề sẽ ngày càng phức tạp hơn. Điều quan trọng cần ghi nhớ là kinh nghiệm của bạn sẽ giúp giải quyết và loại bỏ hầu hết nỗi căng thẳng. Khi đã đảm nhiệm vị trí quản lý được một thời gian, bạn sẽ không phản ứng như trước đó − khi mới bắt đầu sự nghiệp quản lý được một vài tháng − với một tình huống tương tự. Lúc đó, cách giải quyết vấn đề của bạn sẽ tốt hơn.
Trong những ngày đầu làm quản lý, chắc chắn công việc sẽ gây ra căng thẳng. Đó là lý do tại sao rất nhiều nhà quản lý mới trông mạnh mẽ như thể gánh được toàn bộ thế giới trên đôi vai. Trong khi sự quan tâm và niềm khát khao thể hiện tốt là điều đáng quan tâm, thì sự mạnh mẽ, tâm huyết lại giúp hoàn thành công việc. Bạn quản lý mọi người trong những nhiệm vụ mà họ cần hoàn thành nhằm đạt được một kết quả chung đáng mong đợi. Bạn không dẫn dắt họ thoát khỏi hào sâu, với những lưỡi lê gài sẵn, băng qua những bãi mìn để chiến đấu với quân thù trong trận chiến giáp lá cà.
Lời khuyên tốt nhất dành cho bạn với tư cách một nhà quản lý đó là: “Đơn giản hóa vấn đề”.
