Trên thực tế, tuần đầu tiên trong vai trò nhà quản lý của bạn sẽ hoàn toàn khác với bình thường. Nếu nghiên cứu về hành vi con người, bạn sẽ nhận thấy rất nhiều sự phát triển đáng ngạc nhiên trong khoảng thời gian này.
LÀM QUEN
Đừng nghĩ rằng tất cả mọi người đều vui vẻ và hài lòng với việc lựa chọn một nhân vật hoàn toàn mới trở thành nhà quản lý. Một vài đồng nghiệp có thể sẽ nghĩ rằng lẽ ra họ mới là người được lựa chọn chứ không phải là bạn. Có thể họ ghen tỵ với sự thăng tiến của bạn và thầm hy vọng bạn sẽ thất bại.
Những người khác, những nhân viên “biết nghe lời” sẽ ngay lập tức bợ đỡ, xu nịnh và tìm cách tạo mối quan hệ thân thiết với bạn. Đó là vì bạn sẽ là chiếc vé giúp họ đến với thành công. Tất nhiên, mục đích đó không hoàn toàn xấu, song cách họ thực hiện thể hiện rằng họ quá khát khao điều đó.
Những đồng nghiệp khác có thể sẽ ngay lập tức đưa bạn vào tầm “xét hỏi và đánh giá”. Họ sẽ đặt ra các câu hỏi cho bạn để xem liệu bạn có đủ năng lực trả lời hay không. Nếu bạn không thể trả lời, họ sẽ muốn biết xem liệu bạn có thừa nhận việc bạn không thể trả lời câu hỏi của họ hay bạn sẽ cố đánh trống lảng và lừa gạt mọi người. Một số người sẽ cố tình hỏi bạn những câu hỏi mà bạn không thể trả lời được để khiến bạn phải xấu hổ.
Hầu hết mọi người – bạn hy vọng là số đông – sẽ thể hiện thái độ chờ đợi và xem xét. Họ sẽ không chỉ trích hay tuyên dương bạn cho đến khi thấy rõ bạn thể hiện như thế nào. Thái độ này rất tích cực và bạn cũng có quyền mong đợi thái độ này.
Bạn có thể sẽ bị đem ra so sánh với người tiền nhiệm của mình ngay từ ban đầu. Nếu những gì người đó thể hiện rất tồi tệ thì những điều bạn thể hiện sẽ được đánh giá rất cao, ngay cả khi nó cũng chỉ bình thường mà thôi. Nếu người tiền nhiệm của bạn tài giỏi, sự thể hiện và nỗ lực của bạn nhằm mong được tiếp nhận sẽ trở nên khó khăn hơn. Trước khi nghĩ rằng tốt nhất là nên chọn kế nhiệm một kẻ chẳng có tài cán gì, hãy nghĩ đến hàng loạt những khó khăn mà bạn sẽ phải “kế thừa” từ người tiền nhiệm không có tài cán ấy – lý do khiến bạn ngồi vào vị trí đó. Người tiền nhiệm tài giỏi ra đi có thể là vì họ được cất nhắc lên vị trí cao hơn. Nhưng dù trong trường hợp nào thì bạn cũng đang có cả một núi công việc ở phía trước.
Một trong những quyết định đầu tiên của bạn nên là kiềm chế những thay đổi ngay lập tức trong phương pháp điều hành. (Trong những trường hợp đặc biệt, các nhà quản lý cấp cao thường sẽ hướng dẫn và yêu cầu bạn đưa ra một số thay đổi ngay lập tức bởi tính chất nghiêm trọng của các trường hợp này. Tuy nhiên, trong những trường hợp như thế này, người ta sẽ thông báo rằng sắp tới sẽ diễn ra một số thay đổi.) Tuy nhiên, tốt hơn cả là bạn hãy kiên nhẫn. Nếu bạn đưa ra những thay đổi ngay lập tức, mọi người sẽ cảm thấy khó chịu với bạn. Các hành động của bạn sẽ bị xăm soi, mổ xẻ đồng thời bạn sẽ bị đánh giá là kiêu căng, ngạo mạn và là sự xúc phạm đối với người tiền nhiệm của bạn. Rất nhiều nhà lãnh đạo trẻ đã khiến cho cuộc sống của mình trở nên khó khăn hơn bởi họ cho rằng phải ngay lập tức sử dụng toàn bộ quyền lực mới của mình. Vì thế, từ quan trọng nhất mà các nhà lãnh đạo mới cần phải học đó là kiềm chế. Dù muốn hay không thì bạn cũng phải thừa nhận rằng bạn mới là người đang trong quá trình “thử thách” với cấp dưới, chứ không phải họ là người đang trong quá trình “thử thách” với bạn.
Đây là thời điểm tốt để tạo nên điểm nhấn quan trọng trong thái độ của bạn. Nhiều nhà quản lý mới giao tiếp rất tốt với các nhà quản lý cấp trên của họ, nhưng lại rất tệ với cấp dưới. Nhân viên cấp dưới mới là người có tác động lớn đến tương lai của bạn chứ không phải là các nhà quản lý cấp cao. Bạn được đánh giá thông qua việc phòng ban hay bộ phận của bạn được cơ cấu như thế nào, chính vì thế, những nhân viên đang làm việc cho bạn đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự nghiệp của bạn. Dù bạn tin hay không thì trên thực tế, những nhân viên đó còn quan trọng hơn cả chủ tịch công ty. Mặc dù đây được coi là “kiến thức” hiển nhiên cần nắm vững, nhưng vẫn có rất nhiều nhà quản lý mới quan tâm và đầu tư thời gian vào việc lên kế hoạch giao tiếp với các nhà quản lý cấp cao, nhưng chỉ dành cho nhân viên cấp dưới – những người mới thật sự quyết định tương lai của họ – những cái nhìn “bằng một nửa con mắt”.
SỬ DỤNG QUYỀN LỰC MỚI
Nếu có một vấn đề mà hầu hết các nhà quản lý mới phải tìm hiểu và rồi mắc nhiều sai lầm ngớ ngẩn, thì đó chính là việc sử dụng quyền lực mới của mình. Điều này đặc biệt đúng với những nhà quản lý mới tự định hướng sự nghiệp của mình bằng phương pháp tự quản lý “bơi hoặc chìm” của việc đào tạo thông qua quá trình làm việc. Lý do là giờ đây bạn đã nắm quyền quản lý, bạn phải sử dụng cũng như phô bày nó thật hoành tráng. Đây có thể là sai lầm lớn nhất mà một nhà quản lý mới thường hay mắc phải.
Bạn hãy coi quyền lực tại vị trí mới của mình như một kho chứa hàng. Càng ít khi lấy hàng ra khỏi kho thì bạn càng còn nhiều hàng để sử dụng lúc thực sự cần thiết.
Một nhà quản lý mới được bổ nhiệm mà cư xử như thể một “ông chủ” thực thụ, ngay lập tức đưa ra những thay đổi và chỉ đạo mới chính là đang tự đào hố chôn mình. Mặc dù bạn không nghe được những lời nhận xét trực tiếp, nhưng có rất nhiều đánh giá sau lưng bạn về một nhà quản lý lầm đường lạc lối như: “Này, có phải cô ta bị nghiện quyền lực không?” hay “Anh ta bị ám ảnh bởi quyền lực à?”, “Cái mũ của anh ta đã phải tăng lên hai cỡ từ khi anh ta được bổ nhiệm ấy nhỉ.” Tất nhiên, bạn đâu có muốn những vấn đề như thế này xảy ra, đúng không?
Nếu bạn không thường xuyên sử dụng “kho chứa” quyền lực, thì trong những trường hợp khẩn cấp bạn sẽ thấy nó phát huy tác dụng hơn rất nhiều, bởi nó không thường xuyên được phô bày. Các nhân viên dưới quyền biết rằng bạn là nhà quản lý của họ, và những yêu cầu bạn đưa ra chứa đựng quyền lực của vị trí đó. Nhưng trong phần lớn thời gian, bạn thật sự không cần sử dụng đến nó.
Có một thuật ngữ trong nghệ thuật sáng tạo gọi là nói bớt đi. Nó có nghĩa là những điều không được nói ra cũng quan trọng như chính những điều được thể hiện. Điều này đặc biệt đúng trong việc sử dụng quyền lực. Việc đưa ra chỉ đạo dưới hình thức một lời đề nghị, yêu cầu chính là điển hình về cách quản lý “nói bớt đi”. Nếu không có phản hồi nào về yêu cầu đó, bạn có thể làm rõ hoặc tăng thêm một chút quyền lực vào lời yêu cầu. Mặt khác, nếu bạn sử dụng tất cả quyền lực của mình để hoàn thành nhiệm vụ, thì sau đó khi nhận ra rằng bạn đã sử dụng quá nhiều thì cũng là lúc mọi thứ đã bị phá hủy hoàn toàn. Trên thực tế, tiết chế sự lạm dụng quyền lực là điều rất khó khăn, nếu không muốn nói là không thể.
Tóm lại, đừng bao giờ nghĩ rằng bạn cần phải sử dụng quyền lực ở vị trí của mình. Có thể “sản phẩm phụ” tốt nhất của phương pháp mềm dẻo này là bạn sẽ không tạo ra một hình ảnh tiêu cực trong mắt của nhân viên, điều mà sau này bạn dường như không thể thay đổi.
GIAO TIẾP CÁ NHÂN
Đôi khi, trong 60 ngày đầu tiên đảm nhận vị trí mới, bạn nên thực hiện các cuộc giao tiếp cá nhân với từng nhân viên trong phạm vi quản lý của mình. Đừng thực hiện việc này ngay trong tuần đầu tiên hoặc kế tiếp. Hãy để các nhân viên cấp dưới quen với việc bạn là người quản lý mới của họ. Khi đến lúc cần gặp gỡ mọi người, hãy giao tiếp thân mật và tự nhiên. Đề nghị nhân viên đến phòng của bạn để có thể trò chuyện thoải mái, và có thời gian thảo luận về tất cả những suy nghĩ của họ. Cuộc trò chuyện thân mật đầu tiên này không phải để bạn giao tiếp với những người khác; mà để khơi nguồn cho sự giao tiếp cởi mở của họ đối với bạn. (Bạn có bao giờ nhận thấy rằng càng để cho đối tác nói nhiều trong cuộc trò chuyện bao nhiêu thì bạn càng được đánh giá là người có khả năng giao tiếp xuất chúng bấy nhiêu chưa?)
Tất nhiên, nỗi lo lắng cá nhân của mỗi nhân viên đều rất quan trọng, nhưng tốt hơn hết là hãy giới hạn nội dung cuộc trò chuyện trong các vấn đề liên quan đến công việc. Đôi khi, việc xác định ranh giới này rất khó bởi có thể các công việc gia đình mới gây ra nhiều rắc rối hơn bất kỳ điều gì khác cho nhân viên của bạn, nhưng tốt nhất hãy cố gắng đừng để bản thân rơi vào các tình huống mà bạn sẽ phải đưa ra những lời khuyên, lời động viên mang tính cá nhân. Bạn là sếp nhưng không có nghĩa bạn cũng là chuyên gia trong tất cả các vấn đề cá nhân của nhân viên. Hãy lắng nghe họ nói, thông thường điều mà họ muốn hơn bất cứ điều gì khác chính là có một người lắng nghe họ nói.
Tìm hiểu và thấu hiểu nhân viên
Bây giờ chúng ta sẽ cùng quay trở lại cuộc trò chuyện của bạn với các nhân viên cấp dưới. Mục đích của các cuộc trò chuyện là tạo cho nhân viên cơ hội khơi nguồn khả năng giao tiếp giữa họ với bạn. Thể hiện cho nhân viên thấy sự quan tâm thật lòng của bạn đối với những lo lắng của họ, tìm hiểu những đam mê khác ngoài công việc của họ. Đặt ra các câu hỏi nhằm giúp họ cởi mở và bày tỏ quan điểm của mình. Bạn không nên giả tạo trong việc thể hiện sự quan tâm đối với các vấn đề của nhân viên, bạn làm điều này bởi vì bạn quan tâm đến cuộc sống của họ. Sự quan tâm này mang lại lợi ích cho cả hai bên. Nếu bạn có thể giúp nhân viên đạt được mục tiêu của họ, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn. Điều quan trọng hơn là niềm tin rằng họ đang trong quá trình đạt được mục tiêu cuối cùng.
Mục tiêu của bạn trong những cuộc trò chuyện đầu tiên này là thể hiện cho nhân viên biết rằng bạn quan tâm đến họ với tư cách cá nhân độc lập và bạn ở đó để giúp họ đạt được mục tiêu của mình. Hãy cho họ thấy rằng bạn muốn giúp họ giải quyết tất cả những rắc rối trong công việc. Tạo ra một không gian thoải mái, trong đó mọi người đều có thể trò chuyện và chia sẻ với bạn đồng thời mang lại cho họ cảm giác rằng việc thảo luận những vấn đề nhỏ với bạn là điều hoàn toàn tự nhiên. Bằng việc thảo luận và giải quyết những rắc rối nhỏ, bạn có thể tránh được những rắc rối lớn.
Trong những tháng đầu tiên làm quản lý, bạn sẽ nhận thấy một sự thật rằng năng lực kỹ thuật của bạn hoàn toàn không quan trọng bằng năng lực con người. Những vấn đề quan trọng nhất của bạn xoay quanh khía cạnh con người, chứ không phải khía cạnh chuyên môn. Trừ khi trách nhiệm của bạn hoàn toàn về vấn đề chuyên môn, còn nếu không bạn sẽ nhận thấy rằng khi có khả năng thấu hiểu và đối xử với con người một cách xuất chúng, bạn sẽ có thể bỏ qua những thiếu sót trong chuyên môn của mình.
Ngược lại, ngay cả khi bạn là một nhà quản lý có chuyên môn hàng đầu trong công ty, nhưng nếu thiếu năng lực con người thì bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn.
Kết bạn trong văn phòng
Một trong những vấn đề khó khăn mà các nhà điều hành mới gặp phải là việc giải quyết mối quan hệ bạn bè với các thành viên trong bộ phận, những người giờ đây đã trở thành nhân viên cấp dưới của mình. Đây là trường hợp khó khăn và không có câu trả lời hoàn hảo. Một trong những câu hỏi phổ biến nhất mà các nhà quản lý mới thường đặt ra là: “Liệu tôi còn có thể tiếp tục làm bạn với những người từng là đồng nghiệp và giờ đây trở thành nhân viên của tôi hay không?”
Rõ ràng là bạn không nên chấm dứt các mối quan hệ bạn bè này chỉ đơn giản vì bạn được thăng chức. Tuy nhiên, bạn sẽ không muốn mối quan hệ bạn bè đó ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của bạn cũng như của chính những người bạn đó.
Sẽ thật sai lầm nếu bạn để cho mối quan hệ bạn bè tác động và gây trở ngại đến phương pháp điều hành của bạn. Một nhân viên cấp dưới – một nguời bạn thật sự – sẽ hiểu được tình thế lưỡng nan này của bạn.
Bạn phải đảm bảo rằng các nhân viên trước kia từng là bạn của bạn cũng nhận được sự đối xử công bằng như tất cả những người khác. Và chắc chắn rằng bạn không được thể hiện sự quý mến họ hơn so với những người khác, cũng không được đối xử tệ bạc với họ để thể hiện cho những người khác thấy rằng bạn không hề thiên vị ai.
Mặc dù bạn có thể làm bạn với tất cả mọi người, nhưng đừng hy vọng có thể đối xử như mối quan hệ bạn bè trong phạm vi công việc. Là một nhà quản lý mới, bạn cần để cho nhân viên biết được cách thức bạn sẽ làm việc với họ, dù họ có là bạn của bạn hay không. Bạn cần đối xử với mọi cá nhân theo những quy định, nguyên tắc và với mức trách nhiệm như nhau. Hãy nhớ một điều rằng, đối với bạn những thứ dường như chỉ là biểu hiện của tình bạn thì đối với những người khác đó lại là sự thiên vị rõ ràng.
Người ta dễ bị cám dỗ bởi ý tưởng để một người bạn cũ trong bộ phận của mình làm bạn tâm giao. Bạn sẽ không muốn để lại ấn tượng với mọi người rằng bạn đang sủng ái họ. Trên thực tế, bạn không được phép làm việc đó. Nếu bạn cần một người như vậy, tốt hơn hết là nên chọn một nhà quản lý trong bộ phận hoặc phòng ban khác trong công ty.
QUẢN LÝ TÂM TRẠNG
Các nhân viên cấp dưới của bạn rất quan tâm đến việc bạn đang trong tâm trạng như thế nào, đặc biệt là khi bạn đang ở trong trạng thái “khó ở”. Những cơn thịnh nộ, sự cáu kỉnh không có chỗ trong thói quen công việc của một nhà quản lý giỏi và thuần thục – và sự thuần thục không liên quan gì đến tuổi tác. Đôi khi thể hiện sự cáu giận cũng mang lại hiệu quả, miễn nó là cảm xúc thật và bạn không quá lạm dụng.
Tất cả chúng ta, từ thời này qua thời khác, đều bị ảnh hưởng của tâm trạng do sự tác động của những rắc rối bên ngoài. Rất nhiều cuốn sách về quản lý đã viết rằng chúng ta nên để những rắc rối ở ngoài cửa, hoặc ở nhà, chứ đừng mang chúng đến văn phòng. Điều đó thật ngây thơ, bởi rất ít người có thể hoàn toàn rũ bỏ những rắc rối cá nhân và không để chúng tác động đến công việc của mình.
Tuy nhiên, cũng có chút nghi ngờ rằng bạn có thể tối thiểu hóa những tác động của một vấn đề nào đó lên công việc của mình. Bước đầu tiên là thừa nhận rằng đang có một việc gì đó khiến bạn nổi cáu và điều đó có thể ảnh hưởng tới mối quan hệ của bạn với đồng nghiệp. Nếu làm được điều đó, bạn có thể tránh được việc biến người khác thành nạn nhân hứng chịu các vấn đề cá nhân của riêng bạn. Nếu một vấn đề bên ngoài đang ám ảnh bạn và bạn lại đang cần giải quyết một số việc với nhân viên của mình, bạn có thể nói với họ: “Hôm nay tâm trạng tôi không tốt lắm. Nếu tôi có cáu kỉnh thì hãy bỏ qua cho tôi nhé.” Sự thẳng thắn này có thể giúp nhân viên cấp dưới của bạn cảm thấy thoải mái hơn.
Đừng bao giờ nghĩ rằng người khác không có khả năng đánh giá tâm trạng của bạn. Nếu bạn thường xuyên thể hiện sự thay đổi tâm trạng của mình, bạn sẽ mất đi tính hiệu quả đối với nhân viên. Nhân viên của bạn sẽ biết được khi nào diễn ra những thay đổi đó, những dấu hiệu của nó là gì, và họ sẽ tránh phải làm việc với bạn khi bạn đang ở giai đoạn cao trào của tâm trạng đó. Họ sẽ đợi cho đến khi tâm trạng đó qua đi.
QUẢN LÝ CẢM XÚC
Hãy làm việc chăm chỉ với tinh thần thoải mái. Không phải là một ý kiến hay với những nhà quản lý không bao giờ quan tâm đến điều gì – một người không bao giờ cảm thấy thật sự vui vẻ, đau buồn, hay bất kỳ tâm trạng rõ ràng nào khác. Sẽ không ai có thể đồng cảm với bạn khi họ biết rằng bạn đang ngụy trang cảm xúc của bạn và lừa gạt tất cả mọi người.
Tuy nhiên, luôn luôn giữ bình tĩnh lại là vấn đề hoàn toàn khác. Tất nhiên có nhiều lý do tốt khiến bạn nên giữ bình tĩnh. Nếu lúc nào bạn cũng có thể làm được việc đó, ngay cả trong những tình huống tồi tệ nhất thì bạn sẽ có được cái nhìn rõ ràng hơn, suy nghĩ thấu đáo hơn và giải quyết công việc thuận lợi, tốt đẹp hơn. Tuy nhiên, đôi khi bạn cũng nên thể hiện cảm xúc của mình, nếu không mọi người sẽ cho rằng bạn là một con rô-bốt quản lý.
Để trở thành một nhà quản lý nổi bật, bạn phải quan tâm đến mọi người. Điều đó không nhất thiết là bạn phải trở thành một “nhà truyền giáo” hay một nhà hoạt động xã hội, nhưng nếu bạn thật sự yêu quý công ty nơi bạn làm việc và tôn trọng cảm nhận của những người dưới quyền, bạn sẽ làm tốt hơn bất kỳ nhà quản lý mà lúc nào cũng chỉ biết đến định hướng “công việc và tương lai”.
Thực tế, đây là một trong những vấn đề mà các công ty tự “chuốc lấy” cho mình khi họ cho rằng các nhân viên làm việc hiệu quả nhất trong một lĩnh vực nào đó chính là những người cần được quan tâm và nên được bổ nhiệm vào vị trí quản lý. Các nhân viên đó hoàn thành xuất sắc công việc vì tất cả những việc đó đã được định hướng. Đặt những người được gọi là “chuyên gia” này vào vị trí giám sát những người khác sẽ không thể giúp họ tự động biến thành những người “định hướng” được.
Trên thực tế, tuần đầu tiên trong vai trò nhà quản lý của bạn sẽ hoàn toàn khác với bình thường. Nếu nghiên cứu về hành vi con người, bạn sẽ nhận thấy rất nhiều sự phát triển đáng ngạc nhiên trong khoảng thời gian này.
LÀM QUEN
Đừng nghĩ rằng tất cả mọi người đều vui vẻ và hài lòng với việc lựa chọn một nhân vật hoàn toàn mới trở thành nhà quản lý. Một vài đồng nghiệp có thể sẽ nghĩ rằng lẽ ra họ mới là người được lựa chọn chứ không phải là bạn. Có thể họ ghen tỵ với sự thăng tiến của bạn và thầm hy vọng bạn sẽ thất bại.
Những người khác, những nhân viên “biết nghe lời” sẽ ngay lập tức bợ đỡ, xu nịnh và tìm cách tạo mối quan hệ thân thiết với bạn. Đó là vì bạn sẽ là chiếc vé giúp họ đến với thành công. Tất nhiên, mục đích đó không hoàn toàn xấu, song cách họ thực hiện thể hiện rằng họ quá khát khao điều đó.
Những đồng nghiệp khác có thể sẽ ngay lập tức đưa bạn vào tầm “xét hỏi và đánh giá”. Họ sẽ đặt ra các câu hỏi cho bạn để xem liệu bạn có đủ năng lực trả lời hay không. Nếu bạn không thể trả lời, họ sẽ muốn biết xem liệu bạn có thừa nhận việc bạn không thể trả lời câu hỏi của họ hay bạn sẽ cố đánh trống lảng và lừa gạt mọi người. Một số người sẽ cố tình hỏi bạn những câu hỏi mà bạn không thể trả lời được để khiến bạn phải xấu hổ.
Hầu hết mọi người – bạn hy vọng là số đông – sẽ thể hiện thái độ chờ đợi và xem xét. Họ sẽ không chỉ trích hay tuyên dương bạn cho đến khi thấy rõ bạn thể hiện như thế nào. Thái độ này rất tích cực và bạn cũng có quyền mong đợi thái độ này.
Bạn có thể sẽ bị đem ra so sánh với người tiền nhiệm của mình ngay từ ban đầu. Nếu những gì người đó thể hiện rất tồi tệ thì những điều bạn thể hiện sẽ được đánh giá rất cao, ngay cả khi nó cũng chỉ bình thường mà thôi. Nếu người tiền nhiệm của bạn tài giỏi, sự thể hiện và nỗ lực của bạn nhằm mong được tiếp nhận sẽ trở nên khó khăn hơn. Trước khi nghĩ rằng tốt nhất là nên chọn kế nhiệm một kẻ chẳng có tài cán gì, hãy nghĩ đến hàng loạt những khó khăn mà bạn sẽ phải “kế thừa” từ người tiền nhiệm không có tài cán ấy – lý do khiến bạn ngồi vào vị trí đó. Người tiền nhiệm tài giỏi ra đi có thể là vì họ được cất nhắc lên vị trí cao hơn. Nhưng dù trong trường hợp nào thì bạn cũng đang có cả một núi công việc ở phía trước.
Một trong những quyết định đầu tiên của bạn nên là kiềm chế những thay đổi ngay lập tức trong phương pháp điều hành. (Trong những trường hợp đặc biệt, các nhà quản lý cấp cao thường sẽ hướng dẫn và yêu cầu bạn đưa ra một số thay đổi ngay lập tức bởi tính chất nghiêm trọng của các trường hợp này. Tuy nhiên, trong những trường hợp như thế này, người ta sẽ thông báo rằng sắp tới sẽ diễn ra một số thay đổi.) Tuy nhiên, tốt hơn cả là bạn hãy kiên nhẫn. Nếu bạn đưa ra những thay đổi ngay lập tức, mọi người sẽ cảm thấy khó chịu với bạn. Các hành động của bạn sẽ bị xăm soi, mổ xẻ đồng thời bạn sẽ bị đánh giá là kiêu căng, ngạo mạn và là sự xúc phạm đối với người tiền nhiệm của bạn. Rất nhiều nhà lãnh đạo trẻ đã khiến cho cuộc sống của mình trở nên khó khăn hơn bởi họ cho rằng phải ngay lập tức sử dụng toàn bộ quyền lực mới của mình. Vì thế, từ quan trọng nhất mà các nhà lãnh đạo mới cần phải học đó là kiềm chế. Dù muốn hay không thì bạn cũng phải thừa nhận rằng bạn mới là người đang trong quá trình “thử thách” với cấp dưới, chứ không phải họ là người đang trong quá trình “thử thách” với bạn.
Đây là thời điểm tốt để tạo nên điểm nhấn quan trọng trong thái độ của bạn. Nhiều nhà quản lý mới giao tiếp rất tốt với các nhà quản lý cấp trên của họ, nhưng lại rất tệ với cấp dưới. Nhân viên cấp dưới mới là người có tác động lớn đến tương lai của bạn chứ không phải là các nhà quản lý cấp cao. Bạn được đánh giá thông qua việc phòng ban hay bộ phận của bạn được cơ cấu như thế nào, chính vì thế, những nhân viên đang làm việc cho bạn đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự nghiệp của bạn. Dù bạn tin hay không thì trên thực tế, những nhân viên đó còn quan trọng hơn cả chủ tịch công ty. Mặc dù đây được coi là “kiến thức” hiển nhiên cần nắm vững, nhưng vẫn có rất nhiều nhà quản lý mới quan tâm và đầu tư thời gian vào việc lên kế hoạch giao tiếp với các nhà quản lý cấp cao, nhưng chỉ dành cho nhân viên cấp dưới – những người mới thật sự quyết định tương lai của họ – những cái nhìn “bằng một nửa con mắt”.
SỬ DỤNG QUYỀN LỰC MỚI
Nếu có một vấn đề mà hầu hết các nhà quản lý mới phải tìm hiểu và rồi mắc nhiều sai lầm ngớ ngẩn, thì đó chính là việc sử dụng quyền lực mới của mình. Điều này đặc biệt đúng với những nhà quản lý mới tự định hướng sự nghiệp của mình bằng phương pháp tự quản lý “bơi hoặc chìm” của việc đào tạo thông qua quá trình làm việc. Lý do là giờ đây bạn đã nắm quyền quản lý, bạn phải sử dụng cũng như phô bày nó thật hoành tráng. Đây có thể là sai lầm lớn nhất mà một nhà quản lý mới thường hay mắc phải.
Bạn hãy coi quyền lực tại vị trí mới của mình như một kho chứa hàng. Càng ít khi lấy hàng ra khỏi kho thì bạn càng còn nhiều hàng để sử dụng lúc thực sự cần thiết.
Một nhà quản lý mới được bổ nhiệm mà cư xử như thể một “ông chủ” thực thụ, ngay lập tức đưa ra những thay đổi và chỉ đạo mới chính là đang tự đào hố chôn mình. Mặc dù bạn không nghe được những lời nhận xét trực tiếp, nhưng có rất nhiều đánh giá sau lưng bạn về một nhà quản lý lầm đường lạc lối như: “Này, có phải cô ta bị nghiện quyền lực không?” hay “Anh ta bị ám ảnh bởi quyền lực à?”, “Cái mũ của anh ta đã phải tăng lên hai cỡ từ khi anh ta được bổ nhiệm ấy nhỉ.” Tất nhiên, bạn đâu có muốn những vấn đề như thế này xảy ra, đúng không?
Nếu bạn không thường xuyên sử dụng “kho chứa” quyền lực, thì trong những trường hợp khẩn cấp bạn sẽ thấy nó phát huy tác dụng hơn rất nhiều, bởi nó không thường xuyên được phô bày. Các nhân viên dưới quyền biết rằng bạn là nhà quản lý của họ, và những yêu cầu bạn đưa ra chứa đựng quyền lực của vị trí đó. Nhưng trong phần lớn thời gian, bạn thật sự không cần sử dụng đến nó.
Có một thuật ngữ trong nghệ thuật sáng tạo gọi là nói bớt đi. Nó có nghĩa là những điều không được nói ra cũng quan trọng như chính những điều được thể hiện. Điều này đặc biệt đúng trong việc sử dụng quyền lực. Việc đưa ra chỉ đạo dưới hình thức một lời đề nghị, yêu cầu chính là điển hình về cách quản lý “nói bớt đi”. Nếu không có phản hồi nào về yêu cầu đó, bạn có thể làm rõ hoặc tăng thêm một chút quyền lực vào lời yêu cầu. Mặt khác, nếu bạn sử dụng tất cả quyền lực của mình để hoàn thành nhiệm vụ, thì sau đó khi nhận ra rằng bạn đã sử dụng quá nhiều thì cũng là lúc mọi thứ đã bị phá hủy hoàn toàn. Trên thực tế, tiết chế sự lạm dụng quyền lực là điều rất khó khăn, nếu không muốn nói là không thể.
Tóm lại, đừng bao giờ nghĩ rằng bạn cần phải sử dụng quyền lực ở vị trí của mình. Có thể “sản phẩm phụ” tốt nhất của phương pháp mềm dẻo này là bạn sẽ không tạo ra một hình ảnh tiêu cực trong mắt của nhân viên, điều mà sau này bạn dường như không thể thay đổi.
GIAO TIẾP CÁ NHÂN
Đôi khi, trong 60 ngày đầu tiên đảm nhận vị trí mới, bạn nên thực hiện các cuộc giao tiếp cá nhân với từng nhân viên trong phạm vi quản lý của mình. Đừng thực hiện việc này ngay trong tuần đầu tiên hoặc kế tiếp. Hãy để các nhân viên cấp dưới quen với việc bạn là người quản lý mới của họ. Khi đến lúc cần gặp gỡ mọi người, hãy giao tiếp thân mật và tự nhiên. Đề nghị nhân viên đến phòng của bạn để có thể trò chuyện thoải mái, và có thời gian thảo luận về tất cả những suy nghĩ của họ. Cuộc trò chuyện thân mật đầu tiên này không phải để bạn giao tiếp với những người khác; mà để khơi nguồn cho sự giao tiếp cởi mở của họ đối với bạn. (Bạn có bao giờ nhận thấy rằng càng để cho đối tác nói nhiều trong cuộc trò chuyện bao nhiêu thì bạn càng được đánh giá là người có khả năng giao tiếp xuất chúng bấy nhiêu chưa?)
Tất nhiên, nỗi lo lắng cá nhân của mỗi nhân viên đều rất quan trọng, nhưng tốt hơn hết là hãy giới hạn nội dung cuộc trò chuyện trong các vấn đề liên quan đến công việc. Đôi khi, việc xác định ranh giới này rất khó bởi có thể các công việc gia đình mới gây ra nhiều rắc rối hơn bất kỳ điều gì khác cho nhân viên của bạn, nhưng tốt nhất hãy cố gắng đừng để bản thân rơi vào các tình huống mà bạn sẽ phải đưa ra những lời khuyên, lời động viên mang tính cá nhân. Bạn là sếp nhưng không có nghĩa bạn cũng là chuyên gia trong tất cả các vấn đề cá nhân của nhân viên. Hãy lắng nghe họ nói, thông thường điều mà họ muốn hơn bất cứ điều gì khác chính là có một người lắng nghe họ nói.
Tìm hiểu và thấu hiểu nhân viên
Bây giờ chúng ta sẽ cùng quay trở lại cuộc trò chuyện của bạn với các nhân viên cấp dưới. Mục đích của các cuộc trò chuyện là tạo cho nhân viên cơ hội khơi nguồn khả năng giao tiếp giữa họ với bạn. Thể hiện cho nhân viên thấy sự quan tâm thật lòng của bạn đối với những lo lắng của họ, tìm hiểu những đam mê khác ngoài công việc của họ. Đặt ra các câu hỏi nhằm giúp họ cởi mở và bày tỏ quan điểm của mình. Bạn không nên giả tạo trong việc thể hiện sự quan tâm đối với các vấn đề của nhân viên, bạn làm điều này bởi vì bạn quan tâm đến cuộc sống của họ. Sự quan tâm này mang lại lợi ích cho cả hai bên. Nếu bạn có thể giúp nhân viên đạt được mục tiêu của họ, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn. Điều quan trọng hơn là niềm tin rằng họ đang trong quá trình đạt được mục tiêu cuối cùng.
Mục tiêu của bạn trong những cuộc trò chuyện đầu tiên này là thể hiện cho nhân viên biết rằng bạn quan tâm đến họ với tư cách cá nhân độc lập và bạn ở đó để giúp họ đạt được mục tiêu của mình. Hãy cho họ thấy rằng bạn muốn giúp họ giải quyết tất cả những rắc rối trong công việc. Tạo ra một không gian thoải mái, trong đó mọi người đều có thể trò chuyện và chia sẻ với bạn đồng thời mang lại cho họ cảm giác rằng việc thảo luận những vấn đề nhỏ với bạn là điều hoàn toàn tự nhiên. Bằng việc thảo luận và giải quyết những rắc rối nhỏ, bạn có thể tránh được những rắc rối lớn.
Trong những tháng đầu tiên làm quản lý, bạn sẽ nhận thấy một sự thật rằng năng lực kỹ thuật của bạn hoàn toàn không quan trọng bằng năng lực con người. Những vấn đề quan trọng nhất của bạn xoay quanh khía cạnh con người, chứ không phải khía cạnh chuyên môn. Trừ khi trách nhiệm của bạn hoàn toàn về vấn đề chuyên môn, còn nếu không bạn sẽ nhận thấy rằng khi có khả năng thấu hiểu và đối xử với con người một cách xuất chúng, bạn sẽ có thể bỏ qua những thiếu sót trong chuyên môn của mình.
Ngược lại, ngay cả khi bạn là một nhà quản lý có chuyên môn hàng đầu trong công ty, nhưng nếu thiếu năng lực con người thì bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn.
Kết bạn trong văn phòng
Một trong những vấn đề khó khăn mà các nhà điều hành mới gặp phải là việc giải quyết mối quan hệ bạn bè với các thành viên trong bộ phận, những người giờ đây đã trở thành nhân viên cấp dưới của mình. Đây là trường hợp khó khăn và không có câu trả lời hoàn hảo. Một trong những câu hỏi phổ biến nhất mà các nhà quản lý mới thường đặt ra là: “Liệu tôi còn có thể tiếp tục làm bạn với những người từng là đồng nghiệp và giờ đây trở thành nhân viên của tôi hay không?”
Rõ ràng là bạn không nên chấm dứt các mối quan hệ bạn bè này chỉ đơn giản vì bạn được thăng chức. Tuy nhiên, bạn sẽ không muốn mối quan hệ bạn bè đó ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của bạn cũng như của chính những người bạn đó.
Sẽ thật sai lầm nếu bạn để cho mối quan hệ bạn bè tác động và gây trở ngại đến phương pháp điều hành của bạn. Một nhân viên cấp dưới – một nguời bạn thật sự – sẽ hiểu được tình thế lưỡng nan này của bạn.
Bạn phải đảm bảo rằng các nhân viên trước kia từng là bạn của bạn cũng nhận được sự đối xử công bằng như tất cả những người khác. Và chắc chắn rằng bạn không được thể hiện sự quý mến họ hơn so với những người khác, cũng không được đối xử tệ bạc với họ để thể hiện cho những người khác thấy rằng bạn không hề thiên vị ai.
Mặc dù bạn có thể làm bạn với tất cả mọi người, nhưng đừng hy vọng có thể đối xử như mối quan hệ bạn bè trong phạm vi công việc. Là một nhà quản lý mới, bạn cần để cho nhân viên biết được cách thức bạn sẽ làm việc với họ, dù họ có là bạn của bạn hay không. Bạn cần đối xử với mọi cá nhân theo những quy định, nguyên tắc và với mức trách nhiệm như nhau. Hãy nhớ một điều rằng, đối với bạn những thứ dường như chỉ là biểu hiện của tình bạn thì đối với những người khác đó lại là sự thiên vị rõ ràng.
Người ta dễ bị cám dỗ bởi ý tưởng để một người bạn cũ trong bộ phận của mình làm bạn tâm giao. Bạn sẽ không muốn để lại ấn tượng với mọi người rằng bạn đang sủng ái họ. Trên thực tế, bạn không được phép làm việc đó. Nếu bạn cần một người như vậy, tốt hơn hết là nên chọn một nhà quản lý trong bộ phận hoặc phòng ban khác trong công ty.
QUẢN LÝ TÂM TRẠNG
Các nhân viên cấp dưới của bạn rất quan tâm đến việc bạn đang trong tâm trạng như thế nào, đặc biệt là khi bạn đang ở trong trạng thái “khó ở”. Những cơn thịnh nộ, sự cáu kỉnh không có chỗ trong thói quen công việc của một nhà quản lý giỏi và thuần thục – và sự thuần thục không liên quan gì đến tuổi tác. Đôi khi thể hiện sự cáu giận cũng mang lại hiệu quả, miễn nó là cảm xúc thật và bạn không quá lạm dụng.
Tất cả chúng ta, từ thời này qua thời khác, đều bị ảnh hưởng của tâm trạng do sự tác động của những rắc rối bên ngoài. Rất nhiều cuốn sách về quản lý đã viết rằng chúng ta nên để những rắc rối ở ngoài cửa, hoặc ở nhà, chứ đừng mang chúng đến văn phòng. Điều đó thật ngây thơ, bởi rất ít người có thể hoàn toàn rũ bỏ những rắc rối cá nhân và không để chúng tác động đến công việc của mình.
Tuy nhiên, cũng có chút nghi ngờ rằng bạn có thể tối thiểu hóa những tác động của một vấn đề nào đó lên công việc của mình. Bước đầu tiên là thừa nhận rằng đang có một việc gì đó khiến bạn nổi cáu và điều đó có thể ảnh hưởng tới mối quan hệ của bạn với đồng nghiệp. Nếu làm được điều đó, bạn có thể tránh được việc biến người khác thành nạn nhân hứng chịu các vấn đề cá nhân của riêng bạn. Nếu một vấn đề bên ngoài đang ám ảnh bạn và bạn lại đang cần giải quyết một số việc với nhân viên của mình, bạn có thể nói với họ: “Hôm nay tâm trạng tôi không tốt lắm. Nếu tôi có cáu kỉnh thì hãy bỏ qua cho tôi nhé.” Sự thẳng thắn này có thể giúp nhân viên cấp dưới của bạn cảm thấy thoải mái hơn.
Đừng bao giờ nghĩ rằng người khác không có khả năng đánh giá tâm trạng của bạn. Nếu bạn thường xuyên thể hiện sự thay đổi tâm trạng của mình, bạn sẽ mất đi tính hiệu quả đối với nhân viên. Nhân viên của bạn sẽ biết được khi nào diễn ra những thay đổi đó, những dấu hiệu của nó là gì, và họ sẽ tránh phải làm việc với bạn khi bạn đang ở giai đoạn cao trào của tâm trạng đó. Họ sẽ đợi cho đến khi tâm trạng đó qua đi.
QUẢN LÝ CẢM XÚC
Hãy làm việc chăm chỉ với tinh thần thoải mái. Không phải là một ý kiến hay với những nhà quản lý không bao giờ quan tâm đến điều gì – một người không bao giờ cảm thấy thật sự vui vẻ, đau buồn, hay bất kỳ tâm trạng rõ ràng nào khác. Sẽ không ai có thể đồng cảm với bạn khi họ biết rằng bạn đang ngụy trang cảm xúc của bạn và lừa gạt tất cả mọi người.
Tuy nhiên, luôn luôn giữ bình tĩnh lại là vấn đề hoàn toàn khác. Tất nhiên có nhiều lý do tốt khiến bạn nên giữ bình tĩnh. Nếu lúc nào bạn cũng có thể làm được việc đó, ngay cả trong những tình huống tồi tệ nhất thì bạn sẽ có được cái nhìn rõ ràng hơn, suy nghĩ thấu đáo hơn và giải quyết công việc thuận lợi, tốt đẹp hơn. Tuy nhiên, đôi khi bạn cũng nên thể hiện cảm xúc của mình, nếu không mọi người sẽ cho rằng bạn là một con rô-bốt quản lý.
Để trở thành một nhà quản lý nổi bật, bạn phải quan tâm đến mọi người. Điều đó không nhất thiết là bạn phải trở thành một “nhà truyền giáo” hay một nhà hoạt động xã hội, nhưng nếu bạn thật sự yêu quý công ty nơi bạn làm việc và tôn trọng cảm nhận của những người dưới quyền, bạn sẽ làm tốt hơn bất kỳ nhà quản lý mà lúc nào cũng chỉ biết đến định hướng “công việc và tương lai”.
Thực tế, đây là một trong những vấn đề mà các công ty tự “chuốc lấy” cho mình khi họ cho rằng các nhân viên làm việc hiệu quả nhất trong một lĩnh vực nào đó chính là những người cần được quan tâm và nên được bổ nhiệm vào vị trí quản lý. Các nhân viên đó hoàn thành xuất sắc công việc vì tất cả những việc đó đã được định hướng. Đặt những người được gọi là “chuyên gia” này vào vị trí giám sát những người khác sẽ không thể giúp họ tự động biến thành những người “định hướng” được.
