Bản mô tả công việc, tuyên dương thành tích và quản lý tiền lương là những chức năng giá trị mà tất cả các công ty đều phải thực hiện, dù chính thức hay không. Nhưng nếu người quản lý không được hướng dẫn, đào tạo cho mục tiêu quản lý những chức năng này thì rất có thể họ sẽ quản lý rất tồi.
Chúng ta cần nói về những chức năng này từ góc nhìn mang tính khái niệm. Thảo luận về những chi tiết cụ thể (chẳng hạn như hình thức sử dụng) là điều không thể bởi có quá nhiều sự khác biệt trong phương pháp thực hiện giữa các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau, và thậm chí ngay cả trong các công ty cùng một lĩnh vực.
Ngay cả những công ty không có những chương trình chính thức cũng sử dụng những phương pháp này – dù rằng không giỏi giang gì. Việc không chính thức hóa các chức năng này thường diễn ra tại các công ty nhỏ, được điều hành bởi các thành viên trong một gia đình hoặc bởi một hay hai vị quản lý chóp bu. Những người này có thể thấy rằng mình hành động rất hợp tình hợp lý và rằng tất cả các nhân viên đều thỏa mãn với cách cư xử công bằng mà họ đang nhận được. Điều này có thể đúng, nhưng thường là rất hiếm. Ngay cả khi không có một chương trình chính thức, người chịu trách nhiệm vẫn cứ đưa ra những quyết định xem công việc nào là quan trọng nhất (đánh giá công việc), mọi người làm việc hiệu quả ra sao (tuyên dương thành tích) và mỗi nhân viên được trả mức lương như thế nào (quản lý tiền lương). Vì thế ngay cả khi phương châm là “Chúng ta là một gia đình, và với tư cách một người cha, tôi sẽ đưa ra tất cả các quyết định dựa trên nền tảng công bằng”, thì công ty cũng nên có một chương trình – với tất cả những thành kiến mà “người cha” đã thêm vào.
CƠ SỞ CỦA BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Hầu hết các công ty đều sử dụng bản mô tả công việc, mặc dù nó có đủ loại, từ không chính thức đến những bản mô tả có cấu trúc chặt chẽ. Một bản mô tả công việc mô tả chi tiết những công việc cần thực hiện và thường bao gồm cả mối quan hệ cấp bậc.
Một số công ty tự thiết kế bản mô tả công việc, trong khi một số khác sử dụng hệ thống được thiết kế bởi các tổ chức tư vấn quản lý, một số khác lại nhờ người đào tạo về việc viết các bản mô tả công việc và chấm điểm chất lượng công việc để xếp hạng trong tổ chức.
Bản mô tả công việc thường cho biết những công việc cần thực hiện và trình độ học vấn được yêu cầu, những kinh nghiệm nào cần có để hoàn thành tốt công việc, những trách nhiệm cụ thể của công việc cũng như trách nhiệm quản lý và giám sát. Bản mô tả công việc chỉ ra những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cũng như thể hiện chi tiết các mối liên hệ với những người liên quan, bao gồm cả những vị trí mà người đảm nhận công việc đó cần báo cáo. Nó cũng bao gồm các địa chỉ liên hệ với công việc, chẳng hạn như cơ quan chính phủ hoặc công cộng.
Phương pháp ba lớp
Khi viết bản mô tả công việc, bạn sẽ thấy “phương pháp ba lớp” rất hữu ích. Trong phương pháp này, bạn sẽ xác định, như đã đề cập trước đó, những gì một cá nhân cần thực hiện. Lớp thứ nhất là những kỹ năng kỹ chuyên môn và kiến thức cần thiết.
Sau đó, bạn bổ sung lớp “dựa trên hành vi” vào bản mô tả công việc. Lớp này sẽ mô tả cách nhân viên phải ứng xử và hành xử khi thực hiện nhiệm vụ. Ví dụ, hành vi cần thiết có thể là có động lực tốt, mang tính đổi mới, sáng tạo và thể hiện cam kết chất lượng.
Lớp thứ ba là “kỹ năng giao tiếp cá nhân”. Những đòi hỏi đối với một số công việc cụ thể có thể là kỹ năng lắng nghe tốt, có khả năng làm việc nhóm tốt hoặc đón nhận những lời phê bình, nhận xét của người khác.
Rất nhiều bản mô tả công việc chỉ tập trung vào khía cạnh chuyên môn – lớp thứ nhất. Tuy nhiên, lớp hành xử và giao tiếp cá nhân cũng hết sức quan trọng. Thực tế, hầu hết các nhà quản lý giàu kinh nghiệm đều cho rằng năng lực giao tiếp và hành xử là yếu tố tuyệt vời cho thành công của cá nhân trong tương lai. Khi viết bản mô tả công việc, hãy đảm bảo rằng chúng đều bao gồm ba lớp như trên.
Chấm điểm công việc
Đôi khi, bạn sẽ phải viết bản mô tả công việc cho bản thân hoặc cho các nhân viên cấp dưới. Một số công ty cho phép nhân viên tự viết bản mô tả công việc, sau đó nhà quản lý xem xét và chỉnh sửa nếu cần thiết. Tốt hơn hết là bản mô tả công việc nên được thực hiện với sự kết hợp của cả nhân viên lẫn nhà quản lý, đảm bảo sự thống nhất về những đòi hỏi và tiêu chí của công việc, đồng thời tránh được những bất đồng trong quá trình làm việc.
Một bộ phận được đào tạo đặc biệt cho mục tiêu này sẽ thực hiện việc chấm điểm công việc. Thông thường, bộ phận Nhân sự sẽ đảm nhiệm phần việc đó. Ở đây chúng ta không bàn đến cách thức thực hiện, bởi điều đó phụ thuộc vào từng công ty. Số điểm cuối cùng sẽ quyết định mức lương của từng công việc, mức lương đó sẽ thay đổi từ những người mới, hoàn toàn chưa có kinh nghiệm cho đến những chuyên gia hàng đầu. Nếu mức lương trung bình là 100% thì mức thấp có thể là 75-80% và mức tối đa là120-125%.
Bởi vì tất cả mọi người đều biết rằng điểm số quyết định mức lương, do đó điểm số trở thành yếu tố quyết định trong tư duy của mọi người. Vì thế, mọi người có xu hướng viết quá lên bản mô tả công việc của bản thân nhằm thúc đẩy mức lương. Đưa ra một bản mô tả công việc dựa trên mẫu sẵn có sẽ hoàn toàn bất lợi cho bạn. Nếu bản mô tả công việc liệt kê quá nhiều nhiệm vụ, ban giám sát sẽ phải xem xét lại sự cường điệu hóa này và tìm hiểu sự thật. Ban giám sát công việc biết rất rõ nhiệm vụ cụ thể của nhân viên, do đó việc cường điệu bản mô tả công việc sẽ mang lại kết quả trái ngược. Ngược lại, một bản mô tả công việc đơn giản sẽ giúp ban giám sát đánh giá trong phạm vi công việc của mình. Vì thế, nếu phải viết một bản mô tả công việc, hãy tránh rơi vào cám dỗ cường điệu hóa nó. Ban giám sát sẽ phẫn nộ trước hành động đó của bạn.
Bản mô tả công việc, tuyên dương thành tích và quản lý tiền lương là những chức năng giá trị mà tất cả các công ty đều phải thực hiện, dù chính thức hay không. Nhưng nếu người quản lý không được hướng dẫn, đào tạo cho mục tiêu quản lý những chức năng này thì rất có thể họ sẽ quản lý rất tồi.
Chúng ta cần nói về những chức năng này từ góc nhìn mang tính khái niệm. Thảo luận về những chi tiết cụ thể (chẳng hạn như hình thức sử dụng) là điều không thể bởi có quá nhiều sự khác biệt trong phương pháp thực hiện giữa các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau, và thậm chí ngay cả trong các công ty cùng một lĩnh vực.
Ngay cả những công ty không có những chương trình chính thức cũng sử dụng những phương pháp này – dù rằng không giỏi giang gì. Việc không chính thức hóa các chức năng này thường diễn ra tại các công ty nhỏ, được điều hành bởi các thành viên trong một gia đình hoặc bởi một hay hai vị quản lý chóp bu. Những người này có thể thấy rằng mình hành động rất hợp tình hợp lý và rằng tất cả các nhân viên đều thỏa mãn với cách cư xử công bằng mà họ đang nhận được. Điều này có thể đúng, nhưng thường là rất hiếm. Ngay cả khi không có một chương trình chính thức, người chịu trách nhiệm vẫn cứ đưa ra những quyết định xem công việc nào là quan trọng nhất (đánh giá công việc), mọi người làm việc hiệu quả ra sao (tuyên dương thành tích) và mỗi nhân viên được trả mức lương như thế nào (quản lý tiền lương). Vì thế ngay cả khi phương châm là “Chúng ta là một gia đình, và với tư cách một người cha, tôi sẽ đưa ra tất cả các quyết định dựa trên nền tảng công bằng”, thì công ty cũng nên có một chương trình – với tất cả những thành kiến mà “người cha” đã thêm vào.
CƠ SỞ CỦA BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Hầu hết các công ty đều sử dụng bản mô tả công việc, mặc dù nó có đủ loại, từ không chính thức đến những bản mô tả có cấu trúc chặt chẽ. Một bản mô tả công việc mô tả chi tiết những công việc cần thực hiện và thường bao gồm cả mối quan hệ cấp bậc.
Một số công ty tự thiết kế bản mô tả công việc, trong khi một số khác sử dụng hệ thống được thiết kế bởi các tổ chức tư vấn quản lý, một số khác lại nhờ người đào tạo về việc viết các bản mô tả công việc và chấm điểm chất lượng công việc để xếp hạng trong tổ chức.
Bản mô tả công việc thường cho biết những công việc cần thực hiện và trình độ học vấn được yêu cầu, những kinh nghiệm nào cần có để hoàn thành tốt công việc, những trách nhiệm cụ thể của công việc cũng như trách nhiệm quản lý và giám sát. Bản mô tả công việc chỉ ra những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cũng như thể hiện chi tiết các mối liên hệ với những người liên quan, bao gồm cả những vị trí mà người đảm nhận công việc đó cần báo cáo. Nó cũng bao gồm các địa chỉ liên hệ với công việc, chẳng hạn như cơ quan chính phủ hoặc công cộng.
Phương pháp ba lớp
Khi viết bản mô tả công việc, bạn sẽ thấy “phương pháp ba lớp” rất hữu ích. Trong phương pháp này, bạn sẽ xác định, như đã đề cập trước đó, những gì một cá nhân cần thực hiện. Lớp thứ nhất là những kỹ năng kỹ chuyên môn và kiến thức cần thiết.
Sau đó, bạn bổ sung lớp “dựa trên hành vi” vào bản mô tả công việc. Lớp này sẽ mô tả cách nhân viên phải ứng xử và hành xử khi thực hiện nhiệm vụ. Ví dụ, hành vi cần thiết có thể là có động lực tốt, mang tính đổi mới, sáng tạo và thể hiện cam kết chất lượng.
Lớp thứ ba là “kỹ năng giao tiếp cá nhân”. Những đòi hỏi đối với một số công việc cụ thể có thể là kỹ năng lắng nghe tốt, có khả năng làm việc nhóm tốt hoặc đón nhận những lời phê bình, nhận xét của người khác.
Rất nhiều bản mô tả công việc chỉ tập trung vào khía cạnh chuyên môn – lớp thứ nhất. Tuy nhiên, lớp hành xử và giao tiếp cá nhân cũng hết sức quan trọng. Thực tế, hầu hết các nhà quản lý giàu kinh nghiệm đều cho rằng năng lực giao tiếp và hành xử là yếu tố tuyệt vời cho thành công của cá nhân trong tương lai. Khi viết bản mô tả công việc, hãy đảm bảo rằng chúng đều bao gồm ba lớp như trên.
Chấm điểm công việc
Đôi khi, bạn sẽ phải viết bản mô tả công việc cho bản thân hoặc cho các nhân viên cấp dưới. Một số công ty cho phép nhân viên tự viết bản mô tả công việc, sau đó nhà quản lý xem xét và chỉnh sửa nếu cần thiết. Tốt hơn hết là bản mô tả công việc nên được thực hiện với sự kết hợp của cả nhân viên lẫn nhà quản lý, đảm bảo sự thống nhất về những đòi hỏi và tiêu chí của công việc, đồng thời tránh được những bất đồng trong quá trình làm việc.
Một bộ phận được đào tạo đặc biệt cho mục tiêu này sẽ thực hiện việc chấm điểm công việc. Thông thường, bộ phận Nhân sự sẽ đảm nhiệm phần việc đó. Ở đây chúng ta không bàn đến cách thức thực hiện, bởi điều đó phụ thuộc vào từng công ty. Số điểm cuối cùng sẽ quyết định mức lương của từng công việc, mức lương đó sẽ thay đổi từ những người mới, hoàn toàn chưa có kinh nghiệm cho đến những chuyên gia hàng đầu. Nếu mức lương trung bình là 100% thì mức thấp có thể là 75-80% và mức tối đa là120-125%.
Bởi vì tất cả mọi người đều biết rằng điểm số quyết định mức lương, do đó điểm số trở thành yếu tố quyết định trong tư duy của mọi người. Vì thế, mọi người có xu hướng viết quá lên bản mô tả công việc của bản thân nhằm thúc đẩy mức lương. Đưa ra một bản mô tả công việc dựa trên mẫu sẵn có sẽ hoàn toàn bất lợi cho bạn. Nếu bản mô tả công việc liệt kê quá nhiều nhiệm vụ, ban giám sát sẽ phải xem xét lại sự cường điệu hóa này và tìm hiểu sự thật. Ban giám sát công việc biết rất rõ nhiệm vụ cụ thể của nhân viên, do đó việc cường điệu bản mô tả công việc sẽ mang lại kết quả trái ngược. Ngược lại, một bản mô tả công việc đơn giản sẽ giúp ban giám sát đánh giá trong phạm vi công việc của mình. Vì thế, nếu phải viết một bản mô tả công việc, hãy tránh rơi vào cám dỗ cường điệu hóa nó. Ban giám sát sẽ phẫn nộ trước hành động đó của bạn.
