Những năm gần đây, làm việc nhóm và hoàn thành tốt công việc nhóm là tiêu chuẩn của rất nhiều tổ chức. Có hai nguyên nhân chủ yếu giải thích cho vấn đề này. Thứ nhất là tính hiệp lực, đồng trợ. Người ta đã chứng minh rằng một nhóm người sẽ đưa ra những quyết định tốt hơn so với một cá nhân đơn lẻ. Lý do thứ hai là trong thế giới công nghệ cao ngày nay, các nhà quản lý sẽ không thể hiểu biết nhiều bằng tất cả số nhân viên của ông ta. Các nhà quản lý không còn là chuyên gia về mọi vấn đề nữa. Trong rất nhiều lĩnh vực và nghề nghiệp ngày nay, rất nhiều nhân viên cấp dưới hiểu biết hơn các nhà quản lý của mình. Và trong những trường hợp này, các nhà quản lý không thể nói hay ra lệnh cho nhân viên làm gì nữa. Điều các nhà quản lý cần làm là hỗ trợ, hướng dẫn nhân viên và cùng họ giải đáp những câu hỏi liên quan đến công việc.
Nếu bạn thật sự muốn nhân viên thành công và hoàn thành công việc ở mức tốt nhất có thể, hãy xây dựng tinh thần làm việc nhóm. Tinh thần làm việc nhóm là sự sẵn lòng và khả năng hoàn thành công việc trong sự hợp tác – khi tất cả mọi người đều cần dựa vào các thành viên khác để hoàn thành công việc của mình cũng như đạt được mục tiêu chung của cả nhóm. Để xây dựng tinh thần nhóm, cần có năm yếu tố cơ bản sau đây:
1. Giao tiếp mở.
2. Trao quyền cho nhân viên.
3. Xác định rõ vai trò và trách nhiệm.
4. Một nhà lãnh đạo hiệu quả.
5. Hệ thống khen thưởng và trách nhiệm đối với cá nhân và nhóm.
GIAO TIẾP MỞ
Hãy xem xét tình huống sau đây: một nhà quản lý trẻ tương lai hộ tống người cố vấn của mình, một nhà quản lý giàu kinh nghiệm, đến theo dõi buổi làm việc của một nhóm có thành tích cao trong một công ty sản xuất. Khi bước vào căn phòng, anh ta quay lại và nói với người cố vấn: “Thật là một nhóm lộn xộn, hãy xem cách họ tranh luận với nhau kìa.” Nhưng người cố vấn đáp lại: “Hãy chú ý, anh đang chứng kiến một nhóm tuyệt vời đấy.”
Nhà quản lý trẻ phải mất vài phút định hình mới hiểu được người cố vấn của mình muốn nói gì. Nhóm đang bất đồng ý kiến. Họ cực lực phản đối ý kiến của những người khác trong vấn đề đâu là cách tốt nhất để cải tiến sản phẩm của họ. Thật tuyệt vời khi thấy một nhóm như thế này. Bạn có thể đòi hỏi gì hơn khi một nhóm thật sự quan tâm đến dịch vụ mà họ đang cung cấp hay sản phẩm mà họ đang sản xuất. Họ đang có một sự giao tiếp cởi mở và trung thực. Đây thật sự là tinh thần làm việc nhóm.
TRAO QUYỀN CHO NHÂN VIÊN
Bạn sẽ lãnh đạo một nhóm có tinh thần làm việc nhóm cao nếu bạn trao quyền cho họ − quyền đưa ra quyết định đối với những vấn đề liên quan đến công việc của họ. Tất nhiên, bạn phải đưa ra những giới hạn về tiền bạc, thời gian, lựa chọn, v.v… Nhưng khi bạn trao cho nhân viên quyền đưa ra những quyết định cuối cùng, bạn sẽ nhận thấy sự tự tin, thân thiết và cảm giác về sự bền bỉ, gắn kết xuất hiện. Dù bạn làm gì, hãy nhớ rằng không trao quyền cho những nhóm không sẵn sàng đón nhận nó. Nếu không, đây sẽ là một thảm họa. Rất nhiều nhà quản lý trẻ mắc phải sai lầm nghiêm trọng này. Họ làm điều này vì muốn thể hiện sự sẵn lòng cũng như tinh thần với nhóm. Hãy đảm bảo rằng nhóm của bạn đã sẵn sàng đón nhận quyền hạn bởi nếu không, bạn hoặc tổ chức của bạn sẽ gánh chịu hậu quả nặng nề từ những quyết định sai lầm của họ.
XÁC ĐỊNH RÕ VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM
Liệu bạn có thể yêu cầu một thành viên trong nhóm xác định rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong nhóm hay không? Liệu bạn có thể yêu cầu một thành viên trong nhóm xác định rõ vai trò và nhiệm vụ của các thành viên khác trong nhóm, bao gồm cả người lãnh đạo là bạn, hay không? Nếu họ có thể trả lời được những câu hỏi đó, thì có nghĩa là các thành viên trong nhóm của bạn biết rõ nhiệm vụ của mình, của các thành viên khác, những gì mọi người mong đợi ở họ cũng như ở các thành viên còn lại. Họ cũng biết rõ họ có thể nhờ cậy đến ai khi gặp rắc rối trong công việc. Tất cả những điều này dẫn đến một môi trường làm việc với tinh thần hợp tác nhóm cao độ.
LÃNH ĐẠO HIỆU QUẢ
Hãy đọc kỹ danh sách dưới đây và đánh dấu những việc mà gần đây bạn đã thực hiện. Hãy lập kế hoạch hành động cho những điều mà bạn chưa thực hiện được. Khi bạn đánh dấu hết tất cả các mục trong danh sách dưới đây thì có nghĩa là bạn đã thực hiện tốt vai trò xây dựng tinh thần làm việc nhóm. Với vai trò một nhà lãnh đạo, bạn cần thực hiện đầy đủ những điều dưới đây:
• Đặt ra mục tiêu rõ ràng cho từng thành viên cũng như cho cả nhóm.
• Đưa ra những chỉ dẫn, định hướng rõ ràng cho những người cần đến nó.
• Chia sẻ các ví dụ và kinh nghiệm về thành công cũng như thất bại của bạn với cả nhóm.
• Nhấn mạnh vào những điều tích cực thay vì những điều tiêu cực khi trò chuyện với nhân viên.
• Luôn phản hồi ý kiến của các thành viên cũng như của cả nhóm – hãy nói những điều tích cực và mang tính xây dựng.
• Sử dụng những thành công nhỏ để gây dựng tính cố kết trong toàn nhóm.
• Thực hiện những điều bạn đã nói.
• Thể hiện sự đánh giá cao của bạn cũng như của tổ chức đối với nhân viên thông qua các phần thưởng, nếu có thể.
• Phát triển một mối quan hệ mang tính xây dựng – cả bạn lẫn các thành viên trong nhóm đều làm việc hướng tới một mục tiêu chung.
• Thay đổi để đạt được những điều tốt đẹp hơn bằng cách khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới.
• Khuyến khích sự tự lực và tự phát triển.
• Khuyến khích các thành viên chia sẻ quan điểm của bản thân về các vấn đề và chia sẻ quan điểm của bạn với họ.
• Cho nhóm thấy được mối liên hệ giữa họ với toàn thể tổ chức cũng như với khách hàng và cộng đồng.
HỆ THỐNG KHEN THƯỞNG VÀ TRÁCH NHIỆM
Yếu tố cuối cùng cần thiết để xây dựng tinh thần làm việc nhóm là trách nhiệm của tổ chức và của nhà quản lý luôn song hành với nhau. Ngày nay, rất nhiều tổ chức chủ trương và coi trọng vấn đề làm việc nhóm. Bạn có thể dạo quanh các tòa nhà và bắt gặp rất nhiều tấm áp phích với hình ảnh một nhóm người đang làm việc hoặc chơi đùa cùng nhau. Bạn có thể đọc được tuyên bố sứ mệnh của công ty và thấy nó đề cập đến khái niệm một nhóm tốt nhất. Và mọi người thì được phân vào từng nhóm. Thế nhưng thực tế thì tinh thần làm việc nhóm vẫn thiếu hụt nghiêm trọng. Tại sao lại thế? Có thể bởi các tổ chức cũng như các nhà quản lý không buộc mọi người phải có trách nhiệm khi làm việc nhóm cũng như không trao phần thưởng cho họ khi hoàn thành tốt nó.
Nếu thật sự mong đợi mọi người hợp tác với nhau vì mục tiêu tốt đẹp chung của tổ chức, chúng ta không thể chỉ đánh giá, xếp hạng họ hay đưa ra một vài lời khen ngợi cho những đóng góp cá nhân của mỗi người. Chúng ta còn phải làm như vậy đối với những đóng góp tập thể của họ. Khi nhận được những thông điệp từ phía bạn cho thấy rằng họ là thành viên nhóm tốt như thế nào, thì họ cũng phải nhanh chóng nhận được thông điệp như thế từ phía bạn về việc nhóm của họ tốt như thế nào. Bạn cũng cần làm điều tương tự đối với hệ thống khen thưởng. Điều này có nghĩa là trao thưởng cho nhân viên vì cả những đóng góp cá nhân lẫn đóng góp chung cho nhóm của họ.
Một số nhà quản lý cho rằng khen thưởng một số người hơn những người khác chẳng có gì tốt đẹp cả. Họ nói rằng bạn sẽ không thể có được một nhóm với tinh thần đồng đội cao nếu như bạn làm vậy. Nhưng các nhà quản lý này nên xem xét và học hỏi những đội thể thao chuyên nghiệp thành công nhất. Trong những đội này luôn có một số cầu thủ kiếm được nhiều tiền hơn nhờ vai trò hoặc thành tích mà họ đạt được. Họ đạt được điều đó chính là nhờ tinh thần đồng đội của họ cao. Hãy nhìn vào một số nhóm có tinh thần nhóm cao cũng như đạt được nhiều thành công. Bạn sẽ nhận thấy rằng các thành viên trong nhóm kiếm được các khoản lương cao hoặc đạt được những phần thưởng đặc biệt nhờ những đóng góp cá nhân của họ. Điều này sẽ hiệu quả trong một số trường hợp và đó là khi nhóm phải có một tinh thần hợp tác hết sức tuyệt vời.
Những năm gần đây, làm việc nhóm và hoàn thành tốt công việc nhóm là tiêu chuẩn của rất nhiều tổ chức. Có hai nguyên nhân chủ yếu giải thích cho vấn đề này. Thứ nhất là tính hiệp lực, đồng trợ. Người ta đã chứng minh rằng một nhóm người sẽ đưa ra những quyết định tốt hơn so với một cá nhân đơn lẻ. Lý do thứ hai là trong thế giới công nghệ cao ngày nay, các nhà quản lý sẽ không thể hiểu biết nhiều bằng tất cả số nhân viên của ông ta. Các nhà quản lý không còn là chuyên gia về mọi vấn đề nữa. Trong rất nhiều lĩnh vực và nghề nghiệp ngày nay, rất nhiều nhân viên cấp dưới hiểu biết hơn các nhà quản lý của mình. Và trong những trường hợp này, các nhà quản lý không thể nói hay ra lệnh cho nhân viên làm gì nữa. Điều các nhà quản lý cần làm là hỗ trợ, hướng dẫn nhân viên và cùng họ giải đáp những câu hỏi liên quan đến công việc.
Nếu bạn thật sự muốn nhân viên thành công và hoàn thành công việc ở mức tốt nhất có thể, hãy xây dựng tinh thần làm việc nhóm. Tinh thần làm việc nhóm là sự sẵn lòng và khả năng hoàn thành công việc trong sự hợp tác – khi tất cả mọi người đều cần dựa vào các thành viên khác để hoàn thành công việc của mình cũng như đạt được mục tiêu chung của cả nhóm. Để xây dựng tinh thần nhóm, cần có năm yếu tố cơ bản sau đây:
1. Giao tiếp mở.
2. Trao quyền cho nhân viên.
3. Xác định rõ vai trò và trách nhiệm.
4. Một nhà lãnh đạo hiệu quả.
5. Hệ thống khen thưởng và trách nhiệm đối với cá nhân và nhóm.
GIAO TIẾP MỞ
Hãy xem xét tình huống sau đây: một nhà quản lý trẻ tương lai hộ tống người cố vấn của mình, một nhà quản lý giàu kinh nghiệm, đến theo dõi buổi làm việc của một nhóm có thành tích cao trong một công ty sản xuất. Khi bước vào căn phòng, anh ta quay lại và nói với người cố vấn: “Thật là một nhóm lộn xộn, hãy xem cách họ tranh luận với nhau kìa.” Nhưng người cố vấn đáp lại: “Hãy chú ý, anh đang chứng kiến một nhóm tuyệt vời đấy.”
Nhà quản lý trẻ phải mất vài phút định hình mới hiểu được người cố vấn của mình muốn nói gì. Nhóm đang bất đồng ý kiến. Họ cực lực phản đối ý kiến của những người khác trong vấn đề đâu là cách tốt nhất để cải tiến sản phẩm của họ. Thật tuyệt vời khi thấy một nhóm như thế này. Bạn có thể đòi hỏi gì hơn khi một nhóm thật sự quan tâm đến dịch vụ mà họ đang cung cấp hay sản phẩm mà họ đang sản xuất. Họ đang có một sự giao tiếp cởi mở và trung thực. Đây thật sự là tinh thần làm việc nhóm.
TRAO QUYỀN CHO NHÂN VIÊN
Bạn sẽ lãnh đạo một nhóm có tinh thần làm việc nhóm cao nếu bạn trao quyền cho họ − quyền đưa ra quyết định đối với những vấn đề liên quan đến công việc của họ. Tất nhiên, bạn phải đưa ra những giới hạn về tiền bạc, thời gian, lựa chọn, v.v… Nhưng khi bạn trao cho nhân viên quyền đưa ra những quyết định cuối cùng, bạn sẽ nhận thấy sự tự tin, thân thiết và cảm giác về sự bền bỉ, gắn kết xuất hiện. Dù bạn làm gì, hãy nhớ rằng không trao quyền cho những nhóm không sẵn sàng đón nhận nó. Nếu không, đây sẽ là một thảm họa. Rất nhiều nhà quản lý trẻ mắc phải sai lầm nghiêm trọng này. Họ làm điều này vì muốn thể hiện sự sẵn lòng cũng như tinh thần với nhóm. Hãy đảm bảo rằng nhóm của bạn đã sẵn sàng đón nhận quyền hạn bởi nếu không, bạn hoặc tổ chức của bạn sẽ gánh chịu hậu quả nặng nề từ những quyết định sai lầm của họ.
XÁC ĐỊNH RÕ VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM
Liệu bạn có thể yêu cầu một thành viên trong nhóm xác định rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong nhóm hay không? Liệu bạn có thể yêu cầu một thành viên trong nhóm xác định rõ vai trò và nhiệm vụ của các thành viên khác trong nhóm, bao gồm cả người lãnh đạo là bạn, hay không? Nếu họ có thể trả lời được những câu hỏi đó, thì có nghĩa là các thành viên trong nhóm của bạn biết rõ nhiệm vụ của mình, của các thành viên khác, những gì mọi người mong đợi ở họ cũng như ở các thành viên còn lại. Họ cũng biết rõ họ có thể nhờ cậy đến ai khi gặp rắc rối trong công việc. Tất cả những điều này dẫn đến một môi trường làm việc với tinh thần hợp tác nhóm cao độ.
LÃNH ĐẠO HIỆU QUẢ
Hãy đọc kỹ danh sách dưới đây và đánh dấu những việc mà gần đây bạn đã thực hiện. Hãy lập kế hoạch hành động cho những điều mà bạn chưa thực hiện được. Khi bạn đánh dấu hết tất cả các mục trong danh sách dưới đây thì có nghĩa là bạn đã thực hiện tốt vai trò xây dựng tinh thần làm việc nhóm. Với vai trò một nhà lãnh đạo, bạn cần thực hiện đầy đủ những điều dưới đây:
• Đặt ra mục tiêu rõ ràng cho từng thành viên cũng như cho cả nhóm.
• Đưa ra những chỉ dẫn, định hướng rõ ràng cho những người cần đến nó.
• Chia sẻ các ví dụ và kinh nghiệm về thành công cũng như thất bại của bạn với cả nhóm.
• Nhấn mạnh vào những điều tích cực thay vì những điều tiêu cực khi trò chuyện với nhân viên.
• Luôn phản hồi ý kiến của các thành viên cũng như của cả nhóm – hãy nói những điều tích cực và mang tính xây dựng.
• Sử dụng những thành công nhỏ để gây dựng tính cố kết trong toàn nhóm.
• Thực hiện những điều bạn đã nói.
• Thể hiện sự đánh giá cao của bạn cũng như của tổ chức đối với nhân viên thông qua các phần thưởng, nếu có thể.
• Phát triển một mối quan hệ mang tính xây dựng – cả bạn lẫn các thành viên trong nhóm đều làm việc hướng tới một mục tiêu chung.
• Thay đổi để đạt được những điều tốt đẹp hơn bằng cách khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới.
• Khuyến khích sự tự lực và tự phát triển.
• Khuyến khích các thành viên chia sẻ quan điểm của bản thân về các vấn đề và chia sẻ quan điểm của bạn với họ.
• Cho nhóm thấy được mối liên hệ giữa họ với toàn thể tổ chức cũng như với khách hàng và cộng đồng.
HỆ THỐNG KHEN THƯỞNG VÀ TRÁCH NHIỆM
Yếu tố cuối cùng cần thiết để xây dựng tinh thần làm việc nhóm là trách nhiệm của tổ chức và của nhà quản lý luôn song hành với nhau. Ngày nay, rất nhiều tổ chức chủ trương và coi trọng vấn đề làm việc nhóm. Bạn có thể dạo quanh các tòa nhà và bắt gặp rất nhiều tấm áp phích với hình ảnh một nhóm người đang làm việc hoặc chơi đùa cùng nhau. Bạn có thể đọc được tuyên bố sứ mệnh của công ty và thấy nó đề cập đến khái niệm một nhóm tốt nhất. Và mọi người thì được phân vào từng nhóm. Thế nhưng thực tế thì tinh thần làm việc nhóm vẫn thiếu hụt nghiêm trọng. Tại sao lại thế? Có thể bởi các tổ chức cũng như các nhà quản lý không buộc mọi người phải có trách nhiệm khi làm việc nhóm cũng như không trao phần thưởng cho họ khi hoàn thành tốt nó.
Nếu thật sự mong đợi mọi người hợp tác với nhau vì mục tiêu tốt đẹp chung của tổ chức, chúng ta không thể chỉ đánh giá, xếp hạng họ hay đưa ra một vài lời khen ngợi cho những đóng góp cá nhân của mỗi người. Chúng ta còn phải làm như vậy đối với những đóng góp tập thể của họ. Khi nhận được những thông điệp từ phía bạn cho thấy rằng họ là thành viên nhóm tốt như thế nào, thì họ cũng phải nhanh chóng nhận được thông điệp như thế từ phía bạn về việc nhóm của họ tốt như thế nào. Bạn cũng cần làm điều tương tự đối với hệ thống khen thưởng. Điều này có nghĩa là trao thưởng cho nhân viên vì cả những đóng góp cá nhân lẫn đóng góp chung cho nhóm của họ.
Một số nhà quản lý cho rằng khen thưởng một số người hơn những người khác chẳng có gì tốt đẹp cả. Họ nói rằng bạn sẽ không thể có được một nhóm với tinh thần đồng đội cao nếu như bạn làm vậy. Nhưng các nhà quản lý này nên xem xét và học hỏi những đội thể thao chuyên nghiệp thành công nhất. Trong những đội này luôn có một số cầu thủ kiếm được nhiều tiền hơn nhờ vai trò hoặc thành tích mà họ đạt được. Họ đạt được điều đó chính là nhờ tinh thần đồng đội của họ cao. Hãy nhìn vào một số nhóm có tinh thần nhóm cao cũng như đạt được nhiều thành công. Bạn sẽ nhận thấy rằng các thành viên trong nhóm kiếm được các khoản lương cao hoặc đạt được những phần thưởng đặc biệt nhờ những đóng góp cá nhân của họ. Điều này sẽ hiệu quả trong một số trường hợp và đó là khi nhóm phải có một tinh thần hợp tác hết sức tuyệt vời.
