Khi ủy thác đúng, bạn sẽ bớt phải lo lắng về những nhiệm vụ hoạt động, thay vào đó có nhiều thời gian hơn cho việc quản lý và lãnh đạo. Ủy thác không có nghĩa là phân chia công việc. Ủy thác có nghĩa là giao cho nhân viên một phần công việc hiện tại của bạn với mục tiêu giúp họ phát triển các kỹ năng của bản thân. Phân chia công việc có nghĩa là nói với nhân viên: “Bây giờ tôi quá bận, anh hãy làm nốt một số phần việc quá tải cho tôi.” Đừng bao giờ nhầm lẫn giữa phân chia công việc với ủy thác.
ÍCH LỢI CỦA SỰ ỦY THÁC
Có rất nhiều ích lợi khi bạn thực hiện ủy thác. Nhân viên của bạn sẽ được tham gia công việc nhiều hơn, có động lực tốt hơn bởi họ có thêm những kỹ năng mới cũng như phát triển bản thân. Việc ủy thác thật sự đáng giá đối với tổ chức. Ngày nay, các công ty đều có những nhân viên có thể đảm nhiệm công việc mà trước đây chỉ bạn mới có thể thực hiện. Do đó, bạn thời gian để thực hiện những nhiệm vụ khác, chẳng hạn như quản lý và lãnh đạo, đảm nhiệm những dự án bổ sung từ cấp trên của bạn và còn có thể có thời gian chơi tennis (nhưng ít thôi).
TẠI SAO CÁC NHÀ QUẢN LÝ MỚI KHÔNG ỦY THÁC?
Nếu ủy thác là một điều tuyệt vời, tại sao các nhà quản lý không thường xuyên làm việc đó? Lý do quan trọng nhất là họ không biết cách thực hiện. Đây là kỹ năng cần được thực hành và luyện tập. Vì thế, có rất nhiều nhà quản lý sợ hãi việc này. Họ sợ nhân viên sẽ làm tốt hơn họ và rằng nhân viên của họ sẽ nói: “Nếu ông ta ủy thác công việc cho chúng ta, vậy cả ngày ông ta làm gì?” Tất nhiên, có những người yêu thích công việc đến mức không muốn từ bỏ nó. Chẳng có lý do nào trong số này chính đáng cả. Thời điểm duy nhất bạn không thể ủy thác công việc là khi cấp trên yêu cầu bạn không được làm vậy, nhân viên của bạn chưa sẵn sàng hay quá bận rộn để nhận sự ủy thác.
Những việc không bao giờ được ủy thác
Những việc không bao giờ được ủy thác, ngay cả khi bạn là CEO, đó là những trách nhiệm cá nhân. Bạn luôn muốn tự mình xem xét các bản đánh giá chất lượng công việc, cân nhắc mức lương, phản hồi tích cực, huấn luyện, kỷ luật, sa thải… Hơn nữa, nếu là một vấn đề nhạy cảm hoặc cần giữ bí mật, chẳng hạn như thu nhỏ quy mô công ty, thì bạn không thể ủy thác nhiệm vụ đó. Hãy có được nhận thức và ý thức của một người ủy thác công việc. Cố gắng ủy thác tối đa những gì bạn có thể.
Những người nên được ủy thác
Bạn có thể ủy thác cho bất cứ nhân viên nào của mình. Tuy nhiên, bạn có thể điều chỉnh một chút phụ thuộc vào người được ủy thác. Một lần nữa, hãy nhớ rằng, bạn không muốn khiến nhân viên giỏi của mình bị quá tải công việc chỉ bởi bạn biết họ có thể làm được những việc đó. Thực tế, nếu bạn khiến họ bị quá tải, họ sẽ “bùng nổ” và bạn mất đi những nhân viên năng suất. Khi ủy thác cho những nhân viên ít kinh nghiệm hoặc thiếu kỹ năng, hãy đảm bảo rằng bạn sẽ giải thích cặn kẽ cho họ cần phải làm gì và kiểm soát quá trình làm việc của những nhân viên này kỹ lưỡng hơn những nhân viên giàu kinh nghiệm. Bạn cũng có thể ủy thác cho những nhân viên từng thất bại trong lần ủy thác trước. Khi trao cho nhân viên này một cơ hội nữa, bạn giúp họ khôi phục lại sự tự tin đã mất đi trước đó. Hãy cố gắng ủy thác cho cả những nhân viên gây ra nhiều rắc rối. Một dự án hoặc thách thức mới có thể khiến họ thay đổi cách nhìn về mọi việc.
Các bước ủy thác
Dưới đây là những bước hữu ích đối với bạn khi thực hiện ủy thác:
1. Bắt đầu bằng cách phân tích những nhiệm vụ, dự án và công việc mà bạn có thể ủy thác. Hãy nghĩ xem những điều gì có thể giúp hoàn thành công việc, thời gian là bao lâu và cần những nguồn lực nào…
2. Quyết định xem bạn có thể ủy thác cho ai. Cân nhắc xem ai là người có động lực nhất trước cơ hội này, ai là người có thời gian, kỹ năng và trách nhiệm cần thiết.
3. Khi đã làm rõ những điều đó, bạn hãy họp cùng nhân viên và mô tả chi tiết nhất có thể những công việc đó. Đồng thời chỉ ra những ích lợi của việc nhận ủy thác. Rõ ràng, nếu đó là một nhân viên mới hoặc chưa có kinh nghiệm, bạn sẽ phải dành nhiều thời gian hơn cho họ cũng như cung cấp thông tin chi tiết hơn.
4. Cuối cùng, thảo luận về việc bạn sẽ kiểm soát quá trình đó của nhân viên như thế nào.
Tránh ủy thác ngược
Hãy từ chối những ủy thác từ nhân viên cấp dưới của bạn. Họ sẽ tìm đến bạn và nói rằng họ quá bận, công việc quá khó hoặc bạn sẽ làm việc đó tốt hơn họ. Nếu bạn gặp trường hợp này, hãy hỗ trợ họ trong dự án hoặc tìm giúp họ một chuyên gia về lĩnh vực đó, nhưng không được nhận công việc đó. Là nhà quản lý, bạn phải phát triển nhân viên, chứ không phải là cứu giúp họ.
TƯƠNG LAI
Ủy thác có thể là một người bạn tuyệt vời của bạn, nhóm hay thậm chí là tổ chức của bạn. Hãy bắt đầu nghĩ về những việc mà bạn có thể ủy thác hôm nay, ngày mai hay bất kỳ thời điểm nào đó trong tương lai. Học cách ủy thác và sau đó thực hiện, bạn sẽ không bao giờ phải hối tiếc vì điều đó.
Khi ủy thác đúng, bạn sẽ bớt phải lo lắng về những nhiệm vụ hoạt động, thay vào đó có nhiều thời gian hơn cho việc quản lý và lãnh đạo. Ủy thác không có nghĩa là phân chia công việc. Ủy thác có nghĩa là giao cho nhân viên một phần công việc hiện tại của bạn với mục tiêu giúp họ phát triển các kỹ năng của bản thân. Phân chia công việc có nghĩa là nói với nhân viên: “Bây giờ tôi quá bận, anh hãy làm nốt một số phần việc quá tải cho tôi.” Đừng bao giờ nhầm lẫn giữa phân chia công việc với ủy thác.
ÍCH LỢI CỦA SỰ ỦY THÁC
Có rất nhiều ích lợi khi bạn thực hiện ủy thác. Nhân viên của bạn sẽ được tham gia công việc nhiều hơn, có động lực tốt hơn bởi họ có thêm những kỹ năng mới cũng như phát triển bản thân. Việc ủy thác thật sự đáng giá đối với tổ chức. Ngày nay, các công ty đều có những nhân viên có thể đảm nhiệm công việc mà trước đây chỉ bạn mới có thể thực hiện. Do đó, bạn thời gian để thực hiện những nhiệm vụ khác, chẳng hạn như quản lý và lãnh đạo, đảm nhiệm những dự án bổ sung từ cấp trên của bạn và còn có thể có thời gian chơi tennis (nhưng ít thôi).
TẠI SAO CÁC NHÀ QUẢN LÝ MỚI KHÔNG ỦY THÁC?
Nếu ủy thác là một điều tuyệt vời, tại sao các nhà quản lý không thường xuyên làm việc đó? Lý do quan trọng nhất là họ không biết cách thực hiện. Đây là kỹ năng cần được thực hành và luyện tập. Vì thế, có rất nhiều nhà quản lý sợ hãi việc này. Họ sợ nhân viên sẽ làm tốt hơn họ và rằng nhân viên của họ sẽ nói: “Nếu ông ta ủy thác công việc cho chúng ta, vậy cả ngày ông ta làm gì?” Tất nhiên, có những người yêu thích công việc đến mức không muốn từ bỏ nó. Chẳng có lý do nào trong số này chính đáng cả. Thời điểm duy nhất bạn không thể ủy thác công việc là khi cấp trên yêu cầu bạn không được làm vậy, nhân viên của bạn chưa sẵn sàng hay quá bận rộn để nhận sự ủy thác.
Những việc không bao giờ được ủy thác
Những việc không bao giờ được ủy thác, ngay cả khi bạn là CEO, đó là những trách nhiệm cá nhân. Bạn luôn muốn tự mình xem xét các bản đánh giá chất lượng công việc, cân nhắc mức lương, phản hồi tích cực, huấn luyện, kỷ luật, sa thải… Hơn nữa, nếu là một vấn đề nhạy cảm hoặc cần giữ bí mật, chẳng hạn như thu nhỏ quy mô công ty, thì bạn không thể ủy thác nhiệm vụ đó. Hãy có được nhận thức và ý thức của một người ủy thác công việc. Cố gắng ủy thác tối đa những gì bạn có thể.
Những người nên được ủy thác
Bạn có thể ủy thác cho bất cứ nhân viên nào của mình. Tuy nhiên, bạn có thể điều chỉnh một chút phụ thuộc vào người được ủy thác. Một lần nữa, hãy nhớ rằng, bạn không muốn khiến nhân viên giỏi của mình bị quá tải công việc chỉ bởi bạn biết họ có thể làm được những việc đó. Thực tế, nếu bạn khiến họ bị quá tải, họ sẽ “bùng nổ” và bạn mất đi những nhân viên năng suất. Khi ủy thác cho những nhân viên ít kinh nghiệm hoặc thiếu kỹ năng, hãy đảm bảo rằng bạn sẽ giải thích cặn kẽ cho họ cần phải làm gì và kiểm soát quá trình làm việc của những nhân viên này kỹ lưỡng hơn những nhân viên giàu kinh nghiệm. Bạn cũng có thể ủy thác cho những nhân viên từng thất bại trong lần ủy thác trước. Khi trao cho nhân viên này một cơ hội nữa, bạn giúp họ khôi phục lại sự tự tin đã mất đi trước đó. Hãy cố gắng ủy thác cho cả những nhân viên gây ra nhiều rắc rối. Một dự án hoặc thách thức mới có thể khiến họ thay đổi cách nhìn về mọi việc.
Các bước ủy thác
Dưới đây là những bước hữu ích đối với bạn khi thực hiện ủy thác:
1. Bắt đầu bằng cách phân tích những nhiệm vụ, dự án và công việc mà bạn có thể ủy thác. Hãy nghĩ xem những điều gì có thể giúp hoàn thành công việc, thời gian là bao lâu và cần những nguồn lực nào…
2. Quyết định xem bạn có thể ủy thác cho ai. Cân nhắc xem ai là người có động lực nhất trước cơ hội này, ai là người có thời gian, kỹ năng và trách nhiệm cần thiết.
3. Khi đã làm rõ những điều đó, bạn hãy họp cùng nhân viên và mô tả chi tiết nhất có thể những công việc đó. Đồng thời chỉ ra những ích lợi của việc nhận ủy thác. Rõ ràng, nếu đó là một nhân viên mới hoặc chưa có kinh nghiệm, bạn sẽ phải dành nhiều thời gian hơn cho họ cũng như cung cấp thông tin chi tiết hơn.
4. Cuối cùng, thảo luận về việc bạn sẽ kiểm soát quá trình đó của nhân viên như thế nào.
Tránh ủy thác ngược
Hãy từ chối những ủy thác từ nhân viên cấp dưới của bạn. Họ sẽ tìm đến bạn và nói rằng họ quá bận, công việc quá khó hoặc bạn sẽ làm việc đó tốt hơn họ. Nếu bạn gặp trường hợp này, hãy hỗ trợ họ trong dự án hoặc tìm giúp họ một chuyên gia về lĩnh vực đó, nhưng không được nhận công việc đó. Là nhà quản lý, bạn phải phát triển nhân viên, chứ không phải là cứu giúp họ.
TƯƠNG LAI
Ủy thác có thể là một người bạn tuyệt vời của bạn, nhóm hay thậm chí là tổ chức của bạn. Hãy bắt đầu nghĩ về những việc mà bạn có thể ủy thác hôm nay, ngày mai hay bất kỳ thời điểm nào đó trong tương lai. Học cách ủy thác và sau đó thực hiện, bạn sẽ không bao giờ phải hối tiếc vì điều đó.
