Trong chương trước, tầm quan trọng của việc đưa ra những phản hồi hay khen ngợi tích cực đã được đề cập đến một cách tổng quát nhất. Đó là cách thức hữu hiệu nhất để thúc đẩy các cá nhân và xây dựng một môi trường làm việc tích cực. Rất nhiều nhà quản lý không bao giờ khen ngợi nhân viên cấp dưới, và đó là một sai lầm lớn. Những lời khen ngợi cho thấy bạn thật sự quan tâm đến công việc của nhân viên cũng như biết rõ rằng công việc của họ rất quan trọng. Nếu bạn thật lòng suy nghĩ về điều đó, thì nên biết rằng chỉ mất vài giây để đưa ra một lời khen ngợi dành cho nhân viên, và không tốn một xu nào. Trong khi đó, nó thật sự có tác động vô cùng lớn đến nhân viên của bạn. Bạn có thể khen ngợi nhân viên trực tiếp, qua điện thoại hoặc thậm chí là qua email. Khen ngợi trực tiếp luôn được coi là tốt nhất. Tuy nhiên, nếu nhân viên của bạn làm việc ở khu vực khác và bạn không thể gặp trực tiếp để khen ngợi kịp thời, hãy sử dụng điện thoại hoặc gửi email cho họ.
Rất nhiều nhà quản lý không thể hiện sự đánh giá cao của mình đối với nhân viên bởi họ cũng chưa bao giờ nhận được sự đánh giá cao như vậy từ những người khác. Nhưng bạn có thể chấm dứt cái vòng lẩn quẩn đó. Hãy thể hiện là mình đánh giá cao họ. Một số nhà quản lý cho rằng nhân viên phải hoàn thành tốt công việc, bởi họ được trả lương để làm điều đó, do đó không có lý do gì phải khen ngợi nhân viên khi họ hoàn thành tốt công việc. Nhưng đây hoàn toàn là một lời biện giải sai lầm. Những nhà quản lý này nên biết rằng nếu họ khen ngợi nhân viên, nhân viên của họ còn có thể làm việc tốt hơn nữa. Hãy cân nhắc, nó không mất gì cả và còn hết sức nhanh chóng. Vậy tại sao lại không làm?
Rất nhiều nhà quản lý, đặc biệt là những nhà quản lý mới, cảm thấy không thoải mái khi khen ngợi nhân viên. Đây là một kỹ năng mới đối với họ, và nó rất đáng để học hỏi. Để thoải mái khi đưa ra những lời khen ngợi, bạn cần phải thực hành nó. Bạn càng thực hành nhiều, nó càng trở nên đơn giản. Hãy xem xét những điểm sau khi đưa ra những lời khen ngợi hay đánh giá:
• Rõ ràng, rành mạch. Nếu các nhà quản lý muốn lặp lại nhiều lần hành vi nào đó, họ cần phải rõ ràng trong việc đưa ra những phản hồi. Các nhà quản lý càng đưa ra những phản hồi rõ ràng bao nhiêu thì những hành vi đó càng được tái diễn nhiều bấy nhiêu.
• Mô tả những đóng góp của nhân viên. Hầu hết nhân viên đều muốn biết rõ họ có đóng góp như thế nào vào bức tranh tổng thể hay kế hoạch lớn để đạt được mục tiêu của đơn vị, bộ phận hay của cả tổ chức.
• Đừng lạm dụng thái quá. Rất nhiều nhà quản lý trở nên thái quá khi đưa ra quá nhiều lời phản hồi tích cực đối với nhân viên. Khi đó, những lời phản hồi sẽ không còn giá trị và không còn thật lòng nữa.
KỸ NĂNG THỰC TẾ
Việc đưa ra những lời khen ngợi hay đánh giá gồm hai bước. Đầu tiên, bạn cần đưa ra những hành vi, hoạt động hoặc thành quả của họ mà xứng đáng với những đánh giá của bạn. Ví dụ, “Tôi thích bản thiết kế cho bao bì sản phẩm của chúng ta.” Sau đó, bạn giải thích tại sao nó lại xứng đáng với đánh giá tích cực của bạn. Ví dụ, “Thiết kế đó đã giúp tăng lượng lớn doanh thu.”
Hãy nhớ rằng, đừng “keo kiệt” khi đưa ra những đánh giá tích cực. Bạn thậm chí cũng có thể khen ngợi quản lý của mình nếu họ xứng đáng. Họ cũng là con người, và con người thì ai cũng muốn nhận được những phản hồi tích cực.
Để khẳng định quan điểm này, tại một cuộc hội thảo quản lý gồm 30 người tham gia, hai câu hỏi sau đây đã được đưa ra:
1. Ví dụ điển hình nhất về việc quản lý hữu hiệu mà bạn đã từng chứng kiến?
2. Trải nghiệm quản lý tồi nhất của bạn?
Không ngạc nhiên khi tất cả các câu trả lời đều liên quan đến các hình thức đánh giá mà họ nhận được khi các thành viên của nhóm cho nó là xứng đáng. Và điều bất ngờ là cảm xúc của họ khi nói về chủ đề này.
Dưới đây là một ví dụ điển hình: Một chàng trai kể lại câu chuyện anh ta được yêu cầu “giải cứu” một chiếc xe tải rồi lái xe hơn 80 km đến một trung tâm sửa chữa để tiến hành đại tu chiếc xe. Vào lúc 10 rưỡi tối, khi anh vừa mới về đến nhà, điện thoại của anh đổ chuông. Người quản lý của anh gọi điện và nói: “Tôi gọi điện để đảm bảo rằng anh đã về đến nhà an toàn. Mọi việc ngoài đó thật tồi tệ.” Người quản lý đó thậm chí còn chẳng hỏi han xem việc sửa chữa được tiến hành như thế nào, điều đó thể hiện sự tin tưởng của ông đối với khả năng của chàng trai này. Người quản lý chỉ hỏi han và quan tâm xem anh ta có trở về an toàn hay không. Điều này đã xảy ra cách đây 5 năm, nhưng đối với người công nhân này, nó như thể mới xảy ra tối hôm qua thôi.
Trong một cuộc điều tra thăm dò ý kiến do một công ty lớn của Mỹ thực hiện, nhân viên được đề nghị xếp hạng những vấn đề liên quan đến công việc theo mức độ quan trọng. Kết quả là, lương bổng xếp vị trí thứ sáu. Xếp thứ nhất là “nhu cầu được đánh giá đúng những việc mà tôi đã làm”.
Nếu việc đánh giá quan trọng trong mối quan hệ của bạn với người quản lý, thì nó cũng quan trọng đối với nhân viên của bạn. Khi mọi người xứng đáng được khen ngợi, đừng tiết kiệm lời khen. Nó không tốn một xu nào, nhưng lại giá trị hơn tiền bạc gấp nhiều lần.
Trong chương trước, tầm quan trọng của việc đưa ra những phản hồi hay khen ngợi tích cực đã được đề cập đến một cách tổng quát nhất. Đó là cách thức hữu hiệu nhất để thúc đẩy các cá nhân và xây dựng một môi trường làm việc tích cực. Rất nhiều nhà quản lý không bao giờ khen ngợi nhân viên cấp dưới, và đó là một sai lầm lớn. Những lời khen ngợi cho thấy bạn thật sự quan tâm đến công việc của nhân viên cũng như biết rõ rằng công việc của họ rất quan trọng. Nếu bạn thật lòng suy nghĩ về điều đó, thì nên biết rằng chỉ mất vài giây để đưa ra một lời khen ngợi dành cho nhân viên, và không tốn một xu nào. Trong khi đó, nó thật sự có tác động vô cùng lớn đến nhân viên của bạn. Bạn có thể khen ngợi nhân viên trực tiếp, qua điện thoại hoặc thậm chí là qua email. Khen ngợi trực tiếp luôn được coi là tốt nhất. Tuy nhiên, nếu nhân viên của bạn làm việc ở khu vực khác và bạn không thể gặp trực tiếp để khen ngợi kịp thời, hãy sử dụng điện thoại hoặc gửi email cho họ.
Rất nhiều nhà quản lý không thể hiện sự đánh giá cao của mình đối với nhân viên bởi họ cũng chưa bao giờ nhận được sự đánh giá cao như vậy từ những người khác. Nhưng bạn có thể chấm dứt cái vòng lẩn quẩn đó. Hãy thể hiện là mình đánh giá cao họ. Một số nhà quản lý cho rằng nhân viên phải hoàn thành tốt công việc, bởi họ được trả lương để làm điều đó, do đó không có lý do gì phải khen ngợi nhân viên khi họ hoàn thành tốt công việc. Nhưng đây hoàn toàn là một lời biện giải sai lầm. Những nhà quản lý này nên biết rằng nếu họ khen ngợi nhân viên, nhân viên của họ còn có thể làm việc tốt hơn nữa. Hãy cân nhắc, nó không mất gì cả và còn hết sức nhanh chóng. Vậy tại sao lại không làm?
Rất nhiều nhà quản lý, đặc biệt là những nhà quản lý mới, cảm thấy không thoải mái khi khen ngợi nhân viên. Đây là một kỹ năng mới đối với họ, và nó rất đáng để học hỏi. Để thoải mái khi đưa ra những lời khen ngợi, bạn cần phải thực hành nó. Bạn càng thực hành nhiều, nó càng trở nên đơn giản. Hãy xem xét những điểm sau khi đưa ra những lời khen ngợi hay đánh giá:
• Rõ ràng, rành mạch. Nếu các nhà quản lý muốn lặp lại nhiều lần hành vi nào đó, họ cần phải rõ ràng trong việc đưa ra những phản hồi. Các nhà quản lý càng đưa ra những phản hồi rõ ràng bao nhiêu thì những hành vi đó càng được tái diễn nhiều bấy nhiêu.
• Mô tả những đóng góp của nhân viên. Hầu hết nhân viên đều muốn biết rõ họ có đóng góp như thế nào vào bức tranh tổng thể hay kế hoạch lớn để đạt được mục tiêu của đơn vị, bộ phận hay của cả tổ chức.
• Đừng lạm dụng thái quá. Rất nhiều nhà quản lý trở nên thái quá khi đưa ra quá nhiều lời phản hồi tích cực đối với nhân viên. Khi đó, những lời phản hồi sẽ không còn giá trị và không còn thật lòng nữa.
KỸ NĂNG THỰC TẾ
Việc đưa ra những lời khen ngợi hay đánh giá gồm hai bước. Đầu tiên, bạn cần đưa ra những hành vi, hoạt động hoặc thành quả của họ mà xứng đáng với những đánh giá của bạn. Ví dụ, “Tôi thích bản thiết kế cho bao bì sản phẩm của chúng ta.” Sau đó, bạn giải thích tại sao nó lại xứng đáng với đánh giá tích cực của bạn. Ví dụ, “Thiết kế đó đã giúp tăng lượng lớn doanh thu.”
Hãy nhớ rằng, đừng “keo kiệt” khi đưa ra những đánh giá tích cực. Bạn thậm chí cũng có thể khen ngợi quản lý của mình nếu họ xứng đáng. Họ cũng là con người, và con người thì ai cũng muốn nhận được những phản hồi tích cực.
Để khẳng định quan điểm này, tại một cuộc hội thảo quản lý gồm 30 người tham gia, hai câu hỏi sau đây đã được đưa ra:
1. Ví dụ điển hình nhất về việc quản lý hữu hiệu mà bạn đã từng chứng kiến?
2. Trải nghiệm quản lý tồi nhất của bạn?
Không ngạc nhiên khi tất cả các câu trả lời đều liên quan đến các hình thức đánh giá mà họ nhận được khi các thành viên của nhóm cho nó là xứng đáng. Và điều bất ngờ là cảm xúc của họ khi nói về chủ đề này.
Dưới đây là một ví dụ điển hình: Một chàng trai kể lại câu chuyện anh ta được yêu cầu “giải cứu” một chiếc xe tải rồi lái xe hơn 80 km đến một trung tâm sửa chữa để tiến hành đại tu chiếc xe. Vào lúc 10 rưỡi tối, khi anh vừa mới về đến nhà, điện thoại của anh đổ chuông. Người quản lý của anh gọi điện và nói: “Tôi gọi điện để đảm bảo rằng anh đã về đến nhà an toàn. Mọi việc ngoài đó thật tồi tệ.” Người quản lý đó thậm chí còn chẳng hỏi han xem việc sửa chữa được tiến hành như thế nào, điều đó thể hiện sự tin tưởng của ông đối với khả năng của chàng trai này. Người quản lý chỉ hỏi han và quan tâm xem anh ta có trở về an toàn hay không. Điều này đã xảy ra cách đây 5 năm, nhưng đối với người công nhân này, nó như thể mới xảy ra tối hôm qua thôi.
Trong một cuộc điều tra thăm dò ý kiến do một công ty lớn của Mỹ thực hiện, nhân viên được đề nghị xếp hạng những vấn đề liên quan đến công việc theo mức độ quan trọng. Kết quả là, lương bổng xếp vị trí thứ sáu. Xếp thứ nhất là “nhu cầu được đánh giá đúng những việc mà tôi đã làm”.
Nếu việc đánh giá quan trọng trong mối quan hệ của bạn với người quản lý, thì nó cũng quan trọng đối với nhân viên của bạn. Khi mọi người xứng đáng được khen ngợi, đừng tiết kiệm lời khen. Nó không tốn một xu nào, nhưng lại giá trị hơn tiền bạc gấp nhiều lần.
