Nếu nghiên cứu lịch sử phong cách quản lý của Mỹ, bạn sẽ nhận ra rằng có hai phong cách thống trị trong lĩnh vực này. Đó là các nhà quản lý chuyên quyền, độc đoán và những người khéo léo, giỏi ngoại giao. Tuy nhiên, ngày nay tất cả các nhà quản lý hàng đầu đều biết rằng thế giới có nhiều hơn hai phong cách quản lý, và rằng họ cần xuất chúng trong tất cả các phong cách. Trước khi thảo luận về việc phải có một phong cách quản lý linh hoạt, chúng ta hãy cùng xem xét hai phong cách quản lý chuyên quyền, độc đoán và khéo léo, giỏi giao thiệp.
CHUYÊN QUYỀN VÀ GIỎI GIAO THIỆP
Thật khó có thể tin rằng ngày nay chúng ta vẫn đang phải chứng kiến phong cách quản lý chuyên quyền độc đoán đã lỗi thời này. Có thể bạn sẽ thắc mắc tại sao lại như vậy. Một phần nguyên nhân của vấn đề là các nhà quản lý không được đào tạo bài bản. Họ phải tự tìm ra đường đi cho chính mình, do đó họ bắt đầu cư xử như những gì họ nghĩ là mình nên làm. Họ luôn nghĩ về vai trò “ông chủ”. Những người chuyên quyền này cho rằng chỉ cần họ áp dụng một phương pháp quản lý mềm mỏng hơn, dễ chịu hơn thì nhân viên sẽ được hưởng lợi, hay một phương pháp quản lý mềm mỏng đồng nghĩa với sự yếu kém.
Lý do thứ hai là để trở thành một nhà quản lý khéo léo cần rất nhiều thời gian. Những nhà quản lý gần gũi với nhân viên không chỉ giảng giải cho nhân viên điều gì cần làm mà còn giải thích tại sao nên làm. Còn tuýp những nhà quản lý “ông chủ” sẽ không bận tâm đến điều đó. Thái độ và quan điểm của họ là “Làm điều đó bởi tôi nói thế”. Những nhà quản lý khéo léo biết rằng càng nhiều người hiểu rõ công việc đó là gì và lý do thực hiện thì hiệu quả công việc càng cao hơn.
Các nhà quản lý chuyên quyền muốn đưa ra quyết định và nhân viên phản hồi lại mệnh lệnh của họ như những “con rối”. Họ ấn nút, nhân viên sẽ ngay lập tức hành động theo và mọi việc được tiến hành.
Sự chuyên quyền phát sinh nỗi lo sợ trong khi sự khéo léo mang đến lòng kính trọng, thậm chí là ảnh hưởng. Sự chuyên quyền khiến nhân viên thầm nghĩ: “Một ngày nào đó tôi sẽ trừng phạt kẻ chết tiệt này”. Trong khi đó, sự khéo léo của nhà quản lý khiến nhân viên nói: “Anh ấy thật sự quan tâm và tôn trọng chúng tôi. Tôi sẽ hết mình vì anh ấy. Tất cả những gì anh ấy cần làm là lên tiếng đề nghị.”
Những người chuyên quyền luôn cho rằng sự khéo léo là biểu hiện của “yếu đuối, nhu nhược”, trong khi những nhà quản lý khéo léo lại cho rằng chuyên quyền là biểu hiện của sự “độc tài”. Sự khác biệt ở đây là các nhà quản lý chuyên quyền luôn luôn sử dụng quyền lực của mình trong khi những người khéo léo lại biết sử dụng nó một cách sáng suốt, khôn ngoan.
Những người làm việc cho một nhà quản lý chuyên quyền sẽ cho rằng mình đang làm việc cho một người khác, và những người làm việc cho một nhà quản lý khéo léo sẽ cho rằng mình đang làm việc cùng một người khác.
SỰ CẦN THIẾT CỦA TÍNH LINH HOẠT
Là một nhà quản lý mới, bạn nên sử dụng “phương pháp linh hoạt” khi lựa chọn phong cách quản lý cho riêng mình. Để trở thành một nhà quản lý linh hoạt, bạn cần sử dụng đúng mức sự kiểm soát và khuyến khích đối với nhân viên. Sự kiểm soát cho nhân viên biết cần làm điều gì, làm như thế nào và đảm bảo công việc được hoàn thành. Khuyến khích là thúc đẩy, lắng nghe và can thiệp để nhân viên có thể làm những điều mà họ mong muốn.
Đối với một số người, nhà quản lý cần kiểm soát và khuyến khích nhiều, nhưng với một số người khác thì lại không. Và tất nhiên sẽ có những người cần một mức độ vừa đủ. Để có được phong cách quản lý linh hoạt, bạn cần xác định rõ nhân viên của mình cần điều gì từ bạn. Họ cần mức độ kiểm soát hay khuyến khích của bạn nhiều ít như thế nào?
Mức độ kiểm soát hay khuyến khích mà mỗi nhân viên cần từ phía bạn còn phụ thuộc vào công việc mà họ làm, hay phụ thuộc vào những điều đang diễn ra trong bộ phận của họ. Ví dụ, nếu một nhân viên cần học cách vận hành một thiết bị mới, điều họ cần là sự kiểm soát. Nhưng nếu đó là vấn đề về giảm quy mô, tinh giản biên chế hay cắt giảm trong toàn bộ công ty thì điều họ cần là sự khuyến khích.
Những mô tả dưới đây sẽ giúp bạn thấy rõ mối liên hệ giữa những điều nhân viên của bạn mong muốn từ bạn và sự kiểm soát, khuyến khích mà bạn mang đến cho họ; nói cách khác là liệu bạn có nên linh hoạt với những mong đợi của nhân viên hay không?
• Tuýp A: Những nhân viên này rất có động lực làm việc, nhưng lại thiếu kiến thức và kỹ năng để thành công. Hãy linh hoạt, kiểu nhân viên này đòi hỏi ở bạn nhiều sự kiểm soát.
• Tuýp B: Những nhân viên này đã mất hết động lực làm việc, nhưng lại có kỹ năng tốt. Hãy linh hoạt, những người này cần ở bạn sự khuyến khích.
• Tuýp C: Những nhân viên này làm việc rất tốt và cũng có rất nhiều động lực. Hãy linh hoạt, những người này chỉ cần một chút kiểm soát cũng như khuyến khích mà thôi.
• Tuýp D: Những nhân viên này thiếu cả kỹ năng lẫn tinh thần làm việc. Hãy linh hoạt, những người này – bên cạnh một cú đá (tất nhiên là bạn không thể làm điều này rồi) – thì cần rất nhiều sự kiểm soát lẫn khuyến khích.
• Tuýp E: Những nhân viên này có động lực, tinh thần làm việc cũng như khả năng vừa phải. Hãy linh hoạt, những người này cũng chỉ cần một mức độ kiểm soát và khuyến khích vừa đủ.
Hãy nhìn vào môi trường làm việc của bạn và xem bạn có thể linh hoạt như thế nào. Giả dụ bạn quản lý một dự án độc lập lớn tại một công ty truyền thông. Một nhân viên dưới quyền của bạn, Andy, vốn quen làm việc độc lập. Andy thích tự chỉ huy, tự làm việc và rất yêu thích công việc của mình. Anh ta luôn hoàn thành công việc một cách xuất sắc và khách hàng của anh ta rất hài lòng. Vì vậy, khi quản lý dự án này, bạn cần chú ý một điều rằng Andy sẽ cảm thấy rất khó khăn khi phải lên kế hoạch, trao đổi và đưa ra quyết định cùng các thành viên khác trong nhóm. Anh ta có thể sẽ từ chối mô hình làm việc theo nhóm và cho rằng thật mất thời gian. Andy sẽ thể hiện sự khó chịu khi làm việc cho dự án mới này.
Hãy linh hoạt, tìm hiểu xem Andy thuộc tuýp người nào trong năm tuýp từ A đến E, và anh ta cần gì từ bạn – với tư cách là một nhà quản lý. Câu trả lời là: Mặc dù Andy rất thành thạo công việc hàng ngày của mình, nhưng điều đó sẽ không đúng với dự án của bạn. Andy vẫn cần sự kiểm soát và khuyến khích. Andy cần được hướng dẫn về cách thức làm việc với những thành viên khác trong môi trường làm việc nhóm và hỗ trợ cho vị trí khó khăn mà anh ta đang đảm nhiệm. Andy là tuýp D trong dự án này, dù rằng trong công việc hàng ngày anh ta thuộc tuýp A.
Dưới đây là lời khuyên sẽ giúp việc quản lý của bạn trở nên đơn giản hơn. Thường xuyên nghĩ đến những nhân viên cấp dưới của bạn, nghĩ xem họ thuộc tuýp người nào khi đảm nhiệm những nhiệm vụ và dự án mà bạn giao. Sau đó suy nghĩ về những điều họ cần từ phía bạn. Nếu bạn sẵn sàng đem lại những điều họ muốn, thì có nghĩa là bạn đã có được một môi trường làm việc hoàn hảo rồi đấy. Còn nếu không, hãy nghĩ xem bạn cần làm gì khác. Bạn sẽ thấy rằng lời khuyên này tạo nên một sự khác biệt lớn lao đối với bạn trong vai trò quản lý. Hãy thử áp dụng!
Nếu nghiên cứu lịch sử phong cách quản lý của Mỹ, bạn sẽ nhận ra rằng có hai phong cách thống trị trong lĩnh vực này. Đó là các nhà quản lý chuyên quyền, độc đoán và những người khéo léo, giỏi ngoại giao. Tuy nhiên, ngày nay tất cả các nhà quản lý hàng đầu đều biết rằng thế giới có nhiều hơn hai phong cách quản lý, và rằng họ cần xuất chúng trong tất cả các phong cách. Trước khi thảo luận về việc phải có một phong cách quản lý linh hoạt, chúng ta hãy cùng xem xét hai phong cách quản lý chuyên quyền, độc đoán và khéo léo, giỏi giao thiệp.
CHUYÊN QUYỀN VÀ GIỎI GIAO THIỆP
Thật khó có thể tin rằng ngày nay chúng ta vẫn đang phải chứng kiến phong cách quản lý chuyên quyền độc đoán đã lỗi thời này. Có thể bạn sẽ thắc mắc tại sao lại như vậy. Một phần nguyên nhân của vấn đề là các nhà quản lý không được đào tạo bài bản. Họ phải tự tìm ra đường đi cho chính mình, do đó họ bắt đầu cư xử như những gì họ nghĩ là mình nên làm. Họ luôn nghĩ về vai trò “ông chủ”. Những người chuyên quyền này cho rằng chỉ cần họ áp dụng một phương pháp quản lý mềm mỏng hơn, dễ chịu hơn thì nhân viên sẽ được hưởng lợi, hay một phương pháp quản lý mềm mỏng đồng nghĩa với sự yếu kém.
Lý do thứ hai là để trở thành một nhà quản lý khéo léo cần rất nhiều thời gian. Những nhà quản lý gần gũi với nhân viên không chỉ giảng giải cho nhân viên điều gì cần làm mà còn giải thích tại sao nên làm. Còn tuýp những nhà quản lý “ông chủ” sẽ không bận tâm đến điều đó. Thái độ và quan điểm của họ là “Làm điều đó bởi tôi nói thế”. Những nhà quản lý khéo léo biết rằng càng nhiều người hiểu rõ công việc đó là gì và lý do thực hiện thì hiệu quả công việc càng cao hơn.
Các nhà quản lý chuyên quyền muốn đưa ra quyết định và nhân viên phản hồi lại mệnh lệnh của họ như những “con rối”. Họ ấn nút, nhân viên sẽ ngay lập tức hành động theo và mọi việc được tiến hành.
Sự chuyên quyền phát sinh nỗi lo sợ trong khi sự khéo léo mang đến lòng kính trọng, thậm chí là ảnh hưởng. Sự chuyên quyền khiến nhân viên thầm nghĩ: “Một ngày nào đó tôi sẽ trừng phạt kẻ chết tiệt này”. Trong khi đó, sự khéo léo của nhà quản lý khiến nhân viên nói: “Anh ấy thật sự quan tâm và tôn trọng chúng tôi. Tôi sẽ hết mình vì anh ấy. Tất cả những gì anh ấy cần làm là lên tiếng đề nghị.”
Những người chuyên quyền luôn cho rằng sự khéo léo là biểu hiện của “yếu đuối, nhu nhược”, trong khi những nhà quản lý khéo léo lại cho rằng chuyên quyền là biểu hiện của sự “độc tài”. Sự khác biệt ở đây là các nhà quản lý chuyên quyền luôn luôn sử dụng quyền lực của mình trong khi những người khéo léo lại biết sử dụng nó một cách sáng suốt, khôn ngoan.
Những người làm việc cho một nhà quản lý chuyên quyền sẽ cho rằng mình đang làm việc cho một người khác, và những người làm việc cho một nhà quản lý khéo léo sẽ cho rằng mình đang làm việc cùng một người khác.
SỰ CẦN THIẾT CỦA TÍNH LINH HOẠT
Là một nhà quản lý mới, bạn nên sử dụng “phương pháp linh hoạt” khi lựa chọn phong cách quản lý cho riêng mình. Để trở thành một nhà quản lý linh hoạt, bạn cần sử dụng đúng mức sự kiểm soát và khuyến khích đối với nhân viên. Sự kiểm soát cho nhân viên biết cần làm điều gì, làm như thế nào và đảm bảo công việc được hoàn thành. Khuyến khích là thúc đẩy, lắng nghe và can thiệp để nhân viên có thể làm những điều mà họ mong muốn.
Đối với một số người, nhà quản lý cần kiểm soát và khuyến khích nhiều, nhưng với một số người khác thì lại không. Và tất nhiên sẽ có những người cần một mức độ vừa đủ. Để có được phong cách quản lý linh hoạt, bạn cần xác định rõ nhân viên của mình cần điều gì từ bạn. Họ cần mức độ kiểm soát hay khuyến khích của bạn nhiều ít như thế nào?
Mức độ kiểm soát hay khuyến khích mà mỗi nhân viên cần từ phía bạn còn phụ thuộc vào công việc mà họ làm, hay phụ thuộc vào những điều đang diễn ra trong bộ phận của họ. Ví dụ, nếu một nhân viên cần học cách vận hành một thiết bị mới, điều họ cần là sự kiểm soát. Nhưng nếu đó là vấn đề về giảm quy mô, tinh giản biên chế hay cắt giảm trong toàn bộ công ty thì điều họ cần là sự khuyến khích.
Những mô tả dưới đây sẽ giúp bạn thấy rõ mối liên hệ giữa những điều nhân viên của bạn mong muốn từ bạn và sự kiểm soát, khuyến khích mà bạn mang đến cho họ; nói cách khác là liệu bạn có nên linh hoạt với những mong đợi của nhân viên hay không?
• Tuýp A: Những nhân viên này rất có động lực làm việc, nhưng lại thiếu kiến thức và kỹ năng để thành công. Hãy linh hoạt, kiểu nhân viên này đòi hỏi ở bạn nhiều sự kiểm soát.
• Tuýp B: Những nhân viên này đã mất hết động lực làm việc, nhưng lại có kỹ năng tốt. Hãy linh hoạt, những người này cần ở bạn sự khuyến khích.
• Tuýp C: Những nhân viên này làm việc rất tốt và cũng có rất nhiều động lực. Hãy linh hoạt, những người này chỉ cần một chút kiểm soát cũng như khuyến khích mà thôi.
• Tuýp D: Những nhân viên này thiếu cả kỹ năng lẫn tinh thần làm việc. Hãy linh hoạt, những người này – bên cạnh một cú đá (tất nhiên là bạn không thể làm điều này rồi) – thì cần rất nhiều sự kiểm soát lẫn khuyến khích.
• Tuýp E: Những nhân viên này có động lực, tinh thần làm việc cũng như khả năng vừa phải. Hãy linh hoạt, những người này cũng chỉ cần một mức độ kiểm soát và khuyến khích vừa đủ.
Hãy nhìn vào môi trường làm việc của bạn và xem bạn có thể linh hoạt như thế nào. Giả dụ bạn quản lý một dự án độc lập lớn tại một công ty truyền thông. Một nhân viên dưới quyền của bạn, Andy, vốn quen làm việc độc lập. Andy thích tự chỉ huy, tự làm việc và rất yêu thích công việc của mình. Anh ta luôn hoàn thành công việc một cách xuất sắc và khách hàng của anh ta rất hài lòng. Vì vậy, khi quản lý dự án này, bạn cần chú ý một điều rằng Andy sẽ cảm thấy rất khó khăn khi phải lên kế hoạch, trao đổi và đưa ra quyết định cùng các thành viên khác trong nhóm. Anh ta có thể sẽ từ chối mô hình làm việc theo nhóm và cho rằng thật mất thời gian. Andy sẽ thể hiện sự khó chịu khi làm việc cho dự án mới này.
Hãy linh hoạt, tìm hiểu xem Andy thuộc tuýp người nào trong năm tuýp từ A đến E, và anh ta cần gì từ bạn – với tư cách là một nhà quản lý. Câu trả lời là: Mặc dù Andy rất thành thạo công việc hàng ngày của mình, nhưng điều đó sẽ không đúng với dự án của bạn. Andy vẫn cần sự kiểm soát và khuyến khích. Andy cần được hướng dẫn về cách thức làm việc với những thành viên khác trong môi trường làm việc nhóm và hỗ trợ cho vị trí khó khăn mà anh ta đang đảm nhiệm. Andy là tuýp D trong dự án này, dù rằng trong công việc hàng ngày anh ta thuộc tuýp A.
Dưới đây là lời khuyên sẽ giúp việc quản lý của bạn trở nên đơn giản hơn. Thường xuyên nghĩ đến những nhân viên cấp dưới của bạn, nghĩ xem họ thuộc tuýp người nào khi đảm nhiệm những nhiệm vụ và dự án mà bạn giao. Sau đó suy nghĩ về những điều họ cần từ phía bạn. Nếu bạn sẵn sàng đem lại những điều họ muốn, thì có nghĩa là bạn đã có được một môi trường làm việc hoàn hảo rồi đấy. Còn nếu không, hãy nghĩ xem bạn cần làm gì khác. Bạn sẽ thấy rằng lời khuyên này tạo nên một sự khác biệt lớn lao đối với bạn trong vai trò quản lý. Hãy thử áp dụng!
