Thật ngạc nhiên là nhiều nhà quản lý có năng lực lại không thể giải quyết được một tình huống diễn thuyết trước công chúng. Khi đứng trên bục thuyết giảng, họ cảm thấy mình như một kẻ quê mùa ngu ngốc nhất có thể hình dung được. Và vì thế, ấn tượng mà khán giả nhận được là các nhà quản lý này cũng không có năng lực trong công việc. Ấn tượng đó có thể không đúng, nhưng như chúng ta đã thảo luận trước đó, con người hành xử theo nhận thức của mình.
CHUẨN BỊ TRƯỚC
Rất nhiều nhà quản lý là những diễn giả tồi bởi họ không bao giờ làm bất cứ điều gì cho đến khi thực hiện bài diễn thuyết. Nhưng đến khi đó thì đã quá muộn. Bạn có thể là nhà quản lý tuyệt vời nhất trên thế giới, nhưng tài năng đó sẽ bị ẩn giấu đằng sau những lớp vỏ nếu bạn không sẵn sàng trở thành một diễn giả trước công chúng.
Vì có rất ít người ở vị trí quản lý chuẩn bị sẵn sàng để trở thành một diễn giả, nên bạn sẽ có lợi thế hơn họ nếu bạn tìm hiểu cũng như học cách diễn thuyết trước công chúng. Việc diễn thuyết trước công chúng là mối lo sợ của rất nhiều người và họ tránh nó như tránh bệnh dịch. Rất nhiều người – không chỉ các nhà quản lý – sợ diễn thuyết. Thực tế, nỗi sợ diễn thuyết được xếp hạng gần tương đương với những nỗi ám ảnh hàng đầu của con người.
Là một nhà quản lý mới, bạn có quyền lựa chọn không thuyết trình hay diễn thuyết cho các nhóm bên ngoài nhưng không thể từ chối trong chính tổ chức của mình. Trong một cuộc họp của bộ phận mình, có thể bạn sẽ phải đứng dậy và giải thích cho nhân viên một chính sách mới của công ty. Cũng có thể, trong một bữa tiệc chia tay một nhân viên trong bộ phận của bạn, mọi người hy vọng bạn sẽ tạo ra “một vài điểm đáng nhớ” nào đó. Bạn có thể phải thực hiện bài thuyết trình về khách hàng trước một hoặc toàn bộ thành viên ban giám đốc. Cấp trên của bạn nghỉ ốm và bạn phải tạm thời đảm nhiệm công việc của họ vào phút cuối. Rất nhiều nhà quản lý cố tránh những tình huống diễn thuyết như thế này một cách không thể tin được. Họ có những mánh khóe như sắp xếp một chuyến công tác để có thể ra khỏi thành phố, thu xếp kỳ nghỉ của họ đúng vào thời điểm đó. Sẽ tốt hơn nhiều nếu họ tự trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết cũng như biến những tình huống như thế này thành lợi thế lớn cho bản thân.
Điều mà rất nhiều người không nhận ra đó là học cách trở thành một diễn giả xuất sắc sẽ nâng cao khả năng ứng đáp của họ. Bạn sẽ phản ứng ra sao khi bất ngờ bị yêu cầu nói một vài điều gì đó? Ví dụ điển hình nhất của việc một người gặp khó khăn khi đứng trước đám đông đó là một người không thể dẫn dắt một nhóm cầu nguyện trong yên lặng.
Việc đào tạo thuyết trình sẽ không khiến bạn hết lo lắng, nhưng sẽ giúp bạn biết tổ chức đám đông thành các nhóm một cách hiệu quả.
NHỮNG NƠI ĐÀO TẠO THUYẾT TRÌNH
Dưới đây là ba cách thức cụ thể giúp bạn trở thành một diễn giả hiệu quả. Đầu tiên là tham gia Toastmasters International – một tổ chức chuyên về phát triển các kỹ năng nghe, tư duy và nói. Ở đây không có các chuyên gia hay nhân viên của tổ chức, mà chỉ có những người mong muốn phát triển các kỹ năng nói của bản thân. Với chi phí học tập hết sức dễ chịu, bạn có thể nhận được những công cụ cần thiết để bắt đầu quá trình này. Bạn sẽ đạt được mục đích, và sẽ thấy những nhóm người giúp đỡ người khác không chỉ bằng cách trở thành khán giả của họ mà còn tham gia những buổi đánh giá chính thức.
Một khía cạnh khác trong việc đào tạo của Toastmasters rất có giá trị mang tên gọi Chủ đề về chiếc bàn. Phần này của cuộc họp được thiết kế để phát triển các kỹ năng ứng khẩu ngay lập tức. Người dẫn dắt chủ đề này sẽ yêu cầu những người khác nhau nói trong vòng 2 đến 3 phút về một chủ đề bất ngờ. Thời gian bạn có để chuẩn bị chỉ là từ lúc bạn rời khỏi ghế cho đến lúc tới bục thuyết trình.
Có rất nhiều câu lạc bộ Toastmasters trên toàn thế giới, vì thế có thể bạn sẽ tìm thấy nó ở khu vực của mình. Ngoài ra, bạn có thể truy cập trang web www.toastmasters.org.
Cách tiếp theo để nâng cao khả năng diễn thuyết trước công chúng của bạn là theo học một khóa đào tạo hoặc một khóa học tại trường đại học, cao đẳng về kỹ năng thuyết trình. Có rất nhiều tổ chức đào tạo cung cấp những chương trình học tuyệt vời. Một trong số đó là Hiệp hội Quản trị Kinh doanh Hoa Kỳ (AMACOM). Tổ chức này có các chương trình đào tạo trên toàn thế giới. Trang web của tổ chức là www.amanet.org. Cả AMACOM và Toastmasters đều là những tổ chức phi lợi nhuận.
Cách thứ ba để trở thành một người thuyết trình hiệu quả là thực hiện huấn luyện trực tiếp với một người. Bạn hoặc công ty có thể thuê một người để hướng dẫn trực tiếp cho bạn. Việc này hơi tốn chi phí một chút nhưng đáng giá. Bộ phận Nhân sự có thể giúp bạn tìm kiếm một người thích hợp.
Tuy nhiên, đây cũng chỉ là ba gợi ý trong số các lựa chọn của bạn. Bạn có thể đọc sách, theo dõi các chuyên gia thực hiện bài thuyết trình, tìm kiếm một người thuyết trình giỏi trong công ty mà bạn ngưỡng mộ rồi đề nghị họ thực hiện cùng bạn, hoặc có thể thuê các đĩa phim hoặc băng đài về chủ đề này.
BÀI THUYẾT TRÌNH KẾ TIẾP
Bạn có thể tự nhủ rằng tất cả những điều này đều là gợi ý tuyệt vời cho tương lai, nhưng bạn sẽ làm gì nếu phải thực hiện một bài thuyết trình ngay trong tuần tới. Dưới đây là một số điều cơ bản cần ghi nhớ và thực hiện khi thuyết trình trước một nhóm lớn:
• Quyết định xem mục đích của bài thuyết trình là gì và tóm tắt ngắn gọn thành một câu trên giấy. Không nhất thiết phải viết dài hơn một câu, và phải dễ đọc dễ hiểu đối với tất cả mọi người. Tương tự, hãy nghĩ đến mục đích của những hành động. Đó là, khán giả sẽ thu được gì từ bài thuyết trình của bạn. Bạn muốn họ nhớ được một số điều nhất định, một số quy trình nhất định hay xem họ có đủ điều kiện để sử dụng các công cụ hay không?
• Phác thảo một số vấn đề của chủ đề. Hầu hết các nghiên cứu đều chỉ ra rằng khán giả chỉ nhớ được 1 điểm chính và 3 điểm phụ. Vì thế, hãy đảm bảo bài thuyết trình của bạn ngắn gọn và xúc tích nhất có thể.
• Trong quá trình lập kế hoạch hay thực hiện bài thuyết trình, hãy ghi nhớ: “Nói với họ những gì mà bạn định nói (trong phần mở đầu)”, “nói với họ (trong phần giữa), sau đó nói với họ những gì bạn đã nói (phần tổng kết)”.
• Trước khi lập kế hoạch cho bài thuyết trình của mình, hãy thử phân tích một khán giả. Tìm hiểu họ là ai, lý do tham dự, trình độ và sở thích của họ, thái độ, nền tảng văn hóa và tuổi đời của họ… Càng biết trước về khán giả bao nhiêu, việc chuẩn bị cho bài thuyết trình của bạn càng tốt bấy nhiêu.
• Trong lúc thuyết trình, hãy quan sát khán giả của bạn. Họ mỉm cười, tập trung hay bồn chồn, bối rối hoặc nói chuyện với những người xung quanh hay thậm chí là đang bỏ đi? Bạn cần thay đổi phong cách thuyết trình của mình bằng cách nói to hơn hoặc nhỏ hơn, nhanh hơn hoặc chậm hơn, cắt bớt một số phần hay giải thích một số phần sâu hơn, hoặc thay đổi tông điệu giọng nói…
• Nếu bạn sử dụng các phương tiện trực quan như PowerPoint, đừng hướng vào các slide, hãy hướng về phía khán giả và nói. Rất nhiều nhà quản lý mắc phải sai lầm này. Các phương tiện chỉ là công cụ hỗ trợ cho khán giả còn bạn nên là mục tiêu thu hút chính của buổi thuyết trình.
• Luyện tập, luyện tập và luyện tập. Nếu bạn chuẩn bị kỹ lưỡng và thấu hiểu bài thuyết trình của mình, bạn sẽ vượt qua và trải nghiệm nó với ít nỗi sợ hãi hơn. Tuy nhiên, đừng mắc sai lầm với việc ghi nhớ buổi thuyết trình của mình. Sẽ thật kinh khủng nếu bạn quên mất vị trí của mình.
• Sẵn sàng đón nhận mọi tình huống. Bạn không bao giờ biết được điều gì có thể xảy ra tại một buổi thuyết trình. Các thiết bị có thể bị hỏng khiến cho những slide hoặc video tuyệt vời của bạn thành ra vô dụng. Bạn phải sẵn sàng để nhanh chóng tái cấu trúc bài thuyết trình của mình. Hoặc giả sử kế hoạch của bạn bao gồm phần thảo luận, trong đó khán giả được chia thành các nhóm nhỏ. Nhưng những chiếc ghế trong hội trường lại cố định. Bạn cần phải có một lựa chọn thay thế khác hoặc nếu không bài thuyết trình của bạn sẽ bị hủy hoại ngay cả trước khi bắt đầu.
• Hãy tràn đầy năng lượng, sống động và thể hiện cho khán giả thấy bạn thật sự thích thú với bài thuyết trình của mình. Nếu không, đừng hy vọng họ sẽ hăng hái, nhiệt tình hay thích thú.
NHỮNG ÍCH LỢI KHÁC
Bạn quen biết bao nhiêu người là những nhà thuyết trình xuất sắc, cả trong lẫn ngoài tổ chức của bạn? Nếu có thì cũng có thể là không nhiều. Tại sao bạn không quyết tâm trở thành một trong số đó? Hãy nghĩ đến khả năng thăng tiến, không chỉ trong nội bộ công ty của bạn, mà còn có thể là vị trí lãnh đạo trong cộng đồng. Thực tế, các cơ hội thử thách năng lực lãnh đạo phần lớn đều nằm bên ngoài công ty.
Hãy thử xem điều gì có thể mở ra cho bạn. Ngoài kia, có rất nhiều người đang chờ đợi một ai đó dẫn dắt họ. Một đặc điểm mà hầu hết các nhà lãnh đạo xuất chúng đều có đó là khả năng nói chuyện một cách thuyết phục tại các dịp diễn thuyết trước cộng đồng. Không có lý do gì để bạn không trở thành một trong số ít ỏi những nhà lãnh đạo này.
Thật ngạc nhiên là nhiều nhà quản lý có năng lực lại không thể giải quyết được một tình huống diễn thuyết trước công chúng. Khi đứng trên bục thuyết giảng, họ cảm thấy mình như một kẻ quê mùa ngu ngốc nhất có thể hình dung được. Và vì thế, ấn tượng mà khán giả nhận được là các nhà quản lý này cũng không có năng lực trong công việc. Ấn tượng đó có thể không đúng, nhưng như chúng ta đã thảo luận trước đó, con người hành xử theo nhận thức của mình.
CHUẨN BỊ TRƯỚC
Rất nhiều nhà quản lý là những diễn giả tồi bởi họ không bao giờ làm bất cứ điều gì cho đến khi thực hiện bài diễn thuyết. Nhưng đến khi đó thì đã quá muộn. Bạn có thể là nhà quản lý tuyệt vời nhất trên thế giới, nhưng tài năng đó sẽ bị ẩn giấu đằng sau những lớp vỏ nếu bạn không sẵn sàng trở thành một diễn giả trước công chúng.
Vì có rất ít người ở vị trí quản lý chuẩn bị sẵn sàng để trở thành một diễn giả, nên bạn sẽ có lợi thế hơn họ nếu bạn tìm hiểu cũng như học cách diễn thuyết trước công chúng. Việc diễn thuyết trước công chúng là mối lo sợ của rất nhiều người và họ tránh nó như tránh bệnh dịch. Rất nhiều người – không chỉ các nhà quản lý – sợ diễn thuyết. Thực tế, nỗi sợ diễn thuyết được xếp hạng gần tương đương với những nỗi ám ảnh hàng đầu của con người.
Là một nhà quản lý mới, bạn có quyền lựa chọn không thuyết trình hay diễn thuyết cho các nhóm bên ngoài nhưng không thể từ chối trong chính tổ chức của mình. Trong một cuộc họp của bộ phận mình, có thể bạn sẽ phải đứng dậy và giải thích cho nhân viên một chính sách mới của công ty. Cũng có thể, trong một bữa tiệc chia tay một nhân viên trong bộ phận của bạn, mọi người hy vọng bạn sẽ tạo ra “một vài điểm đáng nhớ” nào đó. Bạn có thể phải thực hiện bài thuyết trình về khách hàng trước một hoặc toàn bộ thành viên ban giám đốc. Cấp trên của bạn nghỉ ốm và bạn phải tạm thời đảm nhiệm công việc của họ vào phút cuối. Rất nhiều nhà quản lý cố tránh những tình huống diễn thuyết như thế này một cách không thể tin được. Họ có những mánh khóe như sắp xếp một chuyến công tác để có thể ra khỏi thành phố, thu xếp kỳ nghỉ của họ đúng vào thời điểm đó. Sẽ tốt hơn nhiều nếu họ tự trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết cũng như biến những tình huống như thế này thành lợi thế lớn cho bản thân.
Điều mà rất nhiều người không nhận ra đó là học cách trở thành một diễn giả xuất sắc sẽ nâng cao khả năng ứng đáp của họ. Bạn sẽ phản ứng ra sao khi bất ngờ bị yêu cầu nói một vài điều gì đó? Ví dụ điển hình nhất của việc một người gặp khó khăn khi đứng trước đám đông đó là một người không thể dẫn dắt một nhóm cầu nguyện trong yên lặng.
Việc đào tạo thuyết trình sẽ không khiến bạn hết lo lắng, nhưng sẽ giúp bạn biết tổ chức đám đông thành các nhóm một cách hiệu quả.
NHỮNG NƠI ĐÀO TẠO THUYẾT TRÌNH
Dưới đây là ba cách thức cụ thể giúp bạn trở thành một diễn giả hiệu quả. Đầu tiên là tham gia Toastmasters International – một tổ chức chuyên về phát triển các kỹ năng nghe, tư duy và nói. Ở đây không có các chuyên gia hay nhân viên của tổ chức, mà chỉ có những người mong muốn phát triển các kỹ năng nói của bản thân. Với chi phí học tập hết sức dễ chịu, bạn có thể nhận được những công cụ cần thiết để bắt đầu quá trình này. Bạn sẽ đạt được mục đích, và sẽ thấy những nhóm người giúp đỡ người khác không chỉ bằng cách trở thành khán giả của họ mà còn tham gia những buổi đánh giá chính thức.
Một khía cạnh khác trong việc đào tạo của Toastmasters rất có giá trị mang tên gọi Chủ đề về chiếc bàn. Phần này của cuộc họp được thiết kế để phát triển các kỹ năng ứng khẩu ngay lập tức. Người dẫn dắt chủ đề này sẽ yêu cầu những người khác nhau nói trong vòng 2 đến 3 phút về một chủ đề bất ngờ. Thời gian bạn có để chuẩn bị chỉ là từ lúc bạn rời khỏi ghế cho đến lúc tới bục thuyết trình.
Có rất nhiều câu lạc bộ Toastmasters trên toàn thế giới, vì thế có thể bạn sẽ tìm thấy nó ở khu vực của mình. Ngoài ra, bạn có thể truy cập trang web www.toastmasters.org.
Cách tiếp theo để nâng cao khả năng diễn thuyết trước công chúng của bạn là theo học một khóa đào tạo hoặc một khóa học tại trường đại học, cao đẳng về kỹ năng thuyết trình. Có rất nhiều tổ chức đào tạo cung cấp những chương trình học tuyệt vời. Một trong số đó là Hiệp hội Quản trị Kinh doanh Hoa Kỳ (AMACOM). Tổ chức này có các chương trình đào tạo trên toàn thế giới. Trang web của tổ chức là www.amanet.org. Cả AMACOM và Toastmasters đều là những tổ chức phi lợi nhuận.
Cách thứ ba để trở thành một người thuyết trình hiệu quả là thực hiện huấn luyện trực tiếp với một người. Bạn hoặc công ty có thể thuê một người để hướng dẫn trực tiếp cho bạn. Việc này hơi tốn chi phí một chút nhưng đáng giá. Bộ phận Nhân sự có thể giúp bạn tìm kiếm một người thích hợp.
Tuy nhiên, đây cũng chỉ là ba gợi ý trong số các lựa chọn của bạn. Bạn có thể đọc sách, theo dõi các chuyên gia thực hiện bài thuyết trình, tìm kiếm một người thuyết trình giỏi trong công ty mà bạn ngưỡng mộ rồi đề nghị họ thực hiện cùng bạn, hoặc có thể thuê các đĩa phim hoặc băng đài về chủ đề này.
BÀI THUYẾT TRÌNH KẾ TIẾP
Bạn có thể tự nhủ rằng tất cả những điều này đều là gợi ý tuyệt vời cho tương lai, nhưng bạn sẽ làm gì nếu phải thực hiện một bài thuyết trình ngay trong tuần tới. Dưới đây là một số điều cơ bản cần ghi nhớ và thực hiện khi thuyết trình trước một nhóm lớn:
• Quyết định xem mục đích của bài thuyết trình là gì và tóm tắt ngắn gọn thành một câu trên giấy. Không nhất thiết phải viết dài hơn một câu, và phải dễ đọc dễ hiểu đối với tất cả mọi người. Tương tự, hãy nghĩ đến mục đích của những hành động. Đó là, khán giả sẽ thu được gì từ bài thuyết trình của bạn. Bạn muốn họ nhớ được một số điều nhất định, một số quy trình nhất định hay xem họ có đủ điều kiện để sử dụng các công cụ hay không?
• Phác thảo một số vấn đề của chủ đề. Hầu hết các nghiên cứu đều chỉ ra rằng khán giả chỉ nhớ được 1 điểm chính và 3 điểm phụ. Vì thế, hãy đảm bảo bài thuyết trình của bạn ngắn gọn và xúc tích nhất có thể.
• Trong quá trình lập kế hoạch hay thực hiện bài thuyết trình, hãy ghi nhớ: “Nói với họ những gì mà bạn định nói (trong phần mở đầu)”, “nói với họ (trong phần giữa), sau đó nói với họ những gì bạn đã nói (phần tổng kết)”.
• Trước khi lập kế hoạch cho bài thuyết trình của mình, hãy thử phân tích một khán giả. Tìm hiểu họ là ai, lý do tham dự, trình độ và sở thích của họ, thái độ, nền tảng văn hóa và tuổi đời của họ… Càng biết trước về khán giả bao nhiêu, việc chuẩn bị cho bài thuyết trình của bạn càng tốt bấy nhiêu.
• Trong lúc thuyết trình, hãy quan sát khán giả của bạn. Họ mỉm cười, tập trung hay bồn chồn, bối rối hoặc nói chuyện với những người xung quanh hay thậm chí là đang bỏ đi? Bạn cần thay đổi phong cách thuyết trình của mình bằng cách nói to hơn hoặc nhỏ hơn, nhanh hơn hoặc chậm hơn, cắt bớt một số phần hay giải thích một số phần sâu hơn, hoặc thay đổi tông điệu giọng nói…
• Nếu bạn sử dụng các phương tiện trực quan như PowerPoint, đừng hướng vào các slide, hãy hướng về phía khán giả và nói. Rất nhiều nhà quản lý mắc phải sai lầm này. Các phương tiện chỉ là công cụ hỗ trợ cho khán giả còn bạn nên là mục tiêu thu hút chính của buổi thuyết trình.
• Luyện tập, luyện tập và luyện tập. Nếu bạn chuẩn bị kỹ lưỡng và thấu hiểu bài thuyết trình của mình, bạn sẽ vượt qua và trải nghiệm nó với ít nỗi sợ hãi hơn. Tuy nhiên, đừng mắc sai lầm với việc ghi nhớ buổi thuyết trình của mình. Sẽ thật kinh khủng nếu bạn quên mất vị trí của mình.
• Sẵn sàng đón nhận mọi tình huống. Bạn không bao giờ biết được điều gì có thể xảy ra tại một buổi thuyết trình. Các thiết bị có thể bị hỏng khiến cho những slide hoặc video tuyệt vời của bạn thành ra vô dụng. Bạn phải sẵn sàng để nhanh chóng tái cấu trúc bài thuyết trình của mình. Hoặc giả sử kế hoạch của bạn bao gồm phần thảo luận, trong đó khán giả được chia thành các nhóm nhỏ. Nhưng những chiếc ghế trong hội trường lại cố định. Bạn cần phải có một lựa chọn thay thế khác hoặc nếu không bài thuyết trình của bạn sẽ bị hủy hoại ngay cả trước khi bắt đầu.
• Hãy tràn đầy năng lượng, sống động và thể hiện cho khán giả thấy bạn thật sự thích thú với bài thuyết trình của mình. Nếu không, đừng hy vọng họ sẽ hăng hái, nhiệt tình hay thích thú.
NHỮNG ÍCH LỢI KHÁC
Bạn quen biết bao nhiêu người là những nhà thuyết trình xuất sắc, cả trong lẫn ngoài tổ chức của bạn? Nếu có thì cũng có thể là không nhiều. Tại sao bạn không quyết tâm trở thành một trong số đó? Hãy nghĩ đến khả năng thăng tiến, không chỉ trong nội bộ công ty của bạn, mà còn có thể là vị trí lãnh đạo trong cộng đồng. Thực tế, các cơ hội thử thách năng lực lãnh đạo phần lớn đều nằm bên ngoài công ty.
Hãy thử xem điều gì có thể mở ra cho bạn. Ngoài kia, có rất nhiều người đang chờ đợi một ai đó dẫn dắt họ. Một đặc điểm mà hầu hết các nhà lãnh đạo xuất chúng đều có đó là khả năng nói chuyện một cách thuyết phục tại các dịp diễn thuyết trước cộng đồng. Không có lý do gì để bạn không trở thành một trong số ít ỏi những nhà lãnh đạo này.
