Vậy công việc thật sự của một nhà quản lý là gì? Có rất nhiều cách để trả lời câu hỏi này nhưng hữu hiệu nhất là hãy xem việc quản lý như những gì mà một diễn viên làm. Là một nhà quản lý, bạn cần đóng rất nhiều vai một lúc– người hướng dẫn, người đặt ra các tiêu chuẩn, người đánh giá hiệu quả công việc, giáo viên, người động viên, thúc đẩy… Trong từng trường hợp và mục tiêu, bạn sẽ lựa chọn một vai diễn phù hợp. Thông thường, các nhà quản lý mới luôn nhận được lời khuyên “Hãy cứ là chính mình”, nhưng thực tế đây là một lời khuyên tồi tệ. Điều đó sẽ ngăn bạn đóng những vai diễn khác nhau có thể giúp bạn trở thành một nhà quản lý thành công và hiệu quả.
Một sai lầm nữa là rất nhiều nhà quản lý mới tin rằng nhiệm vụ của họ là hướng dẫn trực tiếp, tức là hướng dẫn nhân viên cần làm gì, làm như thế nào và đảm bảo những việc đó được hoàn thành. Tuy nhiên, đây chỉ là một phần công việc của một nhà quản lý và thi thoảng mới cần đến nó. Điều giúp bạn và nhân viên thành công lâu dài là khiến nhân viên của bạn trở thành những người tự chủ, tự định hướng. Điều đó có nghĩa là bạn phải nhận được sự ủng hộ và cam kết của họ, chia sẻ quyền lực với họ và loại bỏ những rào cản đến với thành công của họ.
TRÁCH NHIỆM CHÍNH CỦA MỘT NHÀ QUẢN LÝ
Hầu hết các chuyên gia về quản lý đều cho rằng các nhà quản lý có một số trách nhiệm nhất định, bất kể họ làm việc trong lĩnh vực nào hay quản lý ai. Những trách nhiệm này bao gồm: tuyển dụng, giao tiếp, lập kế hoạch, tổ chức, đào tạo và kiểm tra. Bạn càng cảm thấy dễ chịu và làm tốt những trách nhiệm này bao nhiêu thì công việc quản lý của bạn càng dễ dàng bấy nhiêu. Chúng ta sẽ xem xét 6 trách nhiệm này trong suốt cuốn sách, nhưng hãy cùng xác định chúng:
1. Tuyển dụng là tìm những người có kỹ năng và tiềm năng, sự cam kết và tự tin để có thể thành công trong công việc.
2. Giao tiếp là chia sẻ tầm nhìn, mục tiêu và mục đích của tổ chức với nhân viên của bạn. Điều đó cũng có nghĩa là chia sẻ những điều xảy ra trong bộ phận, đơn vị hay cộng đồng kinh doanh của bạn.
3. Lập kế hoạch là quyết định xem cần làm những việc gì để đạt được mục tiêu của bộ phận, để từ đó đạt được mục tiêu của tổ chức.
4. Tổ chức là quyết định những nguồn lực nào cần thiết cho từng công việc hoặc dự án và nhóm thành viên nào sẽ thực hiện công việc đó.
5. Đào tạo là tìm hiểu mức độ kỹ năng của từng nhân viên và lỗ hổng của họ, và sau đó tạo cơ hội cho họ lấp đầy những lỗ hổng đó.
6. Kiểm tra chất lượng là đảm bảo rằng công việc được hoàn thành và nhân viên của bạn thực hiện thành công dự án được giao.
NHỮNG MỐI QUAN TÂM CHÂN THẬT
Một cách để thể hiện tốt công việc của bạn đó là thật sự quan tâm đến nhu cầu của nhân viên cấp dưới. Nhiều nhà quản lý đã mắc sai lầm khi cho rằng mối quan tâm họ dành cho nhân viên sẽ bị hiểu nhầm thành họ có dấu hiệu của sự kém cỏi. Trên thực tế, đó là dấu hiệu của sức mạnh. Quan tâm đến đời sống, sự sung túc của nhân viên không có nghĩa là bạn sẽ “nhượng bộ” trước những đòi hỏi vô lý. Thật không may là rất nhiều nhà quản lý không nhận ra được thực tế này. Họ không đủ khả năng phân biệt được mối quan tâm lo lắng với sự kém cỏi.
Sự quan tâm lo lắng của bạn phải xuất phát từ tấm lòng, và bạn không nên giả tạo. Quan tâm thật sự là nhận ra rằng nhân viên của bạn đã có những thay đổi đúng đắn và họ xứng đáng được khen thưởng khi đạt kết quả tốt.
Bạn không thể khởi đầu bằng cách tự nhủ rằng: “Mình sẽ trở thành một Quý ông Tốt bụng.” Bạn phải nghiêm túc thực hiện trách nhiệm đối với nhân viên của mình. Trên thực tế, bạn và nhân viên sẽ đều phải có trách nhiệm với nhau. Nhân viên của bạn trông vào khả năng lãnh đạo của bạn. Do đó, bạn không thể chấp nhận sự đối lập giữa mục tiêu của thành viên trong nhóm với mục tiêu của toàn công ty. Nhân viên của bạn phải nhận thức được rằng họ chỉ có thể đạt được mục tiêu cá nhân khi tham gia giúp công ty đạt được mục tiêu chung.
Và nơi mà họ tìm kiếm sự lãnh đạo, chỉ dẫn chính là bạn. Bạn sẽ phải đóng vai trò là người thông ngôn cho nhân viên của mình. Chính sách của công ty là gì? Hãy đảm bảo chắc chắn là bạn biết nó.
NHỮNG CẠM BẪY CẦN TRÁNH
Hầu hết những người lần đầu tiên giữ vai trò quản lý chỉ giám sát một số lượng nhân viên nhất định. Vì thế, rất có thể bạn sẽ bị cuốn vào công việc của nhóm 6 hoặc 7 người này. Càng lên cao hơn trong nấc thang quản lý, bạn sẽ càng quản lý nhiều người hơn. Bạn không thể tham gia vào công việc cụ thể của 35 người, vì thế hãy tập giữ khoảng cách với những nhiệm vụ cụ thể và chỉ tập trung bao quát tổng thể các dự án.
Một trong những mối nguy hiểm nhất mà người lần đầu tiên làm quản lý vướng phải đó là có thể bạn sẽ quản lý một nhân viên, người đảm trách công việc trước đây của bạn, và có thể bạn sẽ cho rằng việc này quan trọng hơn những nhiệm vụ khác. Người ta thường có xu hướng cho rằng những việc mình làm quan trọng hơn những việc người khác làm, nhưng quan điểm đó không hề tốt chút nào khi bạn là một nhà quản lý. Đây không phải là phương pháp cân bằng trong quản lý. Bạn phải chống lại xu hướng biến những công việc cũ của mình thành thói quen trong hiện tại chỉ bởi nó quen thuộc và thoải mái.
Thông thường, công việc quản lý đầu tiên của bạn sẽ là chỉ đạo một dự án hoặc nắm giữ một vị trí nào đó. Bạn quản lý những người khác, nhưng bạn vẫn có những nhiệm vụ riêng cần hoàn thành, nói cách khác thì “bạn đang đội hai chiếc mũ trên đầu”. Nếu đây đúng là tình cảnh hiện tại của bạn, bạn cần phải chú tâm vào công việc cụ thể trong một khoảng thời gian. Nhưng khi bạn hoàn toàn chuyển sang vị trí quản lý, đừng mang theo bất cứ một sở thích nghề nghiệp nào, bởi nó có thể làm bạn xao lãng việc quan trọng hơn.
Tất nhiên, đừng tuyệt đối làm theo lời khuyên này. Khi một người được chuyển sang vị trí quản lý, họ thường từ chối giúp đỡ nhân viên của mình trong những thời điểm rắc rối và khủng hoảng. Họ đọc các tờ tạp chí về quản lý trong khi nhân viên của họ đang điên cuồng hoàn thành công việc cho đúng tiến độ, vì họ đang “quản lý” mà.
Điều này rõ ràng là quá ngu ngốc. Bạn có thể xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên, nếu trong những thời điểm khó khăn, bạn “xắn tay áo lên” giúp họ giải quyết những khó khăn.
TẦM NHÌN ỔN ĐỊNH
Trong tất cả các vấn đề của quản lý, việc duy trì sự cân bằng, ổn định là điều rất quan trọng. Chắc chắn bạn đã gặp rất nhiều nhà quản lý luôn nói rằng: “Tôi là con người của bức tranh tổng thể, vì thế đừng kéo tôi vào những công việc cụ thể.” Đáng tiếc, đây đúng là điều mà nhiều nhà quản lý quan niệm. Họ quá quan tâm đến bức tranh tổng thể đến mức bỏ quên những công việc cụ thể góp phần tạo nên bức tranh tổng quát đó. Họ cũng trở nên vô tình với những nỗ lực mà người khác đã phải bỏ ra để hoàn thành những công việc cụ thể đó.
Các nhà quản lý khác, bao gồm cả những người lần đầu tiên giữ vai trò quản lý – những người được thăng cấp từ một vị trí chuyên môn nhất định – lại thường bị cuốn hút bởi những công việc cụ thể đến mức bỏ quên bức tranh tổng quát. Vì thế, một tầm nhìn cân bằng luôn là điều cần thiết.
Vậy công việc thật sự của một nhà quản lý là gì? Có rất nhiều cách để trả lời câu hỏi này nhưng hữu hiệu nhất là hãy xem việc quản lý như những gì mà một diễn viên làm. Là một nhà quản lý, bạn cần đóng rất nhiều vai một lúc– người hướng dẫn, người đặt ra các tiêu chuẩn, người đánh giá hiệu quả công việc, giáo viên, người động viên, thúc đẩy… Trong từng trường hợp và mục tiêu, bạn sẽ lựa chọn một vai diễn phù hợp. Thông thường, các nhà quản lý mới luôn nhận được lời khuyên “Hãy cứ là chính mình”, nhưng thực tế đây là một lời khuyên tồi tệ. Điều đó sẽ ngăn bạn đóng những vai diễn khác nhau có thể giúp bạn trở thành một nhà quản lý thành công và hiệu quả.
Một sai lầm nữa là rất nhiều nhà quản lý mới tin rằng nhiệm vụ của họ là hướng dẫn trực tiếp, tức là hướng dẫn nhân viên cần làm gì, làm như thế nào và đảm bảo những việc đó được hoàn thành. Tuy nhiên, đây chỉ là một phần công việc của một nhà quản lý và thi thoảng mới cần đến nó. Điều giúp bạn và nhân viên thành công lâu dài là khiến nhân viên của bạn trở thành những người tự chủ, tự định hướng. Điều đó có nghĩa là bạn phải nhận được sự ủng hộ và cam kết của họ, chia sẻ quyền lực với họ và loại bỏ những rào cản đến với thành công của họ.
TRÁCH NHIỆM CHÍNH CỦA MỘT NHÀ QUẢN LÝ
Hầu hết các chuyên gia về quản lý đều cho rằng các nhà quản lý có một số trách nhiệm nhất định, bất kể họ làm việc trong lĩnh vực nào hay quản lý ai. Những trách nhiệm này bao gồm: tuyển dụng, giao tiếp, lập kế hoạch, tổ chức, đào tạo và kiểm tra. Bạn càng cảm thấy dễ chịu và làm tốt những trách nhiệm này bao nhiêu thì công việc quản lý của bạn càng dễ dàng bấy nhiêu. Chúng ta sẽ xem xét 6 trách nhiệm này trong suốt cuốn sách, nhưng hãy cùng xác định chúng:
1. Tuyển dụng là tìm những người có kỹ năng và tiềm năng, sự cam kết và tự tin để có thể thành công trong công việc.
2. Giao tiếp là chia sẻ tầm nhìn, mục tiêu và mục đích của tổ chức với nhân viên của bạn. Điều đó cũng có nghĩa là chia sẻ những điều xảy ra trong bộ phận, đơn vị hay cộng đồng kinh doanh của bạn.
3. Lập kế hoạch là quyết định xem cần làm những việc gì để đạt được mục tiêu của bộ phận, để từ đó đạt được mục tiêu của tổ chức.
4. Tổ chức là quyết định những nguồn lực nào cần thiết cho từng công việc hoặc dự án và nhóm thành viên nào sẽ thực hiện công việc đó.
5. Đào tạo là tìm hiểu mức độ kỹ năng của từng nhân viên và lỗ hổng của họ, và sau đó tạo cơ hội cho họ lấp đầy những lỗ hổng đó.
6. Kiểm tra chất lượng là đảm bảo rằng công việc được hoàn thành và nhân viên của bạn thực hiện thành công dự án được giao.
NHỮNG MỐI QUAN TÂM CHÂN THẬT
Một cách để thể hiện tốt công việc của bạn đó là thật sự quan tâm đến nhu cầu của nhân viên cấp dưới. Nhiều nhà quản lý đã mắc sai lầm khi cho rằng mối quan tâm họ dành cho nhân viên sẽ bị hiểu nhầm thành họ có dấu hiệu của sự kém cỏi. Trên thực tế, đó là dấu hiệu của sức mạnh. Quan tâm đến đời sống, sự sung túc của nhân viên không có nghĩa là bạn sẽ “nhượng bộ” trước những đòi hỏi vô lý. Thật không may là rất nhiều nhà quản lý không nhận ra được thực tế này. Họ không đủ khả năng phân biệt được mối quan tâm lo lắng với sự kém cỏi.
Sự quan tâm lo lắng của bạn phải xuất phát từ tấm lòng, và bạn không nên giả tạo. Quan tâm thật sự là nhận ra rằng nhân viên của bạn đã có những thay đổi đúng đắn và họ xứng đáng được khen thưởng khi đạt kết quả tốt.
Bạn không thể khởi đầu bằng cách tự nhủ rằng: “Mình sẽ trở thành một Quý ông Tốt bụng.” Bạn phải nghiêm túc thực hiện trách nhiệm đối với nhân viên của mình. Trên thực tế, bạn và nhân viên sẽ đều phải có trách nhiệm với nhau. Nhân viên của bạn trông vào khả năng lãnh đạo của bạn. Do đó, bạn không thể chấp nhận sự đối lập giữa mục tiêu của thành viên trong nhóm với mục tiêu của toàn công ty. Nhân viên của bạn phải nhận thức được rằng họ chỉ có thể đạt được mục tiêu cá nhân khi tham gia giúp công ty đạt được mục tiêu chung.
Và nơi mà họ tìm kiếm sự lãnh đạo, chỉ dẫn chính là bạn. Bạn sẽ phải đóng vai trò là người thông ngôn cho nhân viên của mình. Chính sách của công ty là gì? Hãy đảm bảo chắc chắn là bạn biết nó.
NHỮNG CẠM BẪY CẦN TRÁNH
Hầu hết những người lần đầu tiên giữ vai trò quản lý chỉ giám sát một số lượng nhân viên nhất định. Vì thế, rất có thể bạn sẽ bị cuốn vào công việc của nhóm 6 hoặc 7 người này. Càng lên cao hơn trong nấc thang quản lý, bạn sẽ càng quản lý nhiều người hơn. Bạn không thể tham gia vào công việc cụ thể của 35 người, vì thế hãy tập giữ khoảng cách với những nhiệm vụ cụ thể và chỉ tập trung bao quát tổng thể các dự án.
Một trong những mối nguy hiểm nhất mà người lần đầu tiên làm quản lý vướng phải đó là có thể bạn sẽ quản lý một nhân viên, người đảm trách công việc trước đây của bạn, và có thể bạn sẽ cho rằng việc này quan trọng hơn những nhiệm vụ khác. Người ta thường có xu hướng cho rằng những việc mình làm quan trọng hơn những việc người khác làm, nhưng quan điểm đó không hề tốt chút nào khi bạn là một nhà quản lý. Đây không phải là phương pháp cân bằng trong quản lý. Bạn phải chống lại xu hướng biến những công việc cũ của mình thành thói quen trong hiện tại chỉ bởi nó quen thuộc và thoải mái.
Thông thường, công việc quản lý đầu tiên của bạn sẽ là chỉ đạo một dự án hoặc nắm giữ một vị trí nào đó. Bạn quản lý những người khác, nhưng bạn vẫn có những nhiệm vụ riêng cần hoàn thành, nói cách khác thì “bạn đang đội hai chiếc mũ trên đầu”. Nếu đây đúng là tình cảnh hiện tại của bạn, bạn cần phải chú tâm vào công việc cụ thể trong một khoảng thời gian. Nhưng khi bạn hoàn toàn chuyển sang vị trí quản lý, đừng mang theo bất cứ một sở thích nghề nghiệp nào, bởi nó có thể làm bạn xao lãng việc quan trọng hơn.
Tất nhiên, đừng tuyệt đối làm theo lời khuyên này. Khi một người được chuyển sang vị trí quản lý, họ thường từ chối giúp đỡ nhân viên của mình trong những thời điểm rắc rối và khủng hoảng. Họ đọc các tờ tạp chí về quản lý trong khi nhân viên của họ đang điên cuồng hoàn thành công việc cho đúng tiến độ, vì họ đang “quản lý” mà.
Điều này rõ ràng là quá ngu ngốc. Bạn có thể xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên, nếu trong những thời điểm khó khăn, bạn “xắn tay áo lên” giúp họ giải quyết những khó khăn.
TẦM NHÌN ỔN ĐỊNH
Trong tất cả các vấn đề của quản lý, việc duy trì sự cân bằng, ổn định là điều rất quan trọng. Chắc chắn bạn đã gặp rất nhiều nhà quản lý luôn nói rằng: “Tôi là con người của bức tranh tổng thể, vì thế đừng kéo tôi vào những công việc cụ thể.” Đáng tiếc, đây đúng là điều mà nhiều nhà quản lý quan niệm. Họ quá quan tâm đến bức tranh tổng thể đến mức bỏ quên những công việc cụ thể góp phần tạo nên bức tranh tổng quát đó. Họ cũng trở nên vô tình với những nỗ lực mà người khác đã phải bỏ ra để hoàn thành những công việc cụ thể đó.
Các nhà quản lý khác, bao gồm cả những người lần đầu tiên giữ vai trò quản lý – những người được thăng cấp từ một vị trí chuyên môn nhất định – lại thường bị cuốn hút bởi những công việc cụ thể đến mức bỏ quên bức tranh tổng quát. Vì thế, một tầm nhìn cân bằng luôn là điều cần thiết.
