Một nhân vật quan trọng của một xí nghiệp lớn từng nói với tôi chuyện như thế này. Ông ta nói hội nghị của họ thường thiên về hình thức chủ nghĩa, thường không đem lại những lời phát biểu tự do, có kiến giải; nghĩ tới điểm đó, nhiều khi chủ trì ông còn cổ vũ mọi người vài câu. “Hôm nay mời mọi người tới, hy vọng mọi người bày tỏ những gì mình muốn nói, nói thẳng không sợ gì hết”. Song vẫn chẳng thấy hiệu quả, cuộc họp vẫn hoàn toàn trôi qua như một buổi lễ vậy.
Tôi liên hỏi ông ta, đề nghị ông ta nói cụ thể về phương pháp tiến hành hội nghị, thời gian, địa điểm, không khí họp v.v…. Quả như dự đoán, hội trường bố trí hệt như phòng họp quốc tế khi họp hội nghị thượng đỉnh 7 nước phương Tây vậy, phòng họp khá sang, không khí trầm lặng, đặt ngay ngắn những chiếc bàn uống nước có phủ khăn trắng toát, sô pha thì mềm tới mức lút hẳn nửa người v.v…”.
Không chỉ có thế, chỗ ngồi đã được sắp đặt trước theo chức vị lớn nhỏ một cách cẩn thận, khi ngồi vào bàn cũng theo trật tự từ dưới lên trên. Cuối cùng nhân vật quan trọng nhất của hội nghị xuất hiện, nét mặt nghiêm trang bước vào và ngồi xuống, sau khi ngồi xuống rồi, người điều khiển cuộc họp mới bắt đầu nói.
Với tình trạng cuộc họp sắp đặt một cách hình thức như vậy thì sao có thể mong có những lời phát biểu tự do, có kiến giải cho được? Cho dù trong hội trường có nhiều người tham dự dám nói thẳng. Chẳng cần phải dùng tới tâm lý, mà ngay cả những người bình thường cũng nhận thấy rõ rằng cái không khí trầm trầm này đã áp chế rất mạnh ý muốn và hành động phát biểu tự do của mọi người. Uống rượu ở quầy bar nhỏ và uống rượu trong phòng kiểu Nhật Bản của một nhà hàng hạng sang, cho dù là cùng một loại rượu nhưng đều cảm thấy khác nhau, nội dung và phương thức nói chuyện do đó cũng có những thay đổi hẳn đi.
Do đó tôi đề nghị vị phụ trách này vứt bỏ toàn bộ cái hình thức trầm trầm đó đi, mọi người tự do ngồi vào, vây quanh một chiếc bàn tròn lớn, trên bàn cũng không cần phủ khăn trắng làm gì, còn đồ uống thì dùng loại cốc nhựa đơn giản mua cơ động ngoài phố rồi rót trà vào là được. Tôi khuyên ông ta đừng ngại làm thử. Quả nhiên sau đó không lâu, ông ta đích thân tìm tôi cảm ơn “Làm theo cách của anh, quả như thần, hội nghị diễn ra sôi nổi, thu hoạch trội hẳn lên!”
Ví dụ lý thú này cho chung ta thấy hiệu quả của hội nghị bị không khí vốn có của hội trường chi phối như thế nào. Ngược lại bạn muốn khống chế hội nghị, để hội nghị tiến hành theo phương thức bạn đã sắp đặt sẵn thì cũng là điều để dàng. Nếu bạn muốn làm cho hội nghị tránh ào ào tranh luận, tranh cãi không ngớt, chỉ cần bỏ chút công phu vào hình thức tạo nên vẻ đầy quyền uy, làm cho hội nghị có không khí trầm xuống là được. Hơn nữa, nếu bạn là người điều khiển cuộc họp thì có thể khống chế và ngăn chặn được các phát biểu tự do quá khích mà không tốn sức, buộc cách nghĩ của các thành viên tham dự hội nghị phải đồng điệu với bạn, tán đồng cách nghĩ của cá nhân bạn mà bạn cho là hợp lý, thông qua quyết nghị mà bạn đã chủ động thảo sẵn. Với cơ hội như vậy, bạn vừa có thể chủ động điều khiển được không khí hội nghị, lại có thể nâng cao uy tín của bạn, tạo cơ hội thể hiện sức hút của cá nhân bạn. Đó chỉ là nghệ thuật điều hành để cuộc họp có hiệu quả hơn. Còn tất nhiên kiến nghị của bạn phải phù hợp với quyền lợi của mọi người với công ty.
